工数管理でできること

ジョブマネをご利用、ご検討いただいているお客様の多くは弊社と同じ創業して間もないベンチャー企業様や、中小企業と区分される法人様ではないでしょうか?
経営者様にとって、営業担当が獲得してきた案件の受注額に対して、請け負った業務を効率的に遂行し、納品から請求まで達成することは大きな課題になりますよね。
《自社のスタッフが一体何をしているかの把握》は、生産性の向上や人件費の無駄を削減し効率よく人員配置をする為の第一歩に繋がるのではないでしょうか?

プロジェクト受注型の業務の課題

見積を出して受注、その後納品に向けての作業や制作、完成した商材をお届け・納品、ご請求という業務フローの場合、請負った金額に対して、作業終了までの原材料費、外注費などを予め見積もってあるはずでしょう。
請負った業務の中に占める内製工程の割合が高ければ高いほど重要になってくるのが社内の作業=『人件費』ではないでしょうか。

意外とわからない「誰が何をしているか」

実際に、プロジェクトに対して受注後の工程に携わり、業務を遂行する人の人件費を短期的に見れば、いちいち何をどれだけやったか、などを報告してそれをチェックすること自体も大幅な時間ロスと労力が必要になってきます。納品までの時間がなく、低予算のプロジェクトなどは余計なことなどしないで、どんどん進めろ!と思ってしまいがちですよね。
人件費となる社内作業は、簡単に入力ができなければ意味がありません。
ジョブマネは以下のような入力画面です。

自身が入力するだけではなく、チームのリーダーなどが入力することも可能なので、入力内容が個人によって曖昧になることを回避できます。
『案件名』に紐付いたデータであるため案件名は一部(プロジェクト名や顧客名)の入力で候補が表示されるので、該当案件を選択するだけで指定可能。
15分単位の時間、社内管理用の区分を入力する。
更に、備考欄に、どのような業務であったかなどの付加情報を保存することが可能です。
こうして入力された工数は 1) そのメンバーがどのような業務に携わっているかの社内リソースの管理側の切り口と 2) プロジェクトに対してどれだけの人がどの程度携わったのかの切り口の双方から確認が可能です。

1) 月別工数入力一覧

工数管理のメニューには、まず自身がどの程度の作業を月間に行っているのかという内訳の一覧が表示されます。また簡単に対象メンバーを切り替えることができる(※)ので納品物に直接関わる仕事をになっているメンバーのリソースが無駄なく利用されているかと言った管理監を視覚的に把握することが出来ます。経験則に頼りがちになる部分を数値化することが、とても簡単にできるのです。

※ 他のメンバーの工数の確認、承認等は権限の付与されたメンバーだけが利用可能です。社内で閲覧の権限を簡単に変更、管理できます。

2) 案件詳細

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

また、切り口を案件ごとに切り分けてみましょう。案件詳細画面、『工数』のタブを表示すると上のようになります。
最上部には案件詳細の共通数値としての一覧表があり、一覧表によって、『直接労務費』として記載されている部分が『工数』の換算部分になります。
金額で換算されている部分はスタッフそれぞれに給与の設定をメンバーの詳細項目に設定していただくだけです。
当該の案件に対して『作業区分』において、社内のどのような部門が労力を使い、『作業者』誰の負担になっているかを図式化します。
(さらにその双方の内訳がその下の棒グラフになります)

見える化~次のプランへ

最も大切なことは、実際に1つのプロジェクトを遂行するにあたり、どれだけの人的リソース、工数がかかったのかを把握することにより、その業務が終わった時点で

①だれが一体どの程度の仕事、工数を投じてこの仕事が完了したのか
②企業の決算利益になどと比べて効率の良い仕事だったのか、悪い仕事だったのかの評価
③今後の営業成立の可否可否につながる価格決定の貴重なサンプル

実際作業の現場としては、一体誰が何をしているかの把握、①がまずはわかりやすいメリットになるかと思います。
特に、受注型のお仕事の場合は、かかりすぎてしまった工数を、次回同じ仕事をする際に減らすことは難しいということがあるでしょう。
工数が減る要因としてはもちろん、スタッフ個人のスキルアップや習熟にあるでしょう。
また、定形物の場合流用できるものなども1回目と2回目の間には節約できるものもあるはずです。
しかし、企業が次のプロジェクトの際に『個人のスキルアップ』などを見越して未来予測を立てるのは客観的ではありません。
逆に、外に目を向けた場合、大変悪い言い方にはなりますが「楽」で「高利益」につながった『美味しい』仕事であった場合。
その余裕分を営業担当が正しく把握していれば、次回見積作成時に、競合が出てきた場合にも、より価格競争力のある(つまり安い)見積でも赤字にならないで仕事ができるのかを、判断材料として計画することが可能になります。
日々多忙な中で忘れがちになる結果の正しい把握は、評価の材料だけではなく、次の営業戦略に即利用可能な貴重な資料になるということです。

追伸
以前「社内直接労務の単価を〇〇円で設定して見積り等に利用したい」というお声を頂戴したことがございます。また、「実測・入力した作業時間の合計をジョブマネで管理し、その金額を別途請求に回したい」というオーダーでした。
あとで発生した作業をそのまま請求に上乗せ、というシステムには基本対応していませんが、予め作業にあたる担当者の給与単価を実際の金額ではなく、請求用の数値に入れることで「資料」は作成できるということを、その際にはお伝えするのですが、結局その人の本当の労働単価との差が発生して結局曖昧になってしまいます。
見積で出す「労働単価x延べ時間」は、あくまで御社の「商材」として一度計算し、見積り上の労働単価と実測との差がどれぐらいになるのかを、正しく請求できれば、顧客満足度の高い「強い見積」になることでしょう。
ジョブマネなら。営業マンの「感」に頼っていた部分も「見える化」できるのです。

利用ガイド一覧

関連記事

  1. 納期がわからない

    納期がわからない

  2. 顧客との現況がわからない

    顧客との現況がわからない

  3. メンバーのスケジュールの把握

    メンバーのスケジュールの把握

  4. 請求漏れの発生

    請求漏れの発生