とにかく電話・FAXなどアナログ手法を用いての社内業務が雑多だった当時、ペーパーレス化・IT化・社内コミュニケーションツールの導入などを検討する中でインターネット検索をしたところ多種多様なサービスがあり、その中でジョブマネを知りました。

様々なツールが利用出来る他社のサービスも確かに魅力的でしたが、「会社としてまずサービスを導入してみる」「社員個人個人がまずツールに慣れ、社内でスケジュールやデータを共有してもらう」ことを第一に考えていたので、シンプル且つ安価で、インターフェイスのわかりやすいジョブマネを採用することに決めました。

導入前は、スケジュールでいえば、部署ごとにエクセルで予定表を作成してメールで共有したり、ホワイトボードに書かれている予定の内容を日報に転記したりしていました。ファイル共有も同様に、メールに圧縮ファイルを添付して多くの宛先に送ったり、FAXで流したりしていました。業務管理というより、個々で管理したりしなかったりという課題がございました。

とにかく電話して確認しないことには他営業所の誰が何をしているのかわからない状況でしたが、今は一度ジョブマネ上に登録されたスケジュールを開いてから連絡を取る、というクセがついて来ました。重めのデータや多数ある資料もジョブマネ上のファイル共有を活用し、メールサーバーの負荷を減らすことが出来ました。

休暇予定や出張予定のみならず、To Doや会議日程の共有など、いちいち電話や個別のメールで知らせることなく業務が進むようになりました。また、ツールを使い始めたことで現状行っている業務自体を改善・効率化することが出来ることに気付くことが出来ました。

ジョブマネを利用し気づいた点については、今まで使ったことのないツールや方法でも「まずは、やってみる」ことの大切さです。とはいえ価格やアカウント数などに迷うことも多かったため、気軽に始めることが出来るジョブマネには感謝しています。