テレワークでのグループウェアの必要性と活用方法｜機能例や選定ポイントも

新型コロナウイルス感染症の流行により、テレワークが急速に広がりました。そして、今後も全社的にテレワークを継続しようと考えている方も多いのではないでしょうか。

テレワークには、コミュニケーションや情報共有の面で課題がありますが、それを解決するのが「グループウェア」です。

本記事では、テレワークでのグループウェアツールの必要性と活用方法を中心に、グループウェアの機能例やツールの選定ポイント、活用時の注意点なども含めて解説します。

記事の内容

• 1．そもそもグループウェアとは？
• 2．テレワークにおけるグループウェアツールの必要性と活用方法
• 3．グループウェアツールの選定ポイント
• 4．テレワークでグループウェアツールを活用する際の注意点
• 5．「ジョブマネ」を導入してテレワークの課題を解決しよう
• 6．まとめ

1．そもそもグループウェアとは？

最初に、グループウェアの概要と代表的な機能について解説します。

グループウェアの概要

グループウェアとは、社内・チーム内で効率的に業務を進めるにあたって、必要な複数の機能が搭載されたソフトウェアのことです。

社内・チーム内の人数が増えれば増えるほど「今誰が何をしているのか」「プロジェクトの進捗はどうなっているか」「ほかのメンバーの意向はどうか」などが見えなくなっていきます。

それらの「見えないこと」を可視化し、さまざまな課題を解決するのがグループウェアです。

グループウェアツールを導入すれば、テレワークでもオフィスと同等の環境を構築できると期待されます。

グループウェアの機能例

グループウェアは、ツールによって搭載されている機能が異なります。

以下では、搭載されていることの多い代表的な機能の例について確認していきましょう。

・スケジュール管理機能

個人やチームごとのスケジュールを管理・共有する機能です。テレワークでも、誰が何をしているかを把握できます。

・タスク（ToDo）管理機能

日常的に発生する業務や、特定のプロジェクトの完成までに必要な業務などを管理する機能です。自分のタスクに加え、同僚や部下のタスクも管理できます。

・ワークフロー機能

購買申請や勤怠申請などの各種申請業務を行う機能です。テレワークでも申請・承認状況を一目で把握できます。

・掲示板機能

個人やチーム単位で情報発信を行うための機能です。ツールによっては、リアクション機能も搭載されています。

・メッセージ機能

特定の相手にメッセージを送る機能です。社外は通常のメール、社内はメッセージ機能と使い分けることができます。

・回覧・レポート機能

お知らせの回覧や売上レポートなど、幅広い用途で活用できる機能です。

・ファイル共有機能

資料を簡単に共有する機能です。取り扱いに注意が必要な資料などには、アクセス権限を設定できるツールもあります。

・設備予約管理機能

会議室や社内設備を予約するための機能です。予約のためだけにオフィスに行く必要がなくなります。

・文書管理機能

社内の規則・規定や契約書などの文書を一元管理する機能です。必要な文書をすぐに見つけることができます。

・顧客管理機能

顧客名や担当者、住所、電話番号、商談履歴などの顧客情報を管理する機能です。

・問い合わせ管理機能

顧客などからの問い合わせ内容を管理する機能です。テレワークでも、伝達漏れや認識の齟齬などのリスクを軽減できます。

2．テレワークにおけるグループウェアツールの必要性と活用方法

一度でもテレワークを実施したことがある方は実感しているかもしれませんが、テレワークにはコミュニケーションや情報共有などの面で課題があります。

そんなとき、課題をうまく解決できるのがグループウェアです。

以下では、テレワークにおける課題を踏まえたグループウェアの必要性と、活用方法について解説します。

コミュニケーション不足を解決

オフィスで顔を合わせて働く場合は、ほかのメンバーにいつでも気軽に声をかけられたり、その場の雰囲気から話すタイミングをつかんだりしやすいでしょう。

しかし、テレワークでは、相手が今どのような状況にあるのかが見えないため、ちょっとした会話がしにくくなります。

なかでも、後輩から先輩へ、部下から上司へのコミュニケーションは特に希薄化しやすく、必要な質問・相談ができない状態に陥りやすいと想定されます。

そこで有効なのが、グループウェアのメッセージ機能（チャット）や掲示板機能などです。

これらの機能を活用すれば、1対1でも複数のメンバー間でもストレスのないコミュニケーションをとりやすくなるでしょう。

情報共有をサポート

テレワークでは、例えば「この情報は◯◯さんに確認しないとわからない／またはオフィスに行かないとわからない」「あの文書がどこに保管されているかわからない」といったことが起こりやすく、業務の進行を妨げてしまいます。

また、社内・チーム内の伝達事項を一斉メールなどで周知しようとすると、見落とすメンバーが出てくるなど情報の伝達漏れが発生しやすくなるでしょう。

グループウェアでは、あらゆる最新情報を見える化するとともに、回覧・レポート機能などを活用して情報の伝達漏れを防ぐことが可能です。

グループウェアは必要な情報の共有をサポートしてくれるため、効率的に業務を進められます。

ワークフローの停滞を解消

紙の申請書を使用している場合、承認をもらう必要が生じるたびに出社する必要が出てきます。

出社しても担当者が不在だったら、そこで承認が滞ってしまうでしょう。

加えて、誰が・いつ・誰に申請したのか、承認作業がどこで滞っているのかが不明瞭です。

グループウェアのワークフロー機能を活用すれば、上記のようなワークフローの停滞を解消しつつ、内部統制も強化できるメリットがあります。また、テレワークでの稟議も効率化できます。  

3．グループウェアツールの選定ポイント

グループウェアツールを選定する際のポイントは、次の3点です。

・すぐに使い始められるクラウド型ツールか
・メンバー全員が問題なく操作できるか
・自社の課題を解決できるか

それぞれのポイントについてご説明します。

すぐに使い始められるクラウド型ツールか

グループウェアツールの候補を絞る際には、「クラウド型」ツールか「オンプレミス型」ツールかを選択する必要があります。

オンプレミス型ツールは、自社サーバーの調達から詳細設定まで、実際に使い始めるまでに長い期間がかかるのに加えて、導入コストも高額になりやすい点がデメリットとなるでしょう。

一方のクラウド型なら、インターネット環境さえあればすぐに使い始められるうえ、運用管理の負担もありません。

そのため、初めてグループウェアツールを導入する場合は、クラウド型ツールを中心に検討しましょう。

メンバー全員が問題なく操作できるか

グループウェアツールは、ITリテラシーが低い従業員も含め、メンバー全員が問題なく使いこなせるものでなければなりません。

クラウド型のグループウェアツールなら、トライアルが用意されていることも多いため、なるべく多くのメンバーに実際に試してもらうことをおすすめします。

自社の課題を解決できるか

そもそもの大前提として、自社の課題を明確にし、その課題を解決できる機能が備わっているグループウェアツールを選ぶ必要があります。

機能が多ければ多いほど良いツールというわけではなく、必要な機能が網羅されているかどうかが大切です。

4．テレワークでグループウェアツールを活用する際の注意点

自社に合ったグループウェアツールを選定し、実際に導入することになったら、いくつか気を付けるべきことがあります。

以下では、テレワークでグループウェアツールを活用する際の注意点を解説します。 

セキュリティ対策を万全にしておく

総務省「令和3年版情報通信白書」および情報処理推進機構「情報セキュリティ10大脅威2021」によると、組織に対するセキュリティの脅威として、初めて「テレワーク等のニューノーマルな働き方を狙った攻撃」がランクインしたことがわかりました（以下リンク先を併せてご覧ください）。

このことから、セキュリティ対策はこれまで以上に重要といえるでしょう。

セキュリティ面に不安の残るツールは導入しないこと、セキュリティ面でのルールは周知徹底することが大切です。

参考：コロナ禍におけるデジタル活用で浮上した課題｜総務省 令和3年版情報通信白書（P.208～）

参考：情報セキュリティ10大脅威 2021｜情報処理推進機構

運用ルールを定めておく

セキュリティ対策とも関連しますが、グループウェアツールの運用ルールはあらかじめ定めておきましょう。

それぞれの機能の運用ルールが決まっていないと、必要な情報がどこにあるかわからなくなり、本来のメリットが得られなくなってしまいます。

サポート体制を整えておく

操作性の高いツールを導入したうえで、サポート体制を整えておくことも大切です。

特に、全員がスムーズに利用できるようになるまでは、テレワーク中に操作で困ったことがあったときにどうすれば良いかを周知しておきましょう。

5．「ジョブマネ」を導入してテレワークの課題を解決しよう

「ジョブマネ」とは、インターネット環境さえあればテレワークでも使える、クラウド型の業務管理ツールです。

グループウェア機能をはじめ、営業支援（SFA）、顧客管理（CRM）、基幹システム（ERP）がデータ連携しているオールインワン型となっています。

定着率96％の操作性、オンラインでのフォロー体制、初期費用なしで即日導入可能などの強みがあり、グループウェアツールを新規導入する方におすすめです。

テレワークの課題を解決し、今後もビジネスを成長させていくためにも、ジョブマネの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

6．まとめ

ファイル共有やワークフローなどのさまざまな機能が搭載されたグループウェアツールは、テレワークにおいて、おもに以下の3つの観点から欠かせないものです。

・コミュニケーション不足を解決
・情報共有をサポート
・ワークフローの停滞を解消

グループウェアツールを新規導入しようと考えているなら、クラウド型オールインワンツールの「ジョブマネ」はいかがでしょうか。

ジョブマネには30日間の無料トライアルがあるため、メンバーが問題なく操作できるかを確かめることができるとともに、初期費用なしで即日導入も可能です。

テレワークにも適していますので、この機会に機能等をぜひ試してみてください。