エクセルでの顧客管理方法を紹介!便利な機能や注意すべき点も | ジョブマネ

最終更新日 2022.04.20

エクセルでの顧客管理方法を紹介!便利な機能や注意すべき点も

グループウェアを活用したテレワーク推進に業務効率化ガイド

エクセルを活用すれば、初期投資を抑えて顧客管理を始められます。

しかし、顧客情報をどのようにデータベース化すれば良いのか疑問に思っている方や、顧客管理を始めたもののヒューマンエラーが後を絶たず、困っている方もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、エクセルで顧客管理データベースを作る方法や、エクセルの便利な機能、エクセルで顧客管理をするメリット・デメリットなどを中心に解説していきます。

  

記事の内容

1.  顧客管理の概要


そもそも「顧客管理」とは、顧客の名前や連絡先、売上高、購入頻度など、顧客の属性や行動に紐付く情報を管理することを指します。

ただし、単にこれらの情報を管理することが顧客管理の最終目的ではありません。顧客管理は、顧客に紐付く情報の管理を通じて、「顧客との関係性を良好に

維持すること」がポイントです。顧客管理を行う手段はいくつかありますが、まずはエクセルで行う方法を紹介していきます。

 

2.  エクセルで顧客管理データベースを作る方法


エクセルで顧客管理をする場合、最初にデータベースの作成が必要です。
以下では、エクセルで顧客管理データベースを作る方法を紹介します。

2−1.入力・管理項目を決定する

まずは、データベースに入力し管理していく項目を決めましょう。入力・管理項目は、BtoB企業かBtoC企業かによって異なります。

以下は、項目の一例です。

<BtoB企業の場合>

・顧客の会社の基本情報(会社名、代表者名、住所、連絡先、業種、Webサイトなど)

・担当者の基本情報(担当者名、所属部署名、連絡先など)

・その他の情報(案件名、購入製品、購入時期、購入のきっかけ、特記事項など)

<BtoC企業の場合>

・顧客個人の基本情報(会員番号、氏名、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日など)

・その他の情報(連絡の可否、興味関心分野、問い合わせ履歴、購入履歴など)

2−2.顧客情報を入力する

次に、上記で決定した項目を実際にエクセルに入力していきます。エクセルに入力する際は、「行(縦軸)」に項目をとるとソートや抽出ができなくなってしまうため、「列(横軸)」に項目をとるようにしてください。

項目をとったら、1行に1件の顧客情報を入力していきます。

2−3.データベース化を行う

最後に、顧客情報のデータベース化を行います。
以下の手順を参考にしてください。

(1)データベース化する範囲を選択

(2)画面上部の「挿入」タブを開き「テーブル」を選択

(3)「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れて「OK」をクリック

なお、画面上部の「ホーム」タブを開き、「テーブルとして書式設定」を選択すれば、色やパターンの変更も可能です。

 

3.  エクセルの顧客管理データベース活用に使える便利な機能


顧客管理データベースを運用する際には、エクセルに備わっている機能を活用しましょう。
エクセルの便利な機能について、いくつかご紹介します。

・検索機能

 データベースのなかから、特定のキーワードが入力されているセルを検索できる機能です。

<操作手順>

(1)画面上部の「ホーム」タブを開く

(2)「検索と選択」→「検索」をクリックする

(3)「検索する文字列」にキーワードを入力する

・フィルター機能

 条件に合致するセルのみを表示したり、並べ替えをしたりできる機能です。

<操作手順>

(1)フィルターを適用したい範囲を選択する

(2)画面上部の「データ」タブを開く

(3)「フィルター」をクリックする

・フォーム機能

 顧客情報をセルに直接入力するのではなく、別枠で表示されるフォームから入力できる機能です。入力ミスの予防にもなります。

<操作手順>

(1)クイックアクセスツールバーを開く

(2)「コマンドの選択」ボックスで「すべてのコマンド」を選択する

(3)一覧のなかから「フォーム」を選択する

・重複チェック機能

 入力した情報と重複した箇所がないかを確認できる機能です。特に、連絡先などが誤って重複していると、誤送信・誤送付のリスクが高まってしまうため、この機能を活用しましょう。

<操作手順>

(1)重複チェックしたい範囲を選択する

(2)画面上部の「ホーム」タブを開く

(3)「条件付き書式」→「セルの強調表示ルール」→「重複する値」をクリックする

(4)書式を設定→「OK」

  

4.  エクセルで顧客管理をするメリットは?注意すべきデメリットも


エクセルで顧客管理をするメリットと、注意すべきデメリットについて紹介します。 

4−1.エクセルで顧客管理をするメリット

エクセルで顧客管理をするメリットには、次のようなものがあります。

・初期投資を抑えられる

 ほとんどの企業では、ビジネスツールとしてすでにエクセルを導入済であるため、エクセルで顧客管理をする場合、顧客管理のために新たなシステムを契約する必要がありません。 

・教育コストを削減できる

 上記のとおり、エクセルは馴染みのあるツールです。 顧客管理の運用を始める際には、新たに必要になる機能の操作方法についてのみ教えれば良いため、教育にかかる時間や人件費を削減できるでしょう。

・インターネット上に無料のテンプレートが多数ある

 例えば、エクセルの提供元のMicrosoftが手掛ける「Microsoft Office テンプレート(楽しもうOffice)」には、以下のリンク先のような顧客管理表の無料テンプレートがあります。

 エクセル用の無料テンプレートはインターネット上に多数あるため、それらを活用すればより便利に顧客管理ができます。

参考:顧客管理表 – 無料テンプレート公開中 – 楽しもう Office

4−2.エクセルでの顧客管理で注意すべきデメリット

エクセルでの顧客管理で注意すべきデメリットには、次のようなものがあります。

・入力ルールを定めておかないと適切にデータ抽出ができない

 顧客情報をきちんと入力していても、表記にユレがあるとデータ抽出ができなくなってしまいます。そのため、担当者がフリーワードで入力するのではなく、あらかじめ入力ルールを定めておく必要があるでしょう。

・データ量の増加にともない業務効率が低下する

 エクセルでは、データベースの情報量が増えたり、カスタマイズを重ねたりすると、ファイルの動作速度が落ちると想定されます。限られた顧客情報の管理なら問題ありませんが、顧客が多いと日々の業務効率が低下するおそれがあるため、注意が必要です。

・マクロや数式が複雑になればなるほど属人化しやすい

 エクセルの機能を駆使してデータベースを管理しようとする場合、エクセルに詳しい人にマクロや数式の設定を任せることになるケースが多いでしょう。しかし、その担当者が異動・転職するなどしてしまうと、以後のメンテナンスが難しくなってしまいます。

 

5.  エクセルよりも効率的に顧客管理ができる「CRM」とは


エクセルよりも効率的に顧客管理をしたい場合は、「CRM」がおすすめです。 「CRM(Customer Relationship Management)」とは「顧客管理システム」のことで、その名のとおり、顧客管理を行うためのシステムを指します。

さまざまな情報から顧客の動きを管理し、その情報をもとに顧客との良好な関係を構築するためのアクションがとれる仕組みになっています。 

 

6.  CRMを導入するメリットと選定方法


CRMを導入する具体的なメリットと、CRMの選定方法を確認していきましょう。

6−1.CRMを導入するメリット

CRMを導入するメリットは、次のとおりです。

・部署間・組織全体で顧客情報を管理できる
・リアルタイムで情報共有ができる
・顧客情報を一元的に集約できる
・データの抽出や分析が容易にできる
・ノウハウやナレッジを共有できる
・業務標準化・業務効率向上を実現できる

CRMは、単に顧客情報を管理するだけでなく、既存顧客の利用継続率向上や新規顧客の獲得に活かせます。

6−2.CRMの選定方法

CRMを選定する際は、次の3つのポイントを意識しましょう。

・コストパフォーマンス

 エクセルと異なり、CRMは一定の導入コスト・教育コストがかかることが想定されます。したがって、得られる効果とコストを比較し、長期的な運用の負担にならないものを選ぶことが大切です。

・操作性

 操作性が悪いツールは、導入しても定着せず終わってしまいます。顧客管理ツールに馴染みがない人でも簡単に操作できるかをチェックしてください。

・サポート体制

 顧客管理のスムーズな運用を実現するためには、サポート体制も考慮するとよいでしょう。特に、導入直後のサポートの有無は重要です。

 

7.  初期投資を抑えて顧客管理の運用を始めたいなら「ジョブマネ」がおすすめ


エクセルのように初期投資を抑えつつ顧客管理の運用を始めるなら、 クラウド型オールインワンツールの「ジョブマネ」がおすすめです。「ジョブマネ」は、顧客管理(CRM)はもちろん、営業支援(SFA)、グループウェア、基幹システム(ERP)がデータ連携しています。

ジョブマネを導入すれば、「CRMを導入するメリットと選定方法」で紹介したメリットを得られるほか、初期費用無料ですぐに運用を始めることが可能です。操作性が高く、顧客管理ツールに馴染みのない人でも簡単に使いこなせるため、運用がしやすいでしょう。

  

8.  まとめ


エクセルで顧客管理データベースを作成する際は、次の手順で行いましょう。

・入力・管理項目の決定
・顧客情報の入力
・データベース化

また、顧客管理データベースを運用する際には、検索機能・フィルター機能・フォーム機能・重複チェック機能などを活用すると便利です。ただし、エクセルでの顧客管理には、データ抽出や業務効率などの面でデメリットもあります。

エクセルよりも効率的に顧客管理をしたい場合は、CRMを導入すべきでしょう。

今回ご紹介したツール「ジョブマネ」には、30日間の無料トライアルがあり、全機能を試すことが可能です。自社の顧客管理に活用できそうか、この機会に試してみてはいかがでしょうか。


著者:松田
新卒で都内の営業支援会社にて新規開拓営業に従事し、大企業向けにwebチャットツールの提案営業を行う。
沖縄に帰郷後、salesforceの代理店にて中小企業向けの業務改善に従事。
現在は自社開発業務改善ツール「ジョブマネ」のwebマーケティングに従事し、少しでも多くの中小・零細企業の業務改善ができるよう日々奮闘中。

30日間無料お試し

\ジョブマネの 全機能 が使える!/

ジョブマネの全機能が使える!

30日間無料お試し