入金確認や入金消込などの入金管理業務は、どの企業においても非常に重要な業務の一つです。しかし、入金管理を1件1件手作業で対応しようとすると、担当者の負担は非常に大きくなってしまいます。そのため、できるだけ業務を効率化させながら、正確な入金管理を進めることが大切です。

本記事では、入金確認や入金消込など、入金管理のおもな業務内容を解説するとともに、入金管理をシステム化するメリットや、入金管理システム導入時のポイントなどを紹介します。

記事の内容

• 1.  入金管理のおもな業務内容とは
• 未入金の確認と催促
• 2.  入金内容に誤りがあった場合はどうする？
• 3.  エクセルでの入金管理を効率化させるには
• 無料のテンプレートを使用する
• 4.  入金管理をシステム化するメリット
• 経理データをわかりやすく可視化できる
• 5.  入金管理システムを導入する際のポイント
• 6.  入金管理ができるおすすめのシステム「ジョブマネ」
• 7.  まとめ

1.  入金管理のおもな業務内容とは

入金管理における代表的な業務内容は、次の4つです。

・入金確認
・入金消込
・未入金の確認と催促
・入金予定の確認

それぞれの業務内容について、以下で確認していきましょう。

入金確認

まずは「入金確認」として、入金の有無や入金内容を確認する業務があります。具体的には、何らかの入金があった場合、以下のような内容について確認します。

・誰からの入金なのか
・どの案件の金額が入金されたのか
・請求金額と入金金額にズレはないか
・入金日はいつか　など

同一の取引相手から、同じ日に複数案件分を合わせた入金があった場合は、どの案件を合算した入金なのかを計算したうえでチェックしなければなりません。

また、入金確認業務を行う際に特に気を付けたいのが、「振込手数料」についてです。入金する側が振込手数料を負担する場合は、請求金額と同額が入金されるでしょう。

一方で、入金される側（請求側）が振込手数料を負担する場合は、請求金額から振込手数料を差し引いた額が入金されることになります。

入金消込

入金確認が済んだら、「入金消込」を行います。入金消込とは、売掛金として計上されているデータを、入金と照らし合わせながら消していく作業のことです。

例えば、発注後（入金前）と入金後の実際の仕訳は、以下のようになります。

＜発注後（入金前）の仕訳＞

＜入金後の仕訳＞

なお、一般的に、入金消込業務は月末などの締め日に集中することが多いでしょう。

未入金の確認と催促

「未入金の確認と催促」として、入金されるべきものが入金されていないことを確認した場合、速やかに取引相手に入金の催促をする業務もあります。この業務は、経理担当者もしくは営業担当者から行うのが一般的です。

ただし、取引相手はきちんと入金しているのにもかかわらず、判断ミスなどにより誤って催促をしてしまうと、取引相手からの信用を失う可能性もあるでしょう。

入金の催促にあたっては、未入金の十分な確認と、慎重な対応が求められます。

入金予定の確認

「入金予定の確認」では、特定の案件の入金予定日を確認したり、来月は合計いくら入金されるのかを確認したりします。前もって入金予定を確認しておくことで、請求漏れを防止することにもつながるメリットがあります。 

2.  入金内容に誤りがあった場合はどうする？

入金管理業務を続けていると、時には、入金内容の誤りを発見する場面もあるかもしれません。以下では、請求金額よりも少ない額が入金されたケースと、請求金額よりも多い額が入金されたケースに分けて、対応方法について解説します。

請求金額よりも少ない額が入金された場合

請求金額よりも少ない額が入金された場合は、取引相手に速やかに連絡し、不足分の入金を請求しましょう。もし定期的に取引を行っている相手なら、今回不足していた分を次回の請求時に繰り越して再請求するという選択肢もあります。

この方法を選択すれば、振込手数料や取引相手の再入金の手間を削減できます。

請求金額よりも多い額が入金された場合

請求金額よりも多い額が入金された場合も、少ない額が入金された場合と同様に、まずは取引相手に速やかに連絡しましょう。その後、振込手数料を差し引いた金額を取引相手に返金してください。

もし定期的に取引を行っている相手なら、今回多く入金された分について、次回の請求金額と相殺するという選択肢もあります。ケースに応じて、双方が納得でき、かつ支障のない方法を選択しましょう。

3.  エクセルでの入金管理を効率化させるには

入金管理をエクセルで行う場合、効率化のポイントは次の2点です。

・無料のテンプレートを使用する
・マクロや関数を活用する

 それぞれのポイントについて、以下で紹介します。

無料のテンプレートを使用する

エクセルは入金管理専用のツールではないため、自分で入金管理のための表を作成しなければなりません。どのような表を作れば良いかイメージができていない場合は、入金管理表を作成するだけでも時間がかかるでしょう。

そのため、インターネット上で配布されている無料のテンプレートを使用するのがおすすめです。複数のテンプレートをダウンロードし、そのなかから実際に使ってみて作業しやすいものを選ぶようにしましょう。

マクロや関数を活用する

完成した入金管理表のなかから「未入金の案件のみを抽出する」など、定期的に行うことが決まっている作業は、エクセルのマクロ機能を活用するとよいでしょう。マクロ機能では、一度行った作業を記録し、再度その作業を実行することができます。

また、エクセルの関数（計算式）を活用することも、入金管理を効率化させるポイントです。

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4.  入金管理をシステム化するメリット

入金管理はエクセルなどの表計算ソフトでも不可能ではありませんが、システム化することで、さまざまなメリットを得られます。

以下では、それらのメリットについて確認していきましょう。

経理データをわかりやすく可視化できる

入金管理をシステム化すれば、各案件と紐付いた入金日（入金予定日）、振込名義（請求先名）、入金金額などのさまざまな経理データを、誰が見てもわかる状態に可視化できます。入金に関する動きが今どのような段階にあるのか、一目で把握できるようになるとともに、万が一何らかの問題が発生していても、早期発見・早期解決につなげやすくなるでしょう。

ヒューマンエラーによるリスクを軽減できる

エクセルなどの表計算ソフトで、数多くの取引相手の入金情報を管理しようとすると、どうしてもヒューマンエラーが発生しやすいでしょう。入金管理業務をシステム化することで、作業そのものの負担を減らすと同時に、ヒューマンエラーが発生するリスクも軽減可能です。

属人化を避けられる

入金管理に関するさまざまな情報を、特定の経理担当者などしか知らないといった状況では、万が一その担当者が休暇をとっていたり、退職してしまったりといったときに困る場面が出てくるでしょう。入金管理のシステム化によって、都度特定の担当者に確認しなくても、誰もが情報を把握できる・対応できる環境づくりが可能となります。

5.  入金管理システムを導入する際のポイント

 入金管理システムを導入する際には、「コスト」「操作性」「導入までの期間」の3点をおもに考慮すべきです。特にコスト面については、社内にサーバーを設置する入金管理システムの場合、ソフトウェアやサーバーなどの導入コストがかさむでしょう。

一方、クラウド型の入金管理システムなら、インターネット環境とパソコンがあれば利用できるため、初期費用が安く抑えられるメリットがあります。

また、機能が多く搭載されているからといって操作性を考慮せずに導入してしまうと、一部の従業員しかシステムを活用できず、コスト以上の価値を得ることができなくなってしまうため、注意しましょう。 

6.  入金管理ができるおすすめのシステム「ジョブマネ」

効率的に入金管理を進めるなら、クラウド型オールインワンシステムの「ジョブマネ」がおすすめです（※）。入金登録機能をはじめとする、操作性の高い合計17の機能が搭載されています。

以下では、入金登録機能のポイントをご紹介します。

※オールインワンはビジネスプランのみとなっています。
参考：クラウド型グループウェアや案件・顧客管理システムの導入はジョブマネ株式会社

【ポイント1】入金に関する情報を一目で把握できる

ジョブマネの入金登録機能では、案件名に紐付いた、請求先名や入金予定日、入金状況、営業担当者などの入金に関するさまざまな情報を一目で把握できます。請求や入金の漏れを防止できるほか、経理担当者へ都度入金に関する情報を確認する手間を省けるため、業務全体の効率化を図れるでしょう。

【ポイント2】案件ごとに違算金額が自動で表示される

例えば、入金予定金額が110万円（1,100,000円）なのにもかかわらず、実際の入金金額が100万円（1,000,000円）だった場合、その差異（違算金額）が▲10万円（▲100,000円）と自動で表示されます。

案件ごとに「違算金額が発生しているか」「その額はいくらか」がすぐにわかるため、スムーズな対応が可能です。

入金管理機能の詳細はこちら 

7.  まとめ

入金管理のおもな業務には、入金確認・入金消込・未入金の確認と催促・入金予定の確認が挙げられます。

表計算ソフトなどでも入金管理は可能ですが、システム化することにより、以下のメリットが得られるでしょう。

・経理データをわかりやすく可視化できる
・ヒューマンエラーによるリスクを軽減できる
・属人化を避けられる

特に、近年の働き方の多様化に対応するため、テレワークでも利用できるクラウド型のシステムを選ぶのがおすすめです。

今回ご紹介したクラウド型オールインワンシステム「ジョブマネ」では、30日間の無料トライアルを実施しています。
使いやすさなどをまずは一度試してみてはいかがでしょうか。