資料共有の活用

ファイルサーバー、NAS、クラウドサーバーなど様々な形で、パソコンで作成されたファイルは保存され、蓄積、共有されておりますでしょうか?
パソコンのファイル、例えば作成した見積書などがデジタル化されメールでやり取りされてることも比較的日常化した今だからこそ、一歩進んだファイルの保存をしたいとは思いませんか?
実際、各種ファイルサーバーやNASは、ファイルを階層管理することには特化しています。
第一階層、Top階層、Rootなどと呼ばれる場所にフォルダを配し(あるいは配せずに)保存され、設定により共有されることもあります。
問題はファイルサーバーやNAS(Net work attached Strage. ネットワーク上の共有ストレージ)などの仕様が、階層構造上のどこに保存されているのかを管理する、いわばコンピュータで管理しやすいフォルダ形式であるということ。
コンピューターがファイルを効率的に管理、並べ替え、検索などをしやすい階層構造は、人がファイルを整理整頓する一つの方法としてはある程度完成されたものではあります。
しかしながら…

階層構造がベストではない

ジョブマネが扱うコンピュータのファイルの形式の多くは、意思決定の資料や外注費の見積りのPDFやOffice形式、デジタルカメラの画像や、スキャニングデータ。
それらが単独で必要になることは少なく、進行中のプロジェクトの管理時、ワークフローの可否の意思決定時などの際に必要となるのではないでしょうか?

スケジュール

クラウド型であるメリットとしてデータがインターネットアクセスが有れば利用可能であることですが、クラウドストレージもここまでは同じです。しかしジョブマネの場合は「これがいつ必要になるのか」という観点からスケジュールに情報を紐付けることが出来ます。
つまり手帳の間にメモを挟む感覚でビジネスに必要な資料を簡単に整理できるのです。

案件内共有資料

画面で見れば「何だこれだけのこと?」と捉えているかもしれません。しかし実際にこれをファイルサーバで実現するとすれば、特定のファイルを、ファイルサーバーに探しに行く、またそのファイルのフルパスを一覧表にまとめる。
そのフォルダには本来そのフォルダにアクセスできる人だけが閲覧できる権限を設定するためには、ドメインの設定が必要になったり、パスワードの入力を必須にしなければいけなくなり大変煩雑なことになります。
もちろん社内ネットワークでのすでにファイルのアクセス権限等を使い分けている企業様にとっては造作も無いことかもしれません。
しかし、ジョブマネはこれを簡単な権限の設定だけで可能にするのです。
ジョブマネなら、この案件に携わる人はすぐにこの資料を見ることができるのです。

ワークフロー

社内の決済、ワークフローの回覧をデジタル化するときにもそのワークフローの書式内に共有データの保存ができます。

決済者にはもちろんですが、必要に応じて公開設定も可能です。


その他にももちろん純粋に『共有資料』としてフォルダを作成して階層管理することも可能ですし、コミュニケーションツールとしての掲示板にもファイルを添付、アップロードすることが可能です。
時々比較されることがあるのですが、ここまでくれば各社のクラウドストレージでのファイルの共有とジョブマネのファイルの共有の違いについてご理解いただけたのではないでしょうか。

 

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