そもそもどういうもの？

グループウェアとは、会社内で社員同士のコミュニケーションを図るとともに、業務に関する情報を共有し合うための便利なシステムのことです。

グループウェアを利用することで、お互いにこれからやるべきことを情報共有し、効率よく業務を進めていけるようになります。

規模の大きな企業では社内システムが整備されていることが多いものの、中小企業では社員が利用するシステムに大きなコストはかけられません。そこで注目されているのが、すぐに利用できるグループウェアです。社員がグループウェアを活用すると次のようなことが実現できます。

• スムーズな情報共有
• スケジュール調整
• ワークフローの可視化
• データ管理
• タスクなど進捗管理

まず、グループウェアは社員個人のスケジュールに加えて、社員同士で共有できるスケジュールを管理できます。同僚がどのような予定を立てているのか、次の打ち合わせはいつなのかなどの情報をすぐに確認できるほか、日程調整もグループウェア内で行うことが可能です。

また、グループウェアはこれからやるべきことのタスク管理も行えます。他の社員へのタスク依頼もできるため、仕事の割り振りもスムーズに行えるのが特徴です。ワークフローの可視化によって、これまでは上司や別の部署に確認してもらう必要があった書類も、直接書類を手渡すことなくグループウェア内で完結します。

このように、グループウェアは社員同士が円滑に仕事を進めていくうえで非常に便利なシステムであり、特にシステム導入の予算を取りづらい中小企業での普及率が高まりつつあるのです。

普及率と普及が進む背景

グループウェアが中小企業でどの程度普及しているのかを見てみましょう。

中小企業におけるグループウェアの普及率は8割を超えています。IT化に伴い、徐々に普及率が高まっているのです。

日本では、こうしたシステムの導入があまり積極的ではなかった一方、その利便性の高さはもちろん、DX推進によるデジタル化が進んでいることなどが功を奏し、普及率の高さにつながったと考えられます。

特に、社内で利用するシステムやツールの「クラウド化」が進んでいることが大きな要因です。自社でサーバーを設置しなくても利用できるクラウドサービスが増え、会社も気軽にこうしたグループウェアを導入しやすくなりました。クラウドが普及したことで、導入時のコストや運用コストがネックで、なかなか導入を決断できなかった企業にとっても抵抗なく導入できるようになったのです。

クラウド型のグループウェアは導入が比較的簡単で、自社サーバーを利用するオンプレミス型に比べて特別な知識や技術等はいりません。クラウドはインターネットを利用できる環境さえあればいつでも、どこでも利用できます。

たとえ社員同士が離れた場所にいたとしても、クラウド型のグループウェアを通じて距離や時間を感じずにやり取りができますし、いつでもタスク管理や進捗確認が可能です。これまでは、会社内で席を外している人とは顔を合わせられず、確認したいことがあっても確認できないストレスが発生していました。しかし、クラウド型のグループウェアを利用すればこうしたストレスもなくすことができますし、業務効率も大きくアップします。

こうした手軽さと利便性の高さが相まって、クラウド型のグループウェアが広く利用されるようになりました。

機能比較

無料グループウェアを選ぶ際に、どのような機能をまず使うか、優先順位をつけて選ぶのがおすすめです。クラウド型の無料グループウェアは、オンプレミス型のグループウェアとは違いカスタマイズができない・難しい場合が多いため、あらかじめ希望する機能がついているものを選ぶとよいでしょう。

無料グループウェアで利用できる主な機能は以下のとおりです。

• スケジュール機能
• ファイル共有機能
• ToDoリスト機能
• 掲示板機能
• レポート機能
• 電話メモ機能
• タイムカード機能など

スケジュールやレポート、ファイル共有などの基本的なグループウェア機能は、どの無料グループウェアにも備わっています。ただし、なかにはワークフローやタイムカード機能などを利用できないものもあるため、利用したい場合は必ずチェックしておきましょう。将来的に新たな機能を追加する予定があるなら、カスタマイズ可能なものがおすすめです。

また、どうしても利用したい機能が揃わないという場合には、多少コストをかけても希望が叶うグループウェアを利用することをおすすめします。さらに、社内の情報を扱うため安全にやり取りができるように、SSL通信機能やアクセスできるIPを限定したり、管理者権限を付与したりするなどの機能が利用できるかもチェックしておくとよいでしょう。

社員が利用できる機能が充実しているのはとても便利ですが、こうしたセキュリティ面でも安心できるかどうかが重要なポイントです。

選ぶ際のポイント

次に、無料グループウェアを選ぶ際のポイントをご紹介いたします。自社にとって、どのようなグループウェアを導入すれば社員が利用しやすいのか悩んでいる担当者様はぜひご覧ください。

多くの機能が利用できるからといって導入すると、社員が実際に使った際にデザイン面で「使いづらい」などの問題が出る可能性があります。実際に使ってみないとわからないこともありますが、事前に口コミやグループウェア提供会社の資料を確認するなど、よく比較・検討するべきです。

ここまでを踏まえて、グループウェアを選ぶ際のポイントをひとつずつ見てみましょう。

価格

導入時にかかるコストはもちろん、その後運用中にかかるコストも確認しましょう。有料のグループウェアは月額制で、利用する人数が増えれば増えるほどコストもかかる仕組みです。中小企業でも人数の多い場合には年間で数百万円以上のコストがかかる場合もあるため、グループウェア導入によってどの程度業務効率化を図れるのか、かかったコスト以上に売り上げ等につながるのかを検討しましょう。

目的

グループウェア導入を「何のためにするのか」明確にしておきましょう。すでに他の社内連絡用ツールを用いている企業も多くありますが、グループウェアに切り替える目的や、新たに導入する目的を明らかにしておくことで、必要な機能も自然と定まってきます。各部署や社員に意見を聞きながら、活用したい機能があるものを選ぶとよいでしょう。

機能性

必要とする機能が最低限備わっているかはもちろん、今後利用すると考えられる機能があるかもチェックしておきましょう。無料とはいえ、充実した機能が利用できるグループウェアが多いため、デザイン性や使いやすさの口コミなどと合わせて比較するのがポイントです。