メンバーのスケジュールの把握

複数名のスタッフが社外での活動などをする場合に、誰が今どこにいるのか?
特殊な業務など、特定の個人のリソースに大きく依存する業務が存在する場合。
外回りの営業マンが多くいるような企業の場合、またお客様からのお問合せが社内、部署などの代表にかかってくるような場合は特に「誰が.今(またはその時点で)どこで.何をしているのか」をすべてを把握しておくことは事実上不可能なので、いかに速やかにその情報にアクセスできるかが鍵になります。

個人のスケジュール管理

スケジュールを管理する、ということは何も人のものを見るだけではなくそれ以前に自分のスケジュールを正しく登録、管理することが大前提です。

ジョブマネのスケジュール機能のページです。初期設定は週表示となっています。
しかし仕事によってまた、個人の好みにもよると思います。
週表示の他に、日表示、月表示、また時系列のスケジュール一覧表示がありまた、その表示を「スケジュール」のデフォルト表示にすることも可能です。(1)
スケジュールを入力、追加する際には、カレンダーの「⊕」をクリックすることでその日付のスケジュールの入力が可能になります。
また、ジョブマネのスケジュールは「商談」の利用にたいして、プラスアルファの機能を持っています。
スケジュールの登録時に登録済みの顧客の情報、確定後の案件を紐付けることが可能です。

 

 

初期設定(※)では、「外出(顧客)」となっているスケジュールの種類を選択すると、顧客名を入力することができるテキストボックスが表示されます。
ここに既存の顧客名の一部を入力することで候補として表示されます。

 

 

 

ここで既存の顧客名を選択し、予定を入れること=商談となるわけです。
ジョブマネでは顧客に紐付いたスケジュールは、商談履歴や、顧客の詳細からも閲覧ができるよう仕様になっています。
(※ 予定の種類は、マスター設定で変更、追加が可能で必要に応じて外出以外でも顧客情報と関連のある設定も可能です。)

他のメンバーのスケジュール確認

グループでの業務を、となることを考える場合自身のスケジュール管理だけでは事が足りません。
他のメンバーも見てみたいときは以下の操作になります。

選択可能なメンバー / グループを選ぶことで一覧表が変更されます。

このような内容で共有すればいちいち確認しなくともミーティングを設定したり、顧客からの問い合わせにもスムーズな対応が可能になるはずです。
また空き時間検索機能などのより高度な使い方もございますので、こちらも、いずれご紹介させていただきたいと思います。

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