電子帳簿保存法は2024年1月から何が変わる？対応すべきポイントも解説！
電子帳簿保存法は2022年に改正されましたが、「2024年1月から何が変わるの？」「どのような対応が必要？」と疑問に思う方もいるのではないでしょうか。特に2024年1月から注意すべきことは「電子取引保存」の義務化についてです。事業規模を問わず、企業や個人事業主は電子帳簿保存法への対応が必要になります。
本記事では、電子帳簿保存法において2024年1月から何が変わるのか、対応すべきポイントなどを解説します。
記事の内容
1.電子帳簿保存法は2024年1月から何が変わる？
電子帳簿保存法において2024年1月から注意すべきことは「電子取引保存」の義務化です。2023年12月末までは、法改正の移行期間であるため宥恕（ゆうじょ）措置が設けられていました。
宥恕措置の期間中は従来通り紙媒体での保存が容認されていたため、プリントアウトし紙媒体で保管していた方もいるのではないでしょうか。しかし、2024年1月からは原則電子データで受け取りした場合、電子データのまま保存が必要です。全ての企業や個人事業主を対象に原則「電子取引保存」が義務化となるため注意しましょう。（※1）
電子帳簿保存法の対象となる書類
まず書類の保存形式について、以下の3つに該当する書類であるか確認が必要です。
・電子帳簿等保存法
・スキャナ保存
・電子取引保存
ここでは、それぞれの保存形式において対象となる書類について解説していきます。
電子帳簿等保存の対象となる書類
対象となるのは、会計ソフトなどを使用しパソコンを用いて自分で作成した以下の3種類の書類です。（※2）電子データのまま保存しましょう。
・国税関係帳簿：仕訳帳、総勘定元帳、経費帳、売掛帳、買掛帳、現金出納帳など
・決算関係書類：損益計算書、貸借対照表、棚卸表、その他決算に必要な書類など
・パソコンで作成した取引関係書類：請求書、見積書、納品書、注文書、領収書など
スキャナ保存の対象となる書類
対象となるのは、取引関係書類のうち紙媒体で受け取った・作成した書類であり、スキャナを用いて電子データ化し保存する必要があります。実店舗で買い物した際のレシートなども対象となるため、注意しましょう。（※2）
また、紙の書類は一定の要件を満たしていればスキャンもしくはスマートフォンなどで撮影しても電子データにて保存が可能です。
・取引関係書類：請求書、見積書、納品書、注文書、領収書、レシートなど
電子取引の対象となる書類
対象となるのは、取引先と電子的に受け取りしたデータです。これらの中に含まれるのは、請求書やメールに添付された電子ファイル、専用回線でやり取りするEDI取引、クラウドサービスを利用した取引などになります。電子データとして受け取った状態で保存する必要があります。（※2）
・電子的に受け取りしたデータ：請求書、見積書、納品書、注文書、領収書など
2.電子帳簿保存法の対象とならない書類
電子帳簿保存法の対象となる書類について紹介しましたが、その一方で手書きの帳簿や書類については対象になりません。対象とならない理由として、手書きの帳簿や書類はスキャナ保存や電子データの保存が認められていないためです。手書きの帳簿や書類については紙媒体の原本のままで保管しましょう。
対象となる企業・個人事業主
電子帳簿保存法の対象となるのは、事業規模を問わず法人税を納める企業や所得税の納税義務のある個人事業主です。事業規模で対象・非対象になるわけはありません。多くの企業や個人事業主が対象になると思っておくとよいでしょう。（※3）
対象とならない企業・個人事業主
一方で、電子帳簿保存法の対象にならない企業や個人事業主もいます。対象とならないケースとして、電子取引を全く行っていない紙媒体で書類の受け取りをしている場合であり、データ保存が義務とならないのです。
しかし、年々紙媒体のみで書類をやり取りする企業・個人事業主は減ってきています。今後は、電子取引が主流になるとも予測されています。現状で電子取引を一切していない場合は、早めに電子化への対応検討がおすすめです。
3.電子帳簿保存法で対応すべきポイントは4つ
電子帳簿保存法に対し不安に思っている方も多いのではないでしょうか。まず対応すべきポイントについて、以下の4つが挙げられます。
・電子取引の状況を把握する
・データの保管方法や場所を決める
・事務処理規程を整備する
・紙ベースの管理を避ける
ここでは、対応すべきポイントについて詳しく解説していきます。
電子取引の状況を把握する
1つ目は、電子取引の状況を把握することです。併せてどの程度電子取引をしているかについても確認しましょう。立替経費や交通費といった支払いデータなどにも注意する必要があります。
・取引書類：領収書や請求書など取引書類の種類
・取引書類ごとの受け取り方法：PDF・クラウドサービス・EDI・FAXなど
・保存場所や保存方法：どこにどのように保存しているのか
・取引書類の件数：月間・年間での取引件数
データの保管方法や場所を決める
2つ目は、データの保管方法や場所を決めることです。電子取引の対象となる書類の保存は、「真実性の確保」「可視性の確保」という2つの要件を満たす必要があります。2つの要件の詳細については、以下の通りです。
1.真実性の確保
以下のいずれかの対応が必要です。
・取引情報はタイムスタンプ付与後に受け渡しする。
・取引情報を受け取り後、速やかにタイムスタンプを押す。また、保存担当者や監督者に関する情報は確認できるようにする。
・業務に時間や期間がかかる場合、その業務に通常かかる時間や期間を経過したのち速やかに実施する。
・記録内容の訂正・削除を確認できるシステムもしくは記録内容の訂正・削除ができないシステムを使用する。
・正当な理由のない訂正および削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する。
2.可視性の確保
以下全てについて対応が必要です。
・保存データはいつでも速やかに出力できるようにし、パソコン等の電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンターなどの出力機器を操作マニュアルと共に整然とした形式で備え付けておく。
・電子計算機処理システムの概要書を備え付ける。
・検索機能を確保する。（※4）
上記2つの要件は、それぞれクラウドサービスや会計ソフトなどのような専用システムの導入により対応可能です。また、データは機器の故障やシステム更新など予期せぬトラブルで紛失する可能性もあります。データ保管しているメインの場所以外でもデータのバックアップを取っておくこともおすすめです。
事務処理規程を整備する
3つ目は、事務処理規程を整備することです。ここでの事務処理規程とは「電子取引データの訂正や削除、いわゆる改ざん防止に関するルールを定めたもの」を指します。事務処理規程については、国税庁のホームページよりサンプルがダウンロード可能です。
また、タイムスタンプや訂正・削除履歴が残るシステム導入をすることで、電子取引データの改ざん防止はできますが、システム導入だけで対応できないケースが起こるかもしれません。システムだけに頼らず併せて事務処理規程の整備もおすすめします。
紙ベースの管理を避ける
4つ目は、紙ベースの管理を避けることです。電子帳簿保存法に基づいて運用すると、紙ベースの管理は難しくなります。また、紙と電子の両方のデータを管理することは、保存形式が異なるためおすすめできません。電子データ保存に一本化していくことをおすすめします。
4.電子帳簿保存法に対応するシステムを活用しよう！
本記事では、電子帳簿保存法において2024年1月から何が変わるのか、対応すべきポイントなどを解説しました。
電子帳簿保存法への対応は、取引状況に応じて様々な対応が必要になります。しかし、一から全て対応しようとすると、業務効率の悪化や電子帳簿保存法に正しく対応できない可能性もゼロではありません。
業務効率化を図り正しく対応するためには、電子帳簿保存法に対応するシステムの活用をおすすめします。
（参考記事）
（※1）国税庁 電子取引関係
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/01.htm
（※2）（同上） 電子帳簿保存法の内容が改正されました〜 令和5年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要 〜
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0023003-082.pdf
（※3）（同上） 「電子帳簿保存法一問一答」電子取引関係（令和6年1月1日以後の取扱いに関するもの）
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/00023006-044_03-5.pdf
（※4）（同上） 電子帳簿保存法が改正されました
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf