多くの企業が実施している「工数管理」。しかし、工数管理をしていても期待する効果につながっていない、そもそも必要性をあまり実感できていないなどといったケースもあるでしょう。

そこで本記事では、工数管理の必要性や進め方、工数管理ツール導入のメリットを詳しく説明するとともに、工数管理手段の比較やおすすめの工数管理ツールを紹介します。

 

記事の内容

• 1.工数管理とは？
• 2.工程管理ツールは4種類に分けられる
• 3.  工数管理の手順
• Excelと工数管理ツールの3つの違い
• Excelで工数管理を行うメリットとデメリット
• 工数管理ツールを使うメリットとデメリット
• 5.  工数管理を“意味がない”ものにしないために
• 工数管理ツールの選び方
• 6.  工数管理で生産性を向上させるならクラウド型ツール「ジョブマネ」がおすすめ
• 7.  まとめ

1.工数管理とは？

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まずは「工数」・「工数管理」の言葉の意味や、工数管理の必要性について解説します。

工数／工数管理の言葉の意味

そもそも「工数」とは、「業務の完了までにかかる（かかった）時間」×「業務に必要な（要した）人数」という計算式で算出されるもので、プロジェクトの遂行に必要な業務量のことを表します。

工数の単位として「人時」・「人日」・「人月」などが用いられることもあります。この「工数」を可視化し、人や時間などの経営資源を管理することが「工数管理」です。

もっと簡単に表現すれば、誰が・どの作業に・どれくらい時間を割いたかを管理することをいいます。

工数管理の必要性について

一般的な工数管理は、プロジェクトにかかるコストや収支を把握すること、業務の進捗状況を把握し業務を効率化させることなどが目的です。工数管理をしなければ、不採算となっているプロジェクトを発見することも、人員を適切に配置することもできません。

近年では、働き方改革の実現にあたり、組織全体の生産性を向上させて従業員の残業時間を削減する観点からも、多くの企業が工数管理の重要性に注目しています。

工数管理と勤怠管理は異なるので注意

工数管理と類似している言葉に「勤怠管理」があります。勤怠管理は、従業員などスタッフの始業時間、終業時間、休憩時間などの就業時間に関する時間を把握することを指しています。勤怠管理は労働基準法で定められており、正確な管理を行わなければいけません。

しかし工数管理は法律で必ず行わなければいけないと定められているものではありません。工数管理はあくまで企業が利益を上げるために、現状コストがどれくらいかかっているのか、1つのプロジェクトにどれくらいの労力がかかっているのかを把握するものなのです。

 

2.工程管理ツールは4種類に分けられる

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工程管理ツールは大きく4つに分けることができます。工程管理ツールは使用用途に合わせて選ぶ必要があります。どのような特徴を持っているのか理解して選ぶようにしましょう。

①プロジェクト管理対応型

プロジェクト管理対応型の工数管理ツールは、プロジェクトの進捗状況の確認、工数管理などプロジェクト全般を管理することに特化しています。工数管理機能が備わっているため、プロジェクト別にどれくらいの作業時間がかかっているのかを集計、作業工程ごとに作業内容を記載することもできます。

工数管理ツールによっては、日報や顧客管理と紐付けることも可能です。他のシステムと連動させることでより管理がしやすくなります。

②工数管理特化型

工数管理特化型の工程管理ツールは、Excelで工数管理を行っていて、工数の記入と把握に絞った使い方を行いたい時におすすめです。

GoogleカレンダーやOutlookカレンダー上で入力した工数入力がそのまま工数管理ツールに反映されるものもあります。工数管理を行う方もリアルタイムで確認することができるため、人員の配置に役立てることができます。

③勤怠管理システム搭載型

勤怠管理システム搭載型の工数管理ツールは、勤怠管理と工数管理の機能を兼ね備えています。勤務時間と工数が連動することが特徴です。既に利用している勤怠管理システムに工数管理の機能を付けたい場合や、工数管理と勤怠管理を連携させたい場合に適しています。

④その他の特徴的なタイプ

工数管理ツールには、プロジェクト別の利益を可視化できるもの、営業利益や工数の時間をランキング形式で表示できるものもあります。

工数管理を行うことは、プロジェクトの進捗状況がわかるだけではなく社員などのモチベーションアップにもつながります。

 

3.  工数管理の手順

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これから工数管理を始める場合は、次の4つのステップに分けて考えていきましょう。

ステップ1：準備
ステップ2：実践
ステップ3：集計・分析

以下では、それぞれのステップで行なうべきことについて解説します。

【ステップ1】準備

最初のステップは、工数管理をスタートするための準備にあたります。

工数管理の担当者と責任者を決定する

誰が工数情報を入力するのか、誰がそれをマネジメントするのかを決めましょう。責任者が決定したのち、そのひとを中心とした工数管理を関係各所に周知していきます。この時に実際に工程表の作成を行います。　

作成する工程表は、無理のない日程で組むことが非常に重要です。スタッフ1人1人の能力や作業のスピードを加味して現実的に遂行可能なスケジュールを作成することで、思わぬトラブルが起きた場合でも慌てることなく対処することができます。

工数管理の手段を決定し導入する

エクセルや工数管理ツールなど、工数管理をするための手段を決定し、必要に応じて新たにツールなどを導入しましょう。　なお、Excelと工数管理ツールのメリット・デメリットの比較については、後ほど詳しく説明していますので、併せてご覧ください。

入力ルールを策定する

　属人化を防ぐため、担当者が工数情報を入力するにあたってのルールを策定しましょう。

【ステップ2】実践

次のステップは、工数管理の実践です。

精度の高い工数入力を継続する

工数管理は、日々の情報入力の積み重ねが大切です。　入力内容に抜け漏れや誤りがあると、組織全体の工数管理がうまくいかなくなってしまいます。　担当者や責任者は、精度の高い工数入力を継続できるよう努めましょう。

予定と実績を比較する

工数の入力を行ったのち、事前に作成した工程表と現在の進捗状況の比較を行います。どの作業に時間がかかっているのか、誰の負担が大きくなっているのかといった「現状」を把握することだけではなく、「当初の予定」と現状を比較することが大切です。　比較結果により、責任者はメンバーへ適宜フィードバックをしましょう。

適切なフィードバックを行うことは、スタッフはもちろん組織全体に良い影響を与えることができます。

もしExcelなどで工数管理を進めており、そもそも工数データを把握していないメンバーがいたら、この段階で情報を共有してください。

【ステップ3】集計・分析

最後のステップでは、工数管理データの集計・分析を行います。

さまざまな観点からデータ分析をする

プロジェクト別、作業区分別、クライアント別、チーム別、個人別など、あらゆる観点からデータを分析しましょう。工数管理は続けることでデータが蓄積されます。蓄積されたデータは分析をすることで、次回のプロジェクト管理のときに大いに役立ちます。

データの分析は、プロジェクト毎に行うのはもちろんですがチーム単位、メンバー単位など細部までしっかり行いましょう。

データ分析を進めていくと、きちんと利益が出ているプロジェクト、想像よりも利益が出ていないプロジェクトが明確になってきます。なぜ利益が出ていないのかの原因を掘り下げることで改善点が見えてきます。

改善策を検討・実行する

メンバーの業務配分を調整したり、業務効率を高められるITツールを新たに導入したりと、工数管理データの分析結果に応じた改善策を検討・実行しましょう。

 

Excelと工数管理ツールの3つの違い

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工数管理を行うツールとしてよく利用されがちなのがExcelです。Excelも工数管理ツールも同様に見えるかもしれませんが、大きく異なる点が3つあります。どのような点が異なるのかを詳しく解説していきますので、違いをしっかり理解しましょう。

①他のシステムと連携ができる

工数管理ツールの最大の特徴は他のシステムと連携ができることです。Excelは基本的に手打ちで入力する必要がありますが、工数管理ツールであればGoogleカレンダーなどと連携することができます。

手打ちで入力する必要もなく、ドラッグ＆ドロップで簡単に計画表の作成が可能です。スマートフォンで入力できる工程管理ツールもありますので、外回りに出ていてパソコンを開くことができない時でも簡単に操作できることも大きな利点です。

②入力漏れを防止することができる

Excelでの工数管理を行うと入力漏れが発生する可能性があります。仮に入力を忘れていたとしてもExcelから入力漏れの連絡が来ることはありません。

しかし工数管理ツールの場合は、記入しなければいけない項目や報告しなければいけない事項が未入力となっているとメールなどによって知らせるアラート機能、リマインド機能があります。

この機能があれば入力忘れを予防することができるだけではなく、プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで知ることができます。入力漏れを知らせるアラートをいつ送るのかも設定することが可能です。

③集計と分析を行ってくれる

工数管理ツールは、プロジェクト毎の情報を集約して管理することができます。一言管理することで、データが集積され自動的にレポートを作成してくれる工数管理ツールもあります。

現在の状況をレポートにまとめ可視化することにより、情報の共有がしやすくなります。レポートには、プロジェクトの損益、タスク管理、売上や効率性の分析など細かな分析結果を記載できます。このレポートを活用することでPDCAサイクルが効率よく進み、さらなる生産性の向上へとつながります。

 

Excelで工数管理を行うメリットとデメリット

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次にExcelで工数管理を行うメリットとデメリットを解説していきます。Excelは手軽に工数管理を行うことができますが、デメリットの方が多いということを十分に理解する必要があります。

Excelを使うメリット

工数管理ツールとしてExcelを使うメリットは以下の3点です。

・導入が簡単
・使い慣れている人が多い
・無料のテンプレートを使って工数管理できる

それぞれのメリットについて解説します。

①導入が簡単

1つ目のメリットは導入が簡単という点です。Excelはパソコンにインストールするだけで簡単に工数管理を行うことができます。パソコン何台分のライセンスを購入するかによって費用は異なりますが、1アカウントは約16,000円で購入することができます。

既にExcelを利用している場合は、新しくアカウントを購入する必要はありません。費用を抑えながら工数管理を行うことが可能です。

②使い慣れている人が多い

2つ目のメリットは、使い慣れている人が多い点です。Excelを普段の業務から使っている方も非常に多いため使い方に困ることはないでしょう。新しいツールに対して抵抗がある方は、まずはExcelを使った工数管理からスタートしてみるのも方法の1つです。

③無料のテンプレートを使って工数管理できる

Excelを使って工数管理を行う場合、数式やフォーマットを使いやすいように設定しなければいけません。ゼロから設定をするのは手間暇がかかってしまいますが、インターネットで検索するとExcelで工数管理するためのテンプレートが無料で配布されています。

無料のテンプレートを使えば、面倒な設定をすることなくすぐに工数管理をスタートさせることが可能です。Excelの知識がある人がいる場合は、自社の工数管理がしやすいようにカスタマイズして使用するのもおすすめです。

Excelを使うデメリット

工数管理ツールとしてExcelを使うデメリットは以下の6点です。

・手間と時間がかかる
・データ損失の恐れがある
・必要に応じてテンプレートの再構築が必要
・他のシステムとの連携が難しい
・属人化しやすい
・容量が増えると重くなる

それぞれのデメリットについて解説します。

①手間と時間がかかる

Excelで工数管理を行う場合、それぞれ記入されたデータを1つのシートにまとめる作業が必要となります。データの量にもよりますが、集計をするにはかなりの時間と労力がかかってしまいます。Excelデータを出力し、ファイルにデータが登録される仕組みを作る方法もあります。しかし、本当に工数が合っているのか確認する作業が必要となります。

万が一、工数の記入忘れ、データの出力忘れがあると正しい工数を算出することができなくなります。そのため入力忘れを防ぐように社内に呼びかける労力も必要です。

②データ損失の恐れがある

誰でも簡単に利用ができるExcelですが、バグが発生したり、画面が固まってしまう恐れがあります。パソコンやExcelを再起動して復旧すれば問題ないですが、データが壊れてしまうかもしれません。データが壊れてしまうと工数の管理はできなくなります。データの損失は工数管理に甚大なる被害をもたらすため定期的にバックアップを取らなければいけません。

③必要に応じてテンプレートの再構築が必要

ビジネス環境は常に変化しています。その時の状況に合わせて管理内容を変更することが求められます。状況が変わるたびにテンプレートを修正することは非常に手間となってしまいます。Excelで工数管理を行っている場合は、ビジネス環境に合わせたアップデートも自社で行わなければいけません。

④他のシステムとの連携が難しい

企業はスタッフの勤怠状況などを把握するために勤怠管理システムを導入していることがあります。勤怠管理システムと工数管理ツールを連携させることにより、バックオフィス業務を効率よく管理することができます。

しかし、Excelの場合は勤怠管理システムと連携させる時にマクロなどの設定をしなければいけません。それなりに知識がある方でないと設定することは難しく、無料で配布されている工数管理テンプレートでは精度の高い仕組みは作ることができません。

⑤属人化しやすい

仮にExcelに複雑なマクロが組まれているとします。複雑なマクロが組まれているとそのExcelを修正することができる人はかなり限定されるはずです。修正を行うことができる人が限られてしまうと属人化してしまいますし、仮に担当者が異動してしまうと誰も管理できないということも考えられます。

高度なスキルを持っている人でなければ修正ができない工数管理の形式を取っている場合は、管理の方法を見直した方がよいでしょう。

⑥容量が増えると重くなる

Excelはデータ量や煩雑な関数の設定を行うと処理の速度が遅くなってしまいます。処理速度が遅くなることは作業効率が落ちることにもつながります。それだけではなく、Excelデータの容量が増えるとファイルが崩れてしまうリスクが高まります。

 

工数管理ツールを使うメリットとデメリット

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工数管理ツールを使うメリットとデメリットについて解説していきます。

工数管理ツールのメリット

工数管理ツールを使うメリットは、次の4点です。

・業務配分やスケジュール調整がしやすい
・モチベーションが向上する
・データを蓄積・活用できる
・作業計画や見積書の精度向上

それぞれのメリットについて解説します。

①業務配分やスケジュール調整がしやすい

工数管理を行えば、メンバーの業務量や進捗状況に関する情報を一元的に把握できるようになります。業務量が偏り特定の人に負荷がかかっていたり、何らかの問題がありスケジュールが遅延していたりといったことが見えやすくなるのがポイントです。

さらに、誰に・どのようなタスクを・どれくらい配分すれば、全体の業務を効率的に遂行できるかがわかるようになり、適切な業務配分が可能となるとともに、作業の無駄削減にもつながります。

想定外のトラブルなどが発生した際にも、全体の工数を把握できているためスケジュール調整が容易になるでしょう。

②モチベーションが向上する

工数管理によって、メンバーは自分の働きぶりを可視化できるとともに、どうすれば業務を効率化できるか当事者意識を持って検討・実践しやすくなります。その結果、実績が増えたり業績が向上したりするため、メンバーのモチベーションが向上します。一人ひとりのモチベーション向上は、組織としての生産性にもプラスの影響をおよぼすため、良い循環が生まれるでしょう。

③データを蓄積・活用できる

工数管理を継続すれば、各プロジェクトや各担当者に関するデータが蓄積していきます。蓄積したデータによって、高コスト（＝赤字案件）や低コスト（＝利益率の高い案件）を見極めやすくなる点もメリットです。

新しい案件の作業計画やリソースの配分、業務効率化を検討するうえで、蓄積されたデータは大いに役立ちます。

④作業計画や見積書の精度向上

工数管理ツールは、長く利用すればするほどデータが蓄積されます。蓄積されたデータを可視化すると、どれくらいの作業に何時間かかっているのかが明確になります。これまでの工数を明確にすることで、これまで以上に現実的な作業計画や見積書を作成することができます。

それだけではなく、これまでの作業工数を振り返ることで作業の無駄を見直すきっかけとなります。

工数管理ツールのデメリット

工数管理ツールを使うデメリットは、次の2点です。

・導入に一定のコストがかかる
・工数管理ツールの操作方法を理解する必要がある

それぞれのデメリットについて解説します。

①導入に一定のコストがかかる

工数管理ツールは、導入するときに導入費用と月額利用料など一定のコストが発生します。これまで使ったことがないツールを導入する時には導入コストとは別に教育にもコストが発生する場合があります。工数管理ツールと教育費用などを含めて月額いくらの費用がかかるのかをしっかりと把握し、予算内に収まっているかも確認することが必要です。

②工数管理ツールの操作方法を理解する必要がある

工数管理ツールは導入する前に操作方法などを学習する必要があります。工数管理ツールに限らず、新しいシステムを導入する際はどのような機能が備わっているのか、どのような作業を行わなければいけないのかを把握する必要があります。

操作を十分に理解していなければ、工数管理ツールを十分に活用することはできません。工数管理ツールを導入する前には学習時間が必要であることを知っておきましょう。

 

5.  工数管理を“意味がない”ものにしないために

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工数管理を意味がないものにしないためには、いくつかの注意点を押さえる必要があります。

以下では、工数管理を実行する際の注意点について解説します。

工数管理の目的を組織で共有する

工数管理を始める前に、「工数管理をなぜ行う必要があるのか」といった目的や意義を組織全体で共有してから取り組むことが大切です。共通認識がない状態で工数管理を進めようとすると、日々のデータ入力の精度が落ち、工数管理の効果が薄れることが懸念されます。

情報の入力は正確に行う

現実とデータの乖離が生じないよう、情報の入力は正確に行うようにしましょう。

手間のかかる方法で工数管理をしようとすると入力誤りが生じやすいため、もし工数管理ツールを導入するなら、操作性が高いかどうかを基準にツールを選ぶことが重要です。

 

工数管理ツールの選び方

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工数管理ツールには、さまざまな種類があります。自社にどのような工数管理ツールが適しているのかを確認して導入する必要がありますが、この時にポイントとして見て欲しい項目が以下の7つです。

・目的に合っているか
・操作性の確認
・適切なコストであるか
・お試し期間が用意されているか
・継続して利用可能か
・マネジメントのしやすさ
・インストール型かクラウド型か

工数管理ツールを選定する際のチェックポイントとして参考にしてください。

①目的に合っているか

工数管理ツールを導入する時にもっとも大切なことは、導入しようとしているツールが導入目的に合っているか確認することです。工数管理ツールによってできることとできないことが分かれますし、搭載されている機能も異なります。

工数管理ツールで行いたいと思っている機能が搭載されているのか、十分に確認しましょう。

②操作性の確認

工数管理ツールに限らず新しいシステムを導入するときは、実際に使用するスタッフが使いやすいかどうかも加味する必要があります。スタッフが使いやすい工数管理ツールを導入することで、工数管理を属人化することを防ぐことができます。

直感的に操作できる、理解しやすいデザイン設計などに着目して選ぶようにしましょう。

③適切なコストであるか

工数管理ツールは導入する時に費用が発生します。初期費用として支払わなければいけないこともありますが、月々発生するランニングコストにも注意が必要です。導入時にかかる費用、毎月発生する費用それぞれの見積書を作成してもらい工数管理ツールの導入にいくらかかるのか費用感をしっかり把握しておくことが大切です。

工数管理ツールにかかる費用の確認は、HPを見るだけではなく実際に問い合わせを行う必要があります。自社の既存のシステムとの兼ね合いもあるため、ヒアリングを行ってもらい実際の費用に近い見積書を作成してもらうことが望ましいでしょう。

④お試し期間が用意されているか

集めた情報、予算感を元に工数管理ツールを導入しても問題ありませんが、可能であれば試験的に導入し本当に使いやすいか、欲しい機能が備わっているのかをお試し期間で確認することをおすすめします。

工数管理ツール導入前に使用感を確認することができれば、「工数管理ツールを導入したけど使用したい機能がイマイチだった」ということを防ぐことが可能です。

無料お試し期間が用意されているかどうかも工数管理ツールを選択する時の参考にするのがおすすめです。

⑤継続して利用可能か

工数管理ツールは基本的に毎日使用するものです。しかし「入力がしづらい」「操作がよくわからない」と感じてしまうと、継続して利用することが難しくなり気づけば数日間入力するのを忘れていた。なんてことに繋がりかねません。

そのため工数管理ツールを導入する際は、毎日継続して利用することができるか、スタッフに負担がかからないかも考える必要があります。万が一、数日間の工数管理をまとめて入力する場合、どのような手順を踏まなければいけないのかもきちんと確認しておきましょう。

工数管理ツールは、上手に利用できればとても役に立つツールですが、入力を怠ってしまうと意味がありません。入力忘れはプロジェクト管理者など会社にとっても負担となります。一定の日数入力が見られない時は本人にメール連絡がいくように設定することも1つの手段です。

⑥マネジメントのしやすさ

工数管理ツールは、プロジェクト管理者や上司が進捗状況を確認するためによく活用されています。現在の工数で納期に間に合うのか、予定通りに進んでいない時の軌道修正などはこまめに行う必要があります。

現在の工数を管理する手間が簡単であるか、工数が可視化されていてわかりやすいかも導入前にチェックしておきたい項目です。

⑦インストール型かクラウド型か

工数管理ツールは、インストール型とクラウド型の2つに分けることができます。それぞれ特徴が異なるため、自社でどちらの工数管理ツールを導入した方がよいかを選ぶことが大切です。

インストール型の特徴

インストール型の工数管理ツールは、1度ソフトをインストールすればインターネット環境がなくても問題なく利用することができます。インターネットサーバーを共有せずに行うため、セキュリティレベルが高いのが特徴です。

インターネット環境や通信速度によって影響を受けたくない、主にセキュリティを重視したい方におすすめの工数管理ツールです。

クラウド型の特徴

クラウド型の工数管理ツールは、インターネット環境が整っていれば場所、端末を問わずに利用することができます。工数管理ツールを契約後すぐに導入可能です。

できるだけ手軽に工数管理ツールを利用したい、パソコンだけではなくスマートフォン、タブレットなどさまざまな端末からアクセスできるようにしたい方におすすめの工数管理ツールです。

 

6.  工数管理で生産性を向上させるならクラウド型ツール「ジョブマネ」がおすすめ

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生産性を高める工数管理を実現するなら、テレワーク環境でも利用可能なクラウド型オールインワンツール「ジョブマネ」がおすすめです（※）。

ジョブマネには、工数管理機能をはじめとする合計17の機能が搭載されています。

以下では、工数管理機能のポイントをご紹介します。

※オールインワンはビジネスプランのみとなっています。
参考：クラウド型グループウェアや案件・顧客管理システムの導入はジョブマネ株式会社

【ポイント1】作業時間や案件ごとの工数をわかりやすく可視化

グラフによって、誰が・どの作業に・どれくらい時間を割いたかが一目でわかるため、データ分析がしやすくなっています。グラフ化するための特別な作業は必要なく、日々の工数入力さえしていればOKです。

案件単位でも工数を把握できるのに加え、工数の区分は自由に設定できるため、会議や開発作業など、どのプロセスに時間がかかっているのかを確認できます。

利益を意識しやすくなり、業務効率化につなげられるでしょう。

【ポイント2】簡単な入力方法で業務負担軽減

日々の工数入力は、日付を指定し、案件名・作業時間・工数区分を入力するだけの簡単な作業です。日報ベースなので、担当者は工数管理に負担を感じることなく取り組めるほか、入力誤りも減らせるメリットがあります。

工数管理機能の詳細はこちら 

 

7.  まとめ

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工数管理とは、人や時間などの経営資源を可視化して管理することをいいます。コストや収支、業務の進捗状況などを把握することで、業務効率化や組織全体の生産性向上につなげるのが目的です。

工数管理を行えば、次のようなメリットが得られます。

・業務配分やスケジュール調整がしやすい
・モチベーションが向上する
・データを蓄積・活用できる

ただし、工数管理は効率的かつ正しいやり方で進めるからこそ、メリットや効果が得られるものです。期待する効果につながっていない場合は、工数管理ツールの導入・見直しを検討するとよいでしょう。

今回ご紹介した「ジョブマネ」では、30日間の無料トライアルを実施しています。

まずは一度試してみてはいかがでしょうか。