営業報告書の書き方を指南！テンプレートや例文一覧あり

企業の営業現場では、担当者が日々の営業報告書を作成し、顧客や案件の活動記録として蓄積しています。営業報告書は、2006年の会社法施行により、従来記載していた営業報告書は事業報告書へと切り替わりました。会社法施行以降、営業報告書は営業部署に特化した報告書として、日報や週報などの書類として認知されています。

では、営業報告書には書き方のルールなどがあるのでしょうか。営業報告書は、正しく書くことで営業現場の生産性の向上につながります。その理由は、営業報告書に記載した活動記録が今後の営業活動のヒントとして活かせるからです。

本記事では、営業報告書の書き方について、テンプレートや例文を紹介しながらわかりやすく解説します。営業報告書の書き方を改善して営業現場の生産性向上を目指そうとしている企業の経営者や営業部門のリーダーの方は、ぜひ参考にしてください。

営業報告書とは営業活動の進捗をまとめて分析するための書類

営業報告書とは、営業部署で活用する営業活動の進捗をまとめて分析するための書類です。営業活動はその性質上、各担当者が営業先に出向き、状況に応じながらそれぞれの手法で対応します。そのため、会社組織ではそれら営業活動の進捗や結果などを把握しなければなりません。

営業報告書は、それぞれの担当者が組織に報告するための書類として活用されています。案件ごとの進捗状況を共有し、まとめたものを分析し、今後の営業活動の参考にする目的があります。

また以下に営業報告書について確認すべき項目をまとめました。

• 日報・週報・月報の違いを正しく理解して業務改善に役立てる
• 事業報告書は株主向け資料の営業報告書と混同されやすい
• 決算報告書は経営状況をまとめた書類で営業報告書と役割が違う

それぞれ順に解説します。

日報・週報・月報の違いを正しく理解して業務改善に役立てる

営業報告書は、営業活動の日報・週報・月報の違いを正しく理解して、業務改善に役立てる必要があります。

• 日報：毎日の業務後に記録する報告書
• 週報：1週間の締めとして週間業務の振り返りを記録する報告書
• 月報：月単位で実行した結果の報告書

営業報告書では、それぞれの報告書ごとに期間だけではなく、報告相手や報告書を管理する当事者などが異なってきます。

• 日報：上司や経営陣に向け日々の営業活動を報告（個人管理）
• 週報：上司や経営陣に向け営業活動や成果を報告（個人・営業チーム・会社組織管理）
• 月報：経営陣や外部関係者に向け活動成果を報告（個人・営業チーム・会社組織管理）

このように、営業報告書は期間単位が大きくなるにつれて、報告内容が成果のみに絞られてくる傾向が一般的です。

日報の場合は、個人の営業担当者による営業活動を改善する目的で作成します。月報の場合は、組織の経営層が外部関係者なども交えて今後の経営方針を決める資料として活用するイメージです。

営業報告書の日報・週報・月報は、報告目的や報告相手に違いがあることを正しく理解して業務改善に役立てましょう。

事業報告書は株主向け資料の営業報告書と混同されやすい

事業報告書は、株主向け資料の営業報告書と混同される場合があります。事業報告書と営業報告書が混同されやすい理由は、冒頭で解説した会社法の施行による名称の変更が影響しています。

営業報告書は、2006年に会社法が施行されたことで事業報告書と名称も変更されました。旧商法による営業報告書は、会社の営業部門の活動を報告する書類ではなく、会社全体の事業報告を記載する書類の呼び名でした。

そのため、2006年の会社法施行前に営業報告書を取り扱っていたビジネスパーソンの場合は、営業報告書を株主向け資料の事業報告書と認識する可能性があります。

• 事業報告書（旧・営業報告書）：決算期ごとに会社の事業を年次報告する書類
• 営業報告書：会社の営業部門のチームや担当者個人が営業活動にまつわる内容を報告する書類

事業報告書と営業報告書は名称が似ているものの、役割や対象が大きく異なります。それぞれの定義や目的を正しく理解し、状況に応じて使い分けることが重要です。

決算報告書は経営状況をまとめた書類で営業報告書と役割が違う

営業報告書は、決算報告書と間違われるケースもあります。決算報告書は、企業の経営状況をまとめた書類です。前項で解説した事業報告書とともに、株主に向けて会社の経営状況を報告する書類になります。そのため、営業報告書とは役割が違います。

• 決算報告書：会社の業績をあらわす書類の総称（財務諸表）
• 営業報告書：会社の営業活動を報告する書類（日報・週報・月報）

決算報告書は、会社の決算期における業績をあらわす書類です。決算報告書のうち、損益計算書や貸借対照表、キャッシュフロー計算書の3つは、会社法と金融商品取引法のどちらにも共通する決算報告書として提出が義務付けられています。

決算報告書は、社内で活用するというより、株主などの投資家が外部から会社の経営状況を知るために活用する書類です。組織で活用する営業報告書とは、活用する対象者や役割が異なります。

営業報告書を正しく書く最大のメリットは生産性の向上

営業報告書は、正しく書く必要があります。営業報告書を正しく書くことは、企業にとって最大のメリットとなる生産性向上への取り組みとなります。

国内外の企業経営をコンサルティングするマッキンゼー・アンド・カンパニーでは、営業活動の生産性を「営業ROI（Return of Investment：投資利益率）」で示しています。営業ROIは、企業の営業活動による成果と営業コスト率から粗利率を算出して生産性を数値化した指標です。営業報告書に書かれた活動記録から具体的な成果とコストの関係性を知るための指標となります。

数値で記された報告内容だけではなく、営業担当者の日々の活動内容（架電や訪問、メールなど）も正しく書かれていれば、将来の営業活動における参考となります。そのような理由から、営業報告書は数値による成果や活動内容を正しく書くことで生産性向上を期待できるでしょう。

また以下に営業報告書を正しく書くことによるメリットをまとめました。

• 営業担当者は営業報告書から業務の振り返りができる
• 営業担当者が変わってもスムーズな引き継ぎができる
• 数字では見えない営業内容を把握し社員の評価に活かせる
• 営業報告書をデータベース化すれば営業活動の精度が高まる

それぞれ順に解説します。

営業担当者は営業報告書から業務の振り返りができる

営業報告書は、営業担当者にとって過去の営業活動で実行した業務の振り返りに役立てられます。営業日報は、日々の業務日誌として「訪問先」や「訪問時の対応内容」、「前回からの進捗状況」などを記録した書類です。

営業報告書に記載した記録は、営業経験を積み重ねるにつれて、営業担当者自身のスキルアップや休眠顧客の掘り起こしなど、業務の振り返りに活用できます。経験の長い営業担当者は、過去に取り扱った案件から、「似たようなケースの顧客対応例」として役立てられます。また、アポ取りから商談化までの流れを過去の事例で振り返り、営業コストの事前把握にも活用できるでしょう。

営業担当者が変わってもスムーズな引き継ぎができる

営業報告書が正しく書かれていれば、企業にとって正確な引き継ぎ資料として活用できます。正しく書かれた営業報告書は、営業担当者が変わってもスムーズな引き継ぎを実現させる要素です。

それぞれの営業担当者が営業報告書に正しい活動内容や正しい数字結果を記載していれば、別の担当者が報告書に記載された活動内容を再現できます。過去の報告書に記載された活動内容が具体的で再現性が高ければ、引き継いだ担当者が未経験であっても実現しやすくなります。

また、正しく書かれた営業報告書は、引き継ぎ時の参考資料としても役立つアイテムです。営業活動の内容が客観的に理解できる内容であれば、引き継ぎ時の手間や時間も短縮できます。

数字では見えない営業内容を把握し社員の評価に活かせる

営業報告書は、数字では見えない営業内容の把握に役立ちます。そのため、営業部門の社員評価に活かす指標になります。例えば、営業活動の評価を数字のみで行った場合は、結果がすべての状況になるでしょう。

結果がすべての営業現場では、営業プロセスは重視されず結果のみがフォーカスされる職場となります。結果だけにフォーカスする職場では、「成果さえ出せばどんな営業手法でも問題ない」という風潮が浸透し、地道に営業活動を続ける社員のモチベーション低下にもつながります。

営業担当者を公平に評価するには、数字では見えない営業内容の把握が必要です。営業担当者の中には、数字として成果は出ていないが、見込み客が増加し、今後の訴求内容次第で結果につながるケースもあります。

そのため、営業活動は、結果だけではなく営業プロセスも社員の評価基準とすることをおすすめします。営業活動内容も評価対象となれば、社員のモチベーションも高められるでしょう。

営業報告書をデータベース化すれば営業活動の精度が高まる

営業報告書は、営業活動の精度向上に役立てられます。従来の紙ベースで作成する営業報告書ではなく、エクセルやワードなどで作成したファイル形式で作成すれば、複数の営業報告書をパソコンで保存できます。ファイル形式で作成した営業報告書は、単に保存するだけではありません。

営業報告書のデータベース化は、カテゴリに分類したり、時系列でまとめたり、必要に応じて検出したりすることでデータ管理の精度を高められます。結果的に、営業活動の精度向上にもつながります。営業報告書をデータベース化するメリットは、顧客ごとに詳細な管理ができる点です。顧客情報をデータベースで管理できれば、営業活動の精度は格段に上がるでしょう。

• 営業活動に対しての顧客の状況変化をプロセスごとに記録できる
• 担当者基準ではなく顧客基準でデータを管理するため属人的な営業を解消できる
• データベース化によって案件情報を適切に保管・検出できるため振り返りの精度が上がる

このように、営業報告書のデータベース化は営業チームの業務全体を底上げする取り組みになります。

営業報告書作成のコツは今後の営業に活かせる内容にすること

営業報告書を正しく書くコツは、今後の営業に活かせる内容にすることを念頭におくことです。

営業報告書は、単なる営業担当者個人の日誌ではありません。営業担当者ひとりの活動からチームの活動状況など、今後の営業方針や経営における新事業開発ヒントまであらゆる面の参考になります。営業報告書を作成する際は、「今後の営業活動に活かす」という考え方を軸にして取り組みましょう。

また以下に営業報告書作成のコツをまとめました。

• 営業活動の課題を踏まえネクストアクションまで明記する
• できるだけシンプルに誰が見てもわかりやすい資料を作る
• 顧客情報や関連資料をまとめて管理するとわかりやすい

それぞれ順に解説します。

営業活動の課題を踏まえネクストアクションまで明記する

営業報告書の作成は、営業活動の課題を踏まえネクストアクションまで明記することが重要です。

営業活動を進めるうえで、現場の営業担当者はその日の訪問先や商談を予定します。営業担当者は、営業報告書の記載項目が定められていなければ、行動記録だけ記載された目的のない報告書のままです。そのような報告書では、活動内容を今後の営業活動に活かせません。

営業報告書は、目的や商談を通じて表面化した課題などを踏まえてネクストアクションまで明記することで次のステップにつながる資料となります。

具体的には、次の項目の記載が必要です。

• 訪問目的：何を目的に訪問したのを明確に記載
• 商談内容：訪問先で交わした商談のやり取りを客観的な視点で記載
• 商談で決定した事項：商談による決定事項や保留事項などを明記
• 現在の課題や今後に向けた対策：現状の課題とその課題解決に必要な対策を明記
• 受注確度：現時点での成約率または成約の障壁になるもの
• ネクストアクション：次回実行予定の具体的な行動

これらの項目は、営業担当者の活動内容を客観的に確認する意味において重要なポイントになります。日々の営業活動を有意義なものにするために、現場で営業活動をする担当者、営業活動を管理する責任者双方ともに現状を把握しやすい書き方のコツになるでしょう。

できるだけシンプルに誰が見てもわかりやすい資料を作る

営業報告書は、できるだけシンプルに伝わる内容が求められます。ポイントは、誰が見てもわかりやすい資料であることです。

誰が見てもわかりやすい資料には、次の特徴があります。

• 商談の進捗度や受注確度などは数字であらわすと客観的な理解を得られる
• 現在の課題に重複する項目がないかチェックする
• できる限り端的な文章でまとめて必要であれば別途参考資料（図表など）を添付する
• 営業部署以外の社内関係部署の理解を得られる表現で書く（共通理解を得られる表現）

誰が見てもわかりやすい営業報告書は、見る人の「手間と時間を奪わない」という観点で作成するとシンプルな形式になるでしょう。詳細な説明が必要な場合は、報告書に添付資料を添える工夫が必要です。

顧客情報や関連資料をまとめて管理するとわかりやすい

営業報告書は、その時点で担当する顧客情報の関連資料をまとめられると便利です。担当する顧客の関連資料をまとめて管理できると、案件の掘り起こしの際に抽出しやすくなります。

また、顧客情報や商談、担当者の活動内容などを個別で管理するより、まとめて管理することで、事後の取り扱いがわかりやすくなるでしょう。

先述した商談報告書のデータベース化は、顧客情報や関連資料をまとめて管理する方法として最適です。「目的」や「商談内容」など項目別にデータベースで管理できれば、項目別の現状や課題の発見にも役立ちます。また営業担当者個人だけではなく、営業チームや組織全体の戦略的な取り組みにも活用できます。

営業報告書の書き方5W1Hと便利なテンプレートを紹介

営業報告書は、5W1Hで書くことがおすすめです。

営業報告書を書くための5W1Hとは、次の通りです。

• When（いつ）：いつの営業活動なのか
• Where（どこで）：どの訪問先（架電先・SNS・メールなど）
• Who（誰）：相手は誰か（企業・団体・個人など）
• What（何を）：どんな営業活動を実行したか（対面・オンラインMTG・メールなど）
• Why（なぜ）：営業活動に至った理由、背景など
• How（どのような対応で）：ホワイトペーパーの提供、ウェビナー、動画解説、展示会招待など

営業報告書には、これら5W1Hを記載する記入項目を入れておく必要があります。5W1Hは、文章作成や対話の順序などを作成する際に役立つフレームワークです。

基本的な5W1Hは、上記に示した内容になりますが、同じ5W1Hでもトヨタ式の場合は異なります。トヨタ式の場合は、5つの「W」がすべて「Why（なぜ）」になります。要するに、「Why」を繰り返すことで理由や原因について深掘りするイメージです。

営業報告書を書く場合は、この項で紹介している5W1Hで作成します。

また以下に営業報告書の作成に便利なテンプレートやエクセルやワードで作るデメリットをまとめました。

• 今すぐ使えるテンプレート！営業報告書で書くべき項目と例文一覧
• 営業報告書はエクセルやワードでも作れるがデータ分析が難しい

それぞれ順に解説します。

今すぐ使えるテンプレート！営業報告書で書くべき項目と例文一覧

ここでは、実際に今すぐ使える営業報告書のテンプレートを紹介します。営業報告書は、営業活動の課題を踏まえてネクストアクションまで明記することが大事です。そのため、現場でそのまま使うテンプレートには、次の項目を記載します。

• 担当者名
• 訪問日時<
• 訪問先
• 訪問先担当者の氏名
• 訪問先担当者の役職
• 訪問目的
• 商談内容
• 商談で決定したこと
• 現在の課題
• 今後に向けた対策
• 受注確度
• ネクストアクション

これらの項目を記載できれば、日々の営業活動の有用性や精度が高くなるでしょう。

また、作成した営業報告書のフォーマットを担当者や部署によって変更することはおすすめしません。報告書の項目を担当者目線で作成してしまうと、抽象的な書き方や冗長な書き方になってしまいます。なるべく、要点を絞った端的な文章でまとめましょう。その点も踏まえて、いくつかの例文を紹介します。

【営業日報】

• 活動日：令和〇年〇月〇日
• 所属部署名：営業部第〇支部
• 担当者名：〇〇〇〇
• 件名：〇月〇日の営業実施報告
• 報告先：営業部第〇支部〇〇課長　（承認印）
• 訪問先：株式会社〇〇〇
• 訪問日時：令和〇年〇月〇日 午前・午後〇時〇分
• 訪問先担当者名：〇〇様
• 訪問先担当者の役職：人事部採用担当課長
• 商談内容：事実内容をわかりやすく箇条書きで
• 商談決定事項：〇〇について検討中、次回商談時に回答など
• 現在の課題：決裁権者の人事部部長が積極的ではない
• 今後に向けた対策：人事部長〇〇様の理解をいただくための資料AとBの提出
• ネクストアクション：次回〇月〇日〇時より人事部長同席のうえ商談予定
• 本日の営業活動による受注確度：30％（10件中3件受注）

こちらの営業日報例文は、営業報告書に書くべき項目を記載したテンプレートになります。

日報には、その日に訪問した数だけ上記項目の記載をするイメージです。受注確度は、1日に複数件訪問する場合や週や月単位による報告の場合に必要な評価指標となります。

営業報告書はエクセルやワードでも作れるがデータ分析が難しい

営業報告書は、日頃の業務で利用しているエクセルやワードでも作成できます。ただし、エクセルやワードで作成した場合、データ分析がしにくい点が考えられます。

その理由は、次の通りです。

• アプリに設定されいない分析方法（因子分析・主成分分析など）は利用できない
• 蓄積されたデータ量によってはエクセルの処理能力が追い付かない
• 一度行った分析作業を別のデータで再利用できない

顧客情報や案件情報などは、日々の営業活動で蓄積されます。そのため、営業報告書から抽出した情報は、大量に蓄積されることが考えられます。長期目線で活用する場合は、エクセルやワードによるデータ分析では対応が難しくなるでしょう。

営業報告書を簡単に作成し営業を最適化するなら「ジョブマネ」

営業報告書を簡単に作成し、最適化する場合は、エクセルやワードでは時間や手間ばかりがかかってしまいます。

本記事で紹介した営業報告書に記載する項目や例文などを実行するには、カスタマイズ性の高い業務管理ツールの導入が必要です。実際に、営業報告書を生産性向上に役立つ分析ツールとしても活用するのであれば、自社向けの機能追加ができる業務管理ツールの導入をおすすめします。

本記事で紹介した内容を満たした業務管理ツールは、ジョブマネです。ジョブマネは、17の機能を必要に応じて活用できるカスタマイズ性の高い業務管理ツールです。すべての機能は、連動して管理できます。

• スケジュール管理
• ToDo管理
• 電話メモ
• 工数管理
• 経費精算
• ワークフロー
• 掲示板
• 共有資料
• 商談履歴
• 顧客管理
• 見積もり管理
• 案件管理
• 原価管理
• 請求書発行
• 入金登録
• 問合せ管理
• レポート

これら17の機能のうち、営業報告書の作成は、以下の3つの機能で実現できます。

• 商談履歴：顧客名、日時、場所、対応タイトル、商談内容などを日・週・月単位で管理
• 顧客管理：商談履歴や案件管理機能と連動が可能・項目指標を自由に追加可能
• 共有資料：アクセス権限を活用したさまざまなファイル形式の資料共有が可能

ジョブマネは、これらの機能を連動して利用できます。また、原価管理や案件管理などと連動も可能なため、営業報告の範囲を超えた経営指標の把握が可能です。17の機能は、すべてまとめて管理できることから、業務効率の向上が期待できます。

また以下に営業報告書の作成に便利なジョブマネの機能をまとめました。

• 簡単操作で漏れのない営業報告書を作成し分析可能
• 営業報告書から営業担当者の進捗状況を一元管理できる

それぞれ順に解説します。

簡単操作で漏れのない営業報告書を作成し分析可能

ジョブマネは、17の機能を専門知識を必要としない直感的な操作だけで実行できます。簡単な操作で営業報告書を作成できるため、事後の分析で必要なデータが漏れなく蓄積可能です。

また、ジョブマネはエクセルの苦手な大量のデータ処理に対して、クラウド型の利点を活かした膨大なデータ分析にも対応しています。そのため、日々の営業報告書を蓄積することで、現状の課題や対策などをデータ分析から迅速に検出し、早めの対応を実現できるでしょう。

営業報告書から営業担当者の進捗状況を一元管理できる

ジョブマネは、商談や顧客管理だけではなく、営業報告書から営業担当者の進捗状況を一元管理できます。

ジョブマネの顧客管理機能では、顧客ごとに営業担当者の進捗状況をリストで確認できます。同じリスト内で、顧客ごとの原価金額を確認できるので、費用対効果を意識した営業活動にも役立てられるでしょう。

ジョブマネは、17の機能を顧客や案件を軸にしたリスト内で表示できる一元管理が可能です。そのため、営業担当者や営業チームの管理者だけではなく、組織の経営層、外部関係者にも共有可能な業務全体を連動したシステム管理が実現します。

また、ジョブマネには、スケジュール管理やToDo管理など営業チームの管理者とメンバーとの確認事項を効率化する機能が利用できます。

スケジュール管理では、チーム所属の営業担当者すべての状況をタイムテーブルによる確認が可能です。商談で他の担当者を同行させる必要があれば、素早くスケジュールを確認し、都合の良い日時の提案ができます。

さらに、ジョブマネのToDo管理機能では、スケジュールに設定したタスクとの連動で優先順位を付与したタスク管理ができます。スケジュール管理のタイムテーブル上に色分けしたタスクを適切に設定することで、タスクの対応漏れを防止できるでしょう。

このように、ジョブマネは営業報告書の作成だけではありません。営業担当者個人の業務管理から営業チーム管理者や経営層に必要な売上・収支の現状に至るまですべてのデータを連動させた分析を実現します。これらの機能を無料で試すこともできるので、実際にツールの便利さを体感してはいかがでしょうか。