経費精算とは？やり方から注意点・効果的な方法をご紹介
新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけに、企業はテレワークへの対応を求められるようになりました。しかし、経理担当をはじめとした経費精算業務に関わる人々は、業務の性質上、変わらず出社を余儀なくされているケースも多いのが現状です。
本記事では、経費精算の定義や一般的な手続きの流れをあらためて確認するとともに、経理部門がテレワークに対応できていないなどの経費精算業務の課題を解説します。併せて、経理部門のテレワークを実現し、効率的な経費精算業務を可能とする方法についても紹介するので参考にしてください。
記事の内容
1.経費精算とは
「経費精算」の概要について、説明できるほど明確に理解できている方は意外にも少ないのではないでしょうか。以下では、経費精算の定義や、経費精算の対象となる費用・ならない費用をあらためて確認していきましょう。
経費精算の目的
経費精算の目的とは、従業員が立て替えた金銭が事業に関係するものに支払われたと証明するためです。その他にも、経費精算の目的として以下の4つも挙げられます。
1.会社の経費を管理し適切な企業会計を行う
2.公平な経費運用をする
3.節税対策
4.法的リスクの回避
それぞれについて、詳しくみていきましょう。
1.会社の経費を管理し適切な企業会計を行う
会社の経費を管理すると、適切な企業会計が可能になります。企業会計は、日々の会計取引を適切に記録し、財務情報の開示を求められた際や財務分析の際に役立つのです。また、経費精算することで経費の使用状況を明確にし適切な企業会計に役立ちます。
2.公平な経費運用をする
経費精算は、公平な経費運用に役立ちます。経費精算するためには経費規定といった経費精算のルールを作成し、ルール違反した経費は認めないという内部統制も必要です。このような規定を運用することで、社員間の不公平感も減り公平な経費運用につながります。
3.節税対策
企業は、事業年度の所得に応じて支払うべき課税額が決定されます。経費を正しく管理・適切な経費精算により課税対象となる所得を圧縮できます。よって、節税対策にも繋がるのです。
4.法的リスクの回避
経費精算を行う際に経費規定といったルールが作成されます。経費規定が作成されることにより、法的リスクの回避につながり経費使用を適正化する効果にも期待できるのです。また、経費規定があることで税務調査の信頼性が上がることや、経費使用の妥当性が高められているともみなされます。
2.経費精算の期限
経費精算の期限とは、経費の申請期限のことを指します。法律上の経費精算の時効は5年と定められているため、期限内であればいつでも経費精算の申請が可能です。しかし、月またぎや年度またぎの会計は通常とは異なる会計処理が必要になります。
さらに、月またぎや年度またぎの会計処理が頻発していると会社の信用低下につながる危険性があります。そのため、社内ルールとして当月内の経費精算と定めている企業が多いです。
3.経費精算の対象となる科目
経費精算をする際、経理部門では各勘定科目に仕訳をしています。経費の対象となる勘定科目には、おもに以下のようなものがあります。
・旅費・交通費
営業活動などで必要な移動費や、出張時の宿泊費など
・広告宣伝費
新聞やテレビ、ラジオなどへの出稿費や、名刺・販促物の費用など
・交際費
取引先を接待するための飲食代やイベントなどへの招待費用など
・通信費
郵送代やインターネットの回線使用料など
・消耗品費
原則として取得価格が10万円未満、または法定耐用年数が1年未満の物品の購入費など
4.一般的な経費精算手続きの流れ
一般的な経費精算手続きの流れと、経費精算に必要な書類について解説します。
経費精算手続きの流れ
経費精算手続きのフローは、次の5つのステップをベースに行われます。
【STEP1】従業員が費用を支出する
例えば交通費や消耗品費など、従業員が業務に関係のある費用を会社のために立替払いします。その際、支出の証明として必ず領収書などをもらっておきます。領収書には、日付・支払先の名称・金額・支払ったものの名称が記載されているか確認が必要です。
【STEP2】従業員が領収書を添付し経費精算書を作成・提出する
受け取った領収書などを証拠書類として、従業員が経費精算書を作成します。
【STEP3】管理者が経費精算書等を確認・承認する
直属の上司などの管理者が確認・承認したうえで、経費精算書を経理担当へ提出します。
【STEP4】経理担当者が経費精算書等を確認・承認・仕訳する
経理担当は経費精算書を確認し、不備があればこの時点で従業員に差し戻します。問題がなければ承認・仕訳を行います。
【STEP5】従業員に立て替え分の費用が払い戻される
決められた期日に、従業員へ経費が払い戻されます。
なお、経理部門が受け取った領収書は、7年間の保存が義務付けられています。
経費精算書の種類
経費精算書には、おもに4つの種類があります。
・立替経費精算書
立て替えたお金を精算するためのスタンダードな書類
・仮払経費申請書
出張などで高額なお金が必要になるケースでは、従業員が立て替えるのは負担になるため、概算払いを可能とするための書類
・仮払経費精算書
概算払いを受けて出張などの目的が終了し、精算するための書類（仮払経費申請書とセット）
・（出張）旅費精算書
出張などの交通費や宿泊費、日当などを精算するための書類
5.経営者が抱える経費精算業務の課題
経費精算業務を紙ベースで行う場合、さまざまな課題が生じます。
以下では、4つの課題について解説します。
経理部門がテレワークに対応できていない
会社としてテレワークを推進していても、紙ベースで経費精算業務を行わなければならない経理部門は、出社せざるを得ない状況になっています。
経理部門が行う業務として、紙で提出される経費精算書の確認や承認（押印等含む）、領収書等の原本チェック、不備があった場合の書類の訂正などの業務が挙げられます。
手作業の手間と人件費がかかる
経費精算業務は、経費の金額と精算金額に違いがないか、領収書などの必要書類は足りているかなどを慎重に確認しなければなりません。一つひとつ手作業で行うとなると、手間も人件費もかかってしまいます。加えて、経費精算書の作成方法が一目でわかりにくい場合、新入社員向けの研修など、従業員がスムーズに書類作成するための指導時間も必要となるでしょう。
ミスや書類紛失のリスクが高まる
経費精算業務を手作業で行うことは、手間や人件費がかかるだけでなく、ミスも発生しやすいデメリットがあります。
さらに、経費精算書や領収書などを長期間紙で保管することになるため、書類紛失のリスクが高まるでしょう。
担当者のストレスが増えてしまう
提出された経費精算書などに不備があれば、経理担当が申請者にミスを指摘し、訂正の依頼をしなければなりません。また、提出すべき経費精算書を提出していなかったり、提出が遅れていたりする従業員に催促する必要も出てきます。ムダなやりとりが増えるほか、1件の申請を承認するまでに時間がかかるため、経理担当者や申請者のストレスの増加が懸念されます。
¥1,000～/月で1名からご利用可能な「ジョブマネ」の経費精算機能では、日々発生する経費精算をシンプルな入力で手間なく行えます。下記より経費精算機能の詳細をご覧ください。
6.経費精算時の注意点
経費精算を行うにあたっては、以下のような2つの注意点があります。
1.経費精算のやり方にルールを設ける
2.経費精算はこまめに行う
それぞれの注意点について解説していきます。
1.経費精算のやり方にルールを設ける
1つ目は、経費精算のやり方にルールを設けることです。経費精算として申請できる経費項目や精算手順を定めることで、精算遅れや精算ミスなどのトラブルを防げます。また、業務効率化にもつながり経理担当者の負担軽減にもつながるのです。
経費精算のルールによくある項目としては、以下の通りです。
・経費と認められる基準や金額の上限
・自己決済の禁止
・期限の確定
・領収書がない場合の対策
・禁止事項
・交通費規定
・出張費規定
・交際費規定
・フォーマットを定める
・詳細な報告書を義務化
2.経費精算はこまめに行う
2つ目は、経費精算はこまめに行うことです。処理する書類が多くなるとミスが増え、ミスが増えると経費精算の作業の遅延にもつながります。そのため、経費精算をこまめに行うことで、経理担当者の負担軽減と申請者側のミスを減らせます。
7.経理部門のテレワーク実現と経費精算のフローを効率化する方法
経理部門のテレワークを実現し、経費精算業務の手間を軽減する解決策として、クラウド型システムの導入がおすすめです。クラウド型システム導入のメリットとして、以下の点が挙げられます。
・従業員が経費精算書を作成する際の負担の軽減
クラウド型システムなら、誰が見てもわかりやすいフォーマットにしたがって必要事項を入力するだけで、経費精算書が完成します。また、オフィスにいなくても、パソコンやタブレット、スマートフォンなどから簡単に経費精算書の申請が可能です。
・管理者や経理担当者が経費精算書を確認する際の負担の軽減
確認・承認・差し戻しなどすべてのプロセスを、テレワークや外出先でもスムーズに行えます。属人化しないためフローに誤りが生じる心配もなく、一つひとつの作業の質も保てるでしょう。
・データの一元管理が可能に
クラウド上でデータを保存するため、関係書類を紛失するリスクがないうえ、データを自社で一元管理できるメリットがあります。クラウド型システムの導入ではなく、経費精算業務を完全に切り離して外注する選択肢もありますが、外注先でも手作業で対応する場合は、必ずしもスピード感や正確性を期待できません。
クラウド型システムを活用すれば、テレワーク下でも経費精算業務のスピード感と正確性を両立させられるでしょう。
8.経費精算におすすめのクラウド型システム「ジョブマネ」
経費精算におすすめのクラウド型システム「ジョブマネ」についてご紹介します。
ジョブマネとは
ジョブマネとは、ジョブマネ株式会社が運営するオールインワン（※）業務管理ツールです。経費精算機能をはじめ、誰でも簡単に使える合計17の機能を備えており、業務を一元管理できます。ジョブマネはクラウド型システムなので、さまざまな書類がデータベースに保存され、ファイルサーバーとしてもご利用いただけます。
※オールインワンはビジネスプランのみとなっています。
参考：クラウド型グループウェアや案件・顧客管理システムの導入はジョブマネ株式会社
【ポイント1】領収書などの書類はデータで添付が可能
ジョブマネの経費精算機能では、領収書などを電子化してデータファイルとして添付できます。経費精算の申請者の提出漏れなどを防ぐとともに、経理担当者が書類を紛失するリスクもなくなり、作業効率がアップするでしょう。
【ポイント2】操作性の高いシンプルな入力画面で手間削減
経費精算書の作成画面は、誰でもわかりやすい操作性に優れたデザインです。紙やエクセルなどで経費精算業務を行っている場合、例えば営業活動を熱心に行えば行うほど、面倒な経費精算業務が増えるでしょう。しかし、手間を削減できるシンプルな入力画面なら、負担を増やすことなく本来の業務に注力できるようになります。ジョブマネを活用することで、経費精算業務の効率化と経理部門のテレワーク実現が可能となります。
経費精算機能の詳細はこちら
9.まとめ
経費精算とは、従業員が業務に関係のある活動をした際に、会社のために立替払いをし、追って会社から払い戻しを受ける行為のことです。
紙やエクセルなどで行う経費精算業務の課題として、以下の4点が挙げられます。
・経理部門がテレワークに対応できていない
・手作業の手間と人件費がかかる
・ミスや書類紛失のリスクが高まる
・担当者のストレスが増える
そのような課題を解消するためには、経費精算業務をクラウド型システムで行うのがおすすめです。ただし、機能はシステムによってさまざまで、機能が多いほど運用の負担が増える可能性もあるため注意が必要です。
できればトライアルなどを活用し、自社との相性を確認するとよいでしょう。
今回ご紹介したツール「ジョブマネ」では、30日間の無料トライアルを実施しています。
経費精算システムの導入にご興味のある方は、無料トライアルを申し込んでみてはいかがでしょうか。
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