テレワークの概要とクラウド型ワークフローシステムを導入するメリット

コロナ禍をきっかけに私たちの働き方は一変しました。その中でもよく耳にするようになったのが「テレワーク」です。今や多くの企業がテレワークを導入していますが、一方で、いまだにテレワークの導入に踏み込めない企業も存在します。

では、テレワークの実施ができる企業とそうでない企業の差は一体どこにあるのでしょうか。実は、そこにはクラウド型のワークフローシステムの整備が深く関わっています。

テレワークの導入に踏み込めない企業の多くは、オンライン(クラウド)によるワークフローシステムが整備されていません。これにより、多くの社員がコロナ禍においても出社しなければいけない状況が続いています。

テレワークを速やかに実施するには、クラウド型ワークフローシステムを導入して業務を効率化する必要があります。

そこでこの記事では、テレワークの概要、クラウドの概要とメリット、テレワーク導入で活用していただきたいクラウド型ワークフローシステムについて解説していきます。

記事の内容

• テレワーク導入でさまざまな場所から働くことが可能となる
• テレワークを導入すると得られるメリット
• テレワーク環境構築にクラウドは必須
• クラウドサービスの選び方
• テレワークにおすすめのクラウドサービス
• テレワークの第一歩は業務管理ツールから
• ワークフローシステムは2種類に分けられる
• クラウド型ワークフローシステムのメリット
• ジョブマネのクラウド型ワークフローシステムでできること
• 導入事例
• まとめ

テレワーク導入でさまざまな場所から働くことが可能となる

「テレワークを導入したい」「テレワークってそもそもどんな仕組み？」そのような疑問を抱えている方も多いのではないでしょうか。テレワークとは、離れた場所を意味する「tele」と働くの「work」を組み合わせて作られた造語です。

インターネットを活用し場所や時間にとらわれることなく仕事ができることを指しています。イメージがしにくいかもしれませんが、以下の種類に分けることができます。

• 在宅勤務
• モバイルワーク
• サテライトオフィス／コワーキングスペース
• ワーケーション

これまで出社して業務を行うのが一般的でした。しかし、テレワークが推進されたことによって、自宅やサテライトオフィス、コワーキングスペースなどインターネットが繋がる場所であれば会社でなくても働くことができるのです。

①在宅勤務

自宅で業務を行うテレワーク。通勤する必要がないため、空いた時間を有効活用することができます。

②モバイルワーク

飛行機や新幹線などの移動中に業務を行うテレワーク。移動時間も作業を行うことにより、効率よく働くことができます。

③サテライトオフィス／コワーキングスペース

企業がサテライトオフィスを指定する場合もあります。個人でコワーキングスペースを見つけ、業務を行うこともテレワークの一種です。

④ワーケーション

観光地やリゾート地などで旅行を楽しみつつテレワークを行うことをワーケーションと呼びます。インターネットがあればどこでも働くことができるテレワークの特徴を活かした働き方だと言えます。

テレワークを導入すると得られるメリット

テレワークを導入するとさまざまな場所で自由に働くことができると解説しましたが、メリットはこれだけではありません。業務をより円滑に進めたいのであれば、ぜひテレワークの導入がおすすめです。

①出社の回数が減る

テレワークを導入すると、オンライン上で業務を行うことができるようになるため出社の回数が減ります。出社する回数が減れば、これまで通勤に充てていた時間を自由に使うことができるようになります。

この時間をさらなるスキルアップを目指した自己学習に使っても良いですし、家族と過ごす時間に充てることもできます。テレワークを導入することによって、ワークライフバランスも整えることが可能です。

②進捗状況が一目でわかる

各種申請などを紙で行っている企業はまだまだ多いですが、紙でとりまとめを行うと困るのが進捗状況の把握が困難だという点です。

紙で行うとどこまで承認を得ているのか、あとどれくらい時間がかかりそうなのかをチーム内で共有することはできません。場合によっては担当者しか状況を把握していないなんてことも考えられます。

テレワークを導入すると、それらの進捗状況がクラウド上で閲覧することができるようになります。誰でも状況を把握できる環境を整えると、作業漏れを防ぐことができますし、先を見越して動くこともできるようになります。

③情報の管理がしやすくなる

紙で情報を管理する場合、もっとも大変なのが必要な情報がどこにあるかすぐに見つけることができないことです。

欲しい情報が見つかれば良いのですが、きちんと整理されていなければ発見に至らないことも考えられます。また、紙は保管する場所も必要ですし災害発生時に紛失してしまう恐れもあります。

テレワークを導入すると、さまざまな場所から情報を見ることができるクラウドが活躍します。クラウド上に必要なデータを保管することで、どのような状況になってもすぐに情報が見つかりますし、情報を守ることもできます。

テレワーク環境構築にクラウドは必須

たくさんのメリットを持っているテレワーク。しかし、テレワークを行うためには「クラウド」を活用する必要があります。

聞き馴染みのないクラウドですが、すでに私たちの身の回りにはクラウドが溢れています。例えば私たちが毎日使っているスマートフォン。データが増えてくるとインターネット上にデータを保管するようにお知らせが届きませんか？

このようにインターネット上にデータを保管する行為はクラウドが活用されています。さらに分かりやすく言うと、インターネットを利用したサービスはほとんどがクラウドによって行われているものです。

クラウドを活用すると、インターネットを通してさまざまなソフトウェアが利用できるようになります。インターネットが繋がる場所であれば、自宅、サテライトオフィスなど場所を問わずにどこでも同じ環境で業務を行うことが可能です。

つまりテレワークのように会社以外の場所から業務を行う環境を整えるのであれば、クラウドの導入は必要不可欠なのです。

クラウドサービスの選び方

テレワークを効率よく進めるためにはクラウドサービスの導入を行いましょう。サービスの内容を確認するのはもちろん大切ですが、以下の点に着目して選ぶのがポイントです。

①サポートの体制が整っている

クラウドサービスを新たに導入するのは不安がつきものです。導入前はもちろんですが、導入後にもサポートを行ってくれる体制がきちんと整っているか確認するようにしましょう。相談窓口が設けられているなど対応してくれるクラウドサービスがおすすめです。

②データ容量の確認

クラウドサービスは、インターネット上にデータを集積させて活用します。そのため利用できるデータ量はとても大切です。業務を円滑に進めるためにはどれくらい容量が必要なのかを事前に把握しておくようにしましょう。

また、データが今後さらに増えていくことが予想される場合はデータ容量を追加できるクラウドサービスを選ぶのも良いでしょう。

③必要な機能が揃っている

業種によってクラウドサービスに求める機能は異なります。パソコンとスマートフォン両方からアクセスできる、社内システムと連携できるなど活用しやすいクラウドサービスもあります。まずは、どのような点をクラウドサービスで運用できそうかを検討しましょう。

④ランニングコスト

クラウドサービスを導入するには、もちろんお金がかかります。月額、年間契約など料金の形態はさまざまですが年間契約の方が月額よりも多少安くなる傾向があります。テレワークしやすい環境を整えるのはもちろん大切ですが、あまりにもコストがかかってしまうとテレワークの廃止につながるかもしれません。機能とコストのバランスが大切です。

⑤セキュリティ対策が行われているか

クラウドサービスを使うことは、インターネット上に社内情報を預けるということです。ここでしっかり確認しなければいけないのがセキュリティ対策が行われているかです。クラウドサービスを活用する上で、暗号化通信、IPアドレス制限、端末認証などは必要不可欠です。

これらの対策が行われていない場合、情報漏えいにつながるかもしれません。安全にテレワークを行うためにもセキュリティ面には十分注意してください。

テレワークにおすすめのクラウドサービス

テレワークを円滑に行うために必要なクラウドサービス。クラウドサービスにはさまざまな種類があります。どのようなサービスを導入したらよいかは企業によって異なりますので参考にしてみてください。

①チャットツール

離れた場所で業務を行うテレワーク。離れているからこそ従来よりも密なコミュニケーション、情報共有が必要となってきます。

情報のやりとりはメールで行うイメージが強いかもしれませんが、チャットツールを活用することで気軽にやり取りを行うことができるようになります。部署やプロジェクト毎にルームを作成することで、進捗状況の把握もしやすくなります。もちろん1対1でのやりとりも可能です。

②勤怠管理ツール

テレワークを導入すると、会社に出社する回数が減る、もしくは出社自体がなくなる可能性があります。出社をしないと姿が見えませんので、勤怠の管理が難しくなってしまいます。勤怠管理ツールを活用すると、勤務時間から退勤時間、残業時間などを可視化することができます。また、シフト管理、有給申請なども同時に行うことができます。

タイムカードのようにインターネット上で出退勤時にボタンを押す方法や顔認証を使った打刻方法もあり、不正防止の機能も備わっています。

③WEB会議ツール

会議室に集まって行っていたミーティングもクラウドサービスなら簡単に行うことができます。全てをクラウド上で行いますので資料の共有もパソコンの画面で行うことができ、ペーパーレスにもつながります。

もちろん、テレワークでの参加も可能。録画機能がついているWEB会議ツールもありますので、参加できなかった方に対しての情報共有もスムーズになります。

④業務管理ツール　

会社に出勤すると、誰が何をどこまでやっているのか周囲の状況を把握することができます。しかし、テレワークを導入するとそれらの進捗状況が見えなくなってしまいます。業務管理ツールを活用すれば、案件の進捗状況を複数人で共有できますし一目で把握することができます。

テレワークの第一歩は業務管理ツールから

テレワークを導入する際に活用していただきたいクラウドサービスは、業務管理ツールである「ワークフローシステム」です。

ワークフローシステムとは、従来は書類で行っていた申請・承認作業をオンラインで一本化するシステムのことです。ワークフローシステムを導入すると申請書類が電子化されるので、オンライン環境があればいつでもどこでも申請・承認・回覧することが可能です。

これにより、申請書を提出するために出社する必要がなくなります。また、申請書類ごとに承認経路を柔軟に設定でき、1度設定したら経路が自動化されるため、承認者の押印や署名をもらうために部署をあちこち移動する手間も削減できます。

さらに、入力した内容は自動チェックが入るため、記入ミスや金額の計算違いの発生防止にもつながるでしょう。このように、ワークフローシステムを導入することはテレワークの促進のみならず、業務の負担軽減にも役立つのです。

ワークフローシステムは2種類に分けられる

とても便利なワークフローシステムは2種類あります。それぞれどのような特徴を持っているのかを解説していきます。

クラウド型ワークフローシステム

クラウド型は、自社でサーバーを用意する必要がないため、契約後にすぐ利用することが可能です。また、運用管理もサービスの提供元が行なってくれるため、専用の人員を回す必要がありません。支払は月額課金制なので導入にまとまった費用も必要なく、低コストでの利用が可能です。

ただし、自社の業務内容・形態に合わせたカスタマイズはできないため、利用に向けて自社で運用ルールをきっちりと定めておく必要があります。

オンプレミス型ワークフローシステム

オンプレミス型は、社内に専用サーバーを設置して運用するため、自社の業務内容に合わせてカスタマイズが可能です。よって、独自性の高い業務を行なっている企業でも問題なく使いこなすことができるでしょう。

その代わり、導入の際に大きなコストがかかります。また、独自にセキュリティ対策を行う必要もあるため、運用にある程度の人員を割かなければなりません。よって、オンプレミス型は人的資源に余裕のある大企業向けのサービスと言えるでしょう。

ワークフローシステムはクラウド型がおすすめ

2種類のシステムの違いから分かるように、中小企業がワークフローシステムを導入する場合、クラウド型をおすすめします。

中小企業の場合、ワークフローシステムの運用に人員を割く余裕があることは稀だからです。また、クラウド型なら導入・運用ともに低コストで済むのも魅力でしょう。今まで思うように踏み込めなかったテレワークが低コストで実現できると考えれば、費用対効果は高いと言えるのではないでしょうか。

クラウド型ワークフローシステムのメリット

クラウド型ワークフローシステムを導入するメリットはこちらです。

①業務の効率化

ワークフローシステムを導入すると、最初に承認ルートを自由に設定できます。そして設定した承認ルートは全て自動化されるので、従業員は申請手続きをスムーズに行うことが可能です。

そして従業員が申請手続きを行うと、即座に承認者に通知が行きます。承認画面では一目で承認すべき書類を把握できるため、紙の書類で起こりがちだったチェック漏れもなくなり、承認作業にかかる時間を短縮することが可能です。また、いつでもどこでも作業ができるのも大きなメリットと言えるでしょう。

②稟議内容の検索性が向上

ワークフローシステムを導入すると、過去の稟議内容を検索することができます。そのため、以前提出された稟議内容の確認が必要なときも、紙の書類と比べて短時間で確認することが可能です。

検索はワークフローシステム上で行うことができるため、稟議内容がメールやチャットといった他のコミュニケーションツールに埋もれるということもありません。

③社内ルールの強化

クラウド型ワークフローシステムの導入は社内ルールの強化につながります。なぜなら、ワークフローシステムで設定した承認ルートから逸脱することが不可能だからです。

一方、申請や承認をアナログ作業で行なった場合、申請者と承認者の間で口約束などが発生することがあります。その結果、承認者を一つ飛ばしにするといったルール破りが発生することがあるのです。これが常態化してしまうと、社内ルールが曖昧になり、秩序が保たれなくなります。

その点、クラウド型ワークフローシステムなら承認ルートが絶対なので、守るべき社内ルールを社員全員に徹底させることが可能です。

④コンプライアンスの強化

ワークフローシステムの導入は、コンプライアンスの強化にもつながります。なぜなら、承認された申請データは改ざんや廃棄ができないからです。よって、不正の防止につながります。

一方、紙の書類では改ざんや廃棄が容易にできてしまうため、コンプライアンスという観点で見ても推奨できません。その意味でも、企業にコンプライアンスの遵守が求められる昨今において、重要書類をデータ化することは自社を守ることにつながるでしょう。

⑤ペーパーレス化

ワークフローシステムを導入することはペーパーレス化にもつながります。なぜなら、書面を発行する必要がなくなるからです。

これはエコであると同時に、今まで紙の購入・印刷・発行に費やしていた経費の大幅な削減につながります。また、書類の保管スペースの確保に腐心する必要がなくなるのも嬉しいところです。

ジョブマネのクラウド型ワークフローシステムでできること

中小企業がテレワークを実現させるためには、クラウド型ワークフローシステムの導入をおすすめします。中でも「ジョブマネ」は、日本の中小企業に徹底的に寄り添って開発されたシステムのため、多くの中小企業にとって使い勝手の良いものとなっているのです。ここでは、ジョブマネのクラウド型ワークフローシステムでできることを解説します。

承認経路を柔軟に設定できる

承認経路は申請書類ごとに最大5名まで承認者を設定できます。また、申請種類は自由に追加できるので、申請書類が増えたり承認者が増えたりしても柔軟に対応可能です。

申請の進捗状況が一目でわかる

申請された内容は一覧表示されるので、承認者は申請された内容を一目で把握でき、チェック漏れを防ぐことができます。また、申請者は稟議状況をリアルタイムで把握できるので、稟議が滞っているときは承認者に直接アプローチすることが可能です。

スマートフォンでも確認できる

ジョブマネはクラウド型なので、インターネットを通じてスマートフォンからでもアクセスすることができます。これにより出先でも申請状況の確認を簡単に行うことが可能です。

導入事例

実際にジョブマネのクラウド型ワークフローシステム導入事例をご紹介します。

事例①株式会社カルティベイト様

これまではスタッフ50名でExcelへの入力作業、確認、修正を行っていた株式会社カルティベイト様。経費執行状況の把握にもかなり時間を要していたためジョブマネを導入。導入後は、精算書類の作成や入力の確認が格段に楽になったとの声をいただいています。

ジョブマネのクラウド型ワークフローシステムでは、検索機能を使って欲しいデータをすぐに見つけることができます。また、データを簡単に経費精算書やCSVで出力できますので効率良く業務を行うことができます。

事例②沖縄SV株式会社

サッカークラブの経営を行っている沖縄SV株式会社様。スタッフ間で業務内容の共有が上手にできていないことからジョブマネの導入をしていただきました。

導入後は、全スタッフのスケジュール管理が簡単にできるようになり効率的に伝達ができるようになりました。シンプルで見やすいデザイン、スマートフォン・パソコンからでもアクセスできる点を評価していただいています。

まとめ

この記事では、テレワークの概要、クラウドの概要とメリット、クラウド型ワークフローシステムについて解説してきました。テレワークを実施するには、まず最初に紙の書類による申請・承認作業をやめて、ワークフローシステムによるオンライン管理に移行する必要があります。

ワークフローシステムの導入は、業務の効率化のみならず、社内ルールやコンプライアンスを強化するなど、企業に大きなメリットをもたらすでしょう。

特にジョブマネならクラウド型のため、ワークフローシステムを含むオールインツールが30日間無料で利用することが可能です。従来の慣習のせいでテレワークの実施に踏み切れないなら、まずはジョブマネを気軽に導入して社内ルールを整備してみてはいかがでしょうか。