中小企業がグループウェアを導入する際に最低限必要な機能とは？

グループウェアの導入は一般的になりつつありますが、中小企業のなかには、未だ導入できていないケースも多いでしょう。

また、グループウェア製品にはさまざまな種類があるため、「導入するつもりはあるが、どれを選べば良いかわからない」という方もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、グループウェアを導入するメリット・デメリットをおさらいしつつ、中小企業がグループウェアを導入する際に必要な機能や、導入時のチェックポイントを詳しく解説します。本記事の最後では、中小企業におすすめのグループウェアについてもご紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

記事の内容

• 1.  中小企業がグループウェアを導入するメリット
• 2.  中小企業がグループウェアを導入するデメリット・注意点
• 3.  グループウェアに最低限必要な機能【中小企業の場合】
• 4.  グループウェアを導入する際のチェックポイント
• 5.  中小企業向けグループウェアの「ジョブマネ」
• 6.  まとめ

1.  中小企業がグループウェアを導入するメリット

中小企業がグループウェアを導入するメリットは、おもに次の3点です。

・業務効率が上がる
・ミスの発生を予防できる
・業務の引き継ぎが容易・確実になる

それぞれのメリットについて、以下で解説します。

1−1．業務効率が上がる

グループウェアを導入すると、搭載されているさまざまな機能により情報が整理され、必要な情報にすぐにアクセスできるようになります。

また、リアルタイムでの情報共有や、円滑なコミュニケーションも実現可能です。

中小企業は少数精鋭で業務に取り組んでいるケースが多く、情報共有やコミュニケーションが疎かになりがちですが、グループウェアがあればその点をカバーできるでしょう。

グループウェアによる業務効率化の効果は、少人数の組織である中小企業のほうが実感しやすいかもしれません。 

1−2．ミスの発生を予防できる

限られた人数で業務に取り組む中小企業の場合、一人当たりにかかる負担が大きくなりやすく、ミスの発生につながるリスクが懸念されます。

グループウェアを使用していればお互いの状況を把握でき、フォロー体制も整うため、ミスリスクを減らすことができます。

1−3．業務の引き継ぎが容易・確実になる

特定の業務のノウハウや情報について、一部の従業員だけが握っている場合、引き継ぎがうまくいかなくなってしまいます。

グループウェアがあれば、ノウハウや情報をチーム全員で共有できるため、従業員が退職・休職したり、異動したりしても、今までどおりの業務遂行が可能です。

2.  中小企業がグループウェアを導入するデメリット・注意点

グループウェアを導入する際は、メリットとともに、デメリットや注意点についても理解しておかなければなりません。

ここでは、デメリット・注意点を2点ご紹介します。

2−1．一定の導入コストや運用コストがかかる

無料で利用できるグループウェアもありますが、業務に必要な機能が搭載されているグループウェアを選ぶとなると、一定の導入コストや運用コストがかかります。

グループウェアは長期的に利用するものなので、毎月の利用料金に関しては、長年支払い続けることになるでしょう。そのコストが負担にならないか、コスト以上の成果を得られるかを考えなければなりません。

2−2．導入から定着までは工夫が必要

残念ながら、グループウェアを導入しただけでは期待する効果を得られません。グループウェアの導入目的やメリット、使用する際のルールなどについて従業員が理解していないと、定着せずに終わってしまうでしょう。

そのため、導入から定着までどのように進めるか、導入前にきちんと見通しを持っておく必要があります。

3.  グループウェアに最低限必要な機能【中小企業の場合】

導入するグループウェアの候補を絞るため、ここでは、中小企業がグループウェアを導入する際に最低限必要な機能を押さえておきましょう。

3−1．スケジュール管理機能

スケジュール管理機能とは、個人やチーム内でスケジュールを管理・共有する機能のことです。これまでホワイトボードやエクセルなどで行っていたスケジュール管理が、いつでも・どこでも行えるようになります。

また、グループウェアによっては、スケジュール管理機能に、会議室や社内設備を予約するための機能が付いているケースもあります。会議室や設備の予約機能があれば、ダブルブッキングを予防できるほか、テレワークの場合などは予約のためだけにオフィスに行く必要がなくなるでしょう。

3−2．タスク（ToDo）管理機能

タスク管理機能は、日常的に発生する業務や、特定のプロジェクトの完成までに必要な業務などを管理する機能のことです。自分のタスクや依頼されたタスク、メンバーに指示したタスクなどをまとめて管理できます。

チームごと・カテゴリーごとなどに分けて管理すれば、さらにきめ細かい対応が可能です。

基本的に、タスク管理機能はスケジュール管理機能と連動しています。

3−3．ワークフロー機能

ワークフロー機能とは、購買申請や勤怠申請などの各種届出・申請業務をサポートする機能です。紙の書類を回覧することなく、意思決定が行えます。

さらに、それぞれの届出・申請に承認経路やアクセス権限を設定できるため、柔軟に運用しやすくなるでしょう。

テレワークでも申請・承認状況を一目で把握可能なので、「あの申請は今どうなっているのか？」などと困ることがありません。

3−4．掲示板機能

掲示板機能は、例えば売上報告や社内行事など、従業員に向けた情報発信を行うための機能のことです。メールで一斉送信する・紙で回覧する・執務室に張り出すなどせずとも、通達事項をグループウェア内で閲覧できます。

また、公開日時を指定すれば「事前に作成→当日自動公開」ができるので、効率的です。

ツールによっては、SNSの「いいね」機能のようなリアクション機能も搭載されているため、必要に応じてそのようなグループウェア製品を検討してみるのもよいでしょう。

3−5．ファイル共有機能

ファイル共有機能があれば、大容量ファイルでも簡単に共有できます。

取り扱いに注意が必要な資料などにはアクセス権限を設定し、特定のメンバーのみが閲覧できるようにすることで、安全性も確保可能です。

3−6．文書管理機能

文書管理機能とは、社内の規則・規定や契約書のひな形などについて、データで一元管理する機能のことです。文書をフォルダごとに整理できるため、必要な文書をすぐに見つけることができます。

ファイル共有機能と同様に、フォルダやファイルにアクセス権限を設定することも可能です。

4.  グループウェアを導入する際のチェックポイント

中小企業がグループウェアを導入する際に確認すべきポイントは、おもに次の4点です。

・最小契約人数
・コスト
・使いやすさ
・導入後のサポート

それぞれのポイントについて、以下で解説します。 

4−1．最小契約人数

グループウェア製品によっては、「最低◯ユーザーから利用可能」などと、契約人数の下限を設けているものがあります。利用人数の少ない中小企業の場合、条件を満たせない可能性があるため注意が必要です。

グループウェア製品を比較検討したあとに最小契約人数を満たせないと気付くと、それまでの時間が無駄になってしまうので、最初に確認しておくべきポイントといえます。 

4−2．コスト

中小企業の場合、自社サーバーを構築して運用する「オンプレミス型」よりも、サービスだけ利用する「クラウド型」のグループウェアのほうが、導入コスト・運用コストともに抑えられるのでおすすめです。ただし、クラウド型のグループウェア製品でも、初期費用や毎月の利用料金がかかります。

利用ユーザー数をもとに総コストを試算してみましょう。

4−3．使いやすさ

グループウェアは、従業員全員、またはチームメンバー全員が使用するのが前提となるものです。そのため、ツールの操作が苦手な人でもスムーズに使えなければなりません。

グループウェアの使いやすさを知るためには、無料トライアルを活用して実際に操作するとよいでしょう。なお、無料トライアルの有無は製品によって異なるため、あらかじめ確認しておいてください。

4−4．導入後のサポート

使いやすいグループウェア製品でも、導入直後は使い方に困ったり、トラブルが発生したりします。ベンダーのサポート体制がしっかりしていれば、そのような状況に陥っても、導入後の定着までスムーズです。

サポート体制はどうなっているか、問い合わせの手段には何があるのかなどをチェックしてみてください。

2022.07.20

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5.  中小企業向けグループウェアの「ジョブマネ」

中小企業向けのグループウェアツールをお探しなら、クラウド型のグループウェア＆業務管理ツールの「ジョブマネ」がおすすめです。ジョブマネは、グループウェアに加え、営業支援、顧客管理、基幹システムがデータ連携し、業務効率化を目指せるツールとなっています。1ユーザーから利用できるため最小契約人数の心配がなく、中小企業様はもちろん、部門やチーム単位での利用にも適しています。

また、グループウェアの導入が初めてでも問題なく操作できる、操作性の高さが強みです。操作性は30日間の無料トライアルで実感いただけるので、試してみてはいかがでしょうか。

6.  まとめ

中小企業がグループウェアを導入する際に最低限必要な機能は、次の6つです。

1.スケジュール管理機能
2.タスク（ToDo）管理機能
3.ワークフロー機能
4.掲示板機能
5.ファイル共有機能
6.文書管理機能

グループウェアを導入する際には、上記の機能がそろっているかを確認し、最小契約人数・コスト・使いやすさ・導入後のサポートなどについても併せてチェックしましょう。

また、グループウェアの導入目的によっては、上記以外にも必要な機能が生じる場合があります。導入目的を明確にしたうえで、必要十分な機能を考えてみてください。

今回ご紹介した「ジョブマネ」は、グループウェアの導入を迷っている中小企業の方にこそ試していただきたいツールです。まずは無料トライアルを活用し、自社との相性を確認してみてはいかがでしょうか。また、ご不明点などもぜひお気軽にご相談ください。