【グループウェア・SFA・CRM・ERP】ビジネスツールはトライアルが重要！確認すべき点と進め方
CRM各種ビジネスツール製品には、無料・もしくは有料のトライアルが用意されていることが多いでしょう。しかし、確認すべき点や進め方を理解していない状態で、なんとなくトライアルを実施してしまうと、せっかくの機会を十分に活かせません。
そこで本記事では、ビジネスツールの導入においてトライアルが重要な理由や、トライアルで確認すべきポイント、トライアルの進め方などについて解説していきます。
これからツールの導入予定がある方などは、ぜひ参考にしてください。
記事の内容
1．そもそもトライアルとは？
そもそも「トライアル」とは、直訳すると「試験、試用、試行」という意味を持つ言葉です。
ビジネスシーンでは、「トライアル・アンド・エラー」「無料トライアル」「トライアル期間」などのような使い方で用いられています。
「トライアル・アンド・エラー」は、実施→失敗→改善→再実施という試行錯誤の流れを表現する際に使われ、「無料トライアル」や「トライアル期間」などは商品やサービスの“お試し”に関して使用されるものです。
今回は、後者の「トライアル」について解説していきます。
2．【おさらい】グループウェア・SFA・CRM・ERPの基礎知識
本題に入る前に、グループウェア・SFA・CRM・ERPの概要についておさらいしていきましょう。
2−1．グループウェアとは
グループウェアとは、情報の可視化と共有化によって、組織・チーム内のコミュニケーションを円滑にし、最終的に業務効率化を実現するシステムのことです。グループウェアには、スケジュール管理やタスク管理、ワークフロー、掲示板などの機能が搭載されています。
拠点が異なっていても、あるいはテレワークでも、問題なく意思疎通できる環境を整えるということもグループウェアの役割の一つです。
2−2．SFAとは
SFA（Sales Force Automation：セールス・フォース・オートメーション）とは、「営業支援システム」のことです。商談から受注、その後の顧客との関係性の維持に至るまで、営業担当者が営業活動を効率的に進められるよう支援するシステムを指します。
SFAには、顧客管理や売上管理、案件管理、商談履歴などの機能が搭載されています。
2−3．CRMとは
CRM（Customer Relationship Management：カスタマー・リレーションシップ・マネジメント）とは、「顧客関係管理システム」のことです。ただし広義では、顧客との関係性を管理することそのものを指します。
CRMには、顧客管理や問い合わせ管理、顧客分析などの機能が搭載されています。
2−4．ERPとは
ERP（Enterprise Resource Planning：エンタープライズ・リソース・プランニング）とは、企業の経営資源（ヒト・モノ・カネ）を統合的に管理することで、業務や経営の最適化を実現するシステムのことです。ERPを直訳すると「企業資源計画」となります。
目的ごとにバラバラのシステムを使うよりも、ERPで一元管理したほうが、組織全体の効率化につながります。
3．ビジネスツールの導入においてトライアルが重要な理由
グループウェアをはじめとするビジネスツールを導入する際には、トライアルの活用が重要です。
その理由について、以下で確認していきましょう。
3−1．機能数が多い＝良い製品とは限らない
グループウェアなどにはさまざまな機能が搭載されているものの、すべての機能を使いこなせるとは限りません。機能数が多いと魅力に感じるかもしれませんが、自社にとって良い製品であるかは別問題なのです。
ツールの導入目的に照らし合わせて、どのような機能が最低限あれば良いのか、不要な機能は何かを判断するためには、トライアルが欠かせないでしょう。
3−2．現場の負担になるツールは導入が逆効果になってしまう
現場の実情とツールがマッチしておらず、ただ負担が増えるだけでは、ツールを導入したことで業務の非効率化を招いてしまいます。根本的な失敗をおかさないためにも、ツールを使用した場合の業務フローやプロセスについて、トライアルで確認する必要があります。
3−3．複数人・複数部門で使ってみるからこそわかることがある
ツールを選定する担当者が、製品のWebサイトや資料から得られる情報だけを頼りに選んでしまうと、導入に失敗しやすくなるでしょう。Webサイトや資料にある情報は、実際に製品を使ってみることで認識が変わったり、理解がより深まったりします。
トライアルを活用して、複数人・複数部門でツールを使用することが各製品を比較するうえで重要です。
4．トライアルで確認すべきポイント
トライアルで最低限チェックすべきポイントは、次のとおりです。
・操作性
・機能の過不足と機能間連携
・モバイル利用の可否と使いやすさ
・課題解決の見込み
それぞれのポイントについて、ご紹介します。
4−1．操作性
直感的な操作性が悪いツールは、導入しても使われなくなる、思った効果が得られないなどの問題が発生する可能性が高くなります。
トライアルでは、「ITツールが苦手な人でも操作方法がわかりやすいか？」「入力に時間はかからないか？」などという点を確認するとともに、さまざまな部門からトライアルを実施したうえでの意見を吸い上げる必要があります。
4−2．機能の過不足と機能間連携
トライアルを実施し、不要な機能ばかりではないか、逆に必要な機能が足りていないことはないかを確認しましょう。
また、機能間連携ができるか、連携したときに操作上困る点はないかなどもチェックしておくべきポイントです。機能間連携の例として、タスクをスケジュールに表示させる、各種データを顧客情報と紐付けて管理する、などが挙げられます。
4−3．モバイル利用の可否と使いやすさ
テレワークの導入が広がるなか、モバイル利用が可能であること、かつモバイル画面の見やすさ・使いやすさが満足できるレベルであることは、チェックしておくべき項目の一つです。
クラウド型ツールなら、スマートフォンやタブレットなどでも簡単に利用でき、テレワーク以外でも出張先などで利用できます。トライアルでは、パソコンだけでなくスマートフォンなどからも、一通りの機能を試してみるのがおすすめです。
4−4．課題解決の見込み
最も重要なポイントともいえますが、そもそもツールを導入する目的を達成できなければ意味がありません。
トライアルで、「このツールで自社の課題を解決できる見込みはあるか」をあらためてチェックしましょう。
5．準備が大切！トライアルの進め方
トライアルは、次の流れで進めていきましょう。
・トライアルをするユーザーの選定
・実際の業務環境の再現
・スモールスタートでトライアル開始
各段階ごとのポイントを解説します。
5−1．トライアルをするユーザーの選定
どのようなツールでも、現場の従業員が積極的に活用しなければ導入は失敗に終わります。そのため、トライアルするユーザーには、現場の担当者を必ず入れるようにしてください。
できれば、現場の複数の担当者とシステム管理者に試してもらうとよいでしょう。
5−2．実際の業務環境の再現
少々手間はかかるものの、実際の業務環境をできるだけ再現することも大切なポイントです。ダミーのデータではなく、実際の情報を入力することで、利便性や有用性を確認しやすくなります。
なお、トライアル期間に入力したデータを本導入に引き継ぐことのできるツールもあるため、必要があれば事前に確認しておきましょう。
5−3．スモールスタートでトライアル開始
選定したユーザーに協力してもらい、トライアルを開始します。一部の業務からスモールスタートして、問題点や改善点を洗い出しながら徐々にトライアル範囲を広げていくのがおすすめです。
トライアル期間中には、ツール提供側のサポート体制がどうなっているか、丁寧に対応してくれるかなども確認しておくとよいでしょう。
6．無料トライアルを活用できるクラウド型オールインワンツールの「ジョブマネ」
グループウェア＆業務管理ツールの「ジョブマネ」は、グループウェア、営業支援（SFA）、顧客管理（CRM）、基幹システム（ERP）がデータ連携しているオールインワン型（合計17機能）のツールです。
特に、利用者が30名未満の中小企業様や、部門単位の利用に適しています。
ジョブマネの導入を検討している方や、ご興味のある方には、無料トライアルの利用をおすすめしております。30日間のトライアル期間には、搭載されているすべての機能を試すことが可能です。
実際に触れることで、モバイル利用も含めた抜群の使いやすさを実感していただけるでしょう。
7．まとめ
グループウェア・SFA・CRM・ERPなどのビジネスツールの導入において、トライアルが重要な理由は、次のとおりです。
・機能数が多い＝良い製品とは限らない
・現場の負担になるツールは導入が逆効果になってしまう
・複数人・複数部門で使ってみるからこそわかることがある
トライアルを通して、自社の課題解決にそのツールが本当に適しているのか、操作性や機能は期待どおりかなどを確認しましょう。
ただし、トライアルを始めるにも一定の準備が必要です。トライアルを開始する前に、トライアルに参加するユーザーの選定と、実際の業務環境の再現を行ってください。
今回ご紹介したツール「ジョブマネ」は、30日間の無料トライアルが利用できるだけでなく、オンラインサポートやオンラインチャットなどのフォロー体制も整っています。
各種ツールの導入を検討しており、ジョブマネに搭載されている機能が目的とマッチしそうだという方は、今回の記事の内容を参考に、ぜひ無料トライアルを活用してみてはいかがでしょうか。