請求書発行業務・入金管理業務はクラウドで効率化！その方法を現状の課題とともに解説

請求書発行業務や入金管理業務において、業務効率化が妨げられていると感じている企業の方も多いのではないでしょうか。実際に「請求書は紙ベースで作成・発行している」「入金管理は手作業・アナログな方法で行っている」というケースも少なくありません。

そこで本記事では、請求書発行業務・入金管理業務をクラウドで効率化する方法を、従来のやり方の課題とともに解説していきます。

各業務の課題を解決したい方や、より効率化する方法を知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

記事の内容

• 1．従来の請求書発行業務・入金管理業務の課題
• 2．請求書発行業務・入金管理業務を効率化するには？
• 3．クラウドシステムを活用して請求書発行業務・入金管理業務を効率化する方法
• 4．クラウドシステムの導入メリットは請求書発行以外にもある！
• 5.  クラウドツール「ジョブマネ」で請求書発行業務・入金管理業務を効率化
• 6.  まとめ

1．従来の請求書発行業務・入金管理業務の課題

クラウドシステムを活用しない場合の請求書発行業務・入金管理業務の課題は、次のとおりです。

・ルーティンワークの負担が大きい
・コストがかさむ
・ミスが発生しやすい
・リアルタイムで現状把握ができない
・請求書発行業務そのものの管理にもリソースが必要になる

それぞれの内容について、詳しく確認していきましょう。

1−1．ルーティンワークの負担が大きい

請求書を紙で発行する場合、請求金額の確定から入金が確認できるまで、次のようなルーティンワークが生じます。

1.請求金額の確定
2.請求書の作成
3.請求書の発行・承認
4.請求書の印刷・捺印
5.請求書の宛名作成・封入・郵送
6.入金確認・消込・督促

取引先ごとの請求金額の計算に始まり、入金の確認や督促に至るまで、すべてをアナログな方法で行おうとすると、担当者の負担は非常に重くなります。結果として、業務効率も損なわれてしまうでしょう。

なお、入金確認・消込・督促といった入金管理にまつわる詳しい業務内容などについては、以下のコラムで解説しています。クラウドシステムによる業務効率化を目指すうえで、あらためて基礎知識をおさらいしておくことをおすすめします。

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1−2．コストがかさむ

紙による請求書発行は、用紙代をはじめ、インク代、印刷代、封筒代、切手代などのコストがかかります。さらに、封筒への封入作業や、郵送のために郵便局まで行く工程には、その分の人件費も発生しています。

請求書発行の件数が増えれば増えるほど、上記のようなコストが大きく膨らんでいくでしょう。

1−3．ミスが発生しやすい

請求データを一つひとつ手入力したり、電卓を使って計算したりしていると、ヒューマンエラーが発生しやすくなります。

また、請求書自体は正しく作成できていても、宛名ラベルを貼り間違えたり、封筒に入れ間違えたりするミスも考えられるでしょう。ミスの発生は、情報漏えいなど企業の信用にも大きく関わるため、軽視できません。

対応策として、チェックする人数を増やすにしても、特に中小企業などでは人手が足りず、負担が増えてまたミスが発生しやすくなるという悪循環に陥る恐れがあります。

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1−4．リアルタイムで現状把握ができない

従来の方法だと、お金の流れや請求関連業務の進捗、未入金の督促状況などについて、リアルタイムで現状を把握することができません。そのため、営業担当者から経理担当者へ、またはその逆など、部門をまたいでその都度状況を確認する必要があります。

認識にズレが出ると、必要なタイミングで必要な処理ができず、トラブルに発展するリスクもあるでしょう。

1−5．請求書そのものの管理にもリソースが必要になる

請求書の控えを紙ベースで保管するとなると、キャビネットや書庫などのスペースを確保しなければなりません。

あとで請求書の確認が必要になることを考えると、ファイリングも丁寧に行う必要があり、手間がかかるでしょう。また、保管場所のコストや管理のための人的コストもかかります。

2．請求書発行業務・入金管理業務を効率化するには？

前章でご紹介した課題を踏まえ、請求書発行業務・入金管理業務を効率化するには、インターネット上で一連の処理を完結できるクラウドシステムの活用が最適です。

クラウドシステムは、オンプレミス型のシステムと比べても手軽に導入でき、自社に合うシステムを導入できれば費用対効果が非常に高いといえます。

次章では、クラウドシステムの活用方法を確認していきましょう。

3．クラウドシステムを活用して請求書発行業務・入金管理業務を効率化する方法

クラウドシステムを活用し、請求書発行業務や入金管理業務を効率化する方法には、次の4点が挙げられます。

3−1．フォーマットを統一する

現状は、請求書発行業務が担当者に属人化しており、担当者がそれぞれ独自のフォーマットで請求書を発行しているケースもあると想定されます。

クラウドシステムを活用すれば、社内もしくは部門内のフォーマットを簡単に統一できます。過不足なく項目を盛り込んだ請求書のフォーマットに統一されれば、チェックや管理の際の手間を減らせるでしょう。

3−2．データ入力の手間をなくす

クラウドシステムでは、取引先の情報や請求金額などのデータを自動保存したり、ほかの機能と連携することでデータを請求書に自動反映させたりすることが可能です。

特に、毎月決まって発生する請求内容について、データ入力の二度手間がなくなるとともに、チェック作業も最小限で済むようになります。併せて、人的ミスの削減にもつながるでしょう。

3−3．スピーディーなデータ検索・共有を可能にする

紙ベースで保管している請求書は、あとから特定の請求データの確認が必要になった際に、請求書を探したり担当者と共有したりするのに時間がかかります。

クラウドシステムを導入すれば、あらゆる請求データはインターネット上に保管されるため、いつでも・どこでも・すぐに必要なデータを参照できます。

クラウドは複数の担当者同士、複数の拠点間での情報共有も容易です。

3−4．承認プロセスを可視化・簡略化する

紙ベースで請求書発行している場合、承認フローの誰かが出張などで不在だと、そこでストップしてしまいます。また、どこで止まっているのか、あと何日で承認されるのかを全員で共有しにくいデメリットもあるでしょう。

請求書発行ができるクラウドシステムには、ワークフローシステムも搭載されていることが多いため、承認プロセスを可視化・簡略化することが可能です。

併せて電子印を活用すれば、押印の手間もなくせます。

4．クラウドシステムの導入メリットは請求書発行以外にもある！

クラウドシステムを導入するメリットは、業務効率化以外にもあります。

そのメリットとは、次の4点です。

・テレワークの推進に寄与する
・コストを削減できる
・コア業務に専念しやすい環境になる
・環境負荷の低減に貢献できる

具体的な内容について、以下でご紹介します。

4−1．テレワークの推進に寄与する

クラウドシステムなら、インターネット環境とパソコン・スマートフォンなどのデバイスさえあれば、時間や場所を選ばずに請求書発行業務・入金管理業務が行えます。

請求書発行するためだけ・入金管理をするためだけにオフィスに出社する必要がなくなるため、テレワークの推進につながるでしょう。

なお、テレワークで請求書を作成・発行する際の注意点については、以下のコラムでご紹介しています。請求書に盛り込むべき基本的な項目や書き方なども解説していますので、併せて参考にしてください。

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4−2．コストを削減できる

紙による請求書発行の場合、用紙代、インク代、印刷代、封筒代、切手代、保管場所代、人件費などが余分に発生してしまいます。

クラウドシステムで請求書を電子化すれば、これらのコストを丸ごとカットできるメリットがあります。

4−3．コア業務に専念しやすい環境になる

手作業で業務を進めるとなると、請求書発行したり、入金を管理したりするのに時間がかかります。月末月初などは、担当者の負担が特に大きくなるでしょう。

クラウドシステムを導入して業務を効率化できれば、本来注力すべきコア業務に専念できるようになり、生産性の向上も期待できます。

4−4．環境負荷の低減に貢献できる

請求書関連業務に限った話ではありませんが、ペーパーレス化は環境負荷の低減という観点からも重要です。できる範囲からクラウドシステムを活用していくことで、企業の社会的責任を果たせるようになります。

5.  クラウドツール「ジョブマネ」で請求書発行業務・入金管理業務を効率化

クラウド型グループウェア＆業務管理ツールの「ジョブマネ」には、請求書発行機能や入金登録機能を含めた17の機能が搭載されています。

請求書発行機能は、2023年10月から始まるインボイス制度にも対応しており、まだインボイス制度への対応準備ができていないという企業の方にもおすすめです。

また、入金登録機能では、案件名に紐付いた、請求先名や入金予定日、入金状況、営業担当者などの入金に関するさまざまな情報を一目で把握できるようになっています。

これらの機能を活用すれば、業務効率化が可能です。

クラウド型業務管理ツールのジョブマネでは、30日間の無料トライアルをご用意しております。トライアル期間中には全機能を試すことができますので、ぜひご活用ください。

6.  まとめ

クラウドシステムを活用して、請求書発行業務・入金管理業務の課題を解決し効率化する方法は次のとおりです。

・フォーマットを統一する
・データ入力の手間をなくす
・スピーディーなデータ検索・共有を可能にする
・承認プロセスを可視化・簡略化する

上記に加え、クラウドシステムを導入すれば、テレワークの推進やコストの削減、生産性の向上など、さまざまなメリットが得られます。

今回ご紹介したクラウド型オールインワンツールの「ジョブマネ」なら、オンラインサポートやオンラインチャットなどのフォロー体制も整っています。

請求書発行業務や入金管理業務を効率化させたいとお考えの方は、まずはジョブマネの無料トライアルを活用してみてはいかがでしょうか。