テレワーク時のコミュニケーション不足を解決するツール・社内掲示板とは？メリットとその運用方法を解説

コロナ禍を背景に、多くの企業がテレワークを導入するようになりました。テレワークの導入によって感染予防や通勤時間の削減、ワークライフバランスの実現といったメリットを享受できた方も数多くいることでしょう。

しかしその一方で、テレワークによる新たな課題も見つかりました。その一つがコミュニケーション不足です。テレワークになったことで社員同士の対話が不足し、業務の進行に支障をきたすという事例が各所で報告されています。そこでテレワークにおけるコミュニケーション不足を解消するために、この記事では「社内掲示板」の活用を提案します。

記事の内容

• 1.テレワークでコミュニケーション不足に陥る理由
• 2.テレワーク時に社内掲示板を導入するメリット
• 3.テレワーク時に社内掲示板を100％活用する運用ルール
• 4.ジョブマネの掲示板でできること
• 5.まとめ

1.テレワークでコミュニケーション不足に陥る理由

テレワークでは各自が自宅で仕事を行うため、個人プレーに陥りがちです。その結果、部署内やチーム内できちんと情報が共有されず、統率が取れなくなるケースが相次いで報告されているのです。ここでは、テレワーク下だと、なぜコミュニケーション不足に陥るのかについて解説していきます。

情報共有の手段をチャットやSNSに頼っている

テレワーク下におけるコミュニケーション不足に陥ったケースでは、情報共有の手段をチャットやSNSに頼っている例が多く見られました。連絡手段にチャットやSNSといった現代的ツールを使うのは常套手段のように思えますが、なぜこういったツールを使用するとコミュニケーション不足に陥る恐れがあるのでしょうか。

その答えは、チャットやSNSが持つスピード感にあります。チャットやSNSには、電話やメールといった従来のツールに比べて、手軽かつ速やかにコミュニケーションを取れるというメリットがあるのは確かです。

しかし、その一方で、ひとつひとつの情報が流れていってしまう速度も速いというデメリットがあるのです。そのため、重要な情報が全員に伝達されないうちに話題が切り替わってしまうことも多く、それによってユーザー間で情報格差が生まれてしまいます。

情報共有が一方通行になりがち

テレワーク下で情報共有をする場合、通常のコミュニケーションと異なり、情報を発信する人が固定化されやすくなる傾向にあります。そして、情報発信が特定の人に偏ってしまうと、それ以外の人が情報を発信しにくい空気感が醸成されるのです。一度この空気感が醸成されてしまうと、情報伝達は発信者から受信者に向けた一方通行のものとなり、受信者は意見があったとしても発言を控えるようになります。こうしたやりとりが繰り返されると、納得のいかない指示への反論こそないものの、指示を無視する人が現れるなど、別の問題が発生する恐れがあります。

情報伝達の場において大事なことは、たとえ些細なことであっても誰もが気軽に情報を発信できる環境を整えることです。それができないかぎり、本当の意味での情報伝達は行われないと言っても過言ではないでしょう。

オンライン会議は難易度が高い

テレワークの導入と同時に運用されはじめたオンライン会議ですが、使いこなすのは意外と難しく、従来の対面での会議のように活発な意見交換ができないという例が報告されています。

その原因に、相手の声が聞き取りにくいという使用機材の問題と、相手の反応が見えづらい・自分が喋っていいタイミングがわからないというオンライン特有の問題があるのです。その結果、会議に参加したはいいけれども、自分が伝えたいことを正確に伝えきれずに終わることがあります。オンライン会議そのものに慣れることで解消できる部分もあるとは思いますが、現状はオンライン会議が正常に機能しているとは言いがたい状況です。

2.テレワーク時に社内掲示板を導入するメリット

テレワーク下では情報共有に課題がある現状を理解した上で、この課題を解決できる「社内掲示板」とは何か、そして社内掲示板を導入するメリットについて解説します。

社内掲示板とは、オンライン上で連絡事項やスケジュールなどの情報をボード形式にして一括で表示できるシステムのことです。社内掲示板には、チャットやSNSと異なり、情報が勝手に流れていかないという特徴があります。ユーザーが閲覧するまで未読一覧に残り続けるため、社内掲示板を利用すれば情報共有の確度を高めることができます。それでも情報共有に不安が残る場合や、絶対に全員が共有しなければいけない情報を掲載する場合は、アラートをつけることができるので、情報共有率100％を達成することも不可能ではありません。

また、掲示板は部署・チーム単位で作成することが可能で、限られた人物しか閲覧できないようにアクセス制限をつけることもできるため、情報漏洩の心配をすることなくテレワークでも安心して利用できます。

このように、社内掲示板はテレワークと非常に相性のいいツールとなっているので、このご時世に社内掲示板を活用しないのはもったいないと言えるでしょう。

3.テレワーク時に社内掲示板を100％活用する運用ルール

テレワーク下の情報伝達において非常に有効な社内掲示板も、運用ルールを定めないと宝の持ち腐れとなってしまいます。そうならないためにも、ここでは社内掲示板を100％活用するための運用ルールを紹介します。

送信可能時間を決める

掲示板の送信可能時間を決めましょう。社内掲示板は24時間使えてしまうため、部署ごとやチームごとに送信可能時間を決めないと、プライベートの時間と仕事の時間の差別化ができません。ワークライフバランスを実現するためにも、送信可能時間は勤務時間内だけに限定するなどのルールを定めるようにしましょう。

1日のうちに必ず内容を確認する時間帯を設ける

1日のうちに必ず掲示板をチェックする時間帯を設けるというルールを作りましょう。なぜなら、掲示板に書かれた情報は重要事項であることが多いからです。掲示板の確認が遅れて情報の伝達漏れが起きてしまうと、仕事に大きな支障をきたす可能性があります。そうならないためにも、始業時や終業前など、1日のうちに必ず掲示板を確認する時間帯を設けて、情報の伝達漏れを防ぐようにしましょう。グループの中の誰かがリマインダー係となって、掲示板のチェックを促すのも方策のひとつです。

情報を確認した際のリアクションを決める

掲示板に書かれた情報を確認した際のリアクションを事前に決めておきましょう。というのも、テレワーク下では、各人が掲示板の情報を確認したかどうかが分かりにくく、無反応のままでは情報がきちんと共有されたかどうか不安が残るからです。情報発信者の立場からすると情報が全員に行き渡ったかどうかは気になるので、情報を確認した際には「承知しました」と掲示板に書き込みをするなど、何らかのリアクションをするように取り決めをしておくといいでしょう。

アクセス権限を設定する

社内掲示板を作成するときには、必ずアクセス権限を設定するようにしましょう。アクセス権限を設定しないと、社員全員が掲示板を閲覧できてしまいます。社内掲示板には機密情報をアップロードする機会も多々あるはずです。不要な情報漏洩を防ぐためにも、アクセス権限は必ず設定しましょう。

古い情報を放置しない

古い情報は放置しないようにしましょう。古い情報を放置したままの状態が続くと、新しい情報と古い情報が混在してしまいます。その状況は、不必要な混乱や誤解を招く恐れがあるでしょう。社員に常に最新の情報を共有するためにも、定期的に掲示板をチェックして過去の掲示板は削除・編集することをおすすめします。

情報伝達用と雑談用の掲示板を分ける

重要情報が記載された情報伝達用の掲示板と、気軽なコミュニケーションに使う掲示板は明確に分けておきましょう。情報伝達用の掲示板で雑談が始まると情報の取捨選択が面倒くさくなり、掲示板自体が活用されなくなる恐れがあります。よって、情報伝達用の掲示板では雑談を禁止し、書き込みしていいのは質問とリアクションのみにするなどのルールを作りましょう。

その逆も然りで、雑談用掲示板に重要情報を載せてもチェックしない人間が出てきます。雑談用掲示板はあくまでも雑談のみに絞ってください。

4.ジョブマネの掲示板でできること

テレワーク時のコミュニケーション不足を解消するためには、運用ルールを定めた上で社内掲示板を活用することをおすすめします。社内掲示板を利用できるツールは数多くありますが、「ジョブマネ」ならテレワークで欠かせない業務報告、資料共有機能も搭載しており、テレワーク中の業務の効率化をさらに推し進めることが可能です。ここでは、ジョブマネの掲示板でできることを解説します。

部署ごとやチーム単位での情報共有が可能

アクセス権限を自由に設定できるため、部署ごとやチーム単位など、指定したユーザーのみが閲覧可能な状況を作ることが可能です。これによって、トップシークレット案件の情報共有も安全に行うことができます。

業務日報や社内告知など様々な用途の掲示板を自作可能

掲示板の作成はフリーテキスト形式なので、業務日報や社内告知など、様々な用途の掲示板を自作できます。業務に関係のない、息抜きのための雑談用掲示板を作成することも自由にできるので、あらゆるニーズに対応可能です。

5.まとめ

ここでは、テレワーク中のコミュニケーション不足を解消するために、社内掲示板を活用するメリットについて解説してきました。社内掲示板を有効利用できれば、テレワーク下でも情報共有をスムーズに行うことができるので、淀みなく業務を遂行することが可能になるでしょう。また、社内掲示板を100％活用するには、運用ルールを明確に定めることが必要であることも忘れないでください。

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