テレワーク導入の実態を解説！業務効率化につながる3つのメリット
働き方改革やコロナウイルスの感染拡大防止など、様々な社会背景から大企業をはじめ、中小企業でも需要が高まっているテレワーク。
しかし「どのくらいメリットがあるか正直よくわからない」「テレワークを実施するための環境が整っていない」など、なかなかテレワークの導入に踏み切れないケースも多いのではないでしょうか。
そこで今回は、弊社が実施したアンケート調査をもとに、業務効率化の鍵となるテレワークの実態を紐解きます。
導入に必要な環境やツールについても解説していますので、この機会にぜひチェックしておきましょう。
記事の内容
テレワークとは？
そもそも「テレワーク」とは、「Tele（離れて）」と「Work（働く）」を組み合わせた造語です（※1）。普段の職場から離れた環境で、ICT（情報通信技術）を活用し業務にあたる新しい働き方のひとつと言えます。
テレワークには「サテライトオフィス勤務」や「モバイル勤務」など特殊な形態もありますが、自宅で働く「在宅勤務」が最もイメージしやすいテレワークの代表例ではないでしょうか。
テレワークが推進される社会背景と導入の実態
現在日本においては、関係4省（総務省・厚生労働省・経済産業省・国土交通省）と内閣官房・内閣府の連携により、まさに国を挙げてテレワークが推進されています（※2）。
ここでは、テレワークが推進される社会背景とテレワークの導入実態についてご説明します。
テレワークが推進される社会背景
テレワークが推進される理由として様々な要因が考えられますが、2021年現在、特に大きな要因と想定される2つのキーワードがあります。
一つ目は、働き方改革です。働き方改革関連法が2019年4月より順次施行されるなど、ここ数年で働き方改革が本格的に推し進められています。
企業には一人ひとりに合った多様かつ柔軟な働き方を提供することが求められており、その働き方の選択肢のひとつがテレワークであると言えるでしょう。
人口減少時代に優秀な人材を確保するという意味でも、社員のワークライフバランスをいかに充実させるかは避けて通れない課題です。
二つ目は、コロナウイルスの感染拡大防止です。テレワークは自宅での勤務が可能であり、家から出ない限り家族以外の人との不要な接触が生じません。
満員電車で不特定多数の人と接触したり、同僚や顧客などと接触したりすることを極力抑えることで、コロナウイルスの感染拡大防止につながるだけでなく、社員のコロナウイルス感染への不安を軽減することも可能です。テレワークの需要が急速に高まりつつあるのには、コロナウイルスの影響が大きいと言えるでしょう。
さらにこの2つの社会的背景に加え、ICTツールそのものの進化やツール導入コストの低下なども後押しし、大企業だけでなく中小企業においてもテレワーク導入のハードルは下がってきているのではないでしょうか。
大企業と中小企業のテレワークの実態
テレワークがなぜ推進されているのかはわかったものの、実際にどれくらいの企業が導入しているのか気になるところです。
弊社では「全国の大企業（規模100人以上）」「全国の中小企業（規模100人以下）」「沖縄県の中小企業（規模100人以下）」の3つのグループに分けて、テレワークの実態についてアンケート調査を実施しました。
（1）テレワーク実施企業の規模の差
まずは、テレワーク実施企業の規模の差について見ていきましょう。
調査では「全国の大企業（規模100人以上）」「全国の中小企業（規模100人以下）」それぞれで働く方に「あなたのお勤め先で、テレワークを実施していますか。」と尋ねました。
その結果「全国の大企業（規模100人以上）」では73.4％、「全国の中小企業（規模100人以下）」では43.6％が「実施している」と回答しています。
・全国の大企業のアンケート結果
・沖縄を除く全国の中小企業のアンケート結果
規模が100人以下の中小企業では約4割がテレワークを実施しているものの、大企業と比べるといまだ導入が進んでいないことがわかります。
（2）テレワーク実施企業の地域差
続いて、テレワーク実施企業の地域差についての調査結果です。
（1）と同様の質問を、弊社が所在する「沖縄県の中小企業（規模100人以下）」で働く方に尋ねたところ、テレワークを実施しているのはなんと27.4％のみという結果となりました。
・沖縄県の中小企業のアンケート結果
「全国の中小企業（規模100人以下）」のテレワーク実施率は43.6％ですので、沖縄県のテレワーク導入率は、全国と比較しても低いと言えるでしょう。
（3）未実施の理由は「テレワークに適した業務ではないから」
さらに、（1）と（2）の調査において「テレワークを実施していない」と回答した方にその理由を尋ねました。その結果、最も多かった回答は「テレワークに適した業務ではないから」というもの。医療・介護職や接客業など、そもそも自宅などで働きようがない業務に携わっている方も一定数いるのかもしれません。
・全国の大企業のアンケート結果
・沖縄を除く全国の中小企業のアンケート結果
・沖縄県の中小企業のアンケート結果
一方で、現時点でテレワークが適しているとは思えない業務であっても、今後のICT技術の進歩などにより、テレワークが可能となる業務の幅は広がっていく可能性もあります。
テレワーク導入のデメリットと解決策
テレワークを実施してみると、特殊な環境がゆえのデメリットを感じるケースもあるようです。
弊社のテレワークの実態についてのアンケート調査から見えたデメリットと、その解決策を理解しておきましょう。
1．コミュニケーションがとりづらい・孤独を感じる
テレワークは、周りに人がいない自分ひとりの環境で業務にあたらなければなりません。そのため「コミュニケーションがとりづらい」「孤独を感じる」と思う人もいるでしょう。
特に「全国の中小企業（規模100人以下）」と「沖縄県の中小企業（規模100人以下）」においては、6割以上の方が「同僚とのコミュニケーションがとりづらい」と回答しています。
・沖縄を除く全国の中小企業のアンケート結果
・沖縄県の中小企業のアンケート結果
上司や同僚に報告したいことがあっても、テレワーク下だと連絡するタイミングがわからず、なかなかコミュニケーションが取れない状況が想定されます。
このデメリットを解決するためには、テレワークの導入と同時にコミュニケーション機能をもつツールを導入し、いつでも・誰でも発言しやすい場を確保する必要があるでしょう。
2．運動不足になる
コロナウイルスの影響でそもそも外出する機会が減っている中、さらにテレワークで家から出ないとなると運動不足が懸念されます。厚生労働省の「e-ヘルスネット『新しい生活様式』において体を動かす工夫」では、30分ごとに3分程度（難しければ1時間に5分程度）立ち上がって体を動かすことを推奨しています（※3）が、意識しないと何時間も動かないままという事態になってしまうでしょう。企業としても、健康経営に向けテレワーク下の社員の健康管理は重要な課題です。
社員の運動不足を解消するためのアプリなど健康経営をサポートするツールは多く出ていますので、社員の健康管理を具体的にどうしていけば良いかわからない場合は、自社にあったツールを検討してみても良いでしょう。
大企業や中小企業でテレワークを導入するメリット3選
テレワークを実施することで生じるデメリットは、適切なツールを活用することで解消可能であることがおわかりいただけたかと思います。
一方のメリットは、具体的にどのようなものがあるのでしょうか。
弊社のアンケート調査によると「全国の大企業（規模100人以上）」で92.5％、「全国の中小企業（規模100人以下）」で81.2％の方が「テレワークを実施してとても良かった／良かった」と回答しています。
・全国の大企業のアンケート結果
・沖縄を除く全国の中小企業のアンケート結果
ここでは、その理由の中から主な3つのメリットをご紹介します。
1．私生活に余裕が持てる
テレワークは職場に出勤する必要がないため、通勤時間や出勤するための準備の時間が不要となり、その時間を私生活に充てることができます。
アンケート調査においても、テレワークを実施している企業で働く方々は大企業・中小企業・沖縄県の企業問わず、「テレワークを実施して良かったと思う理由」に「通勤時間がなくなり私生活に余裕が持てた」を選んだ割合が最も多い結果となりました。
・全国の大企業のアンケート結果
・沖縄を除く全国の中小企業のアンケート結果
・沖縄県の中小企業のアンケート結果
特に、職場から遠い地域にお住まいの方や小さなお子さんのいる方にとっては、通勤時間などの削減は大きなメリットとなるでしょう。
2．無駄な会議を削減できる
「全国の大企業（規模100人以上）」と「全国の中小企業（規模100人以下）」においては、4割以上の方が「無駄な会議が減って作業時間に回すことができた」と回答しています。コロナウイルスの感染拡大防止という面からも、対面での会議の場を減らすことは理想です。
テレワーク下でも適切な業務管理ツールを活用すれば、これまで対面の会議などで行ってきた業務報告や資料の共有などを効率的に進めることができます。
無駄な会議を削減し作業時間を確保することで、業務効率化にもつながると考えられるでしょう。
3．上司や部下の目を気にせず仕事に集中できる
デメリットの1つ目でご紹介したように、テレワーク特有の環境を「コミュニケーションがとりづらい」「孤独を感じる」と捉える人もいる一方で、「仕事に集中できる」と捉える人もいます。
オフラインのように常に上司や部下から見られているようなことがないため、人の目を気にせず自分の仕事に没頭できるというメリットがあります。仕事に集中することで業務のスピードや質の向上が期待されるケースもあるでしょう。
大企業や中小企業がテレワークを実施するのに必要な環境は？
「テレワークは思っていたより良いかも！」と感じていただけたなら、次は導入へ向けて環境の整備が必要です。気をつけるべきポイントを理解しておきましょう。
パソコンや通信環境などのインフラの手配
言うまでもなく、まずはICT環境を整える必要があります。
職場で使用しているパソコンが持ち出せない場合は私物を利用してもらうことになりますが、そもそも私用パソコンを所持していない方もいるでしょう。そういった場合、企業として購入費用を補助できるのか、もしくはレンタル用としてパソコンを手配できるのかなど検討する必要があります。
また、それぞれが自宅で契約しているインターネット回線は、セキュリティ対策が適切に取られているかなども確認しなければなりません。インフラの手配さえ完了すれば、テレワークが始められる環境はほぼ整ったも同然です。
業務管理と業務報告のルール決め
テレワークという環境を最大限に生かし、業務効率化を目指すためにはある程度のルール決めが必要です。
（1）タスク管理
タスク管理には、以下の2つの観点が必要です。
・社員一人ひとりが自身のタスクを見える化すること
・上司が部下のタスクを見える化すること
テレワーク下ではより一層自己管理スキルが求められますが、社員によってスキルの高さは様々です。そのため、タスクを見える化することで自分自身の管理、同僚や部下の管理をしやすくし、スムーズに業務を進めることができます。
（2）ワークフローの決定
勤怠管理や購買管理など、テレワーク下のワークフローを定めておく必要があります。
電子システムを導入していない場合、例えば有給休暇を取得しようと思うと、上司の席まで承認をもらいに行かなければなりません。
しかし、自宅で業務を行うテレワーク下では、直接承認をもらうことはもちろん不可能です。
そのため勤怠申請や購買申請が可能なシステムを導入し、テレワークの導入に際しては、そのシステムを利用したワークフローを共有しておく必要があります。システムを利用すれば、今誰が何をしている状況なのかが見えにくいテレワーク下でも、進捗状況をリアルタイムで把握することができるなどのメリットがあります。
（3）日々の業務報告
テレワークはコミュニケーションがとりづらい環境であることを前提に、なるべく多くの情報を言語化して共有する必要があります。そこで有効なのが、日々の業務報告です。
タスク管理ができていればある程度の業務の進捗状況は把握できているかもしれませんが、社員が疑問に思うことや課題に感じていることなどは把握しきれません。
日々の業務報告を義務づけることで、テレワーク下でも問題なく疑問点や課題を共有することが可能となります。
テレワークで柔軟な働き方を目指そう
弊社のアンケート調査からも、大企業・中小企業問わずテレワークを導入した企業では多くの社員がメリットを実感していることがわかりました。様々なメリットがあるテレワークでは、適切な業務管理ツールを導入することでさらに業務を効率化させることが可能です。
弊社では『ジョブマネ』という中小企業・小規模事業者向け「オールインワンクラウド型業務管理ツール」を自社開発・販売しています。この記事の「業務管理と業務報告のルール決め」でご紹介した3つの機能（タスク管理・ワークフロー・業務報告）はもちろんのこと、『ジョブマネ』は経費精算や顧客管理、入金登録など17つの機能を備えているのです。
どの機能もシンプルかつ効率的で、既にご利用いただいている企業の方々から「テレワーク下でも業務効率化につながった」「たくさんの業務を管理でき、業務管理ツール初心者にピッタリ」という声もあります。
新しい働き方としてこれからテレワークを始めようと思った方も、すでにテレワークを導入していてもっと業務効率化を目指したいと思っている方も、ぜひ『ジョブマネ』をご活用ください！
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（参考記事）
（※1）厚生労働省 テレワーク総合ポータルサイト テレワークとは
https://telework.mhlw.go.jp/telework/about/
（※2）（同上） 政府の取り組み
https://telework.mhlw.go.jp/telework/gvm/
（※3）（同上） e-ヘルスネット「新しい生活様式」において体を動かす工夫
https://www.e-healthnet.mhlw.go.jp/information/exercise/s-09-001.html
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