商談管理とは？商談成功のための管理ポイントとおすすめツール

2024年10月18日

営業活動の成果をあげるためには、ポイントをおさえた「商談」と「商談管理」が重要です。

本記事では、商談管理の重要性を解説するとともに、一般的な商談のプロセスと、それを踏まえた商談管理の方法・ポイントを解説します。商談管理におすすめのツールもご紹介するので、営業部門に所属されている方はもちろん、営業部門以外の方も参考にしてください。

記事の内容

1.商談管理とは

商談管理とは、商談を行う前の段階から商談成立に至るまでの進捗状況を情報として記録し、管理することを言います。商談管理は営業活動を行う上で重要なものです。得たデータを基に顧客への最適なアプローチ方法、商談の進行サポートなどに役立てられます。

さらに、商談管理は次回以降の商談時や別の顧客との商談機会に活かすことも可能です。また、商談管理を行うことで時間が開いた商談についての前回のアプローチを思い出すこともできます。

商談管理を上手く活用することで、効率良く営業活動が行えるだけではありません。商談管理で得たデータは、社員同士で情報共有をしておくことで担当が変わる際の引き継ぎや戦略を立てやすくなるといったメリットがあります。

2.商談管理で管理する項目

商談管理で管理する項目は、次の13項目が挙げられます。ここでは、それぞれの項目について解説していきます。

①獲得チャネル

どのメディアから流入しどこで商談につながったのかにより連絡手段も変わります。そのため、お問合せ内容や最初の連絡内容も同時に確認し商談管理にて管理するとよいでしょう。流入元によって、顧客が抱える悩みや課題なども変わります。

よって、商談管理にて獲得チャネルを管理することで顧客のニーズや課題の把握ができます。また、顧客への効果的なアプローチや顧客理解を深めることが可能です。併せて流入の多いチャネルへの資金配分も増やせ、費用対効果も高められます。

②案件担当者

商談を獲得するまでの担当者や商談担当者を記録し商談管理することで、誰が担当であるか明示されます。そのため、責任の所在も明確になり、商談や案件への対応遅れや対応漏れを防ぐことが可能です。

さらに、顧客からの信用を落とさずに済む以外にも、見込み客に対してのアプローチも漏れません。案件担当者を商談管理することは機会の損失防止にもつながります。

③顧客情報

商談管理においての顧客情報では、担当者の部署名などの基本情報に加えて企業規模などの企業情報も必要になります。事業内容や社員数などの情報も把握しておくことで、マーケティングや営業活動に活かすことが可能です。

また、過去の取引履歴があれば記録し商談管理しておくことで、顧客企業の予算を推測できます。併せて、過去に接触があればその情報も記録しておくとよいでしょう。

④決裁者情報

顧客の商談担当者が決裁者でない場合、決裁者や決裁関与者と担当者との関係を把握しておく必要があります。決裁者とのコンタクトが取れれば案件受注にも近づくため、決裁者との接触方法についても分かれば併せて商談管理しておくことがおすすめです。

⑤提案商材

どの商材を提案するのか、商材ごとの金額やプランを商談管理に記録しておくようにしましょう。商談管理に記録しておくことで、商材ごとの受注量の把握にもつながります。

⑥進捗状況

商談管理に最後に担当者と接触した媒体や連絡内容を記録することで、第三者が見ても現在どのような状況にあるのか進捗状況が把握しやすくなります。進捗状況が把握しやすくなることで、アドバイスができる他にも受注の見込みが立ちやすく売上予想も立てやすいといったメリットもあります。

⑦受注見込み

商談後、どのくらいの確率で受注が見込めるのか温度感を商談管理に記録するとよいでしょう。ある程度の受注日や受注金額が予測できると、受注に向けたスケジュールが組みやすいことや売上の計算も立てやすくなります。

⑧受注予定日

先方の都合と受注予定日を商談管理に記録することで、過去の受注にかかった時間を基に受注予定日の設定が可能になります。受注予定日を決めると、案件受注までのタスク管理もしやすくなります。

⑨予想売上

どれくらい発注金額が得られそうか目途を立て売上を予想することは、商談管理に必要な記録です。実際の売上との差額を把握することで、今後の見積りの正確性が増します。また、予想売上を基に経営陣が戦略を立案するため、予想売上ができるだけ正確に立てられることで戦略の修正も少なくなります。

⑩商談内容

商談でどのような内容を話したのか、相手の反応や返答についても商談管理に記憶するようにしましょう。商談内容を商談管理に記録として残すことで、似たような場面に遭遇した場合に同じような対応をとることができ問題解決にもつながります。

⑪提案資料

商談前に送付した資料や商談時に提示した資料があれば、商談管理に記録することをおすすめします。商談管理に記録しておくことで、自分の担当案件と近い案件の提案資料を探しやすくなる他にも、過去の良い提案資料を共有でき、営業力や提案力の向上にもつながるのです。

⑫メモ(共有しておきたい事項)

その他営業アシスタントや他のメンバーに共有しておきたい事項があれば、商談管理にメモとして記録することも大切です。情報の共有をすることで、いざという時に必要な情報の把握が可能となり、機会損失を避けることにつながります。

⑬次回の行動

商談後のネクストアクション、必要となる時間や準備すべきもの、ToDoは商談管理に記録しましょう。仮に急な担当者変更があった場合もスムーズに引き継ぐことが可能になります。

3.商談管理の重要性

初めに「商談」や「商談管理」の定義を確認したうえで、商談管理の重要性について解説します。

そもそも商談管理とは

そもそも「商談」とは、理想の商品やサービスを求める顧客に対し、企業の営業担当者などが自社商品・サービスの魅力を伝え、お互いに納得のいくゴールを目指すことを指します。そして「商談管理」とは、商談相手に関する情報や商談の進捗状況などを一つひとつ管理することです。具体的には、商談を行う準備などの前段階から実際の商談成立、さらには商談後のサポートに至るまでの過程を記録します。

商談管理を行えば、商談の当事者以外の従業員などともスムーズな情報共有が可能です。

商談管理の重要性

商談は企業活動の中核を担い、言うまでもなく非常に重要です。単に商談の数だけこなし、商談が成立した／しなかったという結果のみに注目していては、企業としての知見がデータで残りません。商談管理によってあらゆる情報を取りまとめておくことで知見が蓄積され、ほかの商談の進行に活かせたり、今後の施策に役立てたりすることができるでしょう。

そういった意味で、商談管理も商談そのものと同様に重要だといえます。

4.商談の5つのプロセス

一般的な商談は、次の5つのプロセスから成り立っています。

・事前準備
・アプローチ
・ヒアリング
・プレゼンテーション
・クロージング

それぞれのプロセスについて、詳しく確認していきましょう。

事前準備

アポイントメントがとれたら、商談の事前準備を開始します。事前準備を怠ると次からのステップに支障が出るため、時間に余裕を持って丁寧に進めることが大切です。まずは、商談相手が抱える課題や不満を洗い出し、そこから予測されるニーズは何かを考えていきます。そして、自社の商品やサービスは商談相手に対してどのように解決策を提示できるのかを検討していきましょう。

商談前に目を通しておいてもらいたい資料を商談相手に送付したり、商談当日の具体的なシミュレーションをしたりすることも、事前準備に含まれます。

アプローチ

続いて、事前準備の内容を前提に、商談相手へアプローチをしかけていきます。挨拶や名刺交換から始まり、自社の紹介、商品・サービスの概要紹介、商談の方向性の共有などを行います。

アプローチの段階では、商談相手に良い印象を抱いてもらうことを最優先にしましょう。

ヒアリング

事前準備で想定した商談相手のニーズをさらに探るため、時間のある限りヒアリングを重ねていきます。商談相手の本音を引き出せれば、さらなるニーズを発見できる可能性もあります。営業担当者は「傾聴」を意識し、この段階では聞き役に徹することが大切です。

傾聴とは、相手の話を聴くときに、相手の立場になって共感しながら聴くことを指します。効果的に商談を進めるためには、傾聴スキルが欠かせません。

プレゼンテーション

ヒアリングの内容をもとに、いよいよ商談相手へのプレゼンテーションを行う段階です。自社の商品やサービスの魅力を無理なく・無駄なく商談相手へ伝える必要があります。

ヒアリングからプレゼンテーションまでの期間が空いてしまう場合は、お互いの認識に齟齬を生じさせないため、ヒアリングした内容を一度すり合わせてからプレゼンテーションを開始するとよいでしょう。

クロージング

最後にクロージングです。クロージングは、受注か失注かが決まる最終段階となります。商談相手の信頼を失わないために、たとえ失注しそうな場合でも押し売りすることは絶対にやめましょう。

重要なのは、一度で決着がつかなくても商談を継続させることです。

5.商談管理の方法

前の章「商談の5つのプロセス」を確認するとわかるとおり、商談を進めるにはそれぞれのステップでやるべきことや、そのための事前準備が数多く発生します。そのため、適切に商談を管理していかなければ成果に結びつきません。

商談管理の代表的な方法として、エクセルと「SFA」があります。

以下では、それぞれの商談管理方法をご紹介します。

エクセルでの商談管理

1つ目は、エクセルにあらかじめ搭載されているテンプレートを活用するなどして、商談管理をする方法です。エクセルはすでに導入しているという企業が多いため、新たなシステムの導入コストや教育コストがかからないメリットがあります。

一方で、エクセルは情報共有には向いておらず、チームとしての運用やデータの蓄積・活用という観点からは、商談管理にあまり適していないといえます。

SFAでの商談管理

2つ目は、SFAでの商談管理です。SFAとは「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の略で、営業プロセスを自動化・可視化するための仕組みやシステムのことを指します。

SFAに搭載されている代表的な機能には、顧客管理機能や案件・商談管理機能、プロセス管理機能、活動報告機能、売上実績管理機能などが挙げられます。SFAなら営業部門全体の活動を可視化できるため、チームとしての運用に向いているのはもちろん、データの蓄積・活用をとおして営業活動全体の効率化を目指せるでしょう。

これから商談管理を始める場合は、エクセルよりもSFAが理想といえます。

¥1,000～/月で1名からご利用可能な「ジョブマネ」なら、中小企業の商談管理に必要な機能が揃っています。スマートフォンにも対応しているため、外出先でも商談結果を素早く共有できます。下記より商談管理詳細をご覧ください。

6.商談成功のための商談管理のポイント

SFAなどを活用して商談管理をする際、意識すべきポイントは次の4点です。

・管理項目の最適化
・属人化からの脱却
・データの一元管理
・業務の効率化

管理項目を最適化する

営業担当者一人ひとりが自由に商談管理を始めても、その効果は薄くなってしまいます。商談管理を始める前に、担当者はそれぞれどのような項目を記録し、その情報がチームや組織としてどのように活用できるのかを検証してください。管理する項目を最適化するためには、実際に商談管理を進めながら必要に応じて管理項目を変更していくことも必要です。

属人化から脱却する

管理項目の最適化とも関係しますが、それぞれが独自の方法で商談情報を管理するのはNGです。属人的な商談管理は、チームや組織として必要なデータが十分に管理されない可能性もあります。

また、仮に担当者が離職してしまったら、情報がうまく引き継がれなかったり、主観的な情報だけが残りデータの活用に支障が生じたりするリスクもあるでしょう。

商談管理は属人化から脱却し、誰が見てもわかるよう客観的な状態にしておくことが大切です。

データを一元管理する

商談管理で取り扱う可能性のある項目は、例えば担当者、顧客名、スケジュール、内容、商談のスタイル、売上、課題など幅広く、データが社内に散財していては活用が困難です。

データを一元管理することで拠点や部署を越えた情報共有が可能となり、データを活用しやすくなります。

ツールを活用し業務を効率化する

商談管理では、クラウド環境を利用しつつ、前述したSFAなどのツールを用いて業務効率化を図るべきです。クラウド型のツールを活用すれば、近年広がっている営業部門のテレワーク化にも対応できるでしょう。

SFAが持つ商談管理機能をはじめ、顧客管理やスケジュール管理など営業活動に必要なさまざまな機能が統合された「オールインワンツール」もおすすめです。

次の章では、おすすめのオールインワンツールをご紹介します。

7.商談管理に「ジョブマネ」が適する理由

商談管理におすすめなのが、クラウド型オールインワンツールの「ジョブマネ」です（※）。商談管理機能や顧客管理機能をはじめとした、簡単に使える合計17の機能が搭載されています。

以下では、商談管理機能のポイントをご紹介します。

※オールインワンはビジネスプランのみとなっています。

参考：クラウド型グループウェアや案件・顧客管理システムの導入はジョブマネ株式会社

【ポイント1】スケジュールと連動した商談履歴の自動作成

ジョブマネにあらかじめ搭載されているスケジュール管理機能を活用すれば、顧客名や日時などの商談履歴がスケジュールと連動し、自動で作成される仕組みとなっています。担当者は入力の二度手間がなくなるとともに、入力ミスなども防げるメリットがあります。

【ポイント2】スマートフォン対応でスピーディーな情報共有が可能

ジョブマネはパソコンだけでなくスマートフォンにも対応しており、外出先やテレワーク環境下でも、普段と変わらない商談管理が可能です。商談が終わったらその場ですぐに商談内容を記録することもできるため、情報の正確性が向上するほか、同僚や上司とも即座に情報を共有できるでしょう。

また、履歴ごとに情報の公開設定も可能なため、柔軟な商談管理が実現します。ジョブマネを活用すれば、スピード感のある、かつ確実な商談管理が可能です。

商談管理機能の詳細はこちら

8.まとめ

商談は企業活動の中核を担うものであり、目の前の商談を成功させるためにも、企業の知見としてデータを蓄積するためにも、商談管理は欠かせません。商談管理のあり方や方法を見直し、特にクラウド環境を利用したツールを導入することで、商談は成功に近づくでしょう。

クラウド型のオールインワンツールなら、複数のシステムを連携することなく、商談管理をはじめとした幅広い機能を活用できます。そのため、テレワークの導入を検討している企業や営業まわりが多い企業にも最適です。

自社にマッチするツールかを検証するためには、無料でトライアルができるサービスを選ぶとよいでしょう。今回ご紹介した「ジョブマネ」では、30日間の無料トライアルを実施しています。

まずは一度試してみてはいかがでしょうか。