グループウェアとは？導入時のメリット・機能例を解説

新型コロナウイルス感染症の流行により、テレワークが急速に広がりました。そして、今後も全社的にテレワークを継続しようと考えている方も多いのではないでしょうか。

テレワークには、コミュニケーションや情報共有の面で課題がありますが、それを解決するのが「グループウェア」です。

本記事では、テレワークでのグループウェアツールの必要性と活用方法を中心に、グループウェアの機能例やツールの選定ポイント、活用時の注意点なども含めて解説します。

グループウェアとは業務管理機能が搭載されたソフトウェア

グループウェアとは、社内・チーム内で効率的に業務を進めるにあたって、必要な複数の機能が搭載されたソフトウェアのことです。

社内・チーム内の人数が増えれば増えるほど「今誰が何をしているのか」「プロジェクトの進捗はどうなっているか」「ほかのメンバーの意向はどうか」などが見えなくなっていきます。

それらの「見えないこと」を可視化し、さまざまな課題を解決するのがグループウェアです。

グループウェアツールを導入すれば、テレワークでもオフィスと同等の環境を構築できると期待されます。

グループウェアの主な機能一覧

グループウェアは、ツールによって搭載されている機能が異なります。

以下では、搭載されていることの多い代表的な機能の例について確認していきましょう。

スケジュール管理機能

個人やチームごとのスケジュールを管理・共有する機能です。テレワークでも、誰が何をしているかを把握できます。

タスク（ToDo）管理機能

日常的に発生する業務や、特定のプロジェクトの完成までに必要な業務などを管理する機能です。自分のタスクに加え、同僚や部下のタスクも管理できます。

ワークフロー機能

購買申請や勤怠申請などの各種申請業務を行う機能です。テレワークでも申請・承認状況を一目で把握できます。

掲示板機能

個人やチーム単位で情報発信を行うための機能です。ツールによっては、リアクション機能も搭載されています。

メッセージ機能

特定の相手にメッセージを送る機能です。社外は通常のメール、社内はメッセージ機能と使い分けることができます。

回覧・レポート機能

お知らせの回覧や売上レポートなど、幅広い用途で活用できる機能です。

ファイル共有機能

資料を簡単に共有する機能です。取り扱いに注意が必要な資料などには、アクセス権限を設定できるツールもあります。

設備予約管理機能

会議室や社内設備を予約するための機能です。予約のためだけにオフィスに行く必要がなくなります。

文書管理機能

社内の規則・規定や契約書などの文書を一元管理する機能です。必要な文書をすぐに見つけることができます。

顧客管理機能

顧客名や担当者、住所、電話番号、商談履歴などの顧客情報を管理する機能です。

問い合わせ管理機能

顧客などからの問い合わせ内容を管理する機能です。テレワークでも、伝達漏れや認識の齟齬などのリスクを軽減できます。

クラウド型とオンプレミス型の違い

グループウェアの導入費用は、「クラウド型」か「オンプレミス型」かによって大きく異なります。

導入費用相場をご紹介するうえでの基礎知識として、まずは両者の違いを見ていきましょう。

クラウド型

クラウド型とは、インターネット上のシステムにアクセスしてグループウェアを使う形態です。インターネット環境さえあれば、パソコン・スマートフォン・タブレットを使って、外出先や自宅からでもグループウェアにアクセスできます。

クラウド型は、カスタマイズしにくいデメリットはあるものの、オンプレミス型に比べて導入の手間や時間を大幅にカットでき、IT知識がなくても運用しやすいのが特徴です。

リソースが限られる中小企業には、クラウド型グループウェアをおすすめします。

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オンプレミス型

オンプレミス型とは、自社サーバー上にシステムを構築してグループウェアを使う形態で、「パッケージ型」と呼ばれることもあります。具体的には、ソフトウェアを社内のネットワークやパソコンにインストールして使用します。

オンプレミス型は、自社サーバーやシステムを構築しなければならないため、導入の手間や時間がかかるでしょう。また、運用にもIT知識が豊富な管理者が必要です。

メリットとしては、従業員数やデータ量が多くても安定して運用できる点や、カスタマイズ性に優れる点が挙げられ、どちらかといえば大企業向けの形態といえるでしょう。

中小企業向け！グループウェアに最低限必要な機能

中小企業がグループウェアを導入する際は、下記の機能を兼ね備えているか確認しましょう。

• スケジュール管理機能
• タスク（ToDo）管理機能
• ワークフロー機能
• 掲示板機能
• ファイル共有機能

中小企業がグループウェアを導入する際に最低限必要な機能を押さえておきましょう。

スケジュール管理機能

スケジュール管理機能とは、個人やチーム内でスケジュールを管理・共有する機能のことです。これまでホワイトボードやエクセルなどで行っていたスケジュール管理が、いつでも・どこでも行えるようになります。

また、グループウェアによっては、スケジュール管理機能に、会議室や社内設備を予約するための機能が付いているケースもあります。会議室や設備の予約機能があれば、ダブルブッキングを予防できるほか、テレワークの場合などは予約のためだけにオフィスに行く必要がなくなるでしょう。

タスク（ToDo）管理機能

タスク管理機能は、日常的に発生する業務や、特定のプロジェクトの完成までに必要な業務などを管理する機能のことです。自分のタスクや依頼されたタスク、メンバーに指示したタスクなどをまとめて管理できます。

チームごと・カテゴリーごとなどに分けて管理すれば、さらにきめ細かい対応が可能です。

基本的に、タスク管理機能はスケジュール管理機能と連動しています。

ワークフロー機能

ワークフロー機能とは、購買申請や勤怠申請などの各種届出・申請業務をサポートする機能です。紙の書類を回覧することなく、意思決定が行えます。

さらに、それぞれの届出・申請に承認経路やアクセス権限を設定できるため、柔軟に運用しやすくなるでしょう。

テレワークでも申請・承認状況を一目で把握可能なので、「あの申請は今どうなっているのか？」などと困ることがありません。

掲示板機能

掲示板機能は、例えば売上報告や社内行事など、従業員に向けた情報発信を行うための機能のことです。メールで一斉送信する・紙で回覧する・執務室に張り出すなどせずとも、通達事項をグループウェア内で閲覧できます。

また、公開日時を指定すれば「事前に作成→当日自動公開」ができるので、効率的です。

ツールによっては、SNSの「いいね」機能のようなリアクション機能も搭載されているため、必要に応じてそのようなグループウェア製品を検討してみるのもよいでしょう。

ファイル共有機能

ファイル共有機能があれば、大容量ファイルでも簡単に共有できます。

社内の規則・規定や契約書のひな形などについて、データで一元管理する機能のことです。文書をフォルダごとに整理できるため、必要な文書をすぐに見つけることができます。

ファイル共有機能と同様に、フォルダやファイルにアクセス権限を設定することも可能です。

取り扱いに注意が必要な資料などにはアクセス権限を設定し、特定のメンバーのみが閲覧できるようにすることで、安全性も確保可能です。

グループウェアを導入するメリット

グループウェアを導入するメリットは、おもに次の3点です。

• 業務効率が上がる
• ミスの発生を予防できる
• 業務の引き継ぎが容易・確実になる

それぞれのメリットについて、以下で解説します。

業務効率が上がる

グループウェアを導入すると、搭載されているさまざまな機能により情報が整理され、必要な情報にすぐにアクセスできるようになります。

また、リアルタイムでの情報共有や、円滑なコミュニケーションも実現可能です。

中小企業は少数精鋭で業務に取り組んでいるケースが多く、情報共有やコミュニケーションが疎かになりがちですが、グループウェアがあればその点をカバーできるでしょう。

グループウェアによる業務効率化の効果は、少人数の組織である中小企業のほうが実感しやすいかもしれません。

ミスの発生を予防できる

限られた人数で業務に取り組む中小企業の場合、一人当たりにかかる負担が大きくなりやすく、ミスの発生につながるリスクが懸念されます。

グループウェアを使用していればお互いの状況を把握でき、フォロー体制も整うため、ミスリスクを減らすことができます。

業務の引き継ぎが容易・確実になる

特定の業務のノウハウや情報について、一部の従業員だけが握っている場合、引き継ぎがうまくいかなくなってしまいます。

グループウェアがあれば、ノウハウや情報をチーム全員で共有できるため、従業員が退職・休職したり、異動したりしても、今までどおりの業務遂行が可能です。

グループウェアを導入するデメリット

グループウェアを導入する際は、メリットとともに、デメリットや注意点についても理解しておかなければなりません。

ここでは、デメリット・注意点を2点ご紹介します。

一定の導入コストや運用コストがかかる

無料で利用できるグループウェアもありますが、業務に必要な機能が搭載されているグループウェアを選ぶとなると、一定の導入コストや運用コストがかかります。

グループウェアは長期的に利用するものなので、毎月の利用料金に関しては、長年支払い続けることになるでしょう。そのコストが負担にならないか、コスト以上の成果を得られるかを考えなければなりません。

導入から定着までは工夫が必要

残念ながら、グループウェアを導入しただけでは期待する効果を得られません。グループウェアの導入目的やメリット、使用する際のルールなどについて従業員が理解していないと、定着せずに終わってしまうでしょう。

そのため、導入から定着までどのように進めるか、導入前にきちんと見通しを持っておく必要があります。

グループウェアを選定する際は費用対効果に注目しよう

グループウェアを導入する際は、導入費用が安いかどうかだけでなく、得られる効果も含めて検討するとよいでしょう。

ここでは、費用対効果に関する4つのポイントをご紹介します。

単純作業効率化による費用対効果

グループウェアでは、さまざまな単純作業の無駄を削減可能です。

例えば、ワークフロー機能を活用して承認・決済業務を効率化したり、スケジュール管理機能を活用してスケジュールの登録・共有業務を効率化したりできます。

ペーパーレス化による費用対効果

マニュアルなどをすべてデータ化して保管しておけたり、日々発生していた紙媒体でのやりとりはワークフロー機能・ファイル共有機能などでデータで参照できたりするため、ペーパーレス化が進むでしょう。

このことにより、紙の購入費用や印刷費用などの削減につながります。

コミュニケーション円滑化による費用対効果

グループウェアには、掲示板機能やファイル共有機能、チャット機能など、コミュニケーションや情報共有に役立つ機能が搭載されています。

それらを活用することで、従業員同士が情報や知識をスムーズかつスピーディーに共有できるようになるでしょう。お互いの部署に出向く時間や、電話をかけても不在で何度も連絡する手間などを削減可能です。

固定費削減による費用対効果

クラウド型のグループウェアなら、パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットなどからもアクセスが可能なため、テレワークの推進につながります。

テレワークを導入できれば、ワークスペースをはじめとする固定費用を削減できるでしょう。

費用対効果以外のおもな選定ポイント

前章の内容以外に、中小企業がグループウェアを選ぶ際のポイントは、次のとおりです。

• すぐに使い始められるクラウド型ツールか
• メンバー全員が問題なく操作できるか
• 自社の課題を解決できるか
• 最小契約人数
• 導入目的や業務フローに合う機能が搭載されているか
• 誰でも操作しやすいか
• 自社のセキュリティ要件を満たせるか
• サポートが充実しているか

それぞれの選定ポイントについて、以下で解説します。

すぐに使い始められるクラウド型ツールか

グループウェアツールの候補を絞る際には、「クラウド型」ツールか「オンプレミス型」ツールかを選択する必要があります。

オンプレミス型ツールは、自社サーバーの調達から詳細設定まで、実際に使い始めるまでに長い期間がかかるのに加えて、導入コストも高額になりやすい点がデメリットとなるでしょう。

一方のクラウド型なら、インターネット環境さえあればすぐに使い始められるうえ、運用管理の負担もありません。

そのため、初めてグループウェアツールを導入する場合は、クラウド型ツールを中心に検討しましょう。

メンバー全員が問題なく操作できるか

グループウェアツールは、ITリテラシーが低い従業員も含め、メンバー全員が問題なく使いこなせるものでなければなりません。

クラウド型のグループウェアツールなら、トライアルが用意されていることも多いため、なるべく多くのメンバーに実際に試してもらうことをおすすめします。

自社の課題を解決できるか

そもそもの大前提として、自社の課題を明確にし、その課題を解決できる機能が備わっているグループウェアツールを選ぶ必要があります。

機能が多ければ多いほど良いツールというわけではなく、必要な機能が網羅されているかどうかが大切です。

最小契約人数

グループウェア製品によっては、「最低◯ユーザーから利用可能」などと、契約人数の下限を設けているものがあります。利用人数の少ない中小企業の場合、条件を満たせない可能性があるため注意が必要です。

グループウェア製品を比較検討したあとに最小契約人数を満たせないと気付くと、それまでの時間が無駄になってしまうので、最初に確認しておくべきポイントといえます。

導入目的や業務フローに合う機能が搭載されているか

「有名だから」「評価が高いから」などの理由でグループウェアを選定すると、失敗する可能性が高くなります。

もちろん、実際にグループウェアを利用している企業の意見は参考にはなりますが、まずはグループウェアの導入目的を明確にし、課題を解決できるグループウェアを選ぶことが重要です。

また、そのグループウェアを導入したときに、自社の業務フローと照らし合わせて支障がないかもシミュレーションしてみましょう。

誰でも操作しやすいか

高い費用対効果が期待できるグループウェアでも、社内に浸透しなければ意味がありません。特に、IT企業以外の中小企業では、従業員のITリテラシーにばらつきが生じやすいでしょう。そのため、誰でも問題なく操作できるかをチェックする必要があります。

操作性を確かめるうえでは、無料トライアルや無料プランを活用するのがおすすめです。

自社のセキュリティ要件を満たせるか

数多くの機能がそろうグループウェアには、重要な情報を格納することになります。

自社でセキュリティ要件を定めている場合は、それを満たしたツールでなければなりません。併せて、データの暗号化や不正ログイン対策などのセキュリティ対策を把握しておきましょう。

サポートが充実しているか

中小企業の場合、システム部門がない、もしくは少人数というケースが多いかもしれません。グループウェアの導入前後は使い方などに困ることもあるため、サービス提供元のサポートが欠かせないでしょう。

テレワークでグループウェアを上手に活用する方法

一度でもテレワークを実施したことがある方は実感しているかもしれませんが、テレワークにはコミュニケーションや情報共有などの面で課題があります。

そんなとき、課題をうまく解決できるのがグループウェアです。

以下では、テレワークにおける課題を踏まえたグループウェアの必要性と、活用方法について解説します。

コミュニケーション不足を解決

オフィスで顔を合わせて働く場合は、ほかのメンバーにいつでも気軽に声をかけられたり、その場の雰囲気から話すタイミングをつかんだりしやすいでしょう。

しかし、テレワークでは、相手が今どのような状況にあるのかが見えないため、ちょっとした会話がしにくくなります。

なかでも、後輩から先輩へ、部下から上司へのコミュニケーションは特に希薄化しやすく、必要な質問・相談ができない状態に陥りやすいと想定されます。

そこで有効なのが、グループウェアのメッセージ機能（チャット）や掲示板機能などです。

これらの機能を活用すれば、1対1でも複数のメンバー間でもストレスのないコミュニケーションをとりやすくなるでしょう。

情報共有をサポート

テレワークでは、例えば「この情報は◯◯さんに確認しないとわからない／またはオフィスに行かないとわからない」「あの文書がどこに保管されているかわからない」といったことが起こりやすく、業務の進行を妨げてしまいます。

また、社内・チーム内の伝達事項を一斉メールなどで周知しようとすると、見落とすメンバーが出てくるなど情報の伝達漏れが発生しやすくなるでしょう。

グループウェアでは、あらゆる最新情報を見える化するとともに、回覧・レポート機能などを活用して情報の伝達漏れを防ぐことが可能です。

グループウェアは必要な情報の共有をサポートしてくれるため、効率的に業務を進められます。

ワークフローの停滞を解消

紙の申請書を使用している場合、承認をもらう必要が生じるたびに出社する必要が出てきます。

出社しても担当者が不在だったら、そこで承認が滞ってしまうでしょう。

加えて、誰が・いつ・誰に申請したのか、承認作業がどこで滞っているのかが不明瞭です。

グループウェアのワークフロー機能を活用すれば、上記のようなワークフローの停滞を解消しつつ、内部統制も強化できるメリットがあります。また、テレワークでの稟議も効率化できます。  

グループウェアに関するよくある質問

大企業向けと中小企業向けの違いは？

大企業と中小企業では、それぞれの環境に適したグループウェアが求められます。とはいえ、必ずしも「大企業向け」「中小企業向け」と製品ごとに決められているわけではありません。

一般的に、利用可能アカウント数が数十人～数万人規模のグループウェアは大企業向け、1人〜100人程度のグループウェアは中小企業向けと考えられるでしょう。機能面では、大企業向けのグループウェアは組織構造が複雑なケースが想定されている一方で、中小企業向けのグループウェアは比較的シンプルなのが特徴です。

また、導入費用相場も中小企業向けグループウェアのほうが安い傾向にあります。

グループウェアの導入費用相場は？

中小企業向けグループウェアの導入費用相場について、クラウド型とオンプレミス型に分けてご紹介します。

なお、ここでの「導入費用」は、初期費用および導入時に支払いが発生する初月分の月額費用などを想定しています。また、利用アカウント数は50ユーザーと仮定します。

クラウド型グループウェアの場合

中小企業向けのクラウド型グループウェアの場合、多くのケースで初期費用は0円です。

月額費用は利用アカウント数やストレージ数などによって変わり、利用人数が増えれば増えるほど高額になりますが、50ユーザーの場合は月額1〜5万円程度が相場でしょう。

なかには初期費用・月額費用ともに完全無料で使えるものもあります。

オンプレミス型グループウェアの場合

中小企業向けのオンプレミス型グループウェアの場合、初期費用相場は0〜5万円程度です。

上記に加え、ライセンス費用が20〜60万円程度かかります。また、導入費用として、設備投資費用も考慮しておかなければなりません。

グループウェアの知識・導入方法まとめ

ファイル共有やワークフローなどのさまざまな機能が搭載されたグループウェアツールは、テレワークにおいて、おもに以下の3つの観点から欠かせないものです。

• コミュニケーション不足を解決
  
• 情報共有をサポート
• ワークフローの停滞を解消

グループウェアツールを新規導入しようと考えているなら、クラウド型オールインワンツールの「ジョブマネ」はいかがでしょうか。

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テレワークにも適していますので、この機会に機能等をぜひ試してみてください。