テレワークでデータ共有する方法は？おすすめのファイル共有サービスも紹介

コロナ禍をきっかけに、本格的なテレワークの導入・移行を検討している企業も多いでしょう。テレワークへ移行するにはさまざまな課題が想定されますが、その一つに「社内でファイルを共有する手段」が挙げられます。

本記事では、テレワーク環境下における社内のファイル共有方法について、方法ごとにメリットとデメリットを解説します。併せて、クラウド型のファイル共有サービスを利用する場合のサービス選定時のポイントについても紹介するので、参考にしてください。

1．テレワークにおけるファイル共有方法のメリット・デメリット

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テレワークにおける社内のファイル共有方法は、次の4つです。

・メールで送受信する
・自社運用のファイルサーバーを構築する
・NASを導入する
・クラウドサービスを活用する

それぞれの方法について、以下でメリットとデメリットを確認していきましょう。

メールで送受信する

1つ目は、共有したいファイルをメールに添付して送信・受信する方法です。

メリット

メールアドレスさえ持っていれば、ITツールが苦手な人でも簡単にファイルの送受信ができます。新たにファイルサーバーを構築したり、クラウドサービスを導入したりといった特別な準備やコストが不要な点がメリットです。

デメリット

メールでファイルを共有する際、特に注意しなければならないのが誤送信です。メールアドレスの誤認識や操作ミスなどによって、ファイルの送信先を間違ってしまう可能性があるため、情報漏えいのリスクが高いといえるでしょう。

加えて、メールでは、容量が大きいファイルは送受信できないケースがあります。容量の大きいファイルや複数のファイルを送信したい場合は、複数回に分けなければならず手間がかかります。

メールでのファイル共有は一般的な手法ではあるものの、デメリットを考慮すると、メインのファイル共有方法としては推奨できません。

自社運用のファイルサーバーを構築する

2つ目は、自社運用（オンプレミス）のファイルサーバーを構築する方法です。
ファイルサーバーとは、自社のサーバールームなどに設置する、さまざまなファイルの管理を行う自社運用のサーバーのことです。ファイルサーバーにファイルを保存すれば、社内ネットワークでつながっているユーザーがそのファイルにアクセスできます。
テレワークでも、仮想化されたVPN（Virtual Private Network：仮想専用線）を経由すれば、ファイルサーバーへのアクセスが可能です。

メリット

自社運用により、重要なファイルを社内だけで管理できる点がメリットです。
また、一からサーバーを構築することになるため、セキュリティレベルなどを自社のセキュリティポリシーに合わせて自由に設計できます。

デメリット

ファイルサーバーの構築のためには、機器の購入費用や運用工数がかかります。特に管理・運用にあたっては、担当者には高度なスキルが求められるでしょう。
また、ファイルサーバーに障害が発生してしまうと、回復するまで業務を停止せざるを得なくなるリスクが考えられます。
加えて、社員が一斉にテレワークを行う際など、VPN回線にアクセスが集中することで業務が滞る可能性があることもデメリットの一つです。

NASを導入する

3つ目は、ファイルサーバーを自社で構築するのではなく、NAS（Network Attached Storage）製品を導入する方法です。
NASを導入すれば、自社運用のファイルサーバーと同様に、テレワークでもVPN経由でファイルへのアクセスが可能です。

メリット

ファイルサーバーを一から構築する必要がなく、運用工数も比較的かかりません。
社内ネットワークに接続するだけでファイルサーバーとして機能するため、手軽に導入できるでしょう。

デメリット

停電や物理的な衝撃を受けた際など、NASサーバーの損傷によるデータ消失のリスクがあります。
また、クラウドサービスと比べると導入コストが高い点がデメリットでしょう。
クラウドサービスはインターネット上のサービスですが、NASを導入するには機器を購入しなければなりません。
なお、運用工数が比較的かからないとはいえセットアップの必要はあり、担当者には一定の知識が求められます。

クラウドサービスを活用する

4つ目は、クラウドサービスを活用する方法です。ファイルサーバーやNASと異なりクラウド上にファイルが保存されるため、テレワーク環境下で利用する場合でもVPN設定を行う必要はありません。

メリット

クラウドサービスを利用する場合は、導入や運用管理の手間がかかりません。仮にサービスに何らかの障害が発生しても、対応するのはあくまでサービス側です。また、長期的に見ると、拡張性やコスト面で有利というメリットがあります。ファイルサーバーやNASを新たに増設するより、サービスの利用プランを変更するだけのほうがコストを抑えられ、かつ簡単に容量を拡張することができます。
さらに、ファイルやフォルダごとに細かくアクセス権限が設定できる、パソコンやスマートフォンなどのさまざまな端末からアクセスできるなど運用の柔軟性が高い点も魅力です。

デメリット

サービスを利用する以上、利用期間中は月額利用料などの継続的なコストが発生します。そのため、費用対効果を考えたうえでサービスを選定する必要があるでしょう。
また、クラウドサービスだからといって取り扱えるファイル容量が無制限というわけではありません。サービスごとに制限が決められている場合もあるため、あらかじめ確認が必要です。

 

2．ファイル共有サービスを選定する際のポイント

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ここまでご紹介した4つのファイル共有方法のうち、最もおすすめなのがクラウド型のファイル共有サービスの活用です。
ただし、さまざまあるサービスのなかからどのサービスを選ぶかが重要となります。
自社に適したサービスを選ぶためには、サービスの選定に入る前に、次の2点を整理しましょう。

・取り扱うファイル（共有したいファイル）はどのようなものを想定しているのか
・ファイル共有サービスで重視する要件は何か

そのうえで、ファイル共有サービスを選定する際に確認すべきポイントを解説します。

セキュリティレベル

取り扱うファイルの機密度に対応できるか、自社のセキュリティポリシーを満たせるセキュリティレベルかを確認する必要があります。安全面を重視するなら、フォルダやファイル単位にアクセス権限を設定できるサービスを選ぶとよいでしょう。

加えて、そもそもサービスを提供する事業者が信頼できるかどうかも大切なポイントです。

なお、IPA（独立行政法人情報処理推進機構）が公開している「クラウドサービス安全利用の手引き」も参考にしてみてください。

データ容量

保存できるデータや一度にアップロード・ダウンロードできるデータの容量はどれくらいかを確認しましょう。
利用プランが複数あるサービスなら、長期的に見ても容量に余裕を持てるプランを選ぶ必要があります。

利用可能な端末

テレワーク環境下でのファイル共有を想定しているなら、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからもアクセスできたほうが利便性が高まります。利用可能な端末についても忘れずに確認しましょう。

トライアル期間

サービスが自社の業務にマッチするかを検証するには、トライアル期間の有無が重要です。
無料でトライアルができ、申し込み後すぐに利用開始できる複数のサービスを選んで、実際に利用し比較するとよいでしょう。

 

3．ファイル共有に困ったら「ジョブマネ」がおすすめ

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テレワークでのファイル共有にお困りなら、クラウド型システム「ジョブマネ」がおすすめです。以下では、ジョブマネについてご紹介します。

ジョブマネとは

ジョブマネとは、ジョブマネ株式会社が運営するオールインワン（※）業務管理ツールです。資料共有機能をはじめ、ITツールが苦手な方でも簡単に使える合計17の機能を備えており、業務を一元管理できます。クラウド型システムのため、テレワーク環境下でも問題なく利用可能です。

※オールインワンはビジネスプランのみとなっています。

参考：クラウド型グループウェアや案件・顧客管理システムの導入はジョブマネ株式会社

 

【ポイント1】安心・安全にファイルを共有できる

ジョブマネの資料共有機能では、フォルダにアクセス権限が設定できます。
守秘性の程度に応じて柔軟にアクセス権限を設定すれば、ファイルを安心・安全に共有できるため、セキュリティ面でも心配いりません。

【ポイント2】簡単な操作でファイルをアップロードできる

資料共有機能では、「ドラッグ＆ドロップ」の簡単な操作でファイルのアップロードができます。ITツールの利用が初めての方や苦手意識のある方でも問題なく操作できるため、社内に広く導入する際も安心です。

なお、ジョブマネでは、無料オンラインチャットやオンラインサポートなど、導入検討時から導入後まで充実したフォロー体制も整っています。テレワーク環境下でも安全かつスムーズなファイル共有を実現したい方は、ぜひ利用をご検討ください。

資料共有機能の詳細はこちら

 

4.  まとめ

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テレワークにおけるファイル共有方法として、以下の4つをご紹介しました。

・メールで送受信する
・自社運用のファイルサーバーを構築する
・NASを導入する
・クラウドサービスを活用する

特におすすめのファイル共有方法は、テレワークにも対応できるクラウド型のファイル共有サービスの活用です。

クラウド型ファイル共有サービスを選定する際は、セキュリティレベルはもちろん、データ容量や利用可能な端末についても確認しておきましょう。加えて、自社の業務にマッチするかを検証するためには、無料でトライアルができ、申し込み後すぐに利用開始できるサービスを選ぶのがおすすめです。

ジョブマネでは30日間の無料トライアルを実施していますので、まずは一度試してみてはいかがでしょうか。