グループウェアおすすめ14選！無料ツールまで徹底比較

「グループウェアって何？導入するメリットとデメリットが知りたい」
「グループウェアの数が多すぎて選べない。どれがおすすめ？」
「グループウェアを選ぶ際には、どんな点をチェックすればいいの？」

自社にグループウェアを導入しようとしている中で、このような疑問や悩みを抱えている企業はいませんか？

グループウェアとは、企業や組織内の情報共有や業務効率化を目的としたソフトウェアツールの総称です。社内のコミュニケーションがすべてオンラインで完結する、必要な情報を探す時間や情報共有にかかる手間を減らせるなど、さまざまなメリットがあります。

しかし、グループウェアの種類は多く、自社のニーズやワークフローに合ったサービスを選ばないと費用対効果が期待できないため、慎重に検討することが必要です。

本記事では、おすすめのグループウェア14選と、サービスの選び方、そしてグループウェアを導入するメリット&デメリットなどについて詳しく解説します。

自社にグループウェアを導入することを検討している企業の方は、ぜひ参考にしてください。

グループウェアおすすめ14選！人気サービス比較一覧

早速ですが、おすすめのグループウェアのサービスは14個あり、それぞれ以下の通りです。

• サイボウズOffice
• ジョブマネ
• J-MOTTO
• Microsoft 365
• Google Workspace^TM
• desknet's NEO
• Intra-Mart
• GroupSession
• LINE WORKS
• NI Collabo 360
• WaWaOffice
• クロジカスケジュール管理
• Sales Cloud
• Zoho Connect

本章では、それぞれのサービスの特徴や魅力について詳しく紹介します。グループウェアを選ぶ際に、ぜひ参考にしてください。

サイボウズ Office

基本機能	・スケジュール管理 ・掲示板 ・ワークフロー ・ファイル管理 ・アドレス帳 ・報告書
料金	【クラウド版】・スタンダードコース：600円/月・1ユーザー ・プレミアムコース：1,000円/月・1ユーザー ※5ユーザーから契約可能
無料トライアルの有無	あり（30日間） トライアル期間中は全機能利用可能
サポート体制	・導入前の相談 ・デモ体験 ・説明会の実施 ・導入後も電話・メール・Webフォーム・FAQ・オンラインナレッジでサポート
拡張性	・プレミアムコースでは、カスタムアプリ作成、テンプレート制作・カスタマイズが可能 ・Web APIによる他システム連携やアドオンの追加も対応 ・スマートフォン、タブレットからすべての主要機能にアクセス可能

サイボウズOfficeは、チームや企業の業務効率化と情報共有を目的とした中小企業向けのグループウェアサービスです。

誰でも簡単に使える操作性を重視し、日本のビジネス文化や働き方にマッチした設計で、導入ハードルや教育コストが低いのが特徴です。導入企業は累計80,000社を超えており、導入規模や業種を問わず活用されています。

クラウドサービスなので、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットなどさまざまな端末からアクセスでき、社外や外出先であっても業務を円滑に進められます。

ジョブマネ

基本機能	・スケジュール管理 ・掲示板 ・電話メモ ・ワークフロー ・経費計算
料金	【グループウェアプラン】 1〜100人：1,000円/月 101〜200人：2,000円/月 201〜300人：3,000円/月【ビジネスプラン（オプション）】 3,000円/月・1ユーザー
無料トライアルの有無	あり（30日間） トライアル期間中は全機能利用可能
サポート体制	チャットを活用したオンラインサポート体制
拡張性	API連携やカスタム導入は不可

ジョブマネは、中小企業向けに設計された国内最安値のクラウド型の業務管理ツールです。グループウェアと営業支援（SFA）、顧客管理（CRM）、基幹システム（ERP）機能が一体化したオールインワン型のサービスで、社内の情報共有と業務効率化を強力に支援します。

顧客管理から見積書・請求書作成、売上・利益管理まで、一連の業務を一元管理でき、情報をリアルタイムに共有することが可能です。また、初期費用やカスタマイズが不要で、その日からすぐに利用開始できる即日導入設計であることも嬉しいポイント。

セキュリティは、役職・部署単位の詳細権限設定により、安全に情報を管理できます。

J-MOTTO

基本機能	・スケジュール管理 ・ワークフロー ・勤怠管理 ・To Do管理 ・ファイル共有
料金	1ユーザーあたり月額220円から利用可能
無料トライアルの有無	あり（3ヶ月間）
サポート体制	電話サポートや無料セミナー、オンラインヘルプなど
拡張性	・オプション追加で機能拡張が可能 ・GoogleカレンダーやMicrosoft 365（Outlook / Teams）など外部サービスとの連携に対応 ・AppSuiteで業務システムの構築・カスタマイズもできる

J-MOTTOは、組織の情報共有と業務効率化に役立つクラウド型の多機能グループウェアサービスです。特に、プロジェクト管理に強みがあり、26種類の基本機能を備えています。使いやすいインターフェイスとコストパフォーマンスの良さに定評があり、これまでに中小企業を中心に4,000社以上に導入されてきました。

プロジェクト管理では、ガントチャートやタスク管理など、専門的なツールに匹敵するほどの機能を搭載しています。他にも社内の情報共有を円滑にし、業務全般の効率化を促進するための機能を豊富に揃えています。

他の有名グループウェアとほぼ同等の機能を持っていながら、価格が半分以下に抑えられているところが嬉しいポイントです。

また、スマートフォン対応で直感的に操作でき、ITツールに苦手意識がある人でも使いやすい設計になっています。

Microsoft 365

基本機能	・Officeアプリのデスクトップ版・オンライン版の利用 ・Teamsによるチャット、ビデオ会議 ・SharePointによるドキュメント共有・管理 ・Exchangeメール、予定表管理
料金	【一般法人向け】 ・Microsoft 365 Business Basic: 899円/月・1ユーザー ・Microsoft 365 Business Standard: 1,874円/月・1ユーザー ・Microsoft 365 Business Premium: 3,298円/月・1ユーザー ・Microsoft 365　Copilot：4,497円/月・1ユーザー【大企業向け】 ・Microsoft 365 E3（Teamsなし）：5,059円/月・1ユーザー ・Microsoft 365 E5（Teamsなし）：8,208円/月・1ユーザー ・Microsoft 365　Copilot Chat：無料 ・Microsoft 365　Copilot：4,497円/月・1ユーザー ・Microsoft Teams Enterprise：787円/月・1ユーザー
無料トライアルの有無	あり（30日間） トライアル中は全機能利用可
サポート体制	・電話、チャット、オンラインヘルプ、コミュニティフォーラム ・法人契約時は、Microsoft認定パートナーによる導入支援や管理サポートあり
拡張性	・Microsoft Power Platformで業務アプリや自動化が可能 ・Azureクラウドサービスとの連携で高度なカスタマイズも対応 ・多数のサードパーティアプリと連携可能

Microsoft 365は、Microsoftが提供するクラウドベースのグループウェアです。Officeアプリケーションやメール、チャット、ビデオ会議、ファイル共有、業務管理ツールを統合し、ビジネス活動を効率化・安全化します。

以下のOfficeアプリをデスクトップ版・Web版・モバイル版で活用できます。

• Word
• Excel
• PowerPoint
• Outlook

Microsoft Teamsでチャットやビデオ会議、ウェビナー、共同編集がシームレスにでき、リアルタイムのチームコラボレーションが実現。Microsoft 365 CopilotなどのAIツールを活用し、文章作成や業務分析の自動化も可能です。

さらに、セキュリティ機能が強化され、デバイスやデータの保護、アクセス管理が万全なのも嬉しいポイントです。

Google Workspace™

基本機能	・メール ・スケジュール管理 ・ビデオ会議 / ウェビナー ・チャット ・ドライブでのファイル保存・共有 ・AI機能を活用した作業効率化支援
料金	・Starter: 800円/月・1ユーザー ・Standard：1,600円/月・1ユーザー ・Plus：2,500円/月・1ユーザー ・Enterprise：料金はお問い合わせ
無料トライアルの有無	あり（14日間） トライアル期間は全機能を利用可
サポート体制	・24時間365日の電話・オンラインサポート ・Google認定パートナーによる導入サポートや管理支援 ・豊富なオンラインヘルプとコミュニティフォーラム
拡張性	・Google Apps ScriptやAPIによるカスタマイズ・自動化 ・Google Cloud Platformとの連携で高度なクラウドサービス拡張が可能 ・多数のサードパーティーツールと連携し、多様な業務ニーズに対応

Google Workspace ^TMは、Googleが提供する統合型クラウドグループウェアで、仕事やチームの効率化に必要なツールを一元管理できるサービスです。クラウド環境ならではの柔軟性と使いやすさに定評があります。

メールやカレンダー、ドライブ、ドキュメント / スプレッドシート / スライドなどの文書作成ツールに加えて、ビデオ会議やチャット、社内サイト構築などコミュニケーションやコラボレーションのために必要な機能が豊富に揃っています。

インターネット環境があればどこからでもアクセス可能です。また、管理者向けのアクセス管理、認証・権限設定、データの暗号化、監査ログなどが揃っているため、中小企業でも安心して利用できます。

ユーザー数やストレージ量など利用規模に応じてプランが複数あるのも嬉しいポイント。必要な機能だけを選んでコストを調整しやすいです。

desknet's NEO

基本機能	・スケジュール管理 ・ワークフロー ・回覧・レポート ・ファイル共有・ファイル転送 ・社内SNS
料金	【クラウド版】 ・ライト：600円/月・1ユーザー ・スタンダード：800円/月・1ユーザー ・プレミアム：1,000円/月・1ユーザー ・チャットプラス：760円/月・1ユーザー【パッケージ版】 基本ライセンス、100ユーザーで500,000円※その他さまざまなオプションサービスあり
無料トライアルの有無	あり（30日間）
サポート体制	・導入・運用サポート：公式問い合わせ窓口、電話・メール・オンライン相談に対応 ・FAQ・活用事例・マニュアル：公式サイトで無償公開
拡張性	・AppSuiteでノーコード業務アプリ作成が可能 ・Microsoft TeamsやGoogleカレンダーなど外部サービス連携が可能 ・WebhookやAPI利用、プラグイン追加も随時拡充中 ・Chat GPTやneoAI ChatなどのAIアシスタントの連携が可能

desknet’s NEO（デスクネッツ・ネオ）は、株式会社ネオジャパンが開発した純国産のグループウェアで、日本国内で530万ユーザーの導入実績がある人気製品です。

スケジュール管理、ワークフロー、社内SNS、オンライン会議など25種類以上のアプリケーションを標準搭載し、業務効率化と情報共有を支援してくれます。専用のアプリを使うことなく、パソコン、スマートフォン、タブレットから利用できるため、リモートワークや外出先業務にも強いです。

また、シンプルかつ見やすいデザインで、直感的に操作可能。スケジュール調整やファイル添付がドラッグ&ドロップでできます。

さらに、日本企業文化に適合した細かいアクセス権限設定が可能で、セキュリティについても心配する必要がありません。

Intra-Mart

基本機能	・スケジュール管理 ・タスク管理・伝言管理 ・メッセージ・電子会議室・回覧板 ・社内アンケート・アドレス管理
料金	明確な記載なし
無料トライアルの有無	あり（オンプレミス版）
サポート体制	導入相談・デモ・資料ダウンロード・メール/電話問い合わせなどサポートが充実
拡張性	システム共通基盤（intra-mart Accel Platform）上で動作するため、業務アプリ開発・API・外部連携が柔軟。ノーコード・ローコード開発も対応

Intra-Mart（イントラマート）は、NTTデータ　イントラマート社が提供する企業向け業務アプリケーション基盤として高い拡張性を持ったグループウェア製品です。業務効率化と情報共有を総合的に支援し、多彩な機能や連携性で大手企業や自治体などに幅広く採用されています。

グループウェア、ワークフロー、ポータル、文書管理などが同一プラットフォーム上で動作するため、別々のツールを導入するより情報の整合性が取りやすく、管理コストも削減できます。

また、社内の部門間だけでなく、取引先など外部との共同作業やワークスペース共有も可能。ソーシャル機能で「情報の見える化」が進み、情報の流れが迅速になるのも嬉しいポイントです。

さらに、ワークフロー機能については、承認者や承認ルートの動的設定、条件分岐、自動通知など、日本の稟議文化や複雑な申請ルートにも対応できる機能が充実しています。

GroupSession

基本機能	・スケジュール管理 ・掲示板 ・ファイル共有 ・ワークフロー ・施設予約 ・アドレス帳 ・日報
料金	・無料版 ・クラウド版by Cloud ・エンタープライズZION ※有料版の料金については、ユーザー数や利用年数、オプションサービスの有無や内容などによって大きく異なる。要問い合わせ
無料トライアルの有無	あり（30日間） ※クラウド版「byCloud スマートプラン」
サポート体制	・無料版はサポートが限定的で、有償のメールサポートサービスがある ・byCloud、ZIONは標準でサポートがパッケージに含まれており、より手厚いサポートを受けられる。FAQや導入ガイドも充実しており、初期設定や運用中のトラブルにも対応。
拡張性	・無料版・有料版ともに豊富なオプション（モバイル連携、外部連携アプリなど） ・オンプレミス型の場合、システム構成やサーバー拡張、独自カスタマイズも可能

Group Sessionは、日本トータルシステム株式会社が提供するWeb型グループウェアで、無料プランから始められ、ユーザー数にも制限がない点が大きな特徴です。

スケジュール管理や掲示板、ワークフロー、チャットなど、社内コミュニケーションや業務効率化に役立つ20種類以上の機能が備わっています。

プランは無料版に加えて、クラウド型および大規模利用に向けたエンタープライズ版があり、組織の規模や運用要件に合わせて選択可能です。

また、国産サービスらしく、日本企業特有の承認文化やアクセス権限設定などにも対応しており、操作性やカスタマイズ性にも優れています。

LINE WORKS

基本機能	・チャット ・掲示板・ノート ・カレンダー ・タスク管理 ・アンケート ・アドレス帳 ・メール
料金	・フリー：0円 ・スタンダード：450円/月・1ユーザー ・アドバンスト：800円/月・1ユーザー
無料トライアルの有無	あり（30日間）
サポート体制	・管理者・ユーザー問い合わせ窓口あり。オンラインマニュアルとヘルプセンターが充実・ ・有償プランは、メール・チャット・電話サポート対応 ・初期設定・移行支援・外部システム連携設定サポートも別途提供
拡張性	・API / 外部サービス連携、Bot活用、ワークフロー追加などエンタープライズ用途にも対応 ・LINEとも即時連携でき、社外・顧客への通知・問い合わせまで標準対応

LINEWORKSは法人・組織向けに設計されたビジネスチャット兼グループウェアで、LINEに似た使い勝手を活かしつつ、業務利用に適した機能が揃っています。

チャットや、音声・ビデオ通話、掲示板、ノート、アドレス帳などが統合されており、コミュニケーションと情報共有の一本化を図ることが可能です。

また、既読・未読のメンバーの確認機能や、トーク時のメンバー制御（誰が見ているか把握できる機能）といった、業務シーンで必要な管理性を備えていることが特徴です。

さらに、170以上の外部ソリューションとの連携が可能であり、CRM・経費精算・勤怠管理など他システムとの接続によって業務効率化を支援してくれます。セキュリティ面においては、管理者権限やアクセス制御、ログ取得などの機能を備えており、組織運営における情報統制にも配慮された設計です。

NI Collabo 360

基本機能	・スケジュール管理 ・タスク管理 ・ワークフロー ・支払い管理 ・掲示板 ・安否確認
料金	・買取り10ユーザー58,000円〜 ・クラウド360円/月・1ユーザー
無料トライアルの有無	あり（30日間） ※全機能利用可能
サポート体制	・全国120社超の販売パートナーと連携し、全国で導入・運用のサポートを実施。導入時には訪問やリモートで操作説明。運用後は問い合わせ対応や保守サポートが受けられる。 ・メールや電話、訪問など多層的なサポート体制が整っている
拡張性	スマホ・タブレット専用アプリ提供、各種外部サービスと連携（SFA・会計システム・ICカードなど）が可能

NI Collabo 360は、株式会社NIコンサルティングが提供する多機能・低価格の経営改善型グループウェアです。従業員間の情報共有やコミュニケーションの促進、業務効率化を目的とし、企業の経営課題を360度サポートしてくれます。

スケジュール管理、文書共有、ワークフロー、プロジェクト管理など36種類以上の機能を標準搭載し、組織運用に必要な機能をオールインワンで提供しています。これほど便利な機能を豊富に提供しているにもかかわらず、1ユーザーにつき月額360円利用可能な高コストパフォーマンスである点が嬉しいポイント。企業規模・業種問わず導入先からの満足度が高いです。

また、クラウド、オンプレミス、SaaS、ASPなど豊富な提供形式を持つほか、権限管理、2段階認証、アクセスログなどセキュリティ機能も充実しています。

WaWaOffice

基本機能	・スケジュール管理 ・アドレス帳 ・掲示板 ・回覧板 ・電子会議室
料金	・基本料金：2,500円/月 ・WaWaOffice グループウェア：400円/月〜 ・WaWaFrontier日報管理：2,000円/月 ・WaWaFrontier Light 簡易日報管理：1,000円/月 ・WaWaFlowワークフロー：400円/月 ・WaWa D-Beデータベース：300円/月 ・Internal Communication Web社内報：200円/月 ・WaWaレコWEBタイムカード：50円/月
無料トライアルの有無	あり（1週間） 全機能を利用可能
サポート体制	メール、電話、FAX、訪問サポートに対応
拡張性	・CSV出力やAPI連携による外部システムとのデータ連携も対応 ・最大3,000ユーザーまで拡張可能で、大規模組織や複数拠点にも対応可能

WaWaOfficeは、株式会社アイアットOECが運営するクラウド型グループウェアです。中小企業から大企業まで幅広く利用されており、拡張性・カスタマイズ性・セキュリティ面に強みがあります。

スケジュール管理、掲示板、ファイル共有などシンプルな標準機能に、豊富なオプション（営業日報、eラーニング、タイムカードなど）がついており、業態や規模に合わせて自由に拡張可能です。

また、Salesforce等の既存システムや外部サービスと連携APIが豊富、かつCSV出力も可能で他ソリューションとの連携が容易です。

さらに、権限管理、IP制限、端末認証などセキュリティ対策も強固であるため、安心して利用できます。

クロジカスケジュール管理

基本機能	・カレンダー ・設備予約 ・チャット機能 ・タイムカード・勤怠管理 ・ワークフロー
料金	・フリー：0円 ・ベーシック：500円/月・1ユーザー ・プレミアム：800円/月・1ユーザー
無料トライアルの有無あり（14日間）
サポート体制	FAQ、チャット、メール問い合わせ対応。公式サイトから資料ダウンロード可能
拡張性	CSVエクスポートや外部連携も可能で、業務システムとの統合に対応

クロジカスケジュール管理は、スケジュール管理を核としつつ、チャット、日程調整、ワークフロー、タイムカードなどの機能を「必要に応じて追加」できるクラウド型グループウェアです。

スケジュールを一元管理できる点が強みで、チームメンバーや会議室、設備の予定を一つのカレンダー画面で把握でき、重複登録時にはアラートが出るためミスを防げます。

また、日程調整機能が非常にシンプルで、URLを送って相手に候補日を選んでもらうだけで調整が完了。メールやチャットでのやり取りを何度も重ねる手間を削減できます。

さらに、拡張性と柔軟性にも優れており、組織の規模や用途に応じて機能を追加・削除できるのも魅力。例えば、チャット、掲示板、ワークフローを後から導入するなど、段階的な運用も可能です。

シリーズ累計で1,800社・35,000人以上のユーザーに利用されてきたことからも、導入実績についても申し分ありません。

Sales Cloud

基本機能	・顧客情報の一元管理 ・商談管理 ・リード管理 ・売上予測 ・レポート・ダッシュ機能
料金	・Starter Suite：3,000円/月・1ユーザー ・Pro Suite：12,000円/月・1ユーザー ・Enterprise：21,000円/月・1ユーザー ・Unlimited：42,000円/月・1ユーザー ・Agentforce 1 Sales: 66,000円/月・1ユーザー
無料トライアルの有無	あり（30日間）
サポート体制	・24時間365日のオンラインサポート、コミュニティフォーラム、詳細なヘルプ・ナレッジベースを活用可能 ・エンタープライズ向けには、専任のカスタマーサクセスマネージャーや導入支援、トレーニングも提供
拡張性	・Salesforceのエコシステムの中心として、AppExchangeによる多数のビジネスアプリ連携やAPIを使ったカスタム開発が自在 ・AIや分析ツール、Marketing Cloudとの統合、他システム連携で高度な営業・マーケティングにも対応可能

Sales Cloudは、主に営業支援（SFA / CRM）機能に特化しつつ、組織全体で顧客・案件情報を共有し、業務を効率化できるクラウド型グループウェアです。

顧客・案件情報を一元管理できることが強みで、リード（見込み顧客）から商談、成約後フォローまで営業のあらゆるフェーズに関するデータを一元化でき、部署横断で情報をリアルタイムで共有できます。

また、レポートとダッシュボード機能によって、営業実績・案件進捗・目標達成率などをグラフィカルに閲覧することができ、経営層・マネージャーは組織全体の状況を把握しやすくなります。

さらに、AIと自動化機能を活用して、次の最適アクションの提案やメール作成補助、商談予測などを行い、営業担当者の判断支援を強化する機能が備わっているため心強いです。

Zoho Connect

基本機能	・グループチャット ・タスク管理 ・スケジュール管理 ・ファイル管理 ・マニュアル共有
料金	・無料（5ユーザーまで）：0円 ・スターター（25ユーザー）：48円/月・1ユーザー ・エンタープライズ（10ユーザーから）：120円/月・1ユーザー ・アルティメット（10ユーザーから）：360円/月・1ユーザー
無料トライアルの有無	あり
サポート体制	・メール・チャット・FAQ・ナレッジベースによるサポート ・導入支援やカスタマーサクセス支援も用意されており、企業規模に応じた相談が可能
拡張性	・Zohoの他製品群とのスムーズな連携が可能 ・Slack、Google Drive、Trello、Zapier、Mailchimpなど各種外部サービスとの連携機能が豊富 ・API利用やカスタムアプリの作成による業務プロセス自動化や機能拡張をサポート

Zoho Connectは、コミュニケーションとコラボレーションを中心に据えたクラウド型の「従業員エクスペリエンスプラットフォーム」で、情報共有・業務連携・組織文化づくりを支える機能が揃っています。

タスク管理、イベントスケジュール、アンケートなどの業務支援アプリが内蔵されており、1つのプラットフォームでさまざまな業務を取り扱えることが特徴です。また、ダッシュボード機能によって、全体の活動状況や重要情報をウィジェット形式で可視化でき、ユーザーが必要なものを一目で把握できます。

セキュリティや管理性にも配慮されており、ユーザー管理・権限設定・API連携などによって柔軟な制御・連携が可能です。また、Zoho製品群（CRM、Meeting、Creatorなど）や外部ツールとの統合性も高いため、すでにZohoを導入している企業ほど恩恵を受けやすいです。

グループウェアの選び方は5つの比較ポイントを確認

前章でおすすめのグループウェアのサービスを14個紹介しましたが、「選べない」という人もいるかもしれません。

そのような場合は、以下の点に留意しながら選ぶことがおすすめです。

• 自社のワークフローや目的に合った機能が備わっているかを確認
• 初期費用や月額料金が予算に見合っているグループウェアを選ぶ
• 情報漏洩を防ぐためのセキュリティ対策が整っているか確認する
• 利用者が直感的に操作できるわかりやすいグループウェアを選ぶ
• 導入後のトラブル対応やマニュアルが整備されているか確認する

本章では、それぞれの比較ポイントについて詳しく説明します。

自社のワークフローや目的に合った機能が備わっているかを確認

グループウェアを導入する際には、単に知名度や価格だけで選ぶのではなく、自社のワークフローや導入目的に合った機能が備わっているかをしっかり確認することが大切です。

例えば、日報・勤怠・稟議などの申請業務が多い企業では、ワークフロー機能が必須です。テレワークが多い企業の場合は、充実したチャット機能が求められます。

また、既存の業務システムとの連携や、スマホアプリとの対応の有無も選定時の大きな判断材料になるでしょう。

目的に合致した機能が揃っていれば、導入後の定着率や業務効率も格段に向上します。導入前にはトライアルや比較表などを活用して、自社に最適なツールを選びましょう。

初期費用や月額料金が予算に見合っているグループウェアを選ぶ

初期費用や月額料金が自社の予算に見合っているかどうかも、チェックすべきポイントです。

料金体系は製品によって異なり、初期費用が無料で月額制のものや、機能ごとに課金される従量課金型などさまざまです。

少人数で利用する場合はユーザー単位の課金プランがコストを抑えやすく、逆に大人数での利用を前提とする場合は定額制の方が割安になることもあります。また、必要のない高度な機能を搭載した高額なツールを選ぶと、費用対効果が見合わなくなる恐れがあるので注意が必要です。

導入前にはトライアルを活用したり、見積書の作成を依頼したりするなどして、予算とニーズのバランスを見極めましょう。

情報漏洩を防ぐためのセキュリティ対策が整っているか確認する

グループウェアは社内外の情報共有をスムーズにする一方で、機密情報や個人情報を扱うことも多いため、セキュリティ対策の有無は選定時に必ず確認すべき重要なポイントです。

以下のような機能が備わっているかを確認するようにしましょう。

• 通信の暗号化
• アクセス制限
• 二要素認証
• 操作ログの記録

加えて、データのバックアップ体制や、外部攻撃への耐性（WAF・ウイルス対策）なども確認が必要です。さらに、クラウド型グループウェアの場合は、サーバーの管理体制や国際的なセキュリティ認証の取得状況も選定基準になります。

安全性が確保されていなツールを使うと、情報漏洩リスクが高まり、企業の信頼失墜につながりかねません。慎重に検討しましょう。

利用者が直感的に操作できるわかりやすいグループウェアを選ぶ

グループウェアを選定する際には、機能の豊富さだけでなく、利用者が直感的に操作できる「わかりやすさ」や「使いやすさ」も重要です。

操作が複雑だったり、画面が見づらかったりすると、現場での定着が進まず、導入の効果も半減してしまいます。特に、ITに不慣れな従業員が多い場合は、誰でもすぐに使いこなせるシンプルなUI設計や、日本語対応のヘルプ機能、操作マニュアルの充実度などが必ずチェックすべきポイントです。また、スマートフォンやタブレットの利用が多い企業では、モバイル対応のしやすさも重要です。

実際の画面を確認できるデモや無料トライアルを活用し、導入前に操作性をチェックすることをおすすめします。

導入後のトラブル対応やマニュアルが整備されているか確認する

グループウェアを選ぶ際には、導入後に安心して利用を続けられるサポート体制が整っているかを必ず確認しましょう。

導入直後は操作に慣れない従業員が多く、設定や利用方法に関するトラブルも起こりがちです。そのため、問い合わせ窓口の有無や対応時間、チャットやメールでのサポート体制が整っているかを確認することをおすすめします。

また、利用者が自分で解決できるように、オンラインマニュアルやFAQ、動画チュートリアルなどが充実しているかもチェックするのを忘れないようにしましょう。

サポートやマニュアルが十分であれば、現場での混乱を最小限に抑えられ、グループウェアがスムーズに定着しやすくなります。安心できる運用環境を選ぶことが、成功への近道です。

グループウェア導入のメリットを３つのポイントで解説

グループウェアを導入するメリットは3つあり、以下の通りです。

• 社内のコミュニケーションがすべてオンラインで完結する
• 必要な情報を探す時間や情報共有にかかる手間を減らせる
• 複数の機能を一つのシステムで使えるので業務を効率化できる

本章では、それぞれのメリットについて詳しく解説します。グループウェアを社内に導入すべきか悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。

社内のコミュニケーションがすべてオンラインで完結する

グループウェアを導入する大きなメリットの1つが、社内のコミュニケーションをすべてオンラインで完結できる点です。従来は電話や会議、紙の回覧に頼っていた情報共有も、チャットや掲示板、ビデオ会議機能を活用することで、場所や時間に縛られずスムーズに行えます。

特に、テレワークや拠点間での連携が増える中、オンラインで一元管理できる仕組みは業務効率を大幅に向上させてくれます。また、やり取りが記録として残り、後から内容を確認できるため安心です。

コミュニケーションの属人化を防ぎ、情報を全社員が共有しやすくなることで、意思決定のスピードアップやチームワークの強化にもつながります。

必要な情報を探す時間や情報共有にかかる手間を減らせる

グループウェアを活用すると、必要な情報を探す時間や情報共有にかかる手間を大幅に削減できます。

従来はメールや紙の資料、口頭でのやり取りに頼っていたため、情報が分散し探すのに時間がかかることが少なくありませんでした。しかし、グループウェアではファイル共有や掲示板、検索機能が統合されているため、必要な情報にすぐアクセスでき、情報の一元管理が可能になります。

また、同じ資料を複数人に送る手間や最新版を確認する煩雑さも解消されます。これにより業務効率が向上し、従業員は本来の業務に集中できるように。

グループウェアの活用を通じた情報の共有と管理の効率化は、企業の生産性向上に大きく寄与します。

複数の機能を一つのシステムで使えるので業務を効率化できる

複数の機能を一つのシステム上でまとめて利用できることで業務を効率化させられる点も、グループウェアを導入するメリットです。

スケジュール管理、チャット、ファイル共有、ワークフロー承認などが統合されているため、従業員はツールを使い分ける必要がなく、業務がスムーズに。これにより、「会議の日程はカレンダー、資料はメール、申請は紙」といった分断を解消し、情報が一元化されます。

また、データが一ヶ所に集約されることで検索性が高まり、業務の抜け漏れや重複作業を防ぐ効果もあります。

複数の機能を統合的に利用できるグループウェアは、日々の業務を効率化し、生産性向上に大きく貢献することは間違いありません。

グループウェア導入のデメリットは金銭や教育のコスト負担

前章でご紹介したように、グループウェアの導入にはさまざまなメリットがありますが、以下のようなデメリットも存在するので注意が必要です。

• 初期費用や月額料金が発生するためコスト負担になる
• 社内に定着するまでに時間がかかり教育やサポートが必要
• 自社に合ったサービスを選ぶのが難しく比較検討に時間がかかる

本章では、それぞれのデメリットについて詳しく説明します。グループウェア導入のメリットだけでなく、デメリットも知っておくことで、実際に導入した際に、「知らなかった」「こんなはずではなかった」と後悔するリスクを軽減できます。

初期費用や月額料金が発生するためコスト負担になる

グループウェア導入のデメリットとしてまず挙げられるのが、初期費用や月額料金などのコスト負担が発生する点です。特に、中小企業やスタートアップにとっては、限られた予算の中でシステム導入を検討する必要があり、導入費・利用料・保守費などが経営の重荷になる場合があります。

また、導入当初は業務に慣れるまでの時間や教育コストもかかるため、すぐに費用対効果を感じにくいです。さらに、ユーザー数や利用機能によって料金が変動するサービスも多く、運用が拡大するにつれてコストが増加する可能性もあります。

導入を検討する際には、長期的なコストと運用効果を比較しながら、慎重に選定することが大切です。

社内に定着するまでに時間がかかり教育やサポートが必要

グループウェア導入のデメリットの1つが、社内に定着するまでに時間がかかり、教育やサポートが必要になる点です。

いくら高機能なツールでも、従業員が使いこなせなければ業務の効率化にはつながりません。特に、ITに不慣れな従業員が多い企業では、初期段階での操作方法の説明や運用ルールの整備が不可欠です。また、使い始めた後も「どの機能をどう使うか」といった社内ルールが定まっていないと混乱を招き、逆に生産性が下がる恐れもあります。

そのため、導入時にはマニュアルの整備や研修、サポート体制の構築が必要です。これらの教育コストや定着までの時間を見込んで計画を立てることが、スムーズな導入と運用成功につながります。

自社に合ったサービスを選ぶのが難しく比較検討に時間がかかる

自社に最適なサービスを選ぶのが難しく、比較検討に時間がかかることも、グループウェア導入のデメリットの1つです。

本記事でもご紹介したように、市場にはさまざまなグループウェアサービスが存在し、それぞれ機能・料金・操作性・サポート体制などに違いがあります。自社の業種や業務フロー、従業員のITリテラシーによっても適したツールは異なるため、単純に価格や知名度だけで判断するのは危険です。

また、導入後に「思っていた機能がなかった」「操作が複雑で使いにくい」といった問題が発生することもあります。

こうした失敗を避けるには、導入前に自社の課題と目的を明確にし、複数サービスのトライアルを活用してじっくりと比較検討することが大切です。

グループウェアをおすすめする中小企業の特徴3選

中小企業がグループウェアを導入する場合、以下のことをやるようにしてください。

• 自社のワークフローに必要なツールが揃っているかを事前に確認
• 料金や教育にかかるコスト負担が少ないサービスを選ぶ
• 外出先や在宅勤務でも使えるクラウド型かを確認する

本章では、それぞれのやるべきことについて詳しく説明します。これらを導入前にやっておくことで、導入後に社内でのグループウェアの利用が浸透しやすくなります。

自社のワークフローに必要なツールが揃っているかを事前に確認

中小企業がグループウェアを導入する際には、まず自社の業務フローを整理し、それに必要な機能やツールが揃っているかを事前に確認することが欠かせません。

例えば、稟議や申請業務が多い場合はワークフロー機能、頻繁に外出する社員が多い場合はモバイル対応やスケジュール共有機能があると良いでしょう。

自社の課題を明確にせずに導入すると、機能が過不足となり、結果的に利用が定着しないケースもあります。導入前に必要な機能を洗い出し、候補となるグループウェアを比較・検討することで、コストを抑えつつ業務効率化につながる最適な選択が可能になります。

料金や教育にかかるコスト負担が少ないサービスを選ぶ

料金や教育にかかるコスト負担が少ないサービスを選ぶことも重要です。

導入費用や月額料金が高すぎると、長期的な運用が難しくなり、投資対効果が薄れてしまいます。また、操作が複雑で、従業員への教育に多大な時間と労力がかかるツールも避けたいところです。

そのため、初期費用が抑えられ、ユーザー数や機能に応じた柔軟な料金プランを持つサービスをおすすめします。さらに、直感的に使えるUIや充実したマニュアル、サポート体制が整っているツールを選べば、教育コストも最小限で済みます。

コストと運用負担の両面から最適なサービスを選べば、中小企業でも無理なく効率的にグループウェアを活用することが可能です。

外出先や在宅勤務でも使えるクラウド型かを確認する

中小企業がグループウェアを導入する際には、外出先や在宅勤務でも快適に利用できるクラウド型かどうかを確認することも忘れないようにしましょう。

クラウド型のグループウェアの場合、インターネット環境さえあれば、いつでもどこでもパソコンやスマートフォンからグループウェアにアクセスでき、最新の情報共有やタスク管理が可能になります。また、オンプレミス型と比べて、サーバーの維持管理やセキュリティ対策の負担が軽減される点も中小企業にとっては大きなメリットです。

テレワークやハイブリッドワークが普及する今、場所にとらわれない働き方を実現するにはクラウド型が適しています。導入前にはモバイル対応やセキュリティ認証の有無も確認した上で、安心して利用できるクラウド型のグループウェアを選びましょう。

グループウェア導入に関するよくある質問に回答

最後に、グループウェア導入に関するよくある質問と、その回答をご紹介します。

グループウェアとは具体的に何ですか？

グループウェアとは、企業や組織内の情報共有や業務効率化を目的としたソフトウェアツールの総称です。

以下のような機能を備えており、複数人でのプロジェクト管理や日常業務をスムーズに進めるために活用されます。

• スケジュール管理
• ファイル共有
• 掲示板
• チャット

テレワークやハイブリッドワークを導入している企業であっても、場所や時間に縛られることなく連携を取りやすくなる、社内のコミュニケーションロスや業務の属人化を防ぎ、生産性の向上につながるといった点がメリットです。

グループウェアとワークフローの違いは何ですか？

「グループウェア」と「ワークフロー」は混同されがちですが、目的と機能に大きな違いがあります。

グループウェアとは、社内の情報共有やコミュニケーションを円滑にするためのツールです。スケジュール管理・ファイル共有・チャット・掲示板などの機能を備えています。

一方、ワークフローは、申請・承認・決済といった業務手続きを自動化・可視化するための仕組みで、グループウェアの一機能として組み込まれていることもあります。

項目	グループウェア	ワークフロー
利用目的	・情報共有 ・業務効率化	・業務手続きの自動化 ・承認フローの明確化
機能	スケジュール、チャット、掲示板など多岐にわたる	申請・承認・決済のフロー構築に特化している
単体利用の可否	単体ツール、または統合パッケージ	単体ツールもあるが、グループウェア内にある場合も多い

このように、ワークフローはグループウェアの一部として使われることも多く、使い方次第で業務効率化をさらに促進できます。

グループウェアの補助金はいくらですか？

中小企業庁によると、IT導入補助金を使ってグループウェアを導入する場合、補助率や補助上限額は導入する機能数や事業者の属性によって異なります。補助金の額の目安は、以下の通りです。

区分	補助率	補助上限額	備考
通常枠 （機能数1〜3）	約1/2	5〜150万円未満	グループウェア+他ソフトなど複数ツールと併用することが条件となる場合に適用される
通常枠 （機能数4以上）	同上	150〜450万円以下	より多機能で、複数の業務プロセスを含むパッケージを導入する際に、この上限が適用される
属性による 補助率アップ	-	-	最低賃金近傍の事業者など、特定条件を満たすと補助率が2/3まで上がることがある