エクセルで営業管理をする方法は?メリットやデメリットと併せて理解しよう | ジョブマネ

最終更新日 2022.04.13

エクセルで営業管理をする方法は?メリットやデメリットと併せて理解しよう

グループウェアを活用したテレワーク推進に業務効率化ガイド

「エクセルで営業管理を行いたい」と考えている方、もしくは「すでにエクセルで営業管理を始めているものの、このままで問題ないだろうか?」と疑問に思っている方もいるのではないでしょうか。

本記事では、営業管理の概要をおさらいしてから、エクセルで営業管理をする方法、エクセルで営業管理をするメリット・デメリットなどを中心に解説していきますので、ぜひ参考にしてください。

 

記事の内容

1.そもそも営業管理とは?


初めに、営業管理の概要と、営業管理を行うことで期待できる効果について解説します。

営業管理の概要

「営業管理」とは、効果的な営業活動を実現し、最終的には売上などの目標を達成するため、営業活動の計画や進捗、プロセス、成果などを管理することです。

従来は、営業担当者任せで営業活動を進めていた企業も少なくありませんでしたが、近年では、適切な営業管理を実施し、営業組織全体を効率化させて目標を達成しようと考える企業が増えています。

営業管理は、営業担当者や管理職だけでなく、組織全体にも大きなメリットをもたらします。

営業管理で期待できること

営業管理を行えば、さまざまな情報を蓄積・分析できるようになるため、次のような効果が期待できるでしょう。

・営業担当者が成果を上げやすくなる
・組織全体の営業力が向上する
・顧客対応のスピードが速くなる
・営業活動の軌道修正ができる
ノウハウを継承しやすくなる

 

2.エクセルで営業管理をする方法


エクセルで営業管理をする場合、特に大切なのが「入力方法をルール化すること」です。エクセルで営業管理をする方法を、「入力方法のルール化」と「テンプレートの活用」の2つのポイントに分けて確認していきましょう。

入力方法をルール化する

エクセルで営業管理を始める際には、あらかじめ入力項目および管理項目について決めておきましょう。

営業管理に必要な項目をざっくりと分類すると、「顧客管理に必要な項目」「目標管理に必要な項目」「案件管理に必要な項目」「行動管理に必要な項目」があります。

それぞれの具体的な内容は、次のとおりです。

・顧客管理に必要な項目→顧客情報、担当者情報など
・目標管理に必要な項目→売上目標、受注数、商談件数など
・案件管理に必要な項目→案件情報、営業ステータス、商談準備など
・行動管理に必要な項目→メンバーのスケジュール、アプローチの課題など

「自分たちの組織では、何を分析し何を達成したいのか」という最終的な目的を明確にしたうえで、入力・管理項目を決めましょう。

そのほか、例えば「セルは結合しない」「不要なシート等の削除は管理者のみが行う」「1案件につき1行使う」などといった、エクセルへの入力作業上のルールも策定してください。

担当者によって入力の仕方がバラバラだと、データの抽出や加工ができなくなる可能性があります。

テンプレートを活用する

エクセルで営業管理をするなら、テンプレートの活用がおすすめです。代表的なテンプレートサイトとして、エクセルの提供元のマイクロソフトが手掛ける「Microsoft Office テンプレート(楽しもうOffice)」があります。

営業管理向けのテンプレートは「営業・販促」カテゴリにあり、無料でダウンロードが可能です。営業管理向けのテンプレートを無料で提供するサイトはほかにも存在しますが、テンプレートのダウンロードを通じてウイルスに感染するリスクには気を付けなければなりません。

ほかのサイトのテンプレートを利用する場合は、信頼できるサイトを見つけることが重要です。

参考:職業別おすすめテンプレート 企業編 – 営業・販促 – 無料テンプレート公開中 – Microsoft Office – 楽しもう Office

 

3.エクセルで営業管理をするメリット・デメリット


エクセルでの営業管理には、メリット・デメリットがそれぞれ存在します。

<メリット>

・導入コストや教育コストがかからない
・すぐに運用を始められる
・操作に慣れている人が多い

<デメリット>

・共同編集は動作が重くなる
・データ分析がしにくい
・ファイル管理が煩雑になる

上記のメリット・デメリットについて、以下で詳しく解説します。

メリット

・導入コストや教育コストがかからない

日本のほとんどの企業では、ビジネスツールとしてすでにエクセルを導入済です。その割合は、98%以上という調査結果もあります。そのため、ほかのシステムのような導入コストや教育コストがかかりません。

・すぐに運用を始められる

上記のとおり、すでにエクセルを導入済のケースが多いため、営業管理の方法さえ決まればすぐに運用を始められます。営業管理向けにさまざまなツールが提供されている今、ツールの比較検討や使用開始までの手続きなどに時間を割かなくて良い点は、メリットとなるでしょう。

・操作に慣れている人が多い

社会人になってからはもちろん、学生時代の授業で使用経験があるなど、多くの人がエクセルの操作に慣れています。「営業管理を始めたがシステムを使いこなせない人が多く、逆に業務効率が落ちてしまった」などといった状況を避けられるでしょう。

デメリット

・共同編集は動作が重くなる

エクセルでも「共同編集」という機能を使えば、複数人が同じファイルを開き、同時に作業することは可能です。ただし、バージョンによっては共同編集ができない場合があるなど、利用環境は制限されるでしょう。

さらに、多くのメンバーが共同編集しようとすると動作が重くなってしまうことが想定されます。通常の使用でも、データ量が増えれば増えるほど動作は遅くなるため、共同編集によってさらに操作がスムーズにいかなくなるおそれがあります。

参考:Excel ブックの共同編集を使用して同時に共同作業を行う

・データ分析がしにくい

本来、エクセルは表計算を目的としたソフトです。数字の集計などにはもちろん適していますが、それ以外の複雑な情報は抽出・分析するのに手間がかかります。時系列に情報を把握するのも難しく、結果的にデータをただ蓄積していくだけになり、営業管理の本来の目的を達成できない可能性があるでしょう。

・ファイル管理が煩雑になる

エクセルでの営業管理は、最新情報を把握しにくいというデメリットがあります。そこで、例えば「最新情報を追記・修正したセルは着色する」などのルールで運用した場合でも、着色を忘れるとどれが最新情報なのかがわからなくなってしまうでしょう。

また、ファイルやシートの数が増えていくと、必要なファイルを探すだけで時間がかかります。

以上のような理由から、エクセルでの営業管理は、ファイル管理が煩雑になりやすいといえます。

 

4.エクセルでの営業管理のデメリットを回避するなら「SFA」


前章「エクセルで営業管理をするメリット・デメリット」でご紹介したように、エクセルでの営業管理には、いくつか不便な点もあります。エクセルでの営業管理のデメリットを回避するためには、「SFA」の活用がおすすめです。

以下では、SFAの概要と、SFAで営業管理をするメリットについて解説します。

SFAとは

「SFA(Sales Force Automation)」とは、日本語で「営業支援システム」のことで、営業活動全般の支援や営業業務の効率化など、営業担当者や営業部門をサポートするためのシステムを指します。

SFAでは、さまざまな情報の管理だけでなく、資料を添付したり、営業管理以外の機能と連携したりといったことも可能です。

SFAで営業管理をするメリット

SFAで営業管理をするメリットとして、次の点が挙げられます。

・リアルタイムで情報共有ができる
・あらゆる情報を一元管理できる
・データの抽出や分析が容易にできる
・ほかのメンバーの活動が可視化される
・ノウハウやナレッジを共有できる
・業務標準化・業務効率向上を実現できる

一方で、SFAでの営業管理にもいくつかデメリットはあります。

・導入コストや教育コストが発生する
・導入後、定着させるには工夫が必要

ただし、導入コストがかからないツールや、操作性が高く教育コストの負担が少ないツールなども多く存在するため、必ずしも上記のようなデメリットが発生するとは限らないでしょう。

SFAでの営業管理は、適切なツールを選ぶことで、多くのメリットが得られると期待されます。

 

5.SFAで効果的な営業管理を行いたい方には「ジョブマネ」


効果的な営業管理を行いたいと考える方におすすめなのが、中小企業様や部門単位でのご利用に適したクラウド型業務管理ツールの「ジョブマネ」です。ジョブマネは、営業支援(SFA)をはじめ、顧客管理(CRM)、グループウェア、基幹システム(ERP)がデータ連携しています。

ジョブマネを導入すれば、「SFAで営業管理をするメリット」でご紹介したメリットを得られるのはもちろん、初期費用がかからないため、導入コスト不要ですぐに運用を始めることができます。

初めてクラウドツールに触れる企業様でも、簡単に使いこなせる抜群の操作性もポイントです。

エクセルとSFA、どちらの方法で営業管理を進めるか迷っている場合は、まずはジョブマネの無料トライアルを試してみてはいかがでしょうか。

 

6.まとめ


営業管理とは、効果的な営業活動を実現するため、営業活動の計画や進捗、プロセス、成果などを管理することです。エクセルで営業管理をする場合、入力方法をルール化し、適切なテンプレートを活用することがポイントとなります。

ただし、エクセルでの営業管理には、共同編集やデータ抽出・分析などがしにくいというデメリットがあるため、SFAを利用することをおすすめします。

今回ご紹介したツール「ジョブマネ」には、30日間の無料トライアルがあり、全機能を試すことが可能です。

自社の営業管理に活用できそうか、この機会に試してみてはいかがでしょうか。


著者:松田
新卒で都内の営業支援会社にて新規開拓営業に従事し、大企業向けにwebチャットツールの提案営業を行う。
沖縄に帰郷後、salesforceの代理店にて中小企業向けの業務改善に従事。
現在は自社開発業務改善ツール「ジョブマネ」のwebマーケティングに従事し、少しでも多くの中小・零細企業の業務改善ができるよう日々奮闘中。

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