ITツールはどう選ぶ？ツールを比較・選定する際の観点や注意点などを紹介

グループウェアやSFA/CRMなどのITツールを導入する際に、「いろいろなツールがありすぎてどうやって選べば良いかわからない」と感じてしまう方は多いのではないでしょうか。

有名なツールだからという理由で選んでしまうと、自社の業務内容や業務体制との相性が悪く、本来解決すべき課題を解決できないという結果に終わってしまうこともあります。そこで本記事では、ツールの選定ポイントや選定時の注意点などを詳しくご紹介します。

記事の内容

• 1.  まずはツールの利用目的を明確にすることから始めよう
• 2.  ITツールの7つの選定ポイント
• 3.  ITツールを選ぶ際の注意点
• 4.  グループウェア＆業務管理ツール「ジョブマネ」のご紹介
• 5.  まとめ

1.  まずはツールの利用目的を明確にすることから始めよう

ITツールの比較検討に入る前に、ツールの利用目的を明確にする必要があります。

ここでは、その理由などを確認していきましょう。 

1−1．目的を達成できるツールを選ぶことが大切

いきなり「この選択肢のなかからどのツールを導入しよう？」と考えるのではなく、まずは自社の業務内容や業務体制を分析し、なぜツールを導入すべきなのか「ツールの利用目的」を明確にすることから始めるのがポイントです。

グループウェアやSFA/CRMなどのITツールには、ほとんどのツールに共通する機能もあれば、搭載の有無が分かれている機能もあります。ツールの利用目的を明確にすることで、どのような機能が必要・不要なのかが見えてくるでしょう。

1−2．解決したい課題に優先順位をつけて考える

個別案件ごとの工数を可視化したい、業務を平準化したい、リアルタイムで進捗状況を把握したい、部門をまたいだ情報共有を強化したいなど、企業によって抱える課題は異なります。そのような課題を、経営層だけではなく、必ず現場の従業員と一緒に洗い出しましょう。

洗い出した課題に優先順位をつけ、優先順位の高い課題を達成できるツールから候補として検討していきます。優先順位をつけないと、あらゆるツールを比較検討することになり、多くの時間が費やされてしまうため注意が必要です。

2.  ITツールの7つの選定ポイント

ツールを比較検討する際のチェックポイントは、次の7点です。

1.BtoB向けか？BtoC向けか？
2.ツールとしての強みは何か？
3.誰でも使いやすいか？
4.機能は連携できるか？
5.予算の範囲内で導入できるか？
6.サポート体制は充実しているか？
7.自社と似た課題を持つ企業の導入実績はあるか？

それぞれのポイントの概要は以下で詳しくご説明しているので、併せて参考にしてください。

2−1．BtoB向けか？BtoC向けか？

各種ツールには、企業が企業に向けて商品・サービスを提供するビジネスモデル（＝BtoB）を想定したものと、企業が一般消費者に向けて商品・サービスを提供するビジネスモデル（＝BtoC）を想定したものがあります。

BtoB向けか、BtoC向けか、あるいは両方を網羅するツールなのかによって、搭載されている機能やその機能の特徴が大きく異なります。

厳密に区分けしていない製品がある一方、「BtoB向け」「BtoC向け」と明確に示している製品もあるため、自社のビジネスと照らし合わせてあらかじめ確認しておきましょう。

2−2．ツールとしての強みは何か？

多機能であることが強みなのか、拡張性の高さが強みなのか、外回りなどの現場業務に特化しているのが強みなのかなど、ツールごとに機能だけでなく強みも異なります。

先に洗い出した課題を解決するうえで、そのツールの強みが良い影響をもたらしてくれるかを考えてみましょう。 

2−3．誰でも使いやすいか？

実際にツールを操作する、現場の従業員の誰もがわかりやすいと感じられるデザイン（画面）であるかどうかは、重要なチェックポイントです。

操作性の高さは、ツール導入の成功・失敗を分けるといっても過言ではありません。

ITツールを使い慣れていない従業員でも直感的に操作できるという観点でツールを選べば、ツールが定着しやすくなるのはもちろんのこと、何度も研修をしたり、マニュアルを作成したりといった工数も削減できます。

また、導入から使いこなせるようになるまでの期間が短くなるため、ツールの効果も比較的早く実感できるようになるでしょう。 

2−4．機能は連携できるか？

機能ごとに独立しているツールではなく、例えばグループウェア機能とSFA/CRM機能を連携できるなど、機能間連携がしやすいツールを選びましょう。機能同士の連携がスムーズにできれば、さらに効率的に業務を行えます。

なお、すでに導入しているツールがあり、そのツールとのデータ連携を希望する場合は、可否をチェックしておく必要もあります。 

2−5．予算の範囲内で導入できるか？

ツールの導入費用は無料のものから10万円を超えるものまで幅広く、料金プランもさまざまです。

あらかじめ予算を決め、その範囲内で導入可能なツールを選びましょう。適正価格がいくらかは企業により異なるため、費用対効果で考えてください。

とはいえ、実際に効果を得るまでには時間がかかるので、トライアル期間を活用して費用対効果に問題がなさそうかをチェックするのがおすすめです。

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2−6．サポート体制は充実しているか？

導入時のサポートに加え、導入後の定期的なサポートやトラブル発生時の対応スピードなど、サポート体制は十分に比較すべきポイントといえます。

万が一トラブルが発生した際、対応までに時間を要すると、業務に大きな影響をおよぼしてしまう可能性もあるでしょう。 

2−7．自社と似た課題を持つ企業の導入実績はあるか？

自社と似た課題を持つ企業や、同業種の企業、同規模の企業など、国内の導入実績が豊富にあれば、ツールの運用イメージをつかみやすくなります。

公開されている導入事例（活用事例）などを参考にし、必要があればさらに詳しい情報を問い合わせてみましょう。

また、導入事例のなかで「全体的に良いがここは改善してほしい」といったツールの弱みを指摘しているケースがあれば、自社に置き換えた場合にその弱みが支障となるか考えてみてください。

3.  ITツールを選ぶ際の注意点

ITツールを選ぶ際の注意点について、以下でご説明します。注意点も理解したうえで、ツールの選定を始めましょう。

3−1．すべてを自動化できるわけではない

どのツールを導入したとしても、すべてを自動化できるわけではありません。どの部分はツールに任せられるのか、その場合の業務フローはどうなるのかなどを考えながらツールの選定を進めましょう。

3−2．長期的な視点を持って選定することが重要

「長期的な視点を持つこと」には、2つの意味があります。

一つは、ツール活用の効果はすぐに得られるとは限らないということです。短期間で「思うような効果が得られない」と判断してしまい、また別のツールを導入を繰り返す悪循環にならないようにしてください。

もう一つは、コスト面に関して、導入コストの安さだけではなく、長期的に見て運用を続けられる料金体系かということです。いくら優れたツールでも、コスト面で継続が難しければ意味がなくなってしまいます。

3−3．最終決定はトライアルのあとで

どのツールを導入するかを決めるには、トライアルが欠かせません。

ツールのなかには、無料トライアルができないものや、「要問合せ」のものもあるので確認しておきましょう。実際の業務環境を可能な限り再現し、一部の従業員または一部の部門からスモールスタートするのがおすすめです。

そして最終的には、現場の声を反映してツールを選択します。

4.  グループウェア＆業務管理ツール「ジョブマネ」のご紹介

最後に、グループウェア＆業務管理ツールの「ジョブマネ」についてご紹介します。

今回お伝えした「ITツールの7つの選定ポイント」に沿って、特徴を確認していきましょう。 

（1）BtoB向けか？BtoC向けか？

→ジョブマネは、おもにBtoB向けのツールです。

（2）ツールとしての強みがあるか？

→テレワークやインボイス制度に対応しているほか、カスタマイズが不要なので即日導入も可能です。また、1ユーザーから利用できるため、中小企業様や部門単位での利用に最適といえます。

（3）誰でも使いやすいか？

→抜群の操作性を誇り、ジョブマネは導入後の定着率が96％です。誰でも簡単に使える17の機能が搭載されています。

（4）機能は連携できるか？

→グループウェア、営業支援（SFA）、顧客管理（CRM）、基幹システム（ERP）がデータ連携しているオールインワン型のツールです。

（5）予算の範囲内で導入できるか？

→初期費用やサポート費用は無料で、月額利用料は1,000円からとなります。なお、同一企業内でも、グループウェアプランとビジネスプランを使い分けることが可能です。

（6）サポート体制は充実しているか？

→オンラインサポートやオンラインチャットでフォローしています。

（7）自社と似た課題を持つ企業の導入実績はあるか？

→導入事例はこちらで公開しているので、参考にしてください。そのほかご不明点等は、お気軽にご相談ください。

さらに、ジョブマネには30日間の無料トライアルがあります。トライアル期間中に全機能を試すことが可能なので、しっかりと検証していただくことが可能です。

5.  まとめ

ITツールの選定は、解決したい課題に優先順位をつけ、ツールの利用目的を明確にすることから始めましょう。実際にツールを比較検討する際には、今回ご紹介した7つの選定ポイントを参考にしてみてください。

ただし、ITツールを選ぶうえでは、次の点に留意しておく必要があります。

・すべてを自動化できるわけではない
・長期的な視点を持って選定することが重要
・最終決定はトライアルのあとで

グループウェア＆業務管理ツールの「ジョブマネ」なら、初期費用をかけずに導入でき、運用コストもユーザー数に応じて必要最低限しか発生しないので、利用を継続しやすいでしょう。

業務効率化を目指すなら、まずは無料トライアルを活用し、自社との相性を確認してみてはいかがでしょうか。