見積書/請求書の作成と管理

お仕事、特にBtoBのビジネスにおいて最も多く作られている書類は、見積書なのではないでしょうか。
見積書はお客様に提示するだけではなく、時に決済権のある管理職の確認を取り、押印申請をして社判を押して提出したり社内での協議に使用することもありますよね。
売上に直結する金額が記載されている大切な書類であるため、提出後自社には「控え」を残し管理することが一般的。
しかしながら大小様々な理由により何度も出し直すこともある為、いわゆる営業スタッフは《見積作成》に多くの時間を取られてしまう事もあるかもしれません。
では、ジョブマネで、見積もりを簡単に作成、その後の管理画面などもご紹介したいと思います。

「では早速お見積りを!」

定番の商品、商材で、受注用の注文書に記入をいただくような企業以外の営業スタッフは、契約を成立=売上を立てるために、相手企業宛にまずは見積書をみてもらう=新規の商談相手に対して見積を作成することになりますよね。ジョブマネでの見積作成の流れをご覧ください。
「ワーク」メニュー、「見積管理」と進んでいただくと受注前の見積、言わば、「見込案件」一覧が表示されます。
さっそく「見積書追加」に進みます。


まずは顧客名を入力からスタート
すでに顧客登録されていると候補として表示されます。

顧客登録がない場合は次に新規顧客登録に必要な情報の入力画面が表示されます。

ここでの顧客登録は、あくまで簡易的なもので、主に顧客を登録するための必須に特化したものです。
顧客名
所在都道府県
電話番号
メールアドレス

また担当者氏名の入力もこの画面で行なえます。こちらは見積作成時には必須ではございませんが、名刺などから入力されますと案件成立後の担当者の把握がスムーズになります。
入力が終わりましたら、《登録する》とクリックとして進んでください。
見積書のフォーマット画面へ移行します。

この画面で件名を入れていただくことで「案件名」に反映します。(点線部)
実際の見積りの項目は「明細追加」を使って項目数を増やすことができます。
明細項目には、金額、数量等の見積の項目を入力します。

※今回の設定で単価のところが標準とは違っています。
標準では「源泉対象」の表示がないはずです。これは、消費税対象ではない個人事業主様などがご利用になる際に報酬を源泉徴収対象として見積る際に利用します。この設定の有効化は、「システム設定」-「企業情報」で可能です。

また、2019年秋に控えている消費税10%への税制改革とそれに伴う軽減剤率に対応、対処した設定にすでに対処済みです。
ブラウザで見れる詳細画面はこのようになります。
このまま印刷すると下のメニューもすべて印刷されるので、PDF出力をしていただくことになります。
(※企業情報などで予めロゴ、角印を設定して完成させたものが「こちら」のPDFになります。

このPDFを添付するなり印刷するなりで提出すればすばやくお客様に見積を提示できます。そして編集することが可能ですが、各種ビジネス系のソフトウェアなどでは上書きしてしまうと原本が不明になりますが、ジョブマネではすべてが履歴で残ります。
なので、枝番(右上の見積り番号)の内容で、最終契約の確定まで行うことが可能です

見積管理~請求へ

このように一覧で管理されるメリットは、そもそもファイリングされた情報が「あれがない!これがない!どこ行った!」を解消するというメリットはご理解頂けましたか?
一元管理~共有のメリットは以下のような形で発揮されます。
見積を作成した内容をお客様がご納得すれば売上につながる=売上の確定です。
前出のキャプチャをご覧頂わかると思いますが、確定のボタンが押せない状態になっています。注釈の通り『支払いサイトが未設定』が原因です。
ジョブマネの見積りは単なるワープロや表計算とは違いここで確定をすると今度は請求~売上管理に即利用可能な案件として情報が共有されます。
つまり営業担当から見れば、納品書の作成、請求書の作成、そして意外と忘れがちになる経理担当への連絡などの雑務がほぼゼロに等しいと言えることです。
ただし、ここで欠かしてはならない点としてでてくるのが顧客の締め日=支払いサイトなのです。もちろん一度登録された企業においては変更がなければそのまま請求、入金の確認時に使用されます。
経理担当スタッフからすれば、単純な間違い、ミスなどが起きやすい営業担当者からの伝達が存在しないことのメリットはご理解いただけることと思います。
ぜひとも、ジョブマネを体感いただきたいお仕事の流れと言えます。

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