中小企業のITツール導入の実態調査！

2023年12月21日

コロナウイルス感染拡大の影響により、昨年から企業のテレワーク需要が急増しました。テレワークの強い味方となるのが、ジョブマネのような業務管理ツール。業務管理ツールがあれば、自宅にいながら業務報告や見積書・請求書といった資料の共有が簡単にできて便利です。近年ではその利便性が浸透してきており、今や大企業の約8割※1は何らかの業務管理ツールを採用しているという状況です。しかしその一方で、中小企業の間では導入に遅れが見られます。

そこで今回、ジョブマネは、全国の中小企業の業務管理ツール導入状況を調査するために、オンラインで「あなたのお仕事に関するアンケート」を実施しました。今回の記事は、すべてこのアンケート結果に基づいて書かれております。中小企業の置かれた現状をお伝えするとともに、業務管理ツール導入のメリットも紹介するので、最後までご覧ください。

記事の内容

4割の中小企業が業務管理ツール未導入という結果に

Q 業務で利用しているツールを下記から選んで下さい。

・沖縄を除く全国の中小企業のアンケート結果

・沖縄県の中小企業のアンケート結果

アンケートは同じような結果になりました。このアンケートによると、中小企業で一番多く導入されている業務管理ツールは「Web会議システム」でした。次いで「グループウェア（スケジュール管理・タスク管理・資料共有・社内稟議・日報など）」「コミュニケーションツール」が続きます。

しかし、それらよりも「何も利用していない」という回答の方が多く、4割近くの中小企業が一切の業務管理ツールを導入していないことがアンケートの結果により明らかになりました。

「なぜ業務管理ツールを導入していないのか？」という問いに対する回答で最も多かったのは「分からない」というもので、全国では52.5％、沖縄県の中小企業では48.8%の割合でした。次いで「ツールがなくても仕事が回っている」という回答が多く全国では32.5％、沖縄県では全国より9%多く41.5%を占めています。

Q ツールを導入していない理由を下記から選んでください。

・沖縄を除く全国の中小企業のアンケート結果

・沖縄県の中小企業のアンケート結果

業務管理ツールの導入を検討した結果、断念していることがうかがえる「導入費用が高いから」「サービスが多すぎて何が良いか分からない」「導入したいが社内の人を説得するのが面倒」という3つの回答は合わせても全体の20％に過ぎません。

ここから、現状の業務管理方法に良くも悪くも慣れており、業務管理ツールの導入で業務が効率化できることを知らないケースが多いという中小企業の実情が見えてきます。

Excel・紙で業務管理している中小企業はいまだに多い

では、前述の「業務で利用しているツールがあるか」という質問に「何も利用していない」と回答した中小企業は、顧客管理や売上・利益管理をどのように行なっているのでしょうか。

実は、そういった中小企業はExcelで管理している場合が多いと言われています。なかには紙（台帳など）で管理しているという企業もあるようです。

確かにWindows PCを導入したら、多くの場合Excelはプリインストールされており、利用も無料です。ゆえに、そのまま管理ツールとして使用されることが多いのでしょう。ウイルス・スパイウェア対策としてオンラインで配布されているフリーソフトのダウンロードを禁じている企業もあり、安全性の面を考慮してExcelを使用しているケースもあるようです。しかし、Excelや紙ベースの業務管理には限界があります。

Excel・紙による業務管理の限界

Excel・紙による業務管理にはどのような限界があるのかを解説します。なお、Excelでできないことは紙による業務管理でもできないものが多いで、ここではExcelに絞って解説していきます。

（1）リアルタイムで情報共有ができない

Excelファイル自体を社内で共有・閲覧することは可能ですが、リアルタイムで誰かが更新している情報を閲覧することができません。よって、Excelファイルを開いたタイミングで各人の持つ情報が異なる場合があります。また、複数人での同時編集ができずに業務が滞るケースもあるでしょう。

（2）分析に向いていない

Excelに備わっている「関数」や「マクロ」といった分析ツールを使って、ある程度の数値的な分析を行うことは可能です。しかし、これらの分析ツールを使うにはスキルが必要なため、利用できる人は限られるでしょう。よって、スキルのある人が退社した場合、メンテナンスやアップデートが困難になり、分析が行えなくなる恐れがあります。それに、もともとExcelは顧客分析用のツールではないため、多面的な分析はできません。

（3）過去の更新履歴を確認できない

過去の更新履歴を確認できないので、誰が更新したのか・どこを更新したのかが一目見ただけではわかりません。また、更新したら過去のデータが消えてしまうので、現在のデータと過去のデータを比較・分析することもできないでしょう。誤操作で重要なデータを消してしまった場合なども、一度保存してしまうと元に戻せません。

（4）保存データに限界がある

Excelが1枚のシートで扱えるデータ量は、1,048,576行（Excel2003までは65,536行）と決まっており、それを超えるデータは扱えません。案件が蓄積されて膨大な数になった場合、データ量が不足する可能性があります。また、データ量が一定値を超えたり、管理項目を増やしたりした時点で動きが重くなり、使用時にストレスを感じるでしょう。

（5）セキュリティー面でリスクがある

Excelファイルは誰もがコピーして気軽に持ち運ぶことができます。その気軽さが情報漏洩につながり、企業に大ダメージを与える危険性があります。
Excelや紙による業務管理には限界があり、扱う情報量が膨大になってくると、データを一元化できない弊害が出てくることでしょう。その弊害が社内だけで解決できるものならまだいいのですが、誤った顧客情報を使用して商談に失敗した、顧客情報を流出した、など自社に実害を与える恐れもあります。

すべての業務を個人で行なっている個人事業主の方なら、Excelや紙による業務管理でも問題はないかもしれません。しかし、2人以上で働く場合は情報伝達のミス・すれ違いを防ぐためにも、業務管理ツールがあった方がいいでしょう。

それでも Excelや紙による業務管理にこだわりたい方なら、Excelや紙による業務管理の方が向いている業界や業種も探せばあるのではないかと思うかもしれません。しかし、基本的に、Excelや紙による業務管理が向いている業界や業種というものはないと考えて差し支えないでしょう。Excel・紙には保存データの上限があります。保存データが上限に達したタイミングで、ファイルないし冊子の入れ替えという作業が必要です。この入れ替え作業が増えれば増えるほど、ヒューマンエラーが発生する可能性も増え、情報の鮮度とともに信頼性も失われていくのです。やはり業務管理ツールは、常にすべての情報を可視化でき、どこに必要な情報がストックされているのかが一目でわかるものをおすすめします。

業務管理ツール未導入が中小企業に与える弊害

先ほど、Excelや紙ベースの業務管理には限界がある、というお話をしましたが、Excelや紙ベースの業務管理に頼り、業務管理ツールを導入しなかったことで、とある弊害が生まれていることをご存じですか？こちらは2つのアンケートの結果、明らかになった事実です。

Q あなたのお勤め先で、テレワークを実施していますか。

・沖縄を除く全国の中小企業のアンケート結果

Q あなたのお勤め先でテレワークを実施していない理由は何でしょうか。

・沖縄を除く全国の中小企業のアンケート結果

業務管理ツール未導入がテレワークの実施を妨げている

上記の2つのアンケート結果から分かること、それは業務管理ツールの未導入がテレワークの実施を妨げているということです。たしかに、世の中にはテレワークに適した業務でなく、現場で働かざるを得ない仕事もあります。しかし、それはあくまでもテレワークを実施していない企業の66.1％※6に過ぎません。残りの3割※7近くの企業は、業務管理ツールの導入が済んでいればテレワークを実施できた可能性があるのです。

なぜなら、上記の「テレワークの導入方法がわからないから」「テレワークを行うためのツールが導入されていないから」は、業務管理ツールの導入方法が分かればテレワークが可能になることを意味しています。

「社員の管理が煩雑になるから」「コミュニケーションの質が下がりそうだから」といった悩みは、まさに業務管理ツールが解決してくれます。

「業務上オフィスや現場で仕事をしないといけない部署があり、不公平になってしまうから」に関しては日本の悪平等の最たるものです。もともとコロナウイルスの感染拡大を防ぐという目的でテレワークが推奨されているわけですから、オフィスや現場から人を減らせるのであれば減らすべきです。その上で、オフィスや現場に出勤しなければいけない方に対しては特別手当を出すなどの方策を取ればいいのではないでしょうか。

このアンケート結果からも、業務管理ツールの未導入が中小企業のテレワーク推進を阻んでいることがわかります。テレワークの導入が進まなければ、コロナウイルスの感染拡大の勢いは止まりません。それはすなわち、いつまで経ってもかつての日常を取り戻すことができないということを意味しています。

先程のアンケート結果は沖縄県を除く中小企業を対象としたアンケート結果でしたが、沖縄県の中小企業に対して同じアンケートを取ると面白い結果になりました。

Q あなたのお勤め先で、テレワークを実施していますか。

・沖縄県の中小企業のアンケート結果

Q あなたのお勤め先でテレワークを実施していない理由は何でしょうか。

・沖縄県の中小企業のアンケート結果

沖縄県の中小企業のテレワーク未導入は全国の中小企業と比べて16%も低い27.4%でした。沖縄県では3割にも満たない中小企業しかテレワークを導入していないのです。

未導入の理由をみていくと、「テレワークに適した業務ではないから」が83.1%と圧倒的に多く、全国の中小企業と比べ17%も高い数値となりました。

今回アンケートにお答えいただいた方々の業種/職種は「生産・製造、接客・小売、医療・福祉、建設・建築、運送」を除くものになります。これらの業種/職種は一般的に現場での作業がメインになります。これはつまり何を意味するかというと、アンケート回答の対象者はテレワークに適した業種/職種に絞っているということです。ですがアンケート結果は「テレワークに適した業務ではないから」が8割を超えてしまっています。つまり、自分達の仕事はテレワークに適した業務ではないと決めつけている可能性があります。本当は何かを改善することで大幅に業務効率を上げる可能性があるにも関わらず、自分達でその可能性を否定してしまっているのです。日本は先進国の中でGDPのランキングが著しく低いと言われていますが、このようなことも影響しているかもしれません。

中小企業向け業務管理システムを導入するメリット

テレワークを実施するためには、業務管理システムの導入が必須です。しかし、世の中には数多くの業務管理システムが存在しており、どれにすべきか迷ってしまうのも事実。有名な業務管理システムの提供会社のホームページに行くと、導入企業一覧に名だたる大企業がずらっと並んでいたりしますよね。しかし、それに倣って導入した結果、あまりに多機能すぎて持て余す、運用コストが高すぎるといった悩みを抱えるケースも散見されます。

そこでおすすめしたいのが、中小企業向けの業務管理システムを導入することです。大企業向け業務管理システムと異なり小規模運用で済むので低コストで利用できます。もちろん、機能は必要十分なものがそろっています。では、中小企業向け業務管理システムを導入するメリットを見ていきましょう。

業務の効率化と時間の創出

中小企業向け業務管理システムを導入すると、今まで人手をかけていた作業をシステムが代行してくれます。これにより、人件費と作業時間を一気に削減することができるのです。従業員の作業負担が減ると、その分の時間を本来の仕事に充てることも、ワーク・ライフ・バランスを充実させることも可能になります。

データの一元管理

Excelや紙ベースの業務管理だと、手元にある情報が最新のものかどうかが不鮮明でした。更新のタイミングがズレると、手元の情報がすぐに旧情報に成り下がることが起こり得たのです。しかし、業務管理システムを導入すると、情報が統合されて誰もが最新の情報を手に入れられます。更新履歴もチェックできるので、変更点がすぐに把握でき、最新情報と過去情報の比較も可能です。

蓄積されたデータの分析

顧客データや売上データは、それだけだと意味をなしません。これらのデータをデータベースに蓄積して、分析することで初めて価値が生まれます。業務管理システムにはデータ分析ツールが搭載されていることが多いので、蓄積されたデータを分析して次のアクションに生かすことが可能です。定期的に分析を行い、戦略を練ることができるならば、日々蓄積されるデータは企業にとって大きな財産となることでしょう。

ジョブマネならできる８つのこと

ジョブマネは、日本の中小企業に徹底的に寄り添って開発されたクラウド型業務管理ツールです。グループウェア、営業支援（SFA）、顧客管理（CRM）、基幹システム（ERP）のデータ連携が可能なオールインワンツールであるジョブマネが、どのようにして業務改善の手伝いをできるのか解説します。

業務一元管理による効率化

顧客管理、見積書作成、請求書作成、売上・利益管理などを全てのデータに紐づけて登録・管理することが可能です。入力作業を繰り返す必要がなくなるので、作業効率が高まります。また、繰り返しによるマンネリから生じやすいヒューマンエラーを防ぎます。

初期費用０で即日導入

ジョブマネは月額課金制なので、申し込み後は初期費用を一切かけることなく、すぐに使用することができます。社員のスケジュール管理や経費精算、稟議、資料の共有など必要最低限の機能を備えた「グループウェアプラン」は従業員数が1〜100人の企業なら月額1,000円で利用可能。

顧客管理や商談管理、プロジェクト単位の利益率など本格的なデータ分析をしたい企業は「ビジネスプラン」がおすすめです。こちらも使用者1人につき月額3,000円とリーズナブルな料金設定。限られた部署・チームのみでビジネスプランを利用したいという企業は、グループウェアプランとビジネスプランの併用も可能です。必要な人の分だけビジネスプランを契約すればいいので、大幅にコストを削減できます。