テレワーク導入時に必要なシステムは？用途別で詳しく解説

2023年12月21日

場所にとらわれずに柔軟な働き方ができるテレワーク。ワークライフバランスを整えるために注目されていますが、テレワークを導入しようと思ってもまずは環境を作る必要があることをご存知でしょうか？

当コラムでは、テレワーク導入時にどのような環境を整えなければいけないのか、テレワーク導入時に必要なシステムについて解説していきます。

記事の内容

テレワークは大きく3つに分けることができる

テレワークは、働く場所によって呼び方が異なります。それぞれどのような特徴を持っているのかを解説していきます。

①在宅勤務

自宅で勤務することを在宅勤務と言います。通勤する必要がなくなるため、これまで通勤に使っていた時間を別のことに充てることができます。在宅勤務を行うことでワークライフバランスを整えることにもつながります。

在宅勤務を行う場合は、インターネット環境を整備しなければいけません。それだけではなく、会社と同じようなパフォーマンスを発揮できるような環境を作ることも大切です。

②モバイルワーク

働く場所にとらわれずに、いつでも好きなところで働くことをモバイルワークと言います。

パソコンとインターネット環境があればどこでも好きな場所で働くことができることがモバイルワークの特徴です。

旅行をしながら働くことができるメリットがありますが、持ち運びができない大きなモニターを利用する職種には不向きです。不特定多数の人が利用する場所での勤務はセキュリティ面にも配慮する必要があります。

③サテライトオフィス

本社とは異なる場所に勤務する場所をして設定されるのがサテライトオフィスです。本社とは異なる場所と聞くと、営業所や支社をイメージするかもしれません。しかし、サテライトオフィスは場所の提供のみであり実際に業務を行っているわけではありません。

在宅勤務やモバイルワークは、周囲の環境によって業務に支障がでる場合がありますが、サテライトオフィスは作業スペースとして用意されています。そのため業務に支障が出ることはありません。

インターネット環境はもちろん、オンラインミーティングも行える環境が整っている場合がほとんどですので家具などを個人で購入しなくてもすぐに利用できます。

テレワークが導入しづらい業種もある

柔軟な働き方ができるテレワークですが、一方で導入が難しい業種もあります。なぜ導入することが難しいのかその理由を見ていきましょう。

①対面での業務が多い

美容やアパレル、営業など接客を行う業務が多い業種はテレワークを導入することが困難です。対面での打ち合わせが多い、社外での交流を行う必要があるなどもテレワークには不向きだと言えます。

②紙でのやり取りが多い

請求書など紙でのやり取りが多い業務は、印鑑や書類の管理が必要となるためテレワークの導入に踏み込めない場合があります。

ペーパーレスにすることでテレワーク導入に踏み切ることも可能ですが、以前使用していた書類を確認するために出社することがあるかもしれません。

テレワーク導入のために必要な環境

テレワークはすぐに導入できるものではなく、事前に環境を整える必要があります。具体的にどのような準備を行わなければいけないのか参考にしてください。

①企業や自宅のインターネット環境を整える

テレワークを導入する場合、まず最初に整えなければいけないのがインターネットの環境です。テレワークはインターネット環境が整っていなければ導入することはできません。

データの送受信、オンライン会議など全てのやりとりをインターネット上で行うことになるため、それに耐えることができる環境を整えましょう。既にインターネット環境が整っていても、通信速度が悪いと業務に支障がでるかもしれません。

インターネット環境を整える際は、通信速度もしっかり確認しましょう。

②セキュリティ対策

テレワークは会社ではない場所で業務を行うことになります。つまりパソコンを持ち出すこととなります。情報漏えいを防ぐためのセキュリティ対策として、個人のパソコンにウイルスセキュリティソフトをインストールしましょう。

それだけではなく、差出人不明のメールなどは開かないなどセキュリティ教育を社員に対して行い周知させることも重要です。

③リモートアクセスツール

リモートアクセスツールを使用することで、出社しなくても会社にあるパソコンにアクセスができるようになります。自宅やサテライトオフィスからでもアクセスすることができるため、業務を円滑に進めるために導入しておきたいシステムです。

④労務管理システム

テレワークは出社を行わないため、本当に業務を行っているのか勤怠状況を把握することが困難です。しかし、労務管理システムを導入することにより出退勤時間はもちろん勤務時間を可視化することができるようになります。

在宅勤務の場合、勤務中であることの意識付けが難しい部分がありますが昼休憩時に打刻を行うなどシステムを導入し管理することでメリハリのある働き方を促すことができます。

⑤コミュニケーションツール

今まで顔を見ながら行ってきたコミュニケーションですが、テレワークになると相手の顔を見ることができません。そのためより密なコミュニケーションが必要となってきます。

コミュニケーションが不足してしまうと以下の問題が発生する可能性があります。

メンタルダウン
業務の遅れ
進捗状況の確認不足

これらの問題発生を事前に防ぐためには、コミュニケーションツールを導入することが大切です。

コミュニケーションツールにはさまざまな種類がありますが、テレビ会議などを行うために必要なWeb会議システムや気軽にやり取りを行うことができるチャットツールの導入が好ましいでしょう。

それだけではなく定期的にコミュニケーションを取ることができる場を設けることもテレワークを円滑に進めるために必要な手段です。

⑥事前にルールを作っておく

テレワークを導入するにあたり、事前にルールを作成し認識を合わせておくことも重要です。

・こまめに情報共有を行う

テレワークは積極的にコミュニケーションを取らなければ、情報共有を行うことはできません。誰がどこまで業務を進めているのか可視化するシステムを導入することももちろん大切ですが、社員同士のこまめな情報共有がとても重要になってきます。

週に1回テレビ会議を行い進捗状況の話し合いを行う、同じプロジェクトに参加している社員でグループチャットを作るなど情報共有しやすい環境を整えましょう。

こまめに情報共有をおこなうことにより、社員が体調不良で稼働できなくなった場合でも他の社員で補うことができるようになります。

・勤務時間を明確にする

勤務時間は企業であらかじめ定められていますが、テレワークと併用してフレックス制度を利用している場合など個人の事情によって勤務時間が流動的なことも考えられます。

複数人のチームで業務を行っている場合、すぐに連絡を取りたいと思っていてもレスポンスがなければ業務が止まってしまうかもしれません。テレワークだったとしても勤務時間を明確にし、就業規則に則って働くようにしましょう。

急に業務を抜けなければいけなくなった、中抜けする場合はチームに対して報告するなどルールを定めておくことで円滑な業務を行うことができるようになります。

・業務の進捗状況を随時報告し合う

企業は個人ではなく複数人で動くことがほとんどです。誰がどこまで作業を進めているのか、問題点は発生していないかなど業務の進捗状況を随時報告することもテレワークには求められます。

進捗状況が把握できれば、トラブルが発生した場合もフォローがしやすくなります。定期的に進捗状況について共有する場を設ける、もしくは専用のツールを活用してこまめに情報共有しやすい環境を整えましょう。

テレワークを行う社員が用意するもの

テレワークは企業が環境を整えるだけではなく、社員が用意しなければいけないものもあります。

①PC

テレワークで業務をする際にもっとも重要となるのがPCです。特にスペックとセキュリティ対策は十分かどうかを確認しましょう。

PCは個人で用意するのではなく、会社から支給することでセキュリティ、スペックの問題をクリアすることができます。仮にPCのトラブルが起きた場合も管理者がすぐに対応してもらうことが可能です。

②インターネット環境

テレワークはオンライン上でやり取りを行うためインターネット環境の整備が必要です。自宅や作業を行う場所のインターネット環境が十分であるかをきちんと確認するようにしましょう。

自宅のインターネット環境が悪ければプランの変更や開通工事などの対応を行う必要があります。

モバイルWi-Fiルーターは工事を行わなくても利用することができますが、通信環境が安定しないためおすすめできません。

③ヘッドセット

テレワークは出社を行わないため、会議は全てWEB上で行われます。そのため会議の時に使用するヘッドセットを用意しましょう。

特に社外の方との会議では音声が聞こえないなどのトラブルが起きないように事前に準備することが大切です。

④デスク周りの環境を整える

テレワークはデスクまわりの環境を整えることも重要です。特に在宅勤務の場合は、移動がないため基本的に座りっぱなしの状態が続きます。

長時間座りっぱなしだと肩こりなど体調不良にもつながりますので、作業がしやすいデスクやオフィスチェアの準備を行った方が良いでしょう。

休憩時間にストレッチを行うなど、気分転換を行うこともおすすめです。

テレワーク導入のために必要なシステム

テレワークを導入する場合、インターネット環境がとても重要になってきます。テレワークを円滑に進めるためには適しているシステムを導入しましょう。

テレワークに適しているシステムは3種類あります。それぞれどのような特徴を持っているのか解説していきます。

DaaS(ダース)

DaaSは「Desktop as a Service」の頭文字を取ったもので「ダース」と読み、クラウドを利用した仮想デスクトップサービスのことです。DaaSを導入することにより、シンプルなテレワーク環境を構築することができます。

業務データを各個人のパソコンに保存するのではなく、インターネット上のサーバに格納することを「仮想デスクトップ」「仮想PC」と言います。DaaSは、この仮想デスクトップを利用することができるシステムです。

①プライベートクラウドDaaS

プライベートクラウドDaaSは、企業が独自でクラウド環境を構築し、クラウド上で仮想デスクトップサービスを提供するシステムです。

他社から影響を受けない
独自にカスタマイズ可能
セキュリティレベルが高い

上記の特徴を持っています。テレワークを導入する上で注意しなければいけないのがセキュリティです。プライベートクラウドDaaSは、セキュリティレベルが高いのですが、独自にサーバーを構築しなければいけないためコストが高くなってしまうデメリットがあります。

②バーチャルクラウドDaaS

GCP、AWSなど既に提供されているクラウドサービス上に、独自でシステムを構築し仮想デスクトップ環境を作っていきます。

セキュリティレベルが高く、カスタマイズ性が高いのが特徴です。しかし、先ほど解説したプライベートDaaSと同様に自社で構築する必要があるため専門的な知識がある人材が必要不可欠です。

③パブリッククライドDaaS

パブリッククラウド上に構築されたDaaSサービスを利用する方法をパブリッククラウドDaaSと言います。DaaSの中でもっとも安い価格で利用することが可能です。しかし、複数の企業と共有して利用するためカスタマイズには制限があります。

VDI(HDI方式)

VDIは、「Virtual Desktop Infrastructure」の略でデスクトップの機能をサーバー上に集約し、手元のPCに画面を転送して活用します。VDIもDaaSと同じように仮想デスクトップを利用しますが、この2つの違いはデータを集めるサーバにあります。

VDIは、DaaSとは違いサーバやインフラなどを自社で独自に構築し運用しなければいけません。サーバの構築、運用、保守には時間もコストもかかってしまいます。しかし、自社独自の仮想デスクトップ環境をオリジナルで作ることができるため使い勝手はかなり良くなります。

リモートデスクトップ

リモートデスクトップとは、自宅から会社にあるパソコンにアクセスするなどインターネット上経由で遠隔操作することです。DaaS、VDIの仮想デスクトップを使うことなくすぐに活用することができます。

リモートデスクトップは、WindowsやMacには標準搭載されているためわざわざシステムを導入する必要はありません。コストや手間がかからずにテレワークを進めることができますが、会社のLAN環境にアクセスしなければいけないためVPNなどの仕組みが必要となります。

VPNとは、「Virtual Private Network （仮想プライベートネットワーク）」のことです。インターネット接続とオンラインのプライバシーを保護する仕組みです。VPNの構築を行わなければ、パスワードの漏洩、第三者によるハッキングなど不正利用や情報漏えいにつながるかもしれません。そのため必ず設定を行うようにしましょう。

会社のネットワーク環境によっては、リモートデスクトップの利用が制限されていることがあります。実際に作動しているパソコンは会社にあるため、誤って電源を切ってしまった。設定を間違ってしまい自宅からアクセスできなくなった場合はわざわざ電源を入れるためだけに出社しなければいけないかもしれません。

手軽に導入できるリモートデスクトップですが、デメリットも有るということを理解しておきましょう。

テレワークのメリット(企業側)

次にテレワークを導入することによって企業側が得られるメリットを解説していきます。

優秀な人材の確保

ここ数年で働き方が一気に変化し、テレワークが主流になりつつあります。そのためワークライフバランスを整える事ができる企業などへの転職を検討する人は増加傾向にあります。

仕事を一生懸命頑張ったあとは、自分の時間を大切にする。メリハリのある働き方を手にしたい人にはテレワークを積極的に導入している企業はとても魅力的に映ることでしょう。

また、テレワークを導入することによって採用するエリアを日本全国に拡大することができます。従来であれば必然的に通勤圏内の人材のみの採用でしたが、テレワークとして働くことができることにより、より優秀な人材確保につながります。

離職率の低下

新しい人材を確保することも大切ですが、すでに一生懸命働いている社員の満足度を高めることもとても重要です。

自由な働き方を求めて退職することも現代では珍しいことではありません。自分の時間、家族との時間を確保しつつ働くことができるテレワークを導入することにより、社員の選択肢が増え満足度を高めましょう。

それだけではなくテレワークは、介護や育児を理由に退職を希望する社員にとっても大きなメリットだと言えます。出社が難しい時期はテレワークで勤務するなど柔軟な働き方を企業から提案することによって人材の流出を防ぎます。

コスト削減

テレワークを導入することにより、出社する必要がなくなるため交通費の支給を減らすことができます。

某企業はオフィスに出社する社員を削減し、これまで使用していたオフィスの縮小を行うなど固定費だけではなく光熱費の削減にもつなげています。

テレワークに必要なシステムを導入するにはコストがかかるため、導入を検討している企業も多くあるかもしれません。しかし一方でテレワークを導入することはコスト削減にもつながるということを覚えておきましょう。

稼働率の向上

毎日の通勤は社員にとってかなりの負担となります。ストレスが溜まれば肉体的にも精神的にも疲労が溜まってしまい、モチベーションが低下します。

しかし通勤する必要がなくなれば、ストレスが緩和されパフォーマンスの向上につながります。残業時間の軽減にもつながりますので、よりよい勤務環境の整備となります。

業務内容の見直し

テレワークを導入する際に合わせて行わなければいけないことが、業務内容の見直しです。テレワークシステムを導入するためにはペーパーレスを行うなど、デジタル化が必要不可欠となります。

それだけではなく業務内容の見直しを行うことで、不要な作業を省き効率よく業務を進めるようにしましょう。

企業のイメージアップ

柔軟な働き方を推進している企業は多様な働き方に対する理解があると思われるため、企業のイメージアップにもつながります。

多様性を認めることにより、優秀な人材が集まりブランド価値の向上も期待できます。

テレワークのメリット(社員側)

テレワークを導入することは社員にとっても大きなメリットがあります。

通勤時間の削減

満員電車に乗っての通勤はできれば避けたいところではないでしょうか。テレワークが導入されると通勤する必要がなくなり、通勤の時間を別のことに充てることができるようになります。

通勤からのストレスの開放と時間の有効活用ができるようになると、これまで以上に健康的な生活を送ることができるのではないでしょうか。

場所にとらわれずに勤務可能

これまでは会社に出社するのが当たり前でしたが、テレワークが導入されれば毎日出社する必要がなくなります。それだけではなく、自分の好きなところで仕事を行うことができるようになるため場所にとらわれずに勤務が可能となります。

自宅はもちろんですが、カフェや旅行をしながら仕事をするワーケーションも楽しむことができるようになります。自由な働き方ができることがテレワークの最大のメリットだと言えるでしょう。

生産性の向上

自分の好きな場所で働くことができるようになれば、集中力が増してこれまで以上にパフォーマンスを発揮することが期待できます。

テレワークだけではなくフレックス制度などをうまく活用することによって、時間に余裕がある働き方を行うことができます。これまでは業務のスケジュールに個人の予定を合わせることが一般的でした。

しかしこれからは自分のスケジュールを意識して働くことも可能となります。

プライベートの充実

テレワークを導入することにより、通勤時間がなくなり、別の時間に充てることができます。空いた時間は自分の趣味に使っても良いですし、家族との時間としても活用できます。

技術向上のための学習時間として活用する方も多くいらっしゃいます。よりよい仕事を行うためにはプライベートの充実も重要です。新しい働き方でプライベートの充実を図りましょう。

育児や介護との両立

共働き世代にとって育児や介護は切っても切り離せない問題です。柔軟な働き方を実現するためにはテレワークの導入が必要不可欠です。個人の事情やライフスタイルに合わせて働くことができるテレワーク導入を進め、どのような状態でも働きやすい環境を整えましょう。

おすすめのテレワークシステム

テレワークを行うためには業務を円滑に進めるシステムが必要です。テレワークで活用されるシステムについて解説していきます。

まとめ

当コラムではテレワークを導入するために必要なシステムについて解説しました。テレワークを導入するために、まずはテレワークで働くことができるインターネット環境の整備、セキュリティの構築を行いましょう。その後必要なシステムの検討を行います。

テレワークは導入するまでに時間がかかりますが、社員のライフワークバランスが整う、業務の見直しなどにも繋がるなどたくさんのメリットがあります。テレワークの導入をぜひ検討してみてはいかがでしょうか。