ベンチャーや小規模事業者向けの経費精算システムとは？機能や選定ポイントについてご紹介

2024年10月15日

世の中には経費精算システムがたくさんありますが、皆さんは自社に適している経費精算システムを上手に活用できていますか？特にベンチャー企業や小規模事業者は大企業とは異なり、高機能なシステムが不要となる場合があります。

高機能なシステムを削減することはコスト削減にもつながるかもしれません。この記事では、ベンチャー企業や小規模事業者にはどのような経費精算システムがおすすめなのかを解説していきます。

記事の内容

1.経費精算システムを導入するメリット

経費精算システムを導入するメリットは3つあります。

①作業ミスが減る

経費の申請を専用用紙などで行うと、書かれている文字を読み間違え誤った金額で処理してしまう可能性があります。用紙に記入することも手間ですし、記載されている内容をExcelへ手入力することは、経理担当者の大きな負担となります。

しかし、経費精算システムを導入することで作業ミスはもちろん負担も軽減することができます。

②業務の効率化が可能になる

経費は最終的に集計する必要がありますが、集計する量によっては複数ページになりますし集計にかなりの時間を要するかもしれません。

経費精算システムは、金額を入力するだけで自動で集計してくれます。そのため改めて集計作業を行わなくて済みます。

③不正な経費申請を防止できる

経費精算システムは、リアルタイムで確認することができるため不正な経費申告もすぐに見つけることができます。これまで無駄な経費を支払っていたかもしれませんが、経費精算システムが防止してくれます。

¥1,000～/月で1名からご利用可能な「ジョブマネ」の経費精算機能では、中小企業様に必要な経費精算の機能が揃っています。下記より経費精算機能の詳細をご覧ください。

2.ベンチャーや小規模事業者に必要な経費精算機能とは？

経費精算システムには大きく分けて3つの機能が備わっています。全て便利な機能ではありますが、ベンチャー企業や小規模事業者には必要ではない場合も考えられます。

経費精算システムを導入する、経費精算システムの見直しを行う際はまず最初に社内でどのような機能が必要なのかを確認し選ぶようにしましょう。

①経費申請・承認機能

経費の集計が終われば、集計した内容を上司に確認してもらう必要があるかと思います。確認作業はすぐ終わるように見えますが、申請されている金額が本当に正しいのかを確認するには時間も労力も必要となります。

しかし、そのように大変な確認作業をスムーズに行うための機能が経費精算システムには備わっています。その機能が「経費申請・承認機能」と呼ばれるものです。経費精算システムを使うことで情報がデータ化され確認が行いやすくなります。

②ルート検索とデータ連携

出張などで公共交通機関を利用することがあるかと思いますが、経費精算システムはパソコンで検索したルートでかかる交通費を算出する機能が備わっています。

算出された交通費はそのままデータ化することができるため、金額の入力ミスを防ぐことができます。もちろん、これらの金額も自動で集計してくれます。

これまでルートを調べて、金額を調べ、専用のシートに記入していたかもしれませんが、経費精算システムの機能を使うことで、作業の手間を大幅に削減することが可能です。

③会計ソフトとのデータ連携

経費精算システムには会計ソフトと連携できる機能が備わっています。既に自社で会計ソフトを導入しているのであれば、導入しようと思っている経費精算システムと連携ができるのか確認するようにしましょう。

会計ソフトと経費精算システムを連携させることで、経費精算のデータをわざわざ転記、入力する必要がなくなります。会計ソフトと経費精算システムを同じメーカーにすることでより作業の効率化を図ることができます。

異なるメーカーの会計ソフト、経費精算システムを使っている場合はデータを一旦CSVで出力しアップロードすることで対応できることもあります。API連携ができる場合もありますのでまずは使用したいと思っている経費精算システムの詳細を確認しましょう。

3.ベンチャーや小規模事業者の経費精算システムの選定ポイント

ベンチャー企業や小規模事業者が経費精算システムを選ぶ際に注意して欲しいポイントは4つあります。それぞれ詳しく解説していきますのでぜひ参考にしてください。

①経理業務の効率化が可能か

1つ目のポイントは導入しようと思っている経費精算システムを使うことで、経理業務の効率化が図れるかです。仕訳作業、振り込み作業を自動で行ってくれる経費精算システムを選ぶようにしましょう。

しかし、自動で作業を行うようにするためには導入時に仕訳のルールを経費精算システムに登録する必要があります。最初の設定が手間かもしれませんが1度登録しておくと、経費担当者に変わって仕訳を行ってくれますので必ず活用するべき機能です。

②スマホからもアクセスが可能か

業種によっては外回りが多い事も考えられます。その場合スマートフォンからもアクセスできる経費精算システムを選ぶことで、領収書などのデータをカメラで撮影し出先からでも経費精算を行うことができます。

PCを開くことができない環境であってもスマートフォンからアクセスできれば、業務の効率化を図れます。

③必要な機能が揃っており、料金が適切であるか

経費精算システムは長期的に使用するものですので、機能性はもちろん料金が適切であるかも注意して選ぶ必要があります。具体的には以下のポイントを重要視しましょう。

・初期費用がどれくらいかかるのか
・最低利用料金はどれくらいか
・ユーザー数ごとに課金をしなければいけないか

実際に利用する人数から利用料金を算出し、どの経費精算システムを利用するか比較を行います。一般的な経費精算システムは、1人あたりの月額料金が決まっており利用する人数に合わせて変動する料金形態が多いです。

経費精算システムによっては最低5ユーザーからの利用など下限が定められていることもあります。その点もしっかり確認するようにしましょう。トライアル期間などが設けられている場合は、契約をする前にコストに見合っているかどうか試してみることもおすすめです。

④利用者に使いこなしてもらいやすい簡単なシステムであるか

既にExcelなどによって経費の管理を行っている場合は、経費精算システムを導入しても使いこなすことが難しいかもしれません。経費精算システムが高機能であれば、使いこなすためにマニュアルを作成する必要が出てくることも考えられます。

あまりにも高機能な経費精算システムは使いこなすまでに時間がかかってしまいますので、できる限り操作が簡単で直感的に使用することができる経費精算システムを選ぶようにしましょう。

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経費精算機能ではシンプルな入力画面で、これまで手作業やExcelで管理していた方にも利用しやすい操作画面となっております。

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