テレワークでのToDo・タスク管理の悩みを解消！管理のコツとツール導入のメリット

2023年12月21日

コロナ禍をきっかけにテレワークを導入したものの、通常のオフィス勤務よりも部下やチームメンバーのタスク管理の難しさに悩んでいる管理職の方は多いでしょう。

本記事では、ToDo・タスク管理のメリットをあらためて確認するとともに、テレワークでのToDo・タスク管理のコツをご紹介します。併せて、テレワークにおけるToDo・タスク管理の課題と管理ツールを導入するメリットについても解説するので、ぜひ参考にしてください。

記事の内容

1．ToDoとタスクの違い

「ToDo」と「タスク」の意味について、あらためて確認しておきましょう。
ビジネスの場面において、ToDoとタスクは同じ意味で使用されることもありますが、厳密には異なる意味を持ちます。
それぞれの区別は以下のとおりです。

・ToDo：具体的な期限は設定されていないものの、いつかは完了すべきこと
→電話やメール、経費精算など「日常的に発生する業務」を指します。

・タスク：具体的な期限が設定されており、特定の期日までに完了しなければならないこと
→「特定のプロジェクトの完成までに必要な業務」を指します。個人で取り組む「個人タスク」と、複数人で取り組む「チームタスク」に大きく二分されます。

2．ToDo・タスク管理のメリット

日々の業務においてToDo・タスク管理をきちんと行うと、さまざまなメリットを得られます。以下では、ToDo・タスク管理のメリットについて解説します。

業務内容を見える化できる

ToDo・タスク管理は、個人で取り組むべき業務の詳細からプロジェクトの全体像まで、業務内容を「見える化（可視化）」できます。
そのため、タスクに付随する細かな作業など、見落としがちな業務も漏れなく管理することが可能です。また、チームでプロジェクトに取り組んでいる場合などは、ほかのメンバーの進捗状況を確認し、自分のToDoやタスクの進め方を再考するきっかけにもなります。

仕事を効率化できる

ToDo・タスク管理は、以下のようにさまざまな観点から仕事の効率化につながります。

・優先順位をつけて行うため、緊急度や重要度の高いものから効率よく仕事を進められる
・日々の進捗状況が可視化され、うまく進んでいない業務があればスケジュールを調整し直すなど、軌道修正がしやすくなる
・次にすべきことが明確になり、目の前のタスクに集中できる

チームや部署をマネジメントしやすくなる

チームや部署全体でToDo・タスク管理を行っていれば、誰がどのタスクに携わっているのか、そのタスクの責任者は誰なのかなどの確認作業に時間をかける必要がなくなります。
また、一人ひとりの業務量や進捗状況なども一目でわかったり、部下に目的意識を持って業務に取り組んでもらいやすくなったりするメリットもあります。ToDo・タスク管理を定着させられれば、管理職はチームや部署をマネジメントしやすくなるでしょう。

3．ToDo・タスク管理のコツ

ToDo・タスク管理では、以下の4つのコツを押さえましょう。

ToDo・タスクを洗い出す

最初に、現時点での自分のToDo・タスクをすべて書き出します。
その際、漠然としていると結局どのくらいの作業量なのかが見えにくくなってしまうため、なるべく具体化・細分化することを心がけましょう。
また、単にToDo・タスクを羅列していくだけでなく、ジャンル別やプロジェクト別など大まかに分類し、この段階で一つひとつの作業時間も見積もっておくことがポイントです。

ToDo・タスクの優先順位をつける

続いて、「緊急度と重要度のマトリクス」と呼ばれるタスク管理法を活用し、ToDo・タスクの優先順位をつけます。
具体的には、緊急度と重要度の2つの軸をベースに、ToDo・タスクを以下の4つに分類しましょう。

A：緊急かつ重要なもの
B：重要だが緊急度は低いもの
C：緊急だが重要度は低いもの
D：緊急度も重要度も低いもの

当然、Aは優先順位が最も高くなります。一方で、Dに分類されたものは、本当にすべきものなのかを再考したほうが良いかもしれません。
ToDo・タスクの優先順位をつけることによって、「やらなくて良いこと」も見えてくるはずです。

スケジュールにToDo・タスクを組み込む

優先順位をもとに、ToDo・タスクをスケジュールに組み込んでいきます。
ただし、スケジュールはここで一度定めたら終わりではなく、その都度修正や調整を加える前提で考えておきます。
なお、複数のタスクを同時にこなす「マルチタスク」は、目の前のタスクに集中しにくくなり、仕事の非効率化を招く原因となるため避けましょう。

依頼されたToDo・タスクも一元的に管理する

当初自分が想定していたToDo・タスク以外にも、ほかのチームメンバーや上司から急に依頼される業務などもあると思います。
情報を分散して管理していると、抜け漏れが発生したり予定通りに進められなかったりといった状況に陥りやすいため、依頼されたToDo・タスクも含めて一元的に管理しましょう。

4．テレワークでToDo・タスク管理ツールが注目される理由

テレワークが拡大するなかで、ToDo・タスク管理ツールが注目されているのには理由があります。
以下では、テレワークにおけるToDo・タスク管理の課題と、テレワーク下でToDo・タスク管理ツールを導入するメリットについて解説します。

テレワークにおけるToDo・タスク管理の課題

テレワーク中は、コミュニケーション不足に陥りやすくなります。そのため「今、誰がどのような仕事をしているか？」「どれくらい働いているのか？」などといった状況になりがちです。このような状況が続くと、業務の抜け漏れが発生するリスクが高くなり、個人の日常的な業務だけでなく、プロジェクト全体の進行に影響を及ぼしかねません。また、自分の状況を俯瞰できない・周りの状況が見えないことで、一つひとつの業務への目的意識が薄れ、モチベーションの低下を招く恐れもあります。

テレワーク下でToDo・タスク管理ツールを導入するメリット

課題を踏まえ、テレワーク下でToDo・タスク管理ツールを導入するメリットには、以下の3点が挙げられます。

・連絡や作業の抜け漏れを防げる

テレワーク下で各個人が手帳やカレンダーなどでToDo・タスク管理をしようとすると、その内容をほかのメンバーに共有するには、別途連絡をしなければなりません。非効率であるのに加え、特にテレワーク下では、情報共有のし忘れや作業の抜け漏れが発生しやすくなるでしょう。ToDo・タスク管理ツールを導入すれば、いつでも相互の状況を可視化できるため、そのような心配がいりません。

・メンバーのモチベーションアップにつながる

テレワーク下では、チームの一体感を感じにくく、モチベーションが低下しやすくなります。ToDo・タスク管理ツールは、「ほかのメンバーも頑張っているんだな」とモチベーションアップにつなげられるメリットがあります。加えて、ツールによる可視化で個人で次にすべきことやチームとして達成すべきことが明確になり、より目的意識を持って仕事に取り組めるようになるでしょう。

・新たなToDo・タスクをスムーズに割り当てられる

ツールにより一人ひとりの業務量や進捗状況などが一目で把握できるため、誰かがやらなければならない新たなToDoやタスクが発生した際に、テレワーク下でも管理職はスムーズにメンバーに仕事を振ることができます。また、業務がうまく進んでいないメンバーにもすぐに気がつけるため、仕事の再配分もしやすくなるでしょう。

5．テレワークにおすすめのタスク管理ツール「ジョブマネ」

ToDo・タスク管理ツールのなかで、テレワーク下での情報共有や進捗管理にもおすすめなのが、クラウド型業務管理ツールの「ジョブマネ」です。
以下で、ジョブマネの特徴や強みについて見ていきましょう。

ジョブマネとは

ジョブマネは、ジョブマネ株式会社が運営するクラウド型のオールインワン（※）業務管理ツールです。タスク管理機能をはじめ、誰でも簡単に使える合計17の機能を備えており、入力履歴や進捗などリアルタイムで情報共有が可能なのでテレワークにも向いています。
チーム内や部門間で状況や進捗を共有すれば、仕事のロスやミスの削減につながるでしょう。
初期費用は不要で、「グループウェアプラン」もしくは「ビジネスプラン」からプラン（料金）を選択可能です。

※オールインワンはビジネスプランのみとなっています。

参考：クラウド型グループウェアや案件・顧客管理システムの導入はジョブマネ株式会社

【ポイント1】スケジュールと連動

ジョブマネのタスク管理機能では、タスクに締切日を指定すると、スケジュールにもそのタスクが表示されます。また、それぞれのタスクごとに優先度を設定できるため、タスク管理でありがちな「ただの羅列（リスト化）」になりません。
なお、ほかの人に見られたくないタスクは非公開設定もできるため、すべてのToDo・タスクを一元管理できます。

【ポイント2】同僚や部下のタスクを管理

タスク管理機能内の宛先機能を使えば、チームメンバーや部下にタスクを割り当てられます。付与したタスクは一覧表示（※完了したタスクはグレーアウト、未完了のタスクはエクスクラメーションマーク）できるため、きちんと完了しているかも一目で把握が可能です。
ジョブマネを導入すれば、個人・チームの業務効率化につながります。

タスク管理機能の詳細はこちら

6．まとめ

ToDo・タスク管理のコツは、以下のとおりです。

・ToDo・タスクを洗い出す
・ToDo・タスクの優先順位をつける
・スケジュールにToDo・タスクを組み込む
・依頼されたToDo・タスクも一元的に管理する

ToDo・タスク管理ツールを導入すれば、テレワーク下でも連絡や作業の抜け漏れを防いだり、メンバーのモチベーションアップにつなげられたりといったメリットが得られます。
できればトライアルなどを活用し、ツールと業務やチームとの相性を確認するとよいでしょう。

今回ご紹介したクラウド型業務管理ツール「ジョブマネ」では、30日間の無料トライアルを実施しております。テレワークでの個人やチームのToDo・タスク管理にお悩みの方は、この機会に無料トライアルを申し込んでみてはいかがでしょうか。