多くの企業が実施している「工数管理」。しかし、工数管理をしていても期待する効果につながっていない、そもそも必要性をあまり実感できていないなどといったケースもあるでしょう。

そこで本記事では、工数管理の必要性や進め方、工数管理ツール導入のメリットを詳しく説明するとともに、工数管理手段の比較やおすすめの工数管理ツールを紹介します。

記事の内容

• 1.  工数管理とは？
• 2.  工数管理のやり方
• 3.  工数管理のメリット
• 4.  工数管理の手段
• 5.  工数管理を“意味がない”ものにしないために
• 6.  工数管理で生産性を向上させるならクラウド型ツール「ジョブマネ」がおすすめ
• 7.  まとめ

1.  工数管理とは？

まずは「工数」・「工数管理」の言葉の意味や、工数管理の必要性について解説します。

工数／工数管理の言葉の意味

そもそも「工数」とは、「業務の完了までにかかる（かかった）時間」×「業務に必要な（要した）人数」という計算式で算出されるもので、プロジェクトの遂行に必要な業務量のことを表します。

工数の単位として「人時」・「人日」・「人月」などが用いられることもあります。この「工数」を可視化し、人や時間などの経営資源を管理することが「工数管理」です。

もっと簡単に表現すれば、誰が・どの作業に・どれくらい時間を割いたかを管理することをいいます。

工数管理の必要性について

一般的な工数管理は、プロジェクトにかかるコストや収支を把握すること、業務の進捗状況を把握し業務を効率化させることなどが目的です。工数管理をしなければ、不採算となっているプロジェクトを発見することも、人員を適切に配置することもできません。

近年では、働き方改革の実現にあたり、組織全体の生産性を向上させて従業員の残業時間を削減する観点からも、多くの企業が工数管理の重要性に注目しています。

2.  工数管理のやり方

これから工数管理を始める場合は、次の3つのステップに分けて考えていきましょう。

ステップ1：準備
ステップ2：実践
ステップ3：集計・分析

以下では、それぞれのステップで行なうべきことについて解説します。

【ステップ1】準備

最初のステップは、工数管理をスタートするための準備にあたります。

工数管理の担当者と責任者を決定する

　誰が工数情報を入力するのか、誰がそれをマネジメントするのかを決めましょう。　

工数管理の手段を決定し導入する

　エクセルや工数管理ツールなど、工数管理をするための手段を決定し、必要に応じて新たにツールなどを導入しましょう。　なお、エクセルと工数管理ツールのメリット・デメリットの比較については、4章「工数管理の手段」で詳しく説明していますので、併せてご覧ください。

入力ルールを策定する

　属人化を防ぐため、担当者が工数情報を入力するにあたってのルールを策定しましょう。

【ステップ2】実践

次のステップは、工数管理の実践です。

精度の高い工数入力を継続する

　工数管理は、日々の情報入力の積み重ねが大切です。　入力内容に抜け漏れや誤りがあると、組織全体の工数管理がうまくいかなくなってしまいます。　担当者や責任者は、精度の高い工数入力を継続できるよう努めましょう。

予定と実績を比較する

　どの作業に時間がかかっているのか、誰の負担が大きくなっているのかといった「現状」を把握することだけではなく、「当初の予定」と現状を比較することが大切です。　比較結果により、責任者はメンバーへ適宜フィードバックをしましょう。

　もしエクセルなどで工数管理を進めており、そもそも工数データを把握していないメンバーがいたら、この段階で情報を共有してください。

【ステップ3】集計・分析

最後のステップでは、工数管理データの集計・分析を行います。

さまざまな観点からデータ分析をする

　プロジェクト別、作業区分別、クライアント別、チーム別、個人別など、あらゆる観点からデータを分析しましょう。

改善策を検討・実行する

　メンバーの業務配分を調整したり、業務効率を高められるITツールを新たに導入したりと、工数管理データの分析結果に応じた改善策を検討・実行しましょう。

3.  工数管理のメリット

工数管理を行うメリットは、次の3点です。

・業務配分やスケジュール調整がしやすい
・モチベーションが向上する
・データを蓄積・活用できる

それぞれのメリットについて解説します。

業務配分やスケジュール調整がしやすい

工数管理を行えば、メンバーの業務量や進捗状況に関する情報を一元的に把握できるようになります。業務量が偏り特定の人に負荷がかかっていたり、何らかの問題がありスケジュールが遅延していたりといったことが見えやすくなるのがポイントです。

さらに、誰に・どのようなタスクを・どれくらい配分すれば、全体の業務を効率的に遂行できるかがわかるようになり、適切な業務配分が可能となるとともに、作業の無駄削減にもつながります。

想定外のトラブルなどが発生した際にも、全体の工数を把握できているためスケジュール調整が容易になるでしょう。

モチベーションが向上する

工数管理によって、メンバーは自分の働きぶりを可視化できるとともに、どうすれば業務を効率化できるか当事者意識を持って検討・実践しやすくなります。その結果、実績が増えたり業績が向上したりするため、メンバーのモチベーションが向上します。一人ひとりのモチベーション向上は、組織としての生産性にもプラスの影響をおよぼすため、良い循環が生まれるでしょう。

データを蓄積・活用できる

工数管理を継続すれば、各プロジェクトや各担当者に関するデータが蓄積していきます。蓄積したデータによって、高コスト（＝赤字案件）や低コスト（＝利益率の高い案件）を見極めやすくなる点もメリットです。

新しい案件の作業計画やリソースの配分、業務効率化を検討するうえで、蓄積されたデータは大いに役立ちます。

4.  工数管理の手段

工数管理の代表的な手段にエクセルと工数管理ツールがあります。以下では、それぞれのメリットとデメリットをご紹介します。

エクセルで行う

エクセルを一覧表のように使用して工数管理を行う方法です。

＜メリット＞

・すぐに導入できる、または導入済である
・使い慣れている人が多い
・フォーマットを自由にカスタマイズできる

＜デメリット＞

・どのように工数管理を進めるかを一から考えなければならない
・複雑な工数管理は機能的に限界がある
・属人性が高くなる
・複数のプロジェクトを管理しようとすると煩雑になる
・モバイル対応は弱い

工数管理ツールで行う

もう一つは、工数管理のための専用ツールを活用して工数管理を行う方法です。

＜メリット＞

・プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで把握できる
・プロジェクトの採算状況を共有できる
・データ分析・改善が容易にできる
・テレワーク環境でも利用できる
・工数管理のための細かい作業が必要ない
・ツールによっては機能をカスタマイズすることも可能

＜デメリット＞

・一定の導入・運用コストがかかる
・ツールの操作方法を理解する必要がある

上記のように、それぞれメリット・デメリットがありますが、効率的かつ効果的な工数管理を実現するためには、できれば工数管理ツールを活用するのが望ましいでしょう。

5.  工数管理を“意味がない”ものにしないために

工数管理を意味がないものにしないためには、いくつかの注意点を押さえる必要があります。

以下では、工数管理を実行する際の注意点について解説します。

工数管理の目的を組織で共有する

工数管理を始める前に、「工数管理をなぜ行う必要があるのか」といった目的や意義を組織全体で共有してから取り組むことが大切です。共通認識がない状態で工数管理を進めようとすると、日々のデータ入力の精度が落ち、工数管理の効果が薄れることが懸念されます。

情報の入力は正確に行う

現実とデータの乖離が生じないよう、情報の入力は正確に行うようにしましょう。

手間のかかる方法で工数管理をしようとすると入力誤りが生じやすいため、もし工数管理ツールを導入するなら、操作性が高いかどうかを基準にツールを選ぶことが重要です。

6.  工数管理で生産性を向上させるならクラウド型ツール「ジョブマネ」がおすすめ

生産性を高める工数管理を実現するなら、テレワーク環境でも利用可能なクラウド型オールインワンツール「ジョブマネ」がおすすめです（※）。

ジョブマネには、工数管理機能をはじめとする合計17の機能が搭載されています。

以下では、工数管理機能のポイントをご紹介します。

※オールインワンはビジネスプランのみとなっています。
参考：クラウド型グループウェアや案件・顧客管理システムの導入はジョブマネ株式会社

【ポイント1】作業時間や案件ごとの工数をわかりやすく可視化

グラフによって、誰が・どの作業に・どれくらい時間を割いたかが一目でわかるため、データ分析がしやすくなっています。グラフ化するための特別な作業は必要なく、日々の工数入力さえしていればOKです。

案件単位でも工数を把握できるのに加え、工数の区分は自由に設定できるため、会議や開発作業など、どのプロセスに時間がかかっているのかを確認できます。

利益を意識しやすくなり、業務効率化につなげられるでしょう。

【ポイント2】簡単な入力方法で業務負担軽減

日々の工数入力は、日付を指定し、案件名・作業時間・工数区分を入力するだけの簡単な作業です。日報ベースなので、担当者は工数管理に負担を感じることなく取り組めるほか、入力誤りも減らせるメリットがあります。

工数管理機能の詳細はこちら 

7.  まとめ

工数管理とは、人や時間などの経営資源を可視化して管理することをいいます。コストや収支、業務の進捗状況などを把握することで、業務効率化や組織全体の生産性向上につなげるのが目的です。

工数管理を行えば、次のようなメリットが得られます。

・業務配分やスケジュール調整がしやすい
・モチベーションが向上する
・データを蓄積・活用できる

ただし、工数管理は効率的かつ正しいやり方で進めるからこそ、メリットや効果が得られるものです。期待する効果につながっていない場合は、工数管理ツールの導入・見直しを検討するとよいでしょう。

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著者：松田
新卒で都内の営業支援会社にて新規開拓営業に従事し、大企業向けにwebチャットツールの提案営業を行う。
沖縄に帰郷後、salesforceの代理店にて中小企業向けの業務改善に従事。
現在は自社開発業務改善ツール「ジョブマネ」のwebマーケティングに従事し、少しでも多くの中小・零細企業の業務改善ができるよう日々奮闘中。