スケジュール管理ツールを比較する際に留意すべき7つのポイント | ジョブマネ

最終更新日 2022.07.06

スケジュール管理ツールを比較する際に留意すべき7つのポイント

グループウェアを活用したテレワーク推進に業務効率化ガイド

ビジネスを円滑に進めるうえでは、個人としてだけでなく、チームとしてのスケジュール管理が欠かせません。しかし、スケジュール管理ツールではなく、共有のホワイトボードやエクセルなどでスケジュールを管理しているケースもあるのではないでしょうか。ホワイトボードやエクセルでのスケジュール管理は、お互いの状況をリアルタイムで把握できないなどのデメリットがあります。

そこで本記事では、ビジネスシーンにおけるスケジュール管理ツールについて、導入するメリットや、ツールの比較選定時に留意すべきポイントなどを詳しく解説していきます。

チームのスケジュール管理に課題がある方や、スケジュール管理ツールを導入しようと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

 

記事の内容

1.  ビジネスシーンにおけるスケジュール管理ツールとは?


スケジュール管理ツールとは、日々の予定やタスクについて、オンライン上で管理・共有できるITツールのことです。

業務の円滑な進行のためには、欠かせないツールといってよいでしょう。

プライベートの予定も含めて管理する個人向けのスケジュール管理ツールもありますが、ビジネスシーンで使われるスケジュール管理ツールは、自分だけでなくチームメンバーの予定・タスクも見える化できるのが特徴です。

さらに、ツールによっては、プロジェクトの進行管理や、会議室・設備などの予約ができるものもあります。

 

2.  スケジュール管理ツールを使用するメリット


従来のスケジュール管理といえば、手帳やホワイトボード、エクセルなどを活用するのが主流でした。スケジュール管理ツールを使用すれば、従来の方法における課題を解消できます。

ここでは、スケジュール管理にITツールを使用するメリットを見ていきましょう。

2−1.お互いの状況をリアルタイムで把握できる

手帳やホワイトボードなどの手書きでのスケジュール管理は、スケジュールを更新するのに時間がかかるうえ、他人の手帳に書き込まれているスケジュールは、そもそも把握できません。

また、エクセルを使用する場合、手書きよりもスケジュール更新の手間はかかりませんが、外出時にスケジュールの変更があった際などには、やはり共有できないという支障が出てきます。

一方、スケジュール管理ツールなら、インターネット環境さえあれば、外出時でもリアルタイムでお互いの状況を把握することが可能です。

2−2.抜け漏れを予防できる

スケジュール管理ツールを活用すれば、自分やチームメンバーの予定を見える化でき、タスクなどの抜け漏れを未然に防止できます。また、ダブルブッキングを防止するのにも有効でしょう。

2−3.状況変化に柔軟に対応できる

組織としてのスケジュール管理の環境が整うため、一部に遅れが発生した場合や、急なスケジュール変更が生じた場合でも、全体でのフォロー・軌道修正を素早く行えるようになります。

また、スケジュールがデータとして蓄積されているため、万が一スケジュールが遅れた場合にはその原因を突き止めやすくなり、以後のスケジュール管理に活かせるでしょう。

さらに、スケジュール管理ツールがあれば、スケジュールの変更について一人ひとりに口頭で連絡する手間もかかりません。

2−4.テレワークを導入しやすくなる

スケジュール管理に場所の制約がある場合、テレワーク導入の障害となります。特に、クラウド型のスケジュール管理ツールなら、自宅のパソコンやスマートフォンを通じて利用できるため、テレワークの推進につながるでしょう。

 

3.  スケジュール管理ツールの7つの比較ポイント


スケジュール管理ツールを導入する際、比較すべき7つのポイントは、次のとおりです。

1. オンプレミス型/クラウド型
2.タイプ・機能
3.見やすさ・使いやすさ
4.コスト
5.セキュリティ・バックアップ
6.対応言語
7.無料期間の有無

以下では、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

3−1.(1)オンプレミス型/クラウド型

スケジュール管理ツールは、データの管理場所によって、「オンプレミス型」と「クラウド型」に分類できます。

オンプレミス型とは、サーバーを自社内に設置し、データ管理するものです。

<メリット>
・カスタマイズの自由度が高い
・自社のほかのシステムと連携できる

<デメリット>
・自社サーバー構築や運用に大きな手間やコストがかかる
・運用開始までに時間がかかる
・社外からアクセスできない
・災害などで自社サーバーが影響を受けるとデータが利用できなくなる恐れがある

クラウド型とは、サーバーをクラウド上(インターネット上)に保有し、データ管理するものです。

<メリット>
・自社でサーバー構築・運用をする手間やコストがかからない
・短期間で運用を始められる
・社外からもアクセス可能
・災害時などにもデータが保護される

<デメリット>
・カスタマイズ性はオンプレミス型に劣る
・導入済みのシステムと連携できるかは製品による

オンプレミス型とクラウド型には、表裏一体ともいえるメリットとデメリットがあるため、どちらが自社に適しているか検討してみましょう。

3−2.(2)タイプ・機能

スケジュール管理ツールには、大きく分けて「グループウェアタイプ・日程調整特化タイプ・工程管理特化タイプ」の3つのタイプがあります。

 それぞれのタイプの特徴は、次のとおりです。

グループウェアタイプ
標準的なスケジュール管理機能のほか、ファイル共有機能、ワークフロー機能、掲示板機能、経費精算機能などの機能が多数そろっているタイプ

日程調整特化タイプ
社内のスケジュール管理に限らず、取引先との日程調整も可能なタイプ

工程管理特化タイプ
複数の部署や社外の担当者を交えながら、各プロジェクトの納期に向けて工程を管理するタイプ

各タイプにより、搭載されている機能も異なります。自社にどのタイプ・機能が適しているかは、導入目的を明らかにしてから考えるのがおすすめです。 

3−3.(3)見やすさ・使いやすさ

スケジュール管理ツールの画面が見づらいと、確認作業に時間を要したり、誤解が生じたりします。業務効率化どころか、逆に負担になってしまい利用が定着しない可能性もあるでしょう。

毎日使うことが想定されるスケジュール管理ツールは、チームの誰もが見やすく、使いやすいものであることが重要です。

3−4.(4)コスト

クラウド型のスケジュール管理ツールの場合、「月額◯円」「年額◯円」のように、サブスクリプション方式で利用料金を払うケースが一般的です。利用料金は、サービスそのものやプランなどによって変動します。

また、利用料金は要問い合わせのケースもありますが、基本的にかかるコストは簡単に計算できるので、自社の予算と照らし合わせて検討してみましょう。

なお、「利用料金が高い=良いもの=自社にとって効果が大きい」とは限らないため注意が必要です。

3−5.(5)セキュリティ・バックアップ

スケジュール管理ツールに記録するデータには重要な情報が含まれるので、次のような点をチェックしてください。 

データは暗号化されているか
・バックアップ体制は整っているか
・不正アクセスを遮断する措置は取られているか
・権限設定できるか

3−6.(6)対応言語

スケジュール管理ツールには、海外製のものも多く存在しますが、日本語に対応していない可能性があるため注意が必要です。

海外製のスケジュール管理ツールを選ぶなら、万が一トラブルが発生した場合などに、日本語で対応してくれるサポートセンターがあるかを確認するとよいでしょう。

3−7.(7)無料期間の有無

評判が良いツールでも、自社にマッチするかは実際に使ってみないとわかりません。現場の従業員に見やすさ・使いやすさを確認してもらうのが理想です。

無料期間や無料プランなどを活用し、複数のスケジュール管理ツールを比較検討してください。

  

4.  チーム向けのスケジュール管理ツールなら「ジョブマネ」


チーム向けのスケジュール管理ツールをお探しの方には、スケジュール管理機能以外にも多数の機能がそろう、クラウド型ツール「ジョブマネ」がおすすめです。

ここでは、ジョブマネの概要とスケジュール管理機能の特徴をご紹介します。 

4−1.ジョブマネとは?

「ジョブマネ」は、クラウド型のグループウェア&業務管理ツールです。グループウェア、営業支援(SFA)、顧客管理(CRM)、基幹システム(ERP)がデータ連携し、業務効率化を目指せるツールとなっています。

初期費用がかからず、1ユーザーから利用できるため、中小企業様や部門単位での利用に最適です。

4−2.ジョブマネのスケジュール管理機能

ジョブマネには、合計17の機能が搭載されており、その一つがスケジュール管理機能です。

ジョブマネのスケジュール管理機能は、月・週・日ごとにスケジュール表示を切り替えられるほか、スケジュールの種類を自由に追加・色分けできます。また、会議室や設備・備品も予約でき、設備・備品の項目も自由に追加可能です。

ジョブマネでは、30日間の無料トライアルを実施しており、スケジュール管理機能を含めたすべての機能の見やすさ・使いやすさをご確認いただけます。

 

5.  まとめ


ビジネスシーンで使われるスケジュール管理ツールとは、チームメンバーの予定やタスクについて、オンライン上で管理・共有し、業務効率化を目指すITツールのことです。

スケジュール管理にITツールを使用すると、次のようなメリットがあります。

・お互いの状況をリアルタイムで把握できる
・抜け漏れを予防できる
・状況変化に柔軟に対応できる
・テレワークを導入しやすくなる

スケジュール管理ツールを導入する際には、今回ご紹介した7つのポイントを参考に比較検討してみてください。

操作性の高い合計17の機能が搭載された、グループウェアタイプの「ジョブマネ」なら、スケジュール管理だけでなく業務全体を効率化可能です。まずは無料トライアルを活用し、自社との相性を確認してみてはいかがでしょうか。


著者:松田
新卒で都内の営業支援会社にて新規開拓営業に従事し、大企業向けにwebチャットツールの提案営業を行う。
沖縄に帰郷後、salesforceの代理店にて中小企業向けの業務改善に従事。
現在は自社開発業務改善ツール「ジョブマネ」のwebマーケティングに従事し、少しでも多くの中小・零細企業の業務改善ができるよう日々奮闘中。

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