原価管理をエクセルで行う際の課題と解決策とは | ジョブマネ

最終更新日 2022.11.02

原価管理をエクセルで行う際の課題と解決策とは

エクセルで原価管理を行うにはどうすればよいのかとお悩みではないでしょうか?

エクセルは多くの企業で導入されているソフトです。使い慣れている社員が多いため教育コストを抑えることができ、テンプレートを使えば手軽に原価管理を行えます。しかし、エクセルを使った原価管理には課題も多く、思ったような成果がでないこともあるようです。

本記事では、エクセルで原価管理を行う方法とおすすめのエクセルテンプレート、原価管理をエクセルで行うメリット・デメリットを解説し、エクセルによる原価管理の課題を解決する方法をご紹介します。

 

記事の内容

そもそも原価管理とは


原価管理とは、原材料費・外注費・労務費といった原価を一元管理することにより、原価の維持・低減を図り、利益改善やリスク管理などに取り組むことです。

原価管理によって無駄なコストを見える化し原価を抑えることで、成果物の品質のバランスを見極めながら自社の利益の確保を目指します。

原価管理を継続的に行うことで製品やサービスの適正価格を見極めやすくなったり、原価の変動リスクを予測し対策を立てることで自社の利益の低下や損失を最小限に抑えやすくなったりする効果も期待できます。

原価管理の手順は以下の通りです。

  • 標準原価を設定する
  • 実際原価を計算する
  • 標準原価と実際原価を比較する
  • 分析結果に基づき改善行動をとる

 

 

エクセルで原価管理表を作成する方法


関数やマクロの知識があれば、エクセルで原価管理表を作成できます。

必要な項目を入力

エクセルの縦軸に、日付や仕入れ先、金額などの必要な項目を入力します。マスターシートに仕入れ先や原価を入力しておけば、データを参照することでスムーズに管理できます。

計算式・関数を入力

原価の計算には関数を使用します。代表的な関数はSUM関数です。指定した範囲の数値を自動で合計してくれます。

他のシートのデータを参照する場合には、Vlookup関数を使用します。項目をセルに入力するだけで、対応するデータが自動で表示できます。

 

無料で使える原価管理におすすめのエクセルテンプレート


原価管理表のテンプレートを活用すれば、関数やマクロの知識がなくてもエクセルで原価管理を行えます。必要な関数やマクロが組み込まれているため、項目や数値を入力するだけで原価計算が可能です。

無料で使える原価管理におすすめのエクセルテンプレートは以下の3つです。

  • AnyONE
  • みんなのexcelテンプレート
  • 悪魔のエクセルテンプレート

建設業や製造業、飲食業などさまざまな業種に対応しています。

AnyONE

AnyONEでは、工務店・リフォーム会社向けのエクセル用テンプレート(見積書・工事請負契約書・工程表・工事台帳)がダウンロードできます。

AnyONE

みんなのexcelテンプレート

みんなのexcelテンプレートでは、原価売価計算書や売上管理表を無料でダウンロードできます。個人・法人に限らず自由に使用することが可能です。

他にも、見積書や注文書、納品書、事業計画書、請求書、領収書、出納帳などさまざまなエクセル用テンプレートが用意されています。

みんなのexcelテンプレート

悪魔のエクセルテンプレート

悪魔のエクセルテンプレートは、株式会社unlimitedが提供するエクセル用のテンプレートです。

建設業の原価管理が行える工事台帳のエクセルテンプレートと原価一覧のエクセルテンプレートが無料でダウンロードできます。計算式が入っているため、自動で計算結果が表示されます。テンプレートにはロックがかかっていないので、自由にレイアウトの変更が可能です。

無料でダウンロードできるのは従業員数100名以下の同族中小企業の方と個人事業者の方のみで、譲渡は禁止されています。

悪魔のエクセルテンプレート

 

原価管理をエクセルで行うメリット


原価管理をエクセルで行うメリットは以下の3つです。

  • 導入コストが低い
  • 教育コストがかからない
  • テンプレートが使える

 

導入コストが低い

原価管理をエクセルで行うメリットは、導入コストが低いことです。

キーマンズネットの調査によれば98.6%の企業がエクセルを導入しています。

エクセルはパソコンに標準搭載されていることが多く、エクセル2019などの永続版であればソフトを新規購入する必要はありません。サブスクリプション型のMicrosoft 365を導入している場合には月額料金がかかりますが、他の業務にも使うことを考えれば導入コストは低いと言えるでしょう。

教育コストがかからない

原価管理をエクセルで行うメリットは、社員の教育コストがかからないことです。

特定の業務専用のツールは操作方法を教える必要があり、教育コストがかかります。使いこなすまでに時間がかかることもあるでしょう。

通常業務で使用しているエクセルなら、原価管理を行うために操作方法を学ぶ必要はありません。エクセルを使ったことがない場合でも、それほど教育コストをかけずに原価管理を行えます。

テンプレートが使える

原価管理をエクセルで行うメリットは、テンプレートが使えることです。

テンプレートを使えば原価管理表を自作する必要がなく、関数やマクロの知識がなくてもエクセルで原価管理を行えます。ほとんどのテンプレートは自社に合わせてアレンジすることも可能です。

 

原価管理をエクセルで行う際の課題


原価管理をエクセルで行う際の課題は以下の4つです。

  • 関数やマクロの知識が必要なため管理が属人化する
  • 管理に手間がかかる
  • 同時編集が基本的にできない
  • 入力ミスの可能性がある

 

関数やマクロの知識が必要なため管理が属人化する

原価管理をエクセルで行う際の課題は、関数やマクロの知識が必要なため管理が属人化することです。

エクセルで原価管理を行う場合には、関数やマクロで原価を算出し管理する仕組みを構築する必要があります。新たに入力する項目を追加したり、分析するために関数やマクロを追加したりするには、関数やマクロの知識のある社員に任せるしかありません。

エクセルで原価管理するための仕組みを最初に構築した社員が退職すると、エクセルシートにトラブルが発生した場合に原因を見つけるまでに時間がかかることもあるでしょう。複雑な関数やマクロを使用している場合には、新たに作り直すことになるかもしれません。

また、目的に応じて関数やマクロを組める人材は少ないです。

関数やマクロがすでに入力されたシートで原価管理するだけなら難しくありませんが、目的に応じて関数やマクロを組む難易度は高く、エクセルを何年も使っていたとしても簡単にできる作業ではありません。

管理に手間がかかる

原価管理をエクセルで行う際の課題は、管理に手間がかかることです。

エクセルで原価管理するためには、複数のシートを管理する必要があります。ひとつのシートで原価管理しようとするとデータが多くなりすぎるため、プロジェクトごとにシートを分け、マスターシートを用意するケースが一般的です。レイアウトを変更した場合には、すべてのシートで関数やマクロが正常に機能しているかをチェックする必要があります。

同時編集が基本的にできない

原価管理をエクセルで行う際の課題は、同時編集が基本的にできないことです。

古いバージョンのエクセルではファイルを共有できないため、ファイルを編集する場合はひとりで行う必要があります。

修正したファイルをメールで送信したり、古いバージョンのファイルを使用しないように指導する手間もかかります。

入力ミスの可能性がある

原価管理をエクセルで行う際の課題は、入力ミスの可能性があることです。

データを入力する際に他のシートのデータをコピペすると、間違って関数やマクロが入力されているセルを上書きしてしまうことがあります。関数やマクロは1文字でも間違えると機能しなくなるため、ひとつでも入力ミスが発生すれば正確な原価計算は行えません。

 

エクセルよりも効率的に原価管理ができる原価管理システム


前述したように、エクセルによる原価管理は手軽に行える一方で、関数やマクロの知識が必要なため管理が属人化するといったさまざまな課題もあります。原価管理を効率的に行うためには、原価管理の活動を繰り返し継続的に行うことが重要です。

原価管理システムを導入すれば、原価管理を適切に行うことができ、変化する原価にもスピード感を持って対応できます。

原価管理システムとは、原価計算や予算・実績の比較、損益の計算など複雑な計算や分析を効率的に行い、さまざまな原価を管理するシステムです。原価データを活用したシミュレーションも行えるため、経営判断にも役立てることができます。

基本的な機能

原価管理システムには以下のような機能が搭載されています。

  • 原価計算機能
  • 損益計算機能
  • 配賦計算機能
  • 原価差異分析機能
  • 原価シミュレーション機能
  • システム連携によるデータ共有機能
  • 内部統制関連機能

 

メリット・デメリット

原価管理システム導入によるメリットは以下の6つです。

  • 原価計算や分析が容易になる
  • 複数の選択肢をシミュレーションで比較できる
  • 無駄や非効率を早期発見できる
  • 労務コストを削減できる
  • 重要情報を迅速に入手できる
  • ERPとの連携で全社効率化を目指せる

 

一方、原価管理システム導入には以下のようなデメリットもあります。

  • コストがかかる
  • 選定を誤ると効果が薄れる

 

選定する際のポイント

原価管理システムを選定する際のポイントは以下の通りです。

  • ERPツールなのか、原価管理システム単体なのか
  • 業種・業界に合っているか
  • プロジェクト単位で原価管理ができるか
  • モバイル端末に対応しているか

 

エクセルによる原価管理の課題を解決できる「ジョブマネ」


「ジョブマネ」を導入すれば、エクセルによる原価管理の課題を解決できます。

「ジョブマネ」は、グループウェア、SFA(営業支援)、CRM(顧客管理)、ERP(基幹システム)がデータ連携している便利なオールインワンタイプのグループウェア&業務管理ツールです。

ジョブマネの原価管理機能は、1つの売上に対して複数の原価情報を登録でき、外注先が増えても原価情報を正確に管理できる仕組みです。また、原価情報に基づき自動で注文書が作成されるため、従業員の労務コスト削減につながるでしょう。

原価管理機能の詳細はこちら 

 

まとめ


エクセルによる原価管理には以下のようなメリットがあります。

  • 導入コストが低い
  • 教育コストがかからない
  • テンプレートが使える

一方、エクセルで原価管理を行うと以下のような課題が問題となります。

  • 関数やマクロの知識が必要なため管理が属人化する
  • 管理に手間がかかる
  • 同時編集が基本的にできない
  • 入力ミスの可能性がある

 

グループウェア&業務管理ツールの「ジョブマネ」なら、エクセルと同様に費用を抑えて導入でき操作性も高いので、導入から定着までスムーズです。

「ジョブマネ」には30日間の無料トライアルがあり、原価管理機能を含めた全機能をお試しいただけます。エクセルによる原価管理に課題を感じているなら、この機会にジョブマネを試してみてはいかがでしょうか。


著者:松田
新卒で都内の営業支援会社にて新規開拓営業に従事し、大企業向けにwebチャットツールの提案営業を行う。
沖縄に帰郷後、salesforceの代理店にて中小企業向けの業務改善に従事。
現在は自社開発業務改善ツール「ジョブマネ」のwebマーケティングに従事し、少しでも多くの中小・零細企業の業務改善ができるよう日々奮闘中。

サービスご案内資料

30日間無料お試し

\ジョブマネの 全機能 が使える!/

ジョブマネの全機能が使える!

30日間無料お試し

今すぐ使ってみる

ジョブマネの全機能が使える!
30日間無料トライアル