​​グループウェアとは、簡単にいうと「社内業務の効率化を図るシステム」です。チームで仕事を進めるうえでは欠かせないものといってよいでしょう。

そのようなグループウェアについて、今まさに導入を検討している方もいるかもしれません。グループウェアの導入を検討する際、「どのくらいの費用がかかるのか」という点が気になるのではないでしょうか。

そこで本記事では、中小企業向けグループウェアの導入費用相場を基礎知識とともに解説します。併せて、グループウェアの選定方法や、中小企業におすすめのグループウェアについてご紹介していくので、参考にしてください。

記事の内容

• 1.  グループウェアの基礎知識（1）クラウド型とオンプレミス型の違い
• 2.  グループウェアの基礎知識（2）大企業向けと中小企業向けの違い
• 3.  【中小企業向け】グループウェアの導入費用相場を紹介
• 4.  グループウェアを選定する際は費用対効果に注目すべき！
• 5.  費用対効果以外のおもな選定ポイント
• 6.  中小企業におすすめのグループウェアは「ジョブマネ」！

1.  グループウェアの基礎知識（1）クラウド型とオンプレミス型の違い

グループウェアの導入費用は、「クラウド型」か「オンプレミス型」かによって大きく異なります。

導入費用相場をご紹介するうえでの基礎知識として、まずは両者の違いを見ていきましょう。 

1−1．クラウド型

クラウド型とは、インターネット上のシステムにアクセスしてグループウェアを使う形態です。インターネット環境さえあれば、パソコン・スマートフォン・タブレットを使って、外出先や自宅からでもグループウェアにアクセスできます。

クラウド型は、カスタマイズしにくいデメリットはあるものの、オンプレミス型に比べて導入の手間や時間を大幅にカットでき、IT知識がなくても運用しやすいのが特徴です。

リソースが限られる中小企業には、クラウド型グループウェアをおすすめします。

1−2．オンプレミス型

オンプレミス型とは、自社サーバー上にシステムを構築してグループウェアを使う形態で、「パッケージ型」と呼ばれることもあります。具体的には、ソフトウェアを社内のネットワークやパソコンにインストールして使用します。

オンプレミス型は、自社サーバーやシステムを構築しなければならないため、導入の手間や時間がかかるでしょう。また、運用にもIT知識が豊富な管理者が必要です。

メリットとしては、従業員数やデータ量が多くても安定して運用できる点や、カスタマイズ性に優れる点が挙げられ、どちらかといえば大企業向けの形態といえるでしょう。

2022.07.13

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2.  グループウェアの基礎知識（2）大企業向けと中小企業向けの違い

2つ目の基礎知識として、グループウェアの「大企業向け」と「中小企業向け」の違いをご紹介します。 

大企業と中小企業では、それぞれの環境に適したグループウェアが求められます。とはいえ、必ずしも「大企業向け」「中小企業向け」と製品ごとに決められているわけではありません。

一般的に、利用可能アカウント数が数十人～数万人規模のグループウェアは大企業向け、1人〜100人程度のグループウェアは中小企業向けと考えられるでしょう。機能面では、大企業向けのグループウェアは組織構造が複雑なケースが想定されている一方で、中小企業向けのグループウェアは比較的シンプルなのが特徴です。

また、導入費用相場も中小企業向けグループウェアのほうが安い傾向にあります。

3.  【中小企業向け】グループウェアの導入費用相場を紹介

中小企業向けグループウェアの導入費用相場について、クラウド型とオンプレミス型に分けてご紹介します。

なお、ここでの「導入費用」は、初期費用および導入時に支払いが発生する初月分の月額費用などを想定しています。また、利用アカウント数は50ユーザーと仮定します。 

3−1．クラウド型グループウェアの場合

中小企業向けのクラウド型グループウェアの場合、多くのケースで初期費用は0円です。

月額費用は利用アカウント数やストレージ数などによって変わり、利用人数が増えれば増えるほど高額になりますが、50ユーザーの場合は月額1〜5万円程度が相場でしょう。

なかには初期費用・月額費用ともに完全無料で使えるものもあります。 

3−2．オンプレミス型グループウェアの場合

中小企業向けのオンプレミス型グループウェアの場合、初期費用相場は0〜5万円程度です。

上記に加え、ライセンス費用が20〜60万円程度かかります。また、導入費用として、設備投資費用も考慮しておかなければなりません。

4.  グループウェアを選定する際は費用対効果に注目すべき！

グループウェアを導入する際は、導入費用が安いかどうかだけでなく、得られる効果も含めて検討するとよいでしょう。

ここでは、費用対効果に関する4つのポイントをご紹介します。

4−1．単純作業効率化による費用対効果

グループウェアでは、さまざまな単純作業の無駄を削減可能です。

例えば、ワークフロー機能を活用して承認・決済業務を効率化したり、スケジュール管理機能を活用してスケジュールの登録・共有業務を効率化したりできます。

4−2．ペーパーレス化による費用対効果

マニュアルなどをすべてデータ化して保管しておけたり、日々発生していた紙媒体でのやりとりはワークフロー機能・ファイル共有機能などでデータで参照できたりするため、ペーパーレス化が進むでしょう。

このことにより、紙の購入費用や印刷費用などの削減につながります。 

4−3．コミュニケーション円滑化による費用対効果

グループウェアには、掲示板機能やファイル共有機能、チャット機能など、コミュニケーションや情報共有に役立つ機能が搭載されています。

それらを活用することで、従業員同士が情報や知識をスムーズかつスピーディーに共有できるようになるでしょう。お互いの部署に出向く時間や、電話をかけても不在で何度も連絡する手間などを削減可能です。

4−4．固定費削減による費用対効果

クラウド型のグループウェアなら、パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットなどからもアクセスが可能なため、テレワークの推進につながります。

テレワークを導入できれば、ワークスペースをはじめとする固定費用を削減できるでしょう。

5.  費用対効果以外のおもな選定ポイント

前章の内容以外に、中小企業がグループウェアを選ぶ際のポイントは、次のとおりです。

・導入目的や業務フローに合う機能が搭載されているか
・誰でも操作しやすいか
・自社のセキュリティ要件を満たせるか
・サポートが充実しているか

それぞれの選定ポイントについて、以下で解説します。

5−1．導入目的や業務フローに合う機能が搭載されているか

「有名だから」「評価が高いから」などの理由でグループウェアを選定すると、失敗する可能性が高くなります。

もちろん、実際にグループウェアを利用している企業の意見は参考にはなりますが、まずはグループウェアの導入目的を明確にし、課題を解決できるグループウェアを選ぶことが重要です。

また、そのグループウェアを導入したときに、自社の業務フローと照らし合わせて支障がないかもシミュレーションしてみましょう。 

5−2．誰でも操作しやすいか

高い費用対効果が期待できるグループウェアでも、社内に浸透しなければ意味がありません。特に、IT企業以外の中小企業では、従業員のITリテラシーにばらつきが生じやすいでしょう。そのため、誰でも問題なく操作できるかをチェックする必要があります。

操作性を確かめるうえでは、無料トライアルや無料プランを活用するのがおすすめです。

5−3．自社のセキュリティ要件を満たせるか

数多くの機能がそろうグループウェアには、重要な情報を格納することになります。

自社でセキュリティ要件を定めている場合は、それを満たしたツールでなければなりません。併せて、データの暗号化や不正ログイン対策などのセキュリティ対策を把握しておきましょう。

5−4．サポートが充実しているか

中小企業の場合、システム部門がない、もしくは少人数というケースが多いかもしれません。グループウェアの導入前後は使い方などに困ることもあるため、サービス提供元のサポートが欠かせないでしょう。

6.  中小企業におすすめのグループウェアは「ジョブマネ」！

 「ジョブマネ」は、クラウド型のグループウェア＆業務管理ツールです。グループウェアに加え、営業支援、顧客管理、基幹システムがデータ連携し、業務効率化を目指せる仕組みとなっています。

ジョブマネは、初期費用とサポート費用は無料で、1ユーザーから利用可能です。中小企業様はもちろん、部門やチーム単位での利用にも最適でしょう。

ジョブマネのプランと費用は次のとおりです。

＜グループウェアプラン（基本料金）＞

    1～100人　1,000円/月
101～200人　2,000円/月
201～300人　3,000円/月 

＜ビジネスプラン（オプション料金）＞

1人あたり　3,000円/月

上記プランは併用できるので、必要な人だけビジネスプランを導入することで、費用削減につながります。 なお、以下のページから料金シミュレーションが可能です。

プランと料金 | 中小企業向けグループウェア＆業務管理ツール – ジョブマネ

・グループウェアプランの合計利用者数（必須）
・ビジネスプランの利用者数（オプション）
・容量拡張（オプション）

上記3点を入力し、合計金額をチェックしてみてください。

また、ジョブマネの操作性の高さは、30日間の無料トライアルで実感いただけます。
この機会に無料トライアルを活用してみてはいかがでしょうか。

 7.  まとめ

中小企業向けグループウェアの導入費用相場は、利用アカウント数を50ユーザーと仮定した場合、次のとおりです。

＜クラウド型グループウェアの場合＞

・多くのケースで初期費用は0円
・月額費用の相場は1〜5万円程度
・なかには初期費用・月額費用ともに完全無料で使えるものもある

＜オンプレミス型グループウェアの場合＞  

・初期費用の相場は0〜5万円程度
・ライセンス料が20〜60万円程度
・上記のほか、設備投資費用も考慮しなければならない

合計17の機能が搭載された「ジョブマネ」は、100名まで利用できて月額1,000円と、すべての中小企業様が安心して使える価格設定です。
まずは無料トライアルを活用し、自社との相性を確認してみてはいかがでしょうか。