営業管理ツールとは?ツールの選び方から営業業務部門の業務効率化の方法まで解説 | ジョブマネ

最終更新日 2022.06.01

営業管理ツールとは?ツールの選び方から営業業務部門の業務効率化の方法まで解説

​​営業活動を効率化するITツールとして、営業管理ツール(営業支援ツール)を活用する企業が増えています。とはいえ、ただツールを導入しただけでは、得られるはずの効果も得られなくなってしまうでしょう。

そこで本記事では、営業管理ツールの種類や機能、ツールの選び方を解説するとともに、ツールを活用した営業業務部門の業務効率化の方法を紹介します。

本記事を参考に、営業管理ツールへの理解を深め、効果的な営業ツールの利用を進めてください。 

 

記事の内容

1.  【MA・SFA・CRM】営業管理(支援)ツールの種類と役割


一般的に「営業管理(支援)ツール」と呼ばれるものには、MA・SFA・CRMの3種類があります。

それぞれの概要を確認していきましょう。

1−1.MA(マーケティング支援システム)とは

MAは「Marketing Automation」の略で、日本語では「マーケティング支援システム」のことです。

自社サイトや広告などから見込み客を獲得したり、メルマガ配信やキャンペーンなどを通じて、その見込み客を育成したりといったフェーズをおもにサポートし、営業活動する前の見込み顧客の獲得効率化が役割です。

1−2.SFA(営業支援システム)とは

SFAは「Sales Force Automation」の略で、日本語では「営業支援システム」のことです。

MAで顧客になる可能性が高い(見込み度が高い)と判断された見込み客に対して、SFAを活用し、実際に営業をかけることになります。営業活動がスタートしてからの進捗全般や、受注・顧客化などをサポートし、営業業務を効率化するのがSFAの役割です。 

1−3.CRM(顧客関係管理システム)とは

CRMは「Customer Relationship Management」の略で、日本語では「顧客関係管理」または「顧客関係管理システム」のことです。顧客のリピート化や優良顧客化を目指すなど、受注・顧客化以降をおもにサポートし、顧客情報の管理を効率化するのが役割です。

ただし、SFAとCRMは重複する部分も多く、最近ではSFA/CRMなどと併記される場面も増えています。

なお、MA・SFA・CRMを含めた各種ITツールの導入による、営業部門のデジタイゼーション・デジタライゼーションについては、以下のコラムで解説しています。

営業業務部門の業務効率化やDXを目指すうえでの基礎知識として、参考にしてください。

 

2.  営業管理(支援)ツールの代表的な機能


営業管理(支援)ツールには、さまざまな機能が搭載されています。

ここでは、そのなかから代表的な機能を6つご紹介します。

・顧客管理・リード管理機能

企業名(氏名)、所在地(住所)、連絡先(電話番号)、担当者名、取引履歴など、顧客または見込み顧客のあらゆる情報をデータベース化して一元管理する機能です。

データベース化は、不適切なアプローチを未然に防止する観点からも重要といえます。

・案件管理機能

受注・顧客化につなげるために、各案件の詳細情報を管理する機能です。管理する項目は、営業先企業名(氏名)、営業担当者名、提案する製品、進捗状況、受注予定日などが挙げられます。

・商談管理機能

顧客と営業担当者との間でどのようなやり取りがあったか、商談の詳しい経緯や内容を管理する機能です。扱う情報は案件管理と重複する部分もありますが、商談管理はコミュニケーション情報が中心となります。

・売上予測・予実管理機能

営業担当者別/営業業務部門全体/顧客別/製品別など、さまざまな角度からの売上や売上予測を行う機能です。売上予測と実績の比較もひと目でわかるように設計されています。

・スケジュール・ToDo管理機能

営業担当者ごとのスケジュールやタスクを可視化する機能です。担当者同士で予定を共有し連携しやすくなったり、管理者は必要に応じてフィードバックを出すなど、営業マネジメントが容易になったりします。

・問い合わせ管理機能

メールや電話など、顧客からの問い合わせを集約し一元管理する機能です。対応漏れや対応の重複を防ぐうえでも有効といえるでしょう。

 

3.  営業管理(支援)ツールを選ぶ際のポイント


営業管理(支援)ツールを選ぶ際のポイントは、次の5つです。

・自社の営業業務に必要な機能はあるか
・画面の見やすさ・操作のしやすさは問題ないか
・モバイル利用は可能か
・サポート体制は整っているか
・コストパフォーマンスは良いか

それぞれのポイントについて、以下で詳しく説明しているので参考にしてください。

3−1.自社の営業業務に必要な機能はあるか

必ずしも「搭載されている機能が多いツールほど優れている」というわけではありません。重要なのは、自社の営業業務に必要十分な機能だけが搭載されているツールを選ぶことです。

適切にツールを選ぶためには、営業でどのような課題があり、どのような目標を達成したいのかという点を明確にすることから始めましょう。

3−2.画面の見やすさ・操作のしやすさは問題ないか

操作にストレスを抱えてしまい、ツールが定着せずに終わってしまうという失敗例は多くあります。特にツールの導入当初は、データの入力作業など新たな工数が必然的に発生するため、操作性の悪いツールだと、業務効率化を実感する以前に営業業務が圧迫されてしまいます。

営業担当者の負担にならないツールかどうかは、ツールごとに用意されている無料トライアルを積極的に活用して確認するのがおすすめです。

3−3.モバイル利用は可能か

営業担当者は外出(出張)が多いのに加え、営業業務でも近年ではテレワークの導入も進んでいます。そのため、スマートフォンやタブレットなどでも利用できるツールかを確認する必要があるでしょう。

モバイル対応ツールなら、いつでもどこでも必要な情報を確認・入力でき、業務効率化が期待できます

3−4.サポート体制は整っているか

操作性の高いツールでも、導入当初は使い方に困ったり、トラブルが発生したりする可能性があります。

スムーズに導入・運用するためには、サポート体制が整っているツールを選ぶことが大切です。自社の業務体制と照らし合わせ、サポート内容を比較検討してください。

3−5.コストパフォーマンスは良いか

クラウド型のツールの場合、システム導入費用や月額費用がかかることが想定されます。たとえ機能が優れていても、高いコストが発生するツールでは、継続して運用するのが難しくなってしまいます。

ツールを導入する際は前もって予算基準を定めておき、コストパフォーマンスの良し悪しを確認しましょう。

 

4.  営業管理(支援)ツールによる営業業務部門の業務効率化の方法


ここでは、営業管理(支援)ツールがどのように業務効率化につながるかをご紹介します。

4−1.営業活動を可視化して客観的な判断を可能にする

営業管理(支援)ツールは、営業活動のあらゆる情報をデータ化し、可視化できるのが強みです。

ツールを導入することで、これまでは感覚的に評価していた営業活動を、客観的な視点で分析・判断することが可能になります。その結果、無駄やミスのない効率的な営業活動を実現しやすくなるでしょう。

4−2.営業ノウハウを共有・蓄積し担当者間のムラをなくす

営業管理(支援)ツールでデータ化した営業活動に関する情報は、営業担当者本人だけでなく、ほかのメンバーと共有したり、ノウハウとして蓄積したりできます。

営業業務は担当者の経験に頼り属人化しやすいものですが、データの共有・蓄積により営業担当者間のムラがなくなることで、営業の効率化につながるでしょう。

4−3.他部門との連携を強化し意思決定スピードを上げる

営業担当者は、顧客との接触に多くの時間を費やすため、つい他部門との情報共有が疎かになってしまうことがあります。営業管理(支援)ツールなら、わざわざ時間をかけなくても情報共有が可能になるため、他部門との連携を強化し業務効率かが期待できます。

結果として、会社全体としての迅速な意思決定が可能になるでしょう。

4−4.移動時間などのリソースも有効活用する

外出の多い営業担当者が業務を効率化するためには、移動などのスキマ時間を有効活用することが欠かせません。

モバイル対応の営業管理(支援)ツールを導入し、顧客情報や営業情報の確認、活動・進捗報告などをスキマ時間に行うのが理想です。

 今回は、営業管理(支援)ツールによる営業業務部門の業務効率化の方法として4点ご紹介しましたが、営業業務部門において効率化すべき業務・そこで発生している課題・業務ごとの効率化の方法などの詳細については、以下のコラムをご参考ください。

 

 

5.  営業業務効率化に役立つオールインワンツール「ジョブマネ」


グループウェア&業務管理ツールの「ジョブマネ」は、グループウェア、営業支援(SFA)、顧客管理(CRM)、基幹システム(ERP)がデータ連携しているオールインワン型です。SFA、CRMなどのITツールをそれぞれ導入して運用していくよりも、厳選した機能を集約したオールインワンツールを導入したほうが、導入・運用コストを軽減でき、管理も煩雑になりにくいでしょう。

ジョブマネには30日間の無料トライアルがあり、搭載されているすべての機能を試すことができます。部門単位でのご利用にも適しているので、営業業務部門でトライアルを実施してみてはいかがでしょうか。

 

6.  まとめ


MA・SFA・CRMといった営業管理(支援)ツールには、見込み客の獲得から顧客のリピート化まで、幅広いフェーズをサポートするための機能が搭載されています。

ツールを活用すれば、次のような業務効率化が可能です。

営業活動を可視化して客観的な判断を可能にする
・営業ノウハウを共有・蓄積し営業担当者間のムラをなくす
・他部門との連携を強化し意思決定スピードを上げる
移動時間などのリソースも有効活用する

今回ご紹介したツール「ジョブマネ」は、モバイル利用も可能で、オンラインサポートやオンラインチャットなどのフォロー体制も整っています。

営業業務の効率化を目指すなら、まずはジョブマネの無料トライアルを活用してみてはいかがでしょうか。


著者:松田
新卒で都内の営業支援会社にて新規開拓営業に従事し、大企業向けにwebチャットツールの提案営業を行う。
沖縄に帰郷後、salesforceの代理店にて中小企業向けの業務改善に従事。
現在は自社開発業務改善ツール「ジョブマネ」のwebマーケティングに従事し、少しでも多くの中小・零細企業の業務改善ができるよう日々奮闘中。

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