ワークフローシステムとは？得られる効果や利用時の注意点まで解説します

2024年10月10日

ビジネスの場において、ワークフローシステムを導入する企業も増えてきています。一方、ワークフローシステムの導入を考えている方もいるのではないでしょうか？導入を考えている方の中には、ワークフローシステムのことやその機能、導入により得られる効果を知りたい方もいるかと思います。

今回は、ワークフローシステムについてや得られる効果、利用時の注意点まで解説します。これから導入しようと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

記事の内容

ワークフローシステムは業務手続きを電子化したもの

ワークフローシステムは、企業の中で発生する各種の申請や稟議などの業務の手続きを電子化したものです。申請業務から承認業務、一連の流れに伴う情報の共有までをスムーズに行うことができ、使い道によっては「電子承認システム」「稟議システム」などと呼び名が変わることもあります。

ワークフローシステムには様々な機能が搭載されている

ワークフローシステムには様々な機能が搭載されていますが、ここでは主な機能について紹介します。

申請書の作成機能

1つ目は、申請書の作成機能です。多くのワークフローシステムは、各種の申請書のテンプレートが備わっているため、システムに直接入力ができ、そのまま申請まで行えます。また、既存の書類を流用できるケースもあり、申請書の作成の手間を最小限にすることが可能です。

申請や承認のフロー設定機能

2つ目は、申請や承認のフロー設定機能です。申請書の作成後は、社内の独自ルートに沿って申請・承認を行う必要があります。申請する書類の種類によっては多種多様なルートを踏む必要があり、これを人の手で行うと混乱やミスを生じさせる可能性もゼロではありません。そのため、申請手順や承認ルートなどを一連の流れとしてフローを設定する機能も備わっています。多種多様なルートに併せて、変更や分岐の条件の設定なども行えるものが多いです。

承認や決裁機能

3つ目は、承認や決裁機能です。申請者が申請すると、承認者に申請を受けた通知がされ承認や決裁ができます。もし内容に不備がある場合は、自動で差し戻す機能や承認者を複数人設ける代理承認機能などもあります。また、便利な機能として承認や決裁時にコメントや返信をつけられる機能が搭載されているものもあるのです。

書類の履歴や検索機能

4つ目は、書類の履歴や検索機能です。紙の書類が主流の職場であると、書類の保管や管理が年々問題となるケースもゼロではありません。作成した書類などはデータとして残るため、保管や管理の問題に悩む必要も少なくなります。また、書類の種類や担当者、日付などといった条件にて書類履歴を見たり検索したりすることが可能です。

他システム連携機能

5つ目は、他システムとの連携機能です。他システム連携機能を使うことで、さらなる業務効率化に期待できます。具体的には、勤怠管理システムや会計や会計システムなどとの連携や、PDFやCSVにての出力、Excelファイルにての入力などといった操作にまで対応しているものもあります。

ワークフローシステムにより得られる効果は4つ

ワークフローシステムにより得られる効果は、主に以下の4つです。

申請や承認にかかる時間が短縮できる

ワークフローシステムは、申請や承認にかかる手続きを簡単にできるようにします。例を挙げると、申請内容を自動で判別し適切な承認経路を自動で選択できるため、承認を得るまでの時間や手間を省くことが可能です。また、スマートフォンやタブレットなど様々なデバイスで申請や承認できると、場所を問わずに手続きを行えます。そのため、結果として申請や承認にかかる時間が短縮できるのです。

内部統制の強化につながる

申請や承認のフローが可視化されるため、正しい手順で行われていない申請や承認をスキップするなどといった不適切な行為の防止が可能です。また、申請書の承認日や承認の経緯などの履歴の証跡が残るため、内部統制の強化につながります。

ペーパーレス化を進められる

申請書などの書類を電子化でき、各種の申請や承認がシステム内で完結するためペーパーレス化を進められます。ペーパーレス化が進められると、用紙代やプリンター代の費用などのコストカットも可能です。また、書類の管理ややり取りといった負担も減らせるため、業務効率化につなげられます。

業務過程を可視化できる

ワークフローシステムは、情報を共有し業務同士を結びつけるといった役割も担っています。そのため、業務に関する情報の保管場所やどの過程まで業務が進んでいるのか、ひと目見ただけで理解が可能です。また、申請した内容が止まってしまう場合などでは、どの人で止まるのかやどこで止まりやすいのかなども可視化できます。

ワークフローシステム利用時の注意点は3つ

ワークフローシステムを利用する時の注意点として、以下の3つがあります。

操作が難しくないか

操作が難しくなってしまうと、システムの定着化の妨げになる可能性がゼロではありません。従業員が使いこなせないと、現場の混乱にもつながり結果として生産性を下げる可能性もあります。ワークフローシステムを利用する際には、実際に使用する従業員の意見も取り入れることが大切です。

コスト面が見合っているか

ワークフローシステムの利用においては、初期費用や維持費用などといったコストが発生します。コスト負担ばかり増えてしまうと、利益につながらなくなる可能性も考えられます。

コストに対して得られる効果がどのくらいになるのか、しっかりと検討が必要です。機能面ばかりに着目せず、コスト面についても意識するようにしましょう。

セキュリティ対策はとられているか

ワークフローシステム内で扱う書類の中には、重要な企業情報を扱う場面も出てきます。そのため、不正アクセスや情報漏洩などが起きてしまうと、企業の損失にもつながりかねません。セキュリティ対策がとられているソフトなのか、導入時には併せて確認をおすすめします。

ワークフローシステムを選ぶポイントは4つ

ワークフローシステムを選ぶポイントについては、以下の4つがあります。

搭載されている機能

搭載されている機能の種類が豊富だとしても、自社が求めている機能が搭載されていなければ導入する意味がありません。また、場合によっては不必要な機能ばかりでシステムの定着につながらなくなるおそれもあります。自社に合ったものを導入するためには、搭載されている機能を具体的に把握するようにしましょう。

導入形態

ワークフローシステムは、大きく分けるとパッケージ版・クラウド版といった2種類の導入形態があります。パッケージ版は自社サーバーにインストールして利用し、クラウド版はインターネット環境を用いて利用するものです。それぞれメリット・デメリットがありますが、自社の環境などに応じた導入形態を選択するようにしましょう。

サポート体制

サポート体制が不十分であると、問題が発生した時に解決するまでに時間がかかる可能性が出てきます。さらに、業務に支障をきたす可能性もゼロではありません。サポート体制が充実したものであれば、問題が発生してもいち早く解決が可能です。選ぶ時には、自社に合ったサポート体制であるかも確認すをおすすめします。

導入中のシステムとの連携のしやすさ

導入中のシステムとの連携のしやすさを意識して選ぶと、結果として業務の効率化や生産性の向上にも期待できます。ワークフローシステムは他の外部システムと連携できるものが多くありますが、すでに導入しているシステムとの連携のしやすさも選ぶときのポイントです。

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