sfaソフトを導入する前に知っておきたい機能とポイント！

機能

sfaとは「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」という言葉の略で、日本語にすると「営業支援システム」や「営業支援活動」などと訳されます。

これをシステム（ソフト）化したものがsfaソフトや営業支援システムであり、多くの企業が業務効率化を図って導入を進めているのです。

その背景には、「人材不足」という大きな要因があり、少ない人材のなかでいかに売上をアップや顧客獲得対策をできるかが、企業として生き残るためのカギとなっています。

これまでは、営業活動に関する業務内容や情報を社内で共有するのに時間がかかったり、担当者のみが情報を抱えて広く情報共有されなかったりと、営業を担当する社員と社内との間に隔たりがありました。それでは社内の異なる部署で連携がうまく取れず、思うような売上につながらないという課題があったのです。

そういった背景により、sfaソフトを導入し、営業活動で得た情報を社内で広く共有する動きが広まっている傾向にあるのです。たとえば、営業活動から得た情報をもとに販路拡大に乗り出したり、顧客のフォローがスムーズにできたり、日報作成やスケジュール調整などの雑務が簡略化されたりするなど、sfaソフトを導入すると多くのメリットが得られます。

このように、sfaソフトを活用すると企業にとって、そして現場で働く社員にとってスムーズな情報共有ができるとともに、円滑なコミュニケーションを図れる貴重なツールになっています。

sfaソフトには多くの種類がありますが、なかには無料で利用できるもの、導入が簡単なクラウド型のもの、オンプレミス型で自由度の高いパッケージ型のものなど、幅広く登場しています。

自社に合うsfaソフトを見つけることで、抱えている様々な課題が解決できるでしょう。

crmとの違い

次に、sfaと同じように注目されている「crm」について解説いたします。crmとは「Customer relationship Management（カスタマー・リレーションシップ・マネジメント）」の略で、日本語にすると「顧客関係管理」です。その名のとおり、顧客（クライアント）に関する情報をまとめたものであり、顧客の名前から住所・電話番号などの連絡先・名刺の管理・やり取りの進捗など、あらゆる情報をまとめておきます。

これらの顧客情報は、営業をはじめマーケティングや開発などあらゆる部署の社員と共有することで、様々な角度から新たなアプローチ方法を見つけられるというメリットが得られるのです。

さらに、crmシステム（ソフト）には顧客に関する様々な機能が備わっています。たとえば、顧客満足度を高めるための「アンケート機能」や、なにかあったときに対応できるような「サポート機能（窓口機能）」などです。

利用するcrmソフトによってこの機能は違いますが、顧客からの声を逃さないようこうした機能が備わっており、顧客が自社の製品やサービスに対してどのような感想を持っているのか、次にどのような開発を進めるといいかなど、会社の方向性にも大きく関わってくるといえます。

このように、crmは顧客に関する情報をまとめたもの、sfaは営業活動に関する情報をまとめたもので、sfaはcrmに含まれるという考え方ができます。同じような意味で用いられることもありますが、sfaは営業活動の効率化を図るためのものであり、crmは顧客への対応に向けたものという違いがあるのです。

そのため、どちらの機能も兼ね備えたシステム導入をする企業も多くなっており、自社にとって必要なもののみを導入するケースも少なくないでしょう。どちらも顧客獲得や売上アップにつながる重要なシステムであることには変わりありません。

費用をかけずに使えるアイテムの比較

無料で利用できるsfaソフトは、そのまま利用してももちろんいいのですが、有料版を導入する前の「お試し」として利用するのもおすすめです。sfaソフトがどのようなものなのか利用したことがない場合、無料ソフトを使えば具体的な機能を把握できるでしょう。

Hubspot

Hubspotはcrm製品を主に取り扱っていますが、そのなかに営業活動支援にもつながる機能が備わっています。そのため、sfaソフトはもちろんcrmソフトも併せて使ってみたいという方におすすめです。ウェブチャットや見積作成機能をはじめ、ドキュメントの共有機能など基本的な機能は無料で利用でき、さらに機能を拡大したい場合にはプレミアム機能を申し込めます。

また、有料版は申し込み前にデモ体験ができるため、体験してみてから本導入を判断できるのも大きなメリットです。

Zoho CRM

sfa・crmソフトをともに扱っており、有料版を15日間無料お試し体験できます。また、無料期間が過ぎた後に申し込みがなかった場合は無料プランをそのまま利用できるため、しばらく使ってみたいという方におすすめです。タスク機能やワークフロー機能はもちろん、力を入れるべき顧客をピックアップするスコアリング機能など、営業支援に特化した機能が充実しています。

単に「業務効率化を図るためのツール」ではなく、正しい手順で施策を行う方法を促してくれるため、sfaソフトの導入を検討している場合におすすめといえるでしょう。

サスケ

こちらもsfa・crmの両方の機能を備えているソフトです。営業支援機能では顧客ごとの情報をわかりやすくまとめた機能や、営業チームごとの成績を可視化、戦略立案などの機能が利用できます。

これらの無料sfaソフトは、すべてクラウド型と呼ばれるものです。パッケージ型はほぼ有料になるため、パッケージ型を導入する前に無料のクラウド型を試してみるとよいでしょう。

押さえるべきポイント

sfaソフトはとても便利なものであり、企業としては売上アップや顧客拡大に向けた取り組みができるという期待が寄せられています。その一方で、顧客や営業活動に関する情報を入力することが負担となり、sfaソフトがうまく活用されないという課題に直面している企業があるのも事実です。

正しい情報を入力できなければその機能を十分に活かせないため、現場の社員にとって大きな負担にならないようなソフトを選ぶことが大切です。あまりにも入力すべき情報を細分化していたり、入力画面が使いづらかったりすると、社員のモチベーションも下がってしまいます。業務効率化を図るとともに、現場社員の士気を上げるためにも、使いやすく結果の見えやすいsfaソフトを選ぶように心がけましょう。

また、社員は入力業務によって新たなタスクが増えることになるため、少しでも負担を軽減できる計らいも必要です。たとえば、社内のパソコンだけでなく、社員自身のスマートフォンからも情報を入力できるように、様々なデバイスに対応したsfaソフトを選ぶとよいでしょう。

出先でもスマートフォンから営業に関する情報を入力できるため、社員の気付きを新鮮な状態のまま残すことができます。このように、sfaソフトはあくまでも現場社員が使うということを念頭に置いて選ぶことが大切です。