請求漏れの発生
仕事に対して対価をもらう。当たり前ですがビジネスにおいて最も重要なことですね。
そして現在の商取引において、B2C、特に小売業、飲食業などを除けば売上納品の瞬間に対価「売上」が支払われることはなく、後日金融機関などを通じて支払われることが多いですよね。
そのためには製品やサービスを提供したことを確認し、その対価を請求するといったやり取りが必須です。それが漏れてしまうとなると…
これは「インシデント」です
正しい請求なくして、収益はありません。
しかしながら、請求をするためには営業の担当による契約締結～契約の履行、納品が不可欠です。そして初めて請求をします。
個人事業主様のような場合を除き、営業担当職と、専門性の高い請求～入金の管理を行う担当は、別のスタッフであることが一般的ではないでしょうか？
そして、人は「ついうっかり」から逃げ切れません。
営業担当のお仕事で言えば、納品ができない、間に合わないなど、顧客側への迷惑に発展しますのでもちろんあってはならないことですが是正が入ります。
経理担当者のお仕事で言えば支払いが滞れば、こちらももちろんあってはいけないことですが取引先から催促があることでしょう。
このようなトラブル、アクシデントにはならないのですが、企業としては発生に気づきにくく自社内で減らす必要がある問題点、「インシデント」の発生を抑える必要があることはおわかりいただけると思います。
「誰が」請求をするのか？
業種によって様々だと思われるがいずれにしても請求を出すときには営業担当職のスタッフの仕事は一段落ついているはずです。また後工程等があるプロジェクトの場合は別の管理職に引き継がれることもあるとおもいます。
またさらには納品が終わった時点で経理担当者に請求のGoサインが行って、それをもとに請求をすることもあるでしょう。
営業が請求をするのであれば請求書を適切に作成、それを先方に提示する必要があります。
経理担当者がそれを行うのであれば業務の進捗を把握し、確認をして、契約にある締めなどに則って適切なタイミングでの請求をする必要があります。
いずれにしても情報の伝達と共有が極めて重要になることはおわかりいただけると思います。
ここでまずはいずれにしても重要になるのが「支払いサイト」です。
ジョブマネの現仕様としてサービスの提供やプロジェクトをスタートするための契約成立＝「見積」の確定時点で支払いサイトの入力が必要になります。
登録がない場合、見積もりの詳細は以下のようになります。
Tips!! 支払いサイトは先方毎によって違うとは思いますが特に決めていないような場合は逆に自社の請求のタイミングを提示して了解して貰う形で入力しておくと後で間違いがないと思います。
次回以降継続する場合で変更がある場合は、編集して入れ替えることも簡単です。
さて実際に、確定後の案件を一覧表で確認するとどの様になっているか。以下をご覧ください。
上4件がそれぞれ進捗違いの状態になっています。
- 案件進行中
請求書を出していない状態ですが、納品前なので特に問題はありません。 - 案件進行中・請求書を発行～送付済み。
納品前であるため「進行中」ですが、先にに請求書をに出す場合はこのような状態になります。 - 案件『完了』＝納品済みの状態。請求書出力済み
この状態になれば、入金確認等を行う担当者がいればあとは入金～売上が上がるのを待つだけです。 - 案件『完了』＝納品済みの状態。請求書未出力
この状態が最も問題です。商品、サービスを提供した状態で且つ、請求をしていない＝代金が入ってこない状態です。
請求書を出すタイミングにもよりますが、2)のような流れを取らない場合、1)の状態から納品完了で4）の状態に、そこから速やかに請求書を発行する（そして先方に届ける）までの作業の負担が少なければ少ないだけこのリスクは軽減できます。
では納品が終わった4)の状態から請求書を発行する操作は…
案件詳細画面の、請求タブのボタンをクリックしていただくだけです！
また、視点を変えて請求に特化した切り口の一覧「請求書発行」メニュー側から見ると以下のようになります。
営業スタッフ側の利便性を想定して作られている「案件一覧」と違い、請求書発行メニューでの一覧表示では、時系列より、請求月を念頭に作業されることを前提に表示されます。
一覧画面で、完了しているにもかかわらず請求されていないものはないか？をひと目で確認できますし、また営業担当ベースではなく、同一企業に対して複数のプロジェクトが動いているような場合には、同月請求分があればまとめて請求書を発行する機能も応用機能として提供しています。
つまりこのいずれかの画面で請求書の発行を忘れることがなくなればスムースな入金を促すことに繋がりますし、あれどうなったこれどうなったと部署間での確認作業という無駄な時間もなくなるということもいえるとおもいます。
IT導入補助金の対象とされているジョブマネの、まさに真骨頂とも言える点ではないでしょうか。
