進捗管理とは？プロジェクトを適切に管理をするポイントをご紹介

2024年10月18日

チームでプロジェクトを進める上で大切なプロジェクト管理。管理を怠ってしまうと現在の状況が見えなくなり、プロジェクトに大きな影響を及ぼしてしまいます。

そのようなことを防ぐために活用されるのがプロジェクト管理ですが、どのようにして管理を行ったら良いのかわからない方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事ではプロジェクト進捗管理の目的やプロジェクト進捗管理を行う方法について解説していきます。ぜひ参考にしてください。

記事の内容

1. 進捗管理とは

進捗管理とはタスク、業務などが事前に計画した通りに進んでいるのかを確認することです。計画通りに進んでいれば、最短で目標を達成することができますが仮に計画通りに進んでいなければ修正を行わなければいけません。

2.進捗管理の目的

案件管理のおもな目的は、次の2点です。

・情報を一元管理する
・業務効率化を目指す

それぞれについて、以下で詳しく説明します。

情報を一元管理する

ほとんどの組織では、複数の案件が同時に進行しており、それぞれの案件ごとに対応する担当者や顧客が異なっていると思います。それらの情報を各担当者が属人的に管理してしまうと、「どの案件が・どのような状況なのか」が不透明になってしまうでしょう。

そこで、案件管理によって受注した案件の情報を一元管理すれば、各案件の状況が一目で把握できるようになります。万が一「納品予定日が直前に迫っているのに動きが見られない」など、トラブルにつながりかねない異変が生じている場合でも、早期発見・早期対応が可能です。

業務効率化を目指す

案件管理をしていれば、さまざまなデータの蓄積・分析が可能になります。例えば、単に案件の売上金額だけでなく、原価金額や直接労務費なども併せて管理することで利益率が明確になり、「一見利益率の高そうな案件でも、作業時間がかかりすぎて見合っていない」などの情報が可視化されます。

加えて、誰が・どの作業に・どれくらい時間を割いているのか、どれくらい案件を抱えているのかもわかるようになるでしょう。

上記のような情報から、リソースを割くべき案件や、担当者ごとの適切な割り振りを検討することができ、業務効率化を目指せます。

3. 進捗管理が失敗する原因とは？

進捗管理を行っていてもうまくいかないこともあります。進捗管理がうまくいかない原因として考えられるのは、こちらの3つです。

①チーム間でのコミュニケーションが取れていない

チーム間でのコミュニケーションが取れていないことは、進捗管理が失敗する一因となります。チームで業務を行うと思わぬトラブルや作業の遅れは必ず発生しますが、チーム内でのコミュニケーションが取れていれば、そのようなトラブルも最小限に防ぐことができます。

②情報共有の機会が少ない

進捗管理は進捗管理表に記入するだけでは失敗してしまう可能性があります。進捗をただ管理するだけではなく、現状をチーム内で共有することが大切です。定期的に情報共有を行うことで遅れているタスクを修正することができます。

③進捗管理を上手に活用できていない

進捗管理を行うと決めても、なぜ進捗管理をしなければならないのか理由を正しく理解していなければただ「進捗管理の仕組みを作っただけ」になってしまいます。

そのようにならないためにも、なぜ進捗管理を行わなければいけないのかをチーム全員が理解できるようにしましょう。

4. 進捗管理を効果的に行うポイントとは？

進捗管理を効果的に行うためには以下の5つのポイントに注意しましょう。

①チーム内で常に状況を共有する

進捗管理は結果だけを記載するのではなく、現状を常に共有することが大切です。具体的な内容をチーム内で共有することで、目標達成までの道筋が見えてきます。ゴールが見えることはモチベーションの向上にもつながります。

②作業内容の確認

進捗の確認はもちろんですが、スタート時に作った計画表と照らし合わせることも大切です。当初計画していた工数と実際かかっている工数が大幅に異なっている場合、業務の無駄がないか洗い出す必要があります。

大幅な修正があれば計画表自体を書き換えましょう。

③進捗率の共有

共有する進捗率は工数から算出するのか、どれくらいの問題が発生したら報告するべきなのかルールを設ける必要があります。

ルールを設けることで、「重要なことを報告し忘れていた」となることを予防します。

④報告しやすいチーム作りを行う

チームでプロジェクトを進めるのであれば、報告しやすい関係性を築くことは必要不可欠です。トラブルや進捗の遅れは少なからず必ず発生する可能性が高まります。そのような事態になっても報告しやすいチーム環境であれば悪化を最小限に留めることができます。

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5.進捗管理の方法

進捗管理はさまざまな方法で行うことができますが、代表的な方法はこちらです。

・日報

その日どのようなことを行ったのか記入するものを日報と言います。日報を書くことにより、どのような業務を行ったのかが一目でわかるようになります。毎日記入するため手間だと感じるかもしれませんが、その場合はフォーマットを用意することがおすすめです。

自分が行っている作業をチーム内で共有するためにも日報を書くようにしましょう。

・カレンダー

やらなければいけない業務をカレンダーに書き込むことも進捗管理の方法です。数ヶ月後に始まるプロジェクトを記入することでスケジュールが組みやすくなります。しかし細かなタスクなどは記入ができないため、他のツールと組み合わせなければいけません。

・進捗管理システム

日報やカレンダーなどで進捗管理を行うことができますが、それら全てを網羅しているのが進捗管理システムです。

進捗管理システムは、リアルタイムで情報を共有することができるため常に最新の情報をチームで共有することができます。それだけではなく、全ての案件情報を一元管理できるため組織として案件の対応漏れを予防することも可能です。

進捗管理システムは使いやすいツールですので、作業が属人化することなく運用可能です。新しいメンバーが加わった際も情報共有や引き継ぎがしやすくなります。

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