グループウェア・SFAの導入手順を徹底解説！ツールの選定ポイントや注意点も

2023年12月21日

グループウェアやSFAを導入する企業が増えていますが、具体的にどのように導入を進めれば良いのか、導入で失敗しないためには何に気を付ければ良いのかなどを知りたい方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、グループウェア・SFAを導入する手順や、ツールを選定する際のポイント・注意点について詳しくご説明しますので、参考にしてください。

記事の内容

1. グループウェア・SFAについておさらい

初めに、グループウェアとSFAの概要をおさらいしましょう。

1−1．グループウェアとは

グループウェアとは、社内コミュニケーションを円滑化・活性化し、業務効率化を実現するソフトウェアのことを指します。
一例ではありますが、グループウェアの代表的な機能は、次のとおりです。

・スケジュール管理機能
・タスク管理機能
・プロジェクト管理機能
・ワークフロー機能
・掲示板機能
・ファイル共有機能
・設備予約管理機能　　　など

グループウェアの導入は、情報やノウハウの共有だけでなく、テレワーク環境を整備する観点からも有効です。
実際に、テレワークでも意思疎通をスムーズに行うためのツールとして、グループウェアを導入した企業も多くあります。

1−2．SFAとは

SFAとは、Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）の略で「営業支援システム」と呼ばれるものです。営業担当者が営業活動を効率的に進められるように考えられたシステムで、その代表的な機能は次のとおりです。

・顧客管理機能
・売上管理機能
・案件管理機能
・商談履歴機能
・スケジュール管理機能
・タスク管理機能　　　　など

上記機能を見てわかるとおり、SFAはグループウェアと機能が被る部分もあります。

しかし、両者の使用目的は異なり、SFAはあくまで「顧客」が軸となって、顧客との関係性を良好にする・売上を向上させるためのものであることを理解しておきましょう。

2. グループウェア・SFAを導入する手順

グループウェアやSFAを導入する手順を、次の8つのステップに分けて紹介します。

1.導入目的を明確にする
2.現場の理解を得る・意見を反映させる
3.業務を分析する・要件を定義する
4.導入形態や運用ルールを決める
5.業務プロセスの見直しを行う
6.スモールスタートで試験運用する
7.フォロー体制を確立・確認する
8.本格導入へ

それぞれ詳しく確認していきましょう。

2−1．導入目的を明確にする

グループウェアやSFAを導入するにあたり、最も重要といっても良いのが、「組織にはどのような課題があり、何をグループウェアやSFAで解決したいのか」を明確にすることです。

特にクラウド型（ステップ4「導入形態や運用ルールを決める」で説明）のツールは、簡単に導入できる分、目的が曖昧になりやすい傾向にあります。

導入目的が曖昧だと、ツール選びに失敗する可能性が高くなるため注意が必要です。

2−2．現場の理解を得る・意見を反映させる

導入目的をはっきりさせたら、それを現場の従業員に理解してもらいましょう。

現状、グループウェアやSFAの導入にあたって、現場の意見を反映させないことで失敗するケースは多くあります。

グループウェアやSFAの導入は、多少なりとも現場の業務プロセスの変更が必要となるため、「面倒なことが増えるのでは？」と抵抗感があったり、導入されたツールが現場としては使い勝手が悪かったりすることが起こり得ます。

そのような状況を回避するためには、トップダウンで導入を進めるのではなく、プロジェクトチームを作り、実際にツールを使用する現場の意見を反映させながら進めるのが理想です。

2−3．業務を分析する・要件を定義する

グループウェアやSFAに関連する業務について、現状どのような業務プロセスとなっているのか、それぞれのプロセスの業務内容はどういったものかをあらためて分析しましょう。

分析結果が、ツール選定時の要件を定義するのに役立ちます。

2−4．導入形態や運用ルールを決める

グループウェアやSFAには、大きく分けて次の2つの導入形態があります。

・オンプレミス型

　社内にサーバーや通信回線などを設置・所有し、自社で運用を行う形態のこと。目的に応じて細かくカスタマイズができる一方、導入コストが高額になる・運用管理が大変などといったデメリットがあります。

・クラウド型

　オンライン上で提供されているサービスを、インターネット接続によって利用する形態のこと。自社でサーバーなどの環境構築をする必要がないため、導入コストが少額で済みます。オンプレミス型に比べカスタマイズの柔軟性は下がるものの、現代のビジネスにマッチするのはクラウド型といえるでしょう。

オンプレミス型・クラウド型には、ともにメリット・デメリットがあるため、どちらが自社に適しているかを検討しましょう。

さらに、導入後に属人化しないような、運用ルールの策定も欠かせません。

例えば、グループウェアやSFAにはさまざまな機能がありますが、それらをすべて利用することを強制するのか？もしくは一部だけであとは任意にするのか？なども決めておくべきルールの一つでしょう。

運用ルールの内容が中途半端だと、既存のツールや従来のやり方から抜け出せないといった状況が発生してしまいます。

2−5．業務プロセスの見直しを行う

業務効率を高めるため、グループウェアやSFAの活用を想定した業務プロセスの見直しを行いましょう。

併せて、グループウェアやSFAの管理についても検討を進めていきます。

複数の管理者を立てておくことで、誰かが異動などでいなくなっても支障を来さずに済むでしょう。

2−6．スモールスタートで試験運用する

無料トライアルなどを活用し、一部の部門・従業員、または一部の業務・機能からスモールスタートで試験運用を開始します。

試験運用から段階的に導入を進めていくことで、本格導入後に浸透・定着しやすい環境を作りやすくなります。

2−7．フォロー体制を確立・確認する

試験運用の結果を振り返りつつ、本格導入に向けた社内のフォロー体制を確立します。

また、サービスを提供する企業側から導入支援を受けられる場合もありますので、その点についてもあらかじめ確認しておきましょう。

2−8．本格導入へ

ここまでのステップが終了したら、いよいよ本格導入です。

説明会や研修会を開催するなどして現場を適切にフォローしつつ、本格的な運用を開始していきましょう。

その後も、検証と改善のサイクルを回していくことが大切です。

3. グループウェア・SFAを選定する際のポイントや注意点

グループウェアやSFAを選定する際に気を付けるべきポイントは、次の3点です。

・どの部門でも・誰でも使いやすいものを選ぶ
・自社のポリシーとセキュリティ要件が合致するものを選ぶ
・機能数の比較は意味がない

3−1．どの部門でも・誰でも使いやすいものを選ぶ

どの部門でも、誰でも問題なく操作できるものを選びましょう。そのためには、現場の意見を取り入れる際に、幅広くヒアリングすることが大切です。

ITツールの操作が苦手な人も使いやすいツールであるかをチェックしてください。

3−2．自社のポリシーとセキュリティ要件が合致するものを選ぶ

グループウェアやSFA上でやり取り・蓄積する情報は、企業活動に関わる重要なものばかりです。いうまでもなく、セキュリティ対策は万全であることが求められるでしょう。

ツールを選定する際は、自社のセキュリティポリシーとツールのセキュリティ要件が合致しているかを必ず確認するようにしてください。

3−3．機能数の比較は意味がない

グループウェアやSFAには、ツールによってさまざまな機能が搭載されていますが、その「機能数」を比較することには意味がありません。機能数が多いからといって、不要な機能までもが搭載されているツールを選んでも、コストだけが無駄にかかってしまいます。

大切なのは、自社の課題解決を実現できるツールであることです。その点を忘れずに選定しましょう。

4. クラウド型オールインワンツール「ジョブマネ」の無料トライアルを試してみませんか？

グループウェア＆業務管理ツールの「ジョブマネ」は、グループウェア、営業支援（SFA）、顧客管理（CRM）、基幹システム（ERP）がデータ連携しているオールインワン型（合計17機能）のツールです。

特に、利用者が30名未満の中小企業様や、部門単位の利用に適しています。

操作性が高く、初めてクラウドツールに触れる方でも簡単に使いこなせるため、スムーズな運用が実現するでしょう。

また、プランは「グループウェアプラン」と「ビジネスプラン」の2種類がありますが、例えば「一部の部門だけビジネスプランを利用したい」といった場合は、グループウェアプランとビジネスプランを併用することも可能です。

ジョブマネには、30日間の無料トライアルがあり、全機能を試すことができるため、この機会に試してみてはいかがでしょうか。

5. まとめ

再掲となりますが、グループウェア・SFAを導入する手順は、次の8つのステップです。

クラウド型ツールの場合、簡単に導入できるメリットがありますが、今回ご紹介した手順ごとのポイントを理解していないと、導入に失敗してしまうため注意が必要です。

グループウェア＆業務管理ツールの「ジョブマネ」なら、フォロー体制も整っており、初めてグループウェアやSFAを導入する場合でも安心できます。

グループウェアやSFAの導入を検討している方は、お気軽にお問い合わせ、または無料トライアルの活用をご検討ください。