バックオフィス業務にITツールは欠かせない！ツールを見直すべきケースもご紹介
バックオフィス業務の効率化を図るためには、ITツールは欠かせないと言われています。しかし、「現在使用しているITツールをこのまま継続してよいのか？」「ITツールを使用しているのに効果を感じない」と疑問に思っている方もいるのではないでしょうか。
本記事では、バックオフィスを見直すべきケースや見直すことで得られるメリットなどについてご紹介します。
記事の内容
バックオフィス業務は縁の下の力持ち
バックオフィス業務は、基本的には顧客と直接やり取りを必要としない業務を指します。直接顧客とやり取りしている「フロントオフィス業務」を後方から支援するため、いわゆる企業経営においての縁の下の力持ちでもあります。
そのため、企業の売り上げに直接成果が反映される業務ではないものの、企業経営において欠かせない存在です。フロントオフィス業務を支援し企業の売り上げに貢献しているため「間接部門」と呼ばれることもあります。
該当する職種は幅広くある
バックオフィス業務といっても、その該当する職種は以下のように幅広くあります。
総務：スケジュール調整、名刺作成や手配、社内報作成、データ入力や整理など
経理・財務：給与計算や経費精算、入金管理、支払い業務など
人事・労務：採用活動に関する指揮や管理、従業員の労務管理や教育など
営業事務：提案書の作成、データ収入や書類の整理、顧客管理など
マーケティング：メルマガ作成、SNS投稿、アンケート作成など
バックオフィス業務にはITツールが欠かせない
バックオフィス業務に該当する職種は幅広いのですが、業務するにあたって以下のような課題もみられています。
・人材不足により業務負担が増加している
・業務が属人化しやすい
・情報共有が不足しやすくミスにつながりやすい
このような課題を解決するには、ITツールを導入することをおすすめします。ITツール導入により業務が効率化されるため、結果としてバックオフィス業務にはITツールが欠かせなくなるのです。
バックオフィス業務に必要なITツールの選ぶ5つのポイント
バックオフィス業務に必要なITツールを選ぶ時には、以下の5つのポイントを元に選ぶとよいでしょう。
目的に合った機能が搭載されているか
ITツールを選ぶ前に、まずは使用する目的を明確にします。これは、ただ単に「コスト負担が少ない」「機能がたくさん搭載されている」などという理由で選んでしまうと、結果として目的に合わないITツールを選んでしまうおそれがあるためです。そのため、目的に合った機能が搭載されているITツールを選ぶようにしましょう。
ITツールが苦手な従業員に対し配慮しているか
機能がたくさん搭載されているITツールの場合、中には操作性が複雑なものもあります。この場合、ITツールが苦手な従業員であると使いこなせず、結果としてITツールが定着しない可能性もゼロではありません。ITツールが苦手な従業員であっても操作のしやすいITツール選びをおすすめします。
サポート体制が十分であるか
ITツールは導入時だけではなく導入後もトラブルが起こる可能性はゼロとは言えません。トラブルの内容によっては、担当者では解決できない可能性も考えられます。万が一のトラブル発生時のサポート体制が十分であるか、ツールを選ぶ時に必ずチェックするようにしましょう。
セキュリティ対策が十分であるか
バックオフィス業務の中には、顧客の情報や社内の機密情報を取り扱うケースもあります。ウイルス感染や不正アクセスなどにより情報流出が起きると、企業の信頼やブランドイメージの低下にもつながりかねません。経営や売り上げにも直接影響が出るおそれもあるため、ITツールを選ぶ時にはセキュリティ対策が十分なものを選ぶことがおすすめです。
お試し利用ができるか
ITツールは実際に使用してみないとその操作性はわからないことが多くあります。ITツールを導入したにもかかわらず使いこなせず解約してしまうと、新たなツール導入が必要となり無駄なコストがかかってしまいます。お試し利用ができることで、実際の使用感や従業員の意見も確認が可能です。お試し利用をし、本格的に導入するか検討するようにしましょう。
使用しているITツールを見直した方がよい3つのケース
バックオフィス業務にITツールは欠かせなく、すでに使用している企業もあるのではないでしょうか。しかし、中には業務効率化が図れていないケースもゼロではありません。ここでは、使用しているITツールを見直した方がよい3つのケースについて紹介します。
ITツールを使いこなせていない従業員がいる
1つ目は、ITツールを使いこなせていない従業員がいるケースです。これは、ITツール導入前に従業員の意見を取り入れなかったりお試し利用しなかった場合に起こり得ます。
また、導入前のアナログ業務がすでに習慣化されていると、組織内のIT化が進まない状態を作り出してしまいます。これは、業務の過程に慣れ親しんでしまい非効率的であると気づかず、業務の過程の変更に抵抗感が出るためです。
このような事態を避けるためには、現状の業務過程の問題を明確にしITツール導入の必要性を明確にしましょう。さらに、ITツールが苦手な従業員でも使いこなせるツールを導入するなど、実際に使用する従業員の意見を反映させたりお試し利用した上でITツールの導入が重要です。
コスト負担が大きい
2つ目は、コスト負担が大きいケースです。ITツールを導入する際には、導入に伴う人件費だけではなく、システムや機材導入に伴うコスト負担も必要となるでしょう。ITツールを導入し業務効率化による人件費削減や収益増加の結果が現れるまでは、一時的にコスト負担が大きくなる可能性もゼロではありません。
しかし、長期的にコスト負担が大きい場合は企業の負担にもなってしまいます。事前に利益の方が上回る時期を予測し、その時期に到達してもコスト負担が大きい場合は、ITツールの見直しをおすすめします。
ITツール導入による効果を実感できない
3つ目は、ITツール導入による効果を実感できないケースです。ITツールの導入自体が目的になってしまったり導入の目的が明確でないと、このような状況に陥りやすくなる可能性が高くなります。
業務の過程は変化したものの業務が効率化できたかはっきり実感できないと、ITツールの浸透にもつながりません。効果を実感できない場合は、ITツールの見直しもおすすめします。導入の目的に合っていないや従業員の負担が大きくなっているなど何かしら原因があるはずです。
ITツールの見直しにより得られる3つのメリット
ITツールの見直しをすると、主に3つのメリットが得られます。
業務効率化や生産性の向上につながる
1つ目は、業務効率化や生産性の向上につながることです。目的に合ったITツールを選択することで業務が効率化でき、結果として生産性の向上にもつながります。業務効率化や生産性が上がらない時には、ITツールを見直してみるのもおすすめです。
コスト負担を減らすことができる
2つ目は、コスト負担を減らすことができることです。ITツールの導入後、予想を反してコスト負担が大きくなるケースもゼロではありません。そのため、コストに比べて利益が上回らない場合もですが、見合ったコスト負担であるか定期的にITツールの見直しがおすすめです。
従業員の満足度向上にもつながる
3つ目は、従業員の満足度向上にもつながることです。ITツールを見直し使用する従業員に合ったツールを導入することで、ツールの定着につながるだけではなくストレスなくツールを使用できるようになり、従業員の満足度向上にもつながります。
バックオフィス業務のITツールなら1ヶ月無料お試しできるジョブマネで
「ジョブマネ」には、経費精算機能や顧客管理機能などといった17つの機能を搭載しているグループウェアです。フォームに沿って入力するだけであり、シンプルで誰でも使いやすいITツールとなっています。
「ジョブマネ」には全ての機能をお試しできる30日間の無料トライアルもあります。自社のバックオフィス業で使用するITツールとして使用を検討している方は、ぜひ無料トライアルを試してみてください。