案件管理のやり方は?管理項目やツールの選定ポイントなどを解説 | ジョブマネ

最終更新日 2022.01.25

案件管理のやり方は?管理項目やツールの選定ポイントなどを解説

「案件管理」とは、受注した案件について、損益や進捗状況などの情報を適切に管理することをいいます。案件に関する一連の情報を把握しておくことは、組織として効率的な稼働を目指すうえで欠かせません。

本記事では、案件管理の目的や基本項目、ツールを活用した案件管理のメリット、案件管理ツールの選定ポイントなどを解説します。

 

記事の内容

1.  案件管理の目的


案件管理のおもな目的は、次の2点です。

・情報を一元管理する
・業務効率化を目指す

それぞれについて、以下で詳しく説明します。

情報を一元管理する

ほとんどの組織では、複数の案件が同時に進行しており、それぞれの案件ごとに対応する担当者や顧客が異なっていると思います。それらの情報を各担当者が属人的に管理してしまうと、「どの案件が・どのような状況なのか」が不透明になってしまうでしょう。

そこで、案件管理によって受注した案件の情報を一元管理すれば、各案件の状況が一目で把握できるようになります。万が一「納品予定日が直前に迫っているのに動きが見られない」など、トラブルにつながりかねない異変が生じている場合でも、早期発見・早期対応が可能です。

業務効率化を目指す

案件管理をしていれば、さまざまなデータの蓄積・分析が可能になります。例えば、単に案件の売上金額だけでなく、原価金額や直接労務費なども併せて管理することで利益率が明確になり、「一見利益率の高そうな案件でも、作業時間がかかりすぎて見合っていない」などの情報が可視化されます。

加えて、誰が・どの作業に・どれくらい時間を割いているのか、どれくらい案件を抱えているのかもわかるようになるでしょう。

上記のような情報から、リソースを割くべき案件や、担当者ごとの適切な割り振りを検討することができ、業務効率化を目指せます。

 

2.  案件管理の基本項目

案件管理で管理すべき代表的な項目は、次の5点です。

・担当者名
・顧客名
・受注日/納品予定日(納品日)
・進捗状況
・売上金額

それぞれの項目の概要について、以下で解説します。

担当者名

項目「担当者」では、案件を誰が担当しているのかを管理します。担当者が明確になることで、案件が完了するまでの対応が放置されるといったリスクを回避できます。

また、マネージャーも「誰がどれくらい案件を抱えているのか」を把握できるため、必要なサポートを提供しやすくなるでしょう。

顧客名

項目「顧客名」では、誰から受注した案件なのかを管理します。会社名はもちろん、次のような情報が紐付いているとよいでしょう。

・所在地
・担当者(氏名、部署、役職)
・連絡先(メールアドレス、電話番号、連絡の可否)
・商談履歴 など

受注日/納品予定日(納品日)

項目「受注日」「納品予定日(納品日)」では、案件をいつ受注したのか、いつ納品する予定なのかを管理します。すなわち、スタートとゴールを明確にするということです。

次の項目「進捗状況」と併せて管理し、納品予定日から逆算して進捗に遅れがないかをチェックします。

進捗状況

項目「進捗状況」では、案件が進行中なのか、もしくは納品まで完了したのかを管理します。案件ごとの進捗状況が明確になれば、仮に納品まで完了していない状態で担当者が交代した場合でも、抜け漏れのない対応が可能になります。

売上金額

項目「売上金額」では、売上額がどれくらいかを管理します。すべての案件の売上金額や利益率が比較できる状態になっていれば、今後より効率的に業務を進めるにはどうしたら良いか、どのような案件に特に注力すべきかなどを検討する材料になります。

 

3.  案件管理はエクセルでもできる?


案件管理方法として、最初に思い付くのがエクセル(Excel)かもしれません。確かにエクセルは、多くのビジネスマンが日々の業務で使い慣れているツールであり、すでに導入済みの場合、基本的に追加コストをかけずに利用できるといったメリットがあります。

しかしエクセルでは、そもそもどのように案件管理を進めるかを自分たちで一から考えなければならないうえ、リアルタイムでの情報共有が難しいなどのデメリットも目立ちます。

案件情報を入力・管理する労力に対して、得られるメリットが少なくなってしまうことから、案件管理はオンラインでの共有を前提としたツールを使用するのがおすすめです。

 

4.  ツールを活用した案件管理のメリット


案件管理専用のツールを活用すれば、さまざまなメリットが得られます。

そのメリットについて、以下で確認していきましょう。

リアルタイムに情報共有できる

案件管理ツールを使用すれば、リアルタイムで情報更新が可能なため、チーム内・部署内での情報共有がはかどります。各担当者が今何の案件を対応していて、それぞれの進捗状況がどうなっているのかが一目でわかるでしょう。

また、対応状況を時系列で確認できるため、次に取るべき対応も明確になります。問題・課題が生じていた場合でも、スピード感のある対処が可能となる点がメリットです。

抜け漏れ予防につながる

案件管理ツールはすべての案件情報を一元管理できるため、組織として案件の対応漏れを予防できます。いつまでに何をすべきかが明確になるため、対応の抜け漏れにより「気付いたら納品予定日を過ぎていた」といったリスクがなくなるでしょう。

属人化を防げる

ツールによる案件管理は、チームや組織として必要な情報を管理・蓄積できます。担当者個人任せにせず、誰が見てもわかる客観的な状態にしておくことが可能です。そのため、担当者が変更になったり、新しくメンバーが加わったりした際にも、情報共有や引き継ぎが容易になるでしょう。

 

5.  案件管理ツールの選定ポイント


案件管理ツールを選ぶ際は、次の4つのポイントに注意しましょう。

・操作性
・対応デバイス
・コストパフォーマンス
・トライアルの有無

それぞれのポイントの概要は、以下のとおりです。

操作性

担当者をはじめ、プロジェクトに関わる多くの人が案件管理ツールを利用します。そのため、誰もが直感的に操作できる、操作性の高いツールが理想です。操作が複雑なツールは、案件情報の入力に手間がかかるなど、逆に業務の効率を落としてしまう可能性が懸念されます。

なお、案件管理ツールの導入前には、社内でルール説明やオリエンテーションなどをどのように進めるかなど、教育体制も検討しておきましょう。

対応デバイス

マルチデバイスで利用できるのかも、ツールの重要な選定ポイントの一つです。担当者が顧客先へ移動する途中で案件情報を確認したり、テレワーク環境で案件管理をしたりするうえで、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットでも操作可能なツールを選ぶとよいでしょう。

コストパフォーマンス

案件管理ツールに限らず、ツールを導入すれば「イニシャルコスト(初期費用)」と「ランニングコスト(維持管理費用)」がかかります。イニシャルコストが安くてもあとから追加費用が多くかかる、得られるメリットと比較してイニシャルコスト・ランニングコストの合計が見合わない(=コストパフォーマンスが悪い)などといったケースがあります。

案件管理ツールの選定時には、具体的な使用イメージを持って、コストパフォーマンスを十分に検討するようにしましょう。

トライアルの有無

案件管理ツールの具体的な使用イメージを持つためには、トライアルが有効です。

加えて、ツールのスムーズな導入を実現するために、サポートや運用支援を提供している会社のツールを選ぶとよいでしょう。

 

6.  案件管理におすすめのクラウドシステム「ジョブマネ」


案件管理には、マルチデバイスで利用できるクラウド型オールインワンツール「ジョブマネ」がおすすめです(※)。

ジョブマネには、案件管理機能をはじめとする、簡単に使える合計17の機能が搭載されています。
以下では、案件管理機能のポイントをご紹介します。

※オールインワンはビジネスプランのみとなっています。

参考:クラウド型グループウェアや案件・顧客管理システムの導入はジョブマネ株式会社

 

【ポイント1】各情報を一目で把握

「売上額・粗利益額(率)・原価金額・直接労務費・売上総利益(率)・累積作業時間」を一目で把握できるため、損益が簡単にわかる仕組みとなっています。

また、案件の進行状況や受注日、納品予定日、請求書の発行有無など、自社の管理基準に合わせて自由に指標を追加できることで、必要な情報をもれなく管理できるメリットがあります。 

【ポイント2】商談履歴や原価・工数管理などの情報と連動

案件管理機能と併せて、商談履歴機能や原価・工数管理機能を活用すれば、それぞれの情報を連動させられるため、さらに効率的に業務を進められるでしょう。誰が・どの作業に・どれくらい時間を割いているかを見える化することができます。

案件管理機能の詳細はこちら  

 

7.  まとめ


案件に関する情報を一元管理し、業務効率化を目指すうえで、案件管理は欠かせません。案件管理は、担当者名・顧客名・受注日/納品予定日(納品日)、進捗状況、売上金額の5つの項目をベースに進めていきます。

案件管理の際に専用のツールを活用すれば、次のようなメリットが得られるでしょう。

・リアルタイムに情報共有できる
・抜け漏れ予防につながる
・属人化を防げる

ただし、案件管理ツールを選定する際は、操作性や対応デバイス、コストパフォーマンスなどのポイントを慎重に検討する必要があります。

また、近年のテレワーク拡大の流れからも、インターネット環境さえあれば利用できるクラウド型システムを選ぶのがおすすめです。今回ご紹介したオールインワンツール「ジョブマネ」では、30日間の無料トライアルを実施しています。まずは一度、試してみてはいかがでしょうか。


著者:松田
新卒で都内の営業支援会社にて新規開拓営業に従事し、大企業向けにwebチャットツールの提案営業を行う。
沖縄に帰郷後、salesforceの代理店にて中小企業向けの業務改善に従事。
現在は自社開発業務改善ツール「ジョブマネ」のwebマーケティングに従事し、少しでも多くの中小・零細企業の業務改善ができるよう日々奮闘中。

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