見積書の作成方法を基礎から徹底解説! | ジョブマネ

最終更新日 2022.09.28

見積書の作成方法を基礎から徹底解説!

商的な取引を始めるにあたり、最初のステップとして欠かせないのが「見積書」です。

とはいえ「見積書はどうやって作ったらいいの?」「見積書を作成する際にどんな点に気を付けたらいいの?」などの疑問を抱いている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで本記事では、見積書の概要、作成の基本的な流れ、作成方法、作成時のポイントや注意点、見積管理システムを導入するメリットなどを徹底解説します。

 

記事の内容

見積書とは


見積書とは、正式に仕事を受ける前に発行する証憑(しょうひょう)のひとつです。証憑とは、ビジネスにおけるやりとりで発行される書類のことを指します。

見積書には、契約するための内容や金額を記載します。発注者は、見積書の中身(金額や納期、工程など)を確認して、取引条件を検討・判断します。そのため見積書は、受注者・発注者両方の認識をすり合わせるために使われます。

見積書を作成する流れは、企業や業種によってさまざまです。口頭やメールによって依頼されるケースもあれば、見積依頼書によって依頼されるケースもあります。

見積書に関して詳しく知りたい方は、こちらのページも参考にしてください。

 

見積書を作成するにあたって必要なもの


次に見積書を作成するにあたって必要なものを解説します。

発注者(クライアント)と見積書をどのようにやりとりするかで、必要なものはそれぞれ異なります。ここからは、オンラインの場合と紙ベースの場合とに分けて紹介します。

オンラインの場合

見積書をオンライン上で交わす場合には、主に電子印鑑が必要です。

①電子印鑑

電子印鑑とは、文字通りデータ化した印鑑のことで、具体的にはPDFなどの電子文書に捺印できる印鑑データのことです。電子印鑑を作成するには、無料で作る方法と有料で作る方法の両パターンがあります。

電子印鑑は実は自分でも簡単に作成できます。たとえば、無料の電子印鑑ソフトを利用するか、印影をスキャンして画像データ化するか、PDFやWord、Excelの機能を活用するなどの方法によって可能です。電子印鑑を無料で作成する場合、コストがゼロであることが最大のメリットと言えますが、その反面としてセキュリティ面や法的効力などに不安が残ります。

電子印鑑を有料で作成する場合は、専用のサービスを利用して作成します。コストがかかってしまうデメリットがありますが、無料の電子印鑑では不安が残るセキュリティ面や法的効力の強化が期待できます。

電子印鑑を活用すれば、テレワークや外出先など、場所を問わずに捺印できるようになります。データを保有しておくだけでとても便利になるでしょう。また昨今の働き方にもマッチしていると言えます。現在紙ベースで見積書をやりとりされている企業でも、今後のために電子印鑑をひとつ保有しておくことをおすすめします。

②見積管理システム

見積書作成に必要不可欠というわけではありませんが、見積管理システムを活用することで、PDF出力でメールでの見積書送付も可能となります。

見積管理システムとは、見積書の作成、発行、保管をはじめ、営業活動を支援してくれるツールのことです。詳細は後述しますが、見積管理システムを導入することで、見積作成や検索がスムーズになり、作業効率が格段にアップすることが期待できます。

紙ベースの場合

見積書を紙ベースでやりとりする際には、主に以下の4つが必要です。

  • 見積書用紙
  • 封筒
  • 切手
  • 見積書在中スタンプ

 

それぞれの詳細について見ていきましょう。

①見積書用紙

まずは、見積書を作成するための用紙が必要です。サイズに決まりはありませんが、一般的にはA4サイズが使われています。

②封筒

見積書を郵送する場合には、封筒が必要です。見積書用紙と同様で、封筒にもサイズの決まりはありません。一般的には長形(120mm×235mm)が使用されます。

③切手

普通郵便で送る場合には、84円切手(25g以内)あるいは94円切手(50g以内)が必要です。

④見積書在中スタンプ

見積書を郵送する際には、通常は「見積書在中」のスタンプが必要です。手書きでも問題ありません。見積書が郵送で送られてきたことがわかるように記載します。

 

見積書作成の基本的な流れ


見積書作成の基本的な流れは、以下のとおりです。

  1. 発注者(クライアント)から見積書作成の依頼を受ける
  2. 発注者に取引内容や要望をヒアリングする
  3. 受注者が引き受けるか(引き受けられるか)否かを検討する
  4. 発注者の要望を踏まえて、見積書を作成する
  5. 見積書を通して、発注者と受注者で認識をすり合わせる
  6. 取引が成立すれば、契約に至る

 

取引が成立する前に、発注者から価格交渉や相談が入ることも少なくありません。取引が成立するまでに発注者と受注者の認識の齟齬が生じないようにすることが重要です。

 

見積書の基本的な作成方法


次に見積書の作成方法を解説します。

見積書を作成するには、大きく2つのパターンがあります。以下のとおりです。

  • 見積管理システムを使用する
  • ExcelやWordを使用する

 

各方法について詳しく見ていきましょう。

①見積管理システムを使用する

1つ目は、見積管理システムを使用する方法です。

見積書管理システムとは、見積書の作成、発行、保管をはじめ、営業活動を支援してくれるツールのことです。ExcelやWordを使用した見積書作成とは異なり、見積書の管理や修正が簡単に行えるメリットがあります。

また見積管理システムには、たとえば以下のような業務を効率化できる機能が搭載されています。

  • 見積書作成機能(テンプレート、豊富なマスタの登録)
  • 承認機能(承認フローの効率化)
  • 見積書発行・保管機能(見積書作成~発行までの作業効率アップ)
  • 営業支援機能(営業バックアップ機能)
  • 分析機能(マーケットでの競争力の強化)
  • 他システムとの連携機能(社内データの統合・活用)
  • マルチデバイス対応機能(外出先からでも活用可能) など

 

こうした機能を備えた見積管理システムを利用することで、作業全体の効率化が期待できます。

②ExcelやWordを使用する

2つ目は、ExcelやWordを使用する方法です。

この方法は従来から一般的な方法として使われています。フリーのテンプレートを活用すれば、一から見積書を作成する必要はありません。誰でもすぐに始めることができます。

ExcelやWordを使用する場合は、ファイル名にキーワードを入れるなど工夫することで、検索性が向上します。

 

見積書の作成に必要な10項目


見積書は特に決まったフォーマットがあるわけではありません。しかし見積書は、取引条件を検討したり、発注するか判断したりするためのものです。そのため品目名や単価、数量などの見積内容は、見積書を作成するにあたって不可欠な項目でもあります。

ここからは見積書の作成に必要な項目を解説します。作成した見積書に項目や情報漏れがないかを今一度確認しましょう。

①タイトル

見積書を作成する際には、見積書であることが一目でわかるように、一番上にタイトルを表記します。一般的には、文書のタイトルとして「見積書」あるいは「御見積書」と記載します。

②宛先

見積の宛先として、発注者(クライアント)の会社名や所在地、個人名を記載します。大企業などの場合は、必要に応じて担当者の部署名や担当者名まで載せるとより良いでしょう。

発注者が企業の場合は宛先の最後に「御中」、個人の場合は「様」を付けます。漢字や名前だけでなく、「御中」や「様」などの敬称にも誤りがないように注意しましょう。

③発行日

いつ発行された見積書なのか判別できるように、見積書の発行日を年月日で記載します。発行日を記載することで、発注者(クライアント)とのコミュニケーションコストを下げ、管理するための手間を省けます。見積書の発行日の記載に誤りがあると、見積書が無効になるケースもありますので、注意が必要です。

④差出人

発注者名を記載すると同時に、誰から発行された見積書なのかが判別できるようにするために、差出人の情報も必要です。差出人と会社名のみを記載する場合もあれば、担当者名まで記載するケースもあります。できるだけ宛先と記載内容を揃えるのがおすすめです。

また宛先と同様に所在地の記載も求められます。その際に注意したいのが、差出人の電話番号を記載することです。見積書の記載内容に疑問や誤りがあったとき、すぐに連絡を取れるようにするためです。宛先を記載するときと異なる点ですので覚えておきましょう。

⑤見積書の通し番号

見積書の通し番号は必須ではありません。ただ書類の管理や検索のために載せておくと便利です。同一契約の場合は、他の書類と同じ番号を振ります。設定する通し番号は、重複の内容に設定しましょう。ちなみに見積管理システムでは、自動で通し番号を発行してくれます。

⑥見積書の合計金額

見積書の合計金額も当然必要になります。合計金額は、各項目ごとの金額を合計したものになります。見積書の合計金額は、発注者が特に気になる部分であるため、見やすい位置に配置しましょう。また税抜きなのか税込みなのかもしっかり記載しましょう。

⑦見積の内容

見積の内容を記載します。主に記載する内容は、品目名や単価、個数、合計金額の4つになります。

  • 品目名:提供する品名やサービス名を項目ごとに記す
  • 単価:品目ごとの1個あたりの金額を記す
  • 個数:品目ごとに提供する数量を記す
  • 合計金額:単価×個数で算出される合計金額を記す

⑧小計金額と合計金額

品目ごとの合計金額を合算し、その金額を小計金額として記載します。また合計金額には、小計金額に消費税を加えた金額を記載します。

⑨備考欄

備考欄の書き方にルールはありません。ただし見積書全体に関わる補足説明や条件など、必要に応じて記載します。取引先との認識の齟齬が生じないようにしましょう。

代表的なものとして、以下が挙げられます。

  • 前提条件
  • 見積書確認用の連絡先
  • 納品までの期間
  • 納品先(支社が複数ある場合)

もし特に記載することがなければ、短い挨拶文やメッセージを載せるケースもあります。

⑩有効期限

見積書の有効期限を記載します。「〇年〇月〇日まで」と記載するケースもあれば、「発行から数ヶ月以内」という形で記載するケースもあります。

 

見積書を作成する際のポイント


続いて見積書を作成する際のポイントを解説します。

見積書を作成するには、発注者(クライアント)に対して事前にヒアリングすることが欠かせません。ヒアリングする際に聞いておきたい代表的な項目としては、以下が挙げられます。

【見積書を作成する前にヒアリングすべき項目】

  • 予算金額
  • 発注予定日
  • 希望納期
  • 納品場所
  • 納品数量
  • 希望の支払方法 など

発注者から得た情報をもとに、必要な項目を網羅した見積書を作成していきます。

 

見積書を作成する際の5つの注意点


次に見積書を作成する際に、気を付けておきたい点を解説します。

  • 見積内容や詳細を明確に記載する
  • 誤字脱字がないかを事前にチェックする
  • 見積書データは保存しておく
  • なるべく早めに見積書を提出する
  • 相見積もりの内容を反映させる

各注意点について見ていきましょう。

①見積内容や詳細を明確に記載する

1つ目は、見積内容や見積の詳細を明確に記載することです。なぜなら見積書は発注者(クライアント)との認識のズレをなくすことが重要だからです。

それゆえ発注者に事前にヒアリングを行ったうえで、こちらの前提条件を提示する必要があります。特に見積金額や納期、工程、着手金や中間金の要不要などは、しっかりすり合わせができていないと後々トラブルに発展しかねません。見積の段階で、条件や前提などを明確にしておくことを推奨します。

②誤字脱字がないかを事前にチェックしておく

2つ目は、誤字脱字がないかを事前にチェックしておくことです。

金額のみならず、記載されている内容に誤りがあると、差し戻しや加筆修正が発生することがあります。見積書を作成したら、自社の担当者以外の人にも目を通してもらい、事前に誤りがないかを確認しておきましょう。

③見積書データは保存しておく

見積書データは保存しておくことをおすすめします。契約が成立した見積書は、法人であれば原則7年、最大10年の保管が義務付けられているからです。保管義務期間が経過した後は破棄できます。

契約不成立の見積書は破棄しても問題ありませんが、データを残しておくことで、今後の受注につながるツールとして有効活用できます。また契約の成立有無に関わらず、一定期間は見積書データを保管しておくと、万が一税務調査に入られたときにも対応できます。

④なるべく早めに見積書を提出する

発注の機会を逃さないために、なるべく早めに見積書を提出すると良いでしょう。発注者(クライアント)が希望する期限よりも早めに提出することで、相手に好印象を与えることができます。

⑤相見積もりの内容を反映させる

見積書を作成する際には、相見積もりの内容を反映させるようにしましょう。相見積もり(あいみつもり)とは、複数の企業から見積を取ることです。「あいみつ」と呼ばれることもあります。

発注者(クライアント)は相見積もりを取ることで、企業間で取引条件や価格を比較できます。そのため金額はもちろんのこと、クライアントの目的や要望を事前にヒアリングしておくことが重要です。可能であれば他社の状況も踏まえたうえで、クライアントの要望に沿った内容を提出することが望ましいでしょう。

 

見積管理システムを活用する5つのメリット


見積書を作成する際、ExcelやWordを使用しているかもしれませんが、見積書管理システムを活用することによって、次のようなメリットを得ることができます。

  • 見積作成業務を効率化できる
  • 組織内の情報共有が容易になる
  • ヒューマンエラーを防げる
  • 場所を選ばず見積書を作成できる
  • ペーパーレス化を推進できる

各メリットの詳細について見ていきましょう。

①見積作成業務を効率化できる

見積管理システムを活用することで、見積書作成の業務を効率化できます。

紙ベースでの見積書を発行するには、印刷や封入などの作業が発生します。しかし見積書管理システムを導入することで、そうした作業を省くことができます。フォーマットやテンプレートを活用すれば、簡単に見積書が仕上がることも可能です。また設定しておけば、次回以降の作成時にデータが自動入力されるため、さらなる効率化が期待できます。

データであれば、過去の見積書を参考にしたいときにも、すぐに目当てのものを見つけることができるでしょう。ツールやシステムによっては見積書のみならず、請求書発行業務も同時に行えるものもあります。

②組織内の情報共有が容易になる

見積書をクラウドやシステム上で作成・保存しておくことで、組織内の情報共有が容易になります。

各メンバーがシステムにアクセスすることで、取引の進捗状況を確認することもできます。結果的にコミュニケーションコストの低減にもつながるでしょう。

③ヒューマンエラーを防げる

手作業で行うのに比べて、番号や金額などのエラーを防ぐことができます。見積書に誤りがあると差し戻しやトラブルの種になりかねません。そのためこの点は手作業よりも安心できます。

④場所を選ばず見積書を作成できる

見積管理システムは、マルチデバイスに対応しているものが多く、外出先からでも見積のデータベースにアクセスできます。見積作成はスピードが勝負な部分もあります。どこからでも見積作成と提示ができるのは大きなメリットといえるでしょう。

⑤経費削減・ペーパーレス化を推進できる

見積管理システムは、経費削減・ペーパーレス化を推進できます。見積書を逐一郵送していれば、見積書の用紙や封筒、切手が必要となります。しかし見積管理システムを導入すれば、見積書のPDFをメールやクラウドで送信できるため、発行までをすべてペーパーレスで行うことができます。

 

見積書作成にはジョブマネがおすすめ


煩わしい見積書作成業務をスムーズに行いたいなら、クラウド型グループウェア&業務管理ツールの「ジョブマネ」を活用してみるのはいかがでしょうか。

「ジョブマネ」とは、グループウェアやSFA(営業支援)、CRM(顧客管理)、ERP(基幹システム)がデータ連携しているオールインワンタイプのツールです。ジョブマネには、見積管理機能があります。

見積管理機能

ジョブマネは直観的な操作が可能であるため、ITツールを苦手とする方でも容易に見積書を作成できます。

見積管理機能では、利用頻度の高い見積書をテンプレートとして保存できます。そのテンプレートを活用すれば、業務効率を向上できるのみならず、軽微なミスを削減できます。

またワンクリックの簡単操作でPDF出力ができるのも大きなメリットのひとつです。見積書を作成すると、発注書や請求書が自動で作成されます。企業ロゴや電子角印を付けることも可能です。

見積管理機能の詳細は、こちらをご覧ください。

 

その他の豊富な機能

またジョブマネには、見積管理機能をはじめとして合計17の便利な機能が搭載されています。

  • スケジュール管理
  • ToDo管理
  • 電話メモ
  • 工数管理
  • 経費精算
  • ワークフロー
  • 掲示板
  • 共有資料
  • 商談履歴
  • 顧客管理
  • 見積管理
  • 案件管理
  • 原価管理
  • 請求書発行(インボイス制度にも対応)
  • 入金登録
  • 問い合わせ管理
  • レポート

 

これらの機能を活用することで、効率的に業務遂行できます。各機能の操作性は、30日間の無料トライアルで確認できます。

ジョブマネの機能に関する詳細は、こちらをご覧ください。

 

使いやすいプランと料金

ジョブマネは、少人数の企業や組織でも利用しやすい価格設定となっています。初期費用とサポート料金は一切かかりません。1ユーザーからでも利用できます。

以下のプランと料金を参考にしてみてください。

【グループウェアプラン(基本料金)】

  • 1~100人:月額1,000円(税別)
  • 101~200人:月額2,000円(税別)
  • 201~300人:月額3,000円(税別)

 

【ビジネスプラン】

  • 1人:月額3,000円(税別)

 

上記プランの併用も可能です。そのため企業全体でジョブマネを導入し、営業部門のみビジネスプランにすることなども実施できます。30日間の無料トライアルをぜひお試しください。

料金プランやシミュレーションは、こちらをご覧ください。

 

まとめ


見積書は、正式に仕事を受ける前に発行する文書のひとつです。発注者と受注者の認識のすり合わせを行う役割があります。

一般的に見積書に必要な項目は、以下のとおりです。

  • タイトル
  • 宛先
  • 発行日
  • 差出人
  • 見積書の通し番号
  • 見積書の合計金額
  • 見積の内容(品目名、単価、個数、合計金額)
  • 小計金額と合計金額
  • 備考欄
  • 有効期限

 

見積書は、多くの項目や情報を正しく記載する必要があるだけでなく、押印も必要となります。しかし見積管理システムなどを導入することで、軽微なミスを減らし、かつ場所を問わず見積書を作成できるようになります。また押印のために出社する必要もなくなります。

現在は新型コロナウイルス感染症が流行しているため、企業においてはテレワークやリモートワークであっても業務を遂行できる体制を整えることが可能です。そこで活躍できるのが見積管理システムです。

見積管理システムを選定する際には、自社の目的や環境とマッチしているかを確認することが重要です。ジョブマネでは30日間の無料トライアルを実施しています。この機会に一度試してみてはいかがでしょうか。ジョブマネの詳細については、こちらをご覧ください。


著者:松田
新卒で都内の営業支援会社にて新規開拓営業に従事し、大企業向けにwebチャットツールの提案営業を行う。
沖縄に帰郷後、salesforceの代理店にて中小企業向けの業務改善に従事。
現在は自社開発業務改善ツール「ジョブマネ」のwebマーケティングに従事し、少しでも多くの中小・零細企業の業務改善ができるよう日々奮闘中。

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