営業活動の成果をあげるためには、ポイントをおさえた「商談」と「商談管理」が重要です。

本記事では、商談管理の重要性を解説するとともに、一般的な商談のプロセスと、それを踏まえた商談管理の方法・ポイントを解説します。商談管理におすすめのツールもご紹介するので、営業部門に所属されている方はもちろん、営業部門以外の方も参考にしてください。 

記事の内容

• 1． 商談管理の重要性
• 2．商談の5つのプロセス
• 3． 商談管理の方法
• 4．商談成功のための商談管理のポイント
• 5．商談管理に「ジョブマネ」が適する理由
• 6．まとめ

1． 商談管理の重要性

初めに「商談」や「商談管理」の定義を確認したうえで、商談管理の重要性について解説します。

そもそも商談管理とは

そもそも「商談」とは、理想の商品やサービスを求める顧客に対し、企業の営業担当者などが自社商品・サービスの魅力を伝え、お互いに納得のいくゴールを目指すことを指します。そして「商談管理」とは、商談相手に関する情報や商談の進捗状況などを一つひとつ管理することです。具体的には、商談を行う準備などの前段階から実際の商談成立、さらには商談後のサポートに至るまでの過程を記録します。

商談管理を行えば、商談の当事者以外の従業員などともスムーズな情報共有が可能です。

商談管理の重要性

商談は企業活動の中核を担い、言うまでもなく非常に重要です。単に商談の数だけこなし、商談が成立した／しなかったという結果のみに注目していては、企業としての知見がデータで残りません。商談管理によってあらゆる情報を取りまとめておくことで知見が蓄積され、ほかの商談の進行に活かせたり、今後の施策に役立てたりすることができるでしょう。

そういった意味で、商談管理も商談そのものと同様に重要だといえます。

2．商談の5つのプロセス

一般的な商談は、次の5つのプロセスから成り立っています。

・事前準備
・アプローチ
・ヒアリング
・プレゼンテーション
・クロージング

それぞれのプロセスについて、詳しく確認していきましょう。

事前準備

アポイントメントがとれたら、商談の事前準備を開始します。事前準備を怠ると次からのステップに支障が出るため、時間に余裕を持って丁寧に進めることが大切です。まずは、商談相手が抱える課題や不満を洗い出し、そこから予測されるニーズは何かを考えていきます。そして、自社の商品やサービスは商談相手に対してどのように解決策を提示できるのかを検討していきましょう。

商談前に目を通しておいてもらいたい資料を商談相手に送付したり、商談当日の具体的なシミュレーションをしたりすることも、事前準備に含まれます。

アプローチ

続いて、事前準備の内容を前提に、商談相手へアプローチをしかけていきます。挨拶や名刺交換から始まり、自社の紹介、商品・サービスの概要紹介、商談の方向性の共有などを行います。

アプローチの段階では、商談相手に良い印象を抱いてもらうことを最優先にしましょう。

ヒアリング

事前準備で想定した商談相手のニーズをさらに探るため、時間のある限りヒアリングを重ねていきます。商談相手の本音を引き出せれば、さらなるニーズを発見できる可能性もあります。営業担当者は「傾聴」を意識し、この段階では聞き役に徹することが大切です。

傾聴とは、相手の話を聴くときに、相手の立場になって共感しながら聴くことを指します。効果的に商談を進めるためには、傾聴スキルが欠かせません。

プレゼンテーション

ヒアリングの内容をもとに、いよいよ商談相手へのプレゼンテーションを行う段階です。自社の商品やサービスの魅力を無理なく・無駄なく商談相手へ伝える必要があります。

ヒアリングからプレゼンテーションまでの期間が空いてしまう場合は、お互いの認識に齟齬を生じさせないため、ヒアリングした内容を一度すり合わせてからプレゼンテーションを開始するとよいでしょう。

クロージング

最後にクロージングです。クロージングは、受注か失注かが決まる最終段階となります。商談相手の信頼を失わないために、たとえ失注しそうな場合でも押し売りすることは絶対にやめましょう。

重要なのは、一度で決着がつかなくても商談を継続させることです。

3． 商談管理の方法

前の章「商談の5つのプロセス」を確認するとわかるとおり、商談を進めるにはそれぞれのステップでやるべきことや、そのための事前準備が数多く発生します。そのため、適切に商談を管理していかなければ成果に結びつきません。

商談管理の代表的な方法として、エクセルと「SFA」があります。

以下では、それぞれの商談管理方法をご紹介します。

エクセルでの商談管理

1つ目は、エクセルにあらかじめ搭載されているテンプレートを活用するなどして、商談管理をする方法です。エクセルはすでに導入しているという企業が多いため、新たなシステムの導入コストや教育コストがかからないメリットがあります。

一方で、エクセルは情報共有には向いておらず、チームとしての運用やデータの蓄積・活用という観点からは、商談管理にあまり適していないといえます。

SFAでの商談管理

2つ目は、SFAでの商談管理です。SFAとは「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の略で、営業プロセスを自動化・可視化するための仕組みやシステムのことを指します。

SFAに搭載されている代表的な機能には、顧客管理機能や案件・商談管理機能、プロセス管理機能、活動報告機能、売上実績管理機能などが挙げられます。SFAなら営業部門全体の活動を可視化できるため、チームとしての運用に向いているのはもちろん、データの蓄積・活用をとおして営業活動全体の効率化を目指せるでしょう。

これから商談管理を始める場合は、エクセルよりもSFAが理想といえます。

4．商談成功のための商談管理のポイント

SFAなどを活用して商談管理をする際、意識すべきポイントは次の4点です。

・管理項目の最適化
・属人化からの脱却
・データの一元管理
・業務の効率化

管理項目を最適化する

営業担当者一人ひとりが自由に商談管理を始めても、その効果は薄くなってしまいます。商談管理を始める前に、担当者はそれぞれどのような項目を記録し、その情報がチームや組織としてどのように活用できるのかを検証してください。管理する項目を最適化するためには、実際に商談管理を進めながら必要に応じて管理項目を変更していくことも必要です。

属人化から脱却する

管理項目の最適化とも関係しますが、それぞれが独自の方法で商談情報を管理するのはNGです。属人的な商談管理は、チームや組織として必要なデータが十分に管理されない可能性もあります。

また、仮に担当者が離職してしまったら、情報がうまく引き継がれなかったり、主観的な情報だけが残りデータの活用に支障が生じたりするリスクもあるでしょう。

商談管理は属人化から脱却し、誰が見てもわかるよう客観的な状態にしておくことが大切です。

データを一元管理する

商談管理で取り扱う可能性のある項目は、例えば担当者、顧客名、スケジュール、内容、商談のスタイル、売上、課題など幅広く、データが社内に散財していては活用が困難です。

データを一元管理することで拠点や部署を越えた情報共有が可能となり、データを活用しやすくなります。

ツールを活用し業務を効率化する

商談管理では、クラウド環境を利用しつつ、前述したSFAなどのツールを用いて業務効率化を図るべきです。クラウド型のツールを活用すれば、近年広がっている営業部門のテレワーク化にも対応できるでしょう。

SFAが持つ商談管理機能をはじめ、顧客管理やスケジュール管理など営業活動に必要なさまざまな機能が統合された「オールインワンツール」もおすすめです。

次の章では、おすすめのオールインワンツールをご紹介します。 

5．商談管理に「ジョブマネ」が適する理由

商談管理におすすめなのが、クラウド型オールインワンツールの「ジョブマネ」です（※）。商談管理機能や顧客管理機能をはじめとした、簡単に使える合計17の機能が搭載されています。

以下では、商談管理機能のポイントをご紹介します。

※オールインワンはビジネスプランのみとなっています。

参考：クラウド型グループウェアや案件・顧客管理システムの導入はジョブマネ株式会社

【ポイント1】スケジュールと連動した商談履歴の自動作成

ジョブマネにあらかじめ搭載されているスケジュール管理機能を活用すれば、顧客名や日時などの商談履歴がスケジュールと連動し、自動で作成される仕組みとなっています。担当者は入力の二度手間がなくなるとともに、入力ミスなども防げるメリットがあります。

【ポイント2】スマートフォン対応でスピーディーな情報共有が可能

ジョブマネはパソコンだけでなくスマートフォンにも対応しており、外出先やテレワーク環境下でも、普段と変わらない商談管理が可能です。商談が終わったらその場ですぐに商談内容を記録することもできるため、情報の正確性が向上するほか、同僚や上司とも即座に情報を共有できるでしょう。

また、履歴ごとに情報の公開設定も可能なため、柔軟な商談管理が実現します。ジョブマネを活用すれば、スピード感のある、かつ確実な商談管理が可能です。

商談管理機能の詳細はこちら 

6．まとめ

商談は企業活動の中核を担うものであり、目の前の商談を成功させるためにも、企業の知見としてデータを蓄積するためにも、商談管理は欠かせません。商談管理のあり方や方法を見直し、特にクラウド環境を利用したツールを導入することで、商談は成功に近づくでしょう。

クラウド型のオールインワンツールなら、複数のシステムを連携することなく、商談管理をはじめとした幅広い機能を活用できます。そのため、テレワークの導入を検討している企業や営業まわりが多い企業にも最適です。

自社にマッチするツールかを検証するためには、無料でトライアルができるサービスを選ぶとよいでしょう。今回ご紹介した「ジョブマネ」では、30日間の無料トライアルを実施しています。

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