エクセルでの案件管理、テンプレをご紹介

エクセルを用いた営業の案件管理をしようと考えている方の中には、真っ白なエクセルを目の前にして、どのようなフォーマットを作成すれば効率よく誰もが見やすい資料を作れるのか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

こちらでは、エクセルが苦手という方や、他の社員とスムーズな情報共有がしたい方におすすめのテンプレートや、エクセルを使った案件管理・商談管理をするうえで覚えておきたいポイントなどを詳しくご紹介いたします。

営業担当者が行う案件管理をエクセルで行う前に知っておきたいこと

会社内での情報共有に用いることが多いエクセルは、営業による案件管理にもよく用いられます。営業が受けた案件を進めていくために欠かせない案件管理には、情報をわかりやすく共有するために工夫すべきポイントがあります。では、エクセルを使った案件管理はどのように進めればいいのでしょうか。こちらでは、エクセルを使う際のポイントや覚えておきたい要点をご紹介いたします。

そもそも何をするの?

悩む男性

「営業担当者が行う案件管理」とは、営業がクライアントから案件の話を取り付けてから、実際に受注にいたるまでの工程を管理することです。たとえば、取り扱う製品について問い合わせがきたり、営業をした際に前向きな返事をもらったりした場合に、そこから実際に受注に至るまでの流れをエクセルなどの表にして記録していきます。

もちろん、話を受けた案件がすべて受注にいたるとは限りません。ときには製品を提案しても受注にいたらず、「失注」してしまうこともあるでしょう。その際も「失注」として記録しておくことで、どのような工程で失注になったのか、振り返りや社内・部署へ共有することで次に活かすことができます。

また、案件管理をして営業メンバー内で情報共有すると、チーム全体での目標達成にもつながったり、顧客(クライアント)に対してもその時々で適切な提案ができたりするなどのメリットがあります。

案件管理をしておくと、成果となる受注率・失注率をはじめ、どの営業社員がどのような工程を経てその結果にいたったのかがすべてデータになります。積み重なったデータをもとにして、新たなアプローチ方法を考えたり、失注の傾向を読み取って改善したりできるというメリットがあります。

このように、案件管理をすると貴重なデータを得られるとともに、自社の売り上げに直結し、社員での情報共有もスムーズにいくため、大きなメリットがあるといえるでしょう。

また、こうした営業の案件管理をするシステムを「SFA(Sales Force Automation)」といい、日本語になおすと「営業支援システム」と呼ばれています。SFAは営業のチームで効率よく案件管理をするために導入する企業が多く、注目されているシステムです。

ポイント

おさえておくべきポイント

営業の案件管理をエクセルで行う企業はとても多い一方、効率よく案件管理をするためにはいくつかおさえておくべきポイントがあります。

ただクライアントの情報を書き連ねたものでは、その後どのようなアプローチをかけていけばいいか対策が取りづらく、受注につなげることが難しくなります。

クライアントの電話番号や住所といった基本情報を管理するのはもちろんですが、クライアントと打ち合わせをした際にどのような手ごたえがあったか、どの製品を紹介したのかなどのメモも記しておくとよいでしょう。

案件管理には、クライアント情報だけでなくその他に様々な情報を加えておくことで、他の営業スタッフがデータを見たときに情報共有しやすくなったり、進捗を把握しやすくなったりするなどのメリットがあります。

特にエクセルはスマートな見た目の管理表を作れるため、多くの企業で重宝されています。特にクライアントのリストや目標などを記入していく案件管理では、「見やすさ」は重要なポイントです。

エクセルは誰がデータを変更したか、参考資料などがある場合はリンクを貼るなどの機能性にも優れているため、操作に慣れれば誰でもきれいな案件管理表を作ることができます。

  • 顧客名(会社名)
  • 電話番号
  • 住所
  • 現在の状況
  • 営業担当者

上記のような情報を記入し一覧にしておくと、他の営業担当者にも一目でわかりやすい資料ができるでしょう。そして、これらの情報をもとにしながら、次にどのようなアプローチをかけるべきか、他にも提案できる製品はあるかどうかなどを話し合い、受注につなげるための対策を立てていきます。

テンプレートもご紹介!案件管理をエクセルで行うメリット・デメリット!

エクセルは、パソコン・スマートフォン・タブレットなど様々な端末で利用できるため、営業の案件管理に用いられることが多いのが特徴です。案件管理に顧客管理ツールを用いる企業も増えていますが、どうしてもコストがかさんでしまうことや、オンラインゆえにセキュリティ面での不安も残ります。エクセルは無料で利用でき、ファイル共有サービスを利用すればすぐに情報共有も可能です。ここからは、エクセルで案件管理をするメリットとデメリットをそれぞれご紹介いたします。

メリット・デメリット

メリット・デメリット

エクセルを使って案件管理をするメリットとデメリットをご紹介いたします。

メリット
  • カスタマイズ性に優れている
  • どのデバイスからも利用できる
  • ソフトを購入したりシステムを導入したりする費用がかからない
  • 進捗管理表や成績管理表なども作れる
デメリット
  • 操作に慣れない人には使いづらい
  • 情報を変更しづらい
  • リアルタイムでの情報共有に不向き

エクセルは、いったん保存したデータをGoogleドライブなどのファイル共有サービスにアップロードして情報共有しなくてはなりません。つまり、案件管理表の情報を更新してすぐに他の社員と共有したい場合には、ファイルをアップロードする手間がかかるということです。

特に、案件管理とともに進捗管理や成績管理もエクセルで行う場合は、表自体はエクセルで作成できるもののリアルタイムでの情報共有が難しいため、不向きといえるでしょう。そうなると、案件管理表とは別のシステムやツールを導入することになり、社員は複数のツール操作を覚える必要があります。

また、エクセルの操作に慣れない人にとって、計算式を入れるなどの作業は覚えるまでが大変です。そもそもエクセルは案件管理のためのツールではなく、あくまで表計算ソフトであるため、テンプレートを使うなど見やすさにこだわらないと、メンバーにとって使いづらい・見づらいものになる可能性もあります。

エクセルを使った案件管理は、コストがかからず利用できるものの、そのぶん効率が悪くなる可能性があります。ただし、カスタマイズ性には優れているため、一度試してみるのはおすすめです。

手軽に使えるテンプレ

グラフと付箋紙

エクセルでの案件管理にぴったりの、手軽に使えるテンプレートが数多く登場しています。ただし、様々なテンプレートの中から自社に適切なものを選ぶのは難しいでしょう。自社の案件管理で必要な項目を追加したり、不要な項目を削除したりして、テンプレートをうまく活用するのがおすすめです。

エクセルを用いた案件管理の無料テンプレートとしては、以下のようなものが挙げられます。

Microsoft「ビジネスタスク管理表」

マイクロソフト社のタスク管理表です。タイムスケジュールやToDoリストなどの表があり、好みのカラーリングを楽しむことができるのが特徴です。色付きのテキストボックスを使ってタスクを書き込めば、まるでノートに付せんを貼っているかのように使え、カラフルで見やすさ抜群の案件管理表に仕上がります。

ガントチャートfor Excel

工程表を簡単に作れるテンプレートです。1日単位で書き込めるのはもちろん、週間・月間から数年単位でのプロジェクトにも対応しています。見出しを自由に作ったり、工程を階層にしたりできるため、案件管理だけでなく工程管理や進捗管理などもしやすいというメリットがあります。

Excel Pro 工程表

エクセルの操作が苦手な方でも使いやすい工程表作成ソフトです。無料・有料版がありますが、無料版でも様々な機能を利用できます。ただし、自由度は有料版の方が高いです。料金は落とし切りで5,000円と低コストで利用できるため、有料の正規版を使う方がおすすめです。

これらの無料ツールを使うと、エクセルの操作が苦手で、一から案件管理表を作るのは難しいという方でも、簡単に案件管理ができるようになります。さらに有料で使いやすいものも多くあるため、自社に合ったテンプレートを探してみると良いでしょう。

エクセルでの案件管理が難しければ便利なツール導入の検討を!

無料で利用できるエクセルはカスタマイズ性に優れており、パソコンやスマートフォンなど様々なデバイスから編集・閲覧できます。その一方で操作性やデザイン性に不満を抱える方も少なくありません。

社員全員がエクセル操作に慣れている場合はよいかもしれませんが、そうでなければ案件管理の効率性が落ちてしまうでしょう。エクセルではなく、はじめから低コストで導入できるツールを選択するのもおすすめです。まずはエクセルと機能を比較し、ツール導入をご検討ください。

案件管理のためのオールインワン型システムの導入をお考えならジョブマネ株式会社へ

会社名 ジョブマネ株式会社
代表者 小林 康裕
設立 2017年10月
資本金 52,960,000円 (主要株主:役員、琉球銀行、沖縄振興開発金融公庫)
住所 〒902-0067 沖縄県那覇市安里1丁目8−4 ZORKS崇元寺2F
電話番号 098-987-0213
URL https://jobma.jp/
アクセス ゆいレール牧志駅より徒歩5分
事業内容
  • BtoB事業の中小・ベンチャー企業向けクラウドサービスの企画・開発・販売
  • ベンチャー企業のマーケティングコンサルティング
認証取得
  • ISO/IEC27001:2013 / JIS Q 27001:2014 [I 458]
  • 届出電気通信事業者:K-30-00104