テレワーク実施に必要なクラウドサービスとは?利用メリットも含めて紹介! | ジョブマネ

最終更新日 2022.05.18

テレワーク実施に必要なクラウドサービスとは?利用メリットも含めて紹介!

グループウェアを活用したテレワーク推進に業務効率化ガイド

国が推し進める働き方改革や、新型コロナウイルス感染症の流行などを背景に、多くの企業が働き方を見直すようになっています。柔軟な働き方の代表例として挙げられるのが、「テレワーク(リモートワーク)」です。テレワークを実施するためには、オフィスにいるときと同様の作業環境を整備する必要があり、それにはクラウドサービスの活用が欠かせません。

そこで本記事では、テレワークを導入するうえでクラウドサービスを利用するメリットを解説したうえで、テレワーク実施のために必要なクラウドサービスの例を詳しくご紹介します。

 

記事の内容

1.  テレワークの概要


テレワークの定義と種類について、簡単にご紹介します。

1−1.テレワークの定義

そもそもテレワークは、「tele(=離れた場所で)」+「work(=働く)」という意味の造語です。一般社団法人日本テレワーク協会によると、「テレワークとは、情報通信技術(ICT)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のこと」を指します。

オフィス以外の場所でも、オフィスにいるときと同様に働ける環境を整えることで、ワーク・ライフ・バランスの推進、生産性の向上、離職率の低下などを目指します。

参考:テレワークとは|一般社団法人日本テレワーク協会

1−2.テレワークの種類

テレワークには、おもに次の3つの種類があります。

在宅勤務:自宅での勤務
・モバイルワーク:顧客先や交通機関、カフェなど外出先での勤務
・サテライトオフィス勤務:シェアオフィスや遠隔勤務用施設などでの勤務

総務省の「平成30年度 情報通信白書」によると、それぞれのテレワークの導入率は、在宅勤務が29.9%、モバイルワーク56.4%、サテライトオフィス勤務12.1%となっています。

参考:総務省|平成30年版 情報通信白書|広がるテレワーク利用

 

なお、弊社(ジョブマネ株式会社)でも、独自にテレワークの実態についてアンケート調査を実施しました。

「全国の大企業」「全国の中小企業」「沖縄県の中小企業」の3つのグループに分けて実施した調査結果について、以下のコラムでご紹介しておりますので、併せてご覧ください。

 

2.  テレワークを導入するうえでクラウドサービスを利用するメリット


クラウドサービスを利用するメリットには、次のような点が挙げられます。 

2−1.場所や時間にとらわれずに利用できる

クラウドは、インターネットを経由して利用するシステムです。そのため、パソコンやスマートフォンなどのデバイスとインターネット環境さえあれば、自宅や顧客先、移動中など、いつでも・どこでも利用することができます。

2−2.運用管理の負担を軽減できる

一般的なクラウドサービスでは、サービスそのもののセキュリティリスクへの対策や物理的なメンテナンスは、サービス提供事業者によって行われます。

データ管理やバックアップ作業なども必要ないため、社内のシステム管理担当者の負担を軽減できるでしょう。このことは、ビジネス環境を安定させる面からもメリットになります。

2−3.データ共有や共同作業がスムーズにできる

同じクラウド上で業務を進めれば、離れた場所にいる人と、または複数人の間でもデータ共有や共同作業がスムーズにできます。例えば、Aさんが在宅勤務、Bさんがサテライトオフィス勤務などといった状況でも、作業に支障が生じません。

2−4.予算を立てやすい

クラウドサービスは、利用するサービスや利用人数、利用期間などを決めて、必要なサービスを必要な分だけ導入することが可能です。サービス提供側も初期費用や利用料金を明確に示しているので、予算を立てやすいでしょう。

 

3.  テレワーク実施のために必要なクラウドサービスの代表例


テレワーク実施のために必要なクラウドサービスには、次の7つがあります。

1.グループウェア
2.ビジネスチャットツール
3.Web会議システム
4.勤怠管理システム
5.オンラインストレージ
6.営業支援ツール
7.ナレッジ共有ツール

それぞれのサービスの概要について、以下で詳しくご紹介します。

3−1.グループウェア

グループウェアとは、日々の業務で使用するさまざまな機能を集約したツールのことです。タスク管理、ワークフロー、社内掲示板、ファイル共有などの機能が含まれます。

タスク管理とは、日常的に発生する業務や、プロジェクトを完成させるために必要な業務について、業務そのものの可視化や、進捗状況の確認を行うことを指します。

タスク管理のコツやツールの導入メリットについては、以下のコラムをご覧ください。

ワークフローとは、業務の申請から承認までの一連の流れのことを指します。ワークフローシステムでは、その一連の事務手続きをオンライン上で完結可能です。

ワークフローシステムの具体的な内容やシステムの導入メリットについては、以下のコラムをご覧ください。

社内掲示板とは、連絡事項やスケジュールなどの情報を、オンライン上でボード形式にして表示するシステムのことです。

社内掲示板の活用方法などについては、以下のコラムをご覧ください。

 

ファイル共有とは、各種データを複数人で共有することを指します。メールで送受信する方法もありますが、情報漏えいのリスクや効率性などを考えると、クラウドサービスを活用するのがおすすめです。

クラウド型のファイル共有サービスのメリット・デメリットや選定ポイントについては、以下のコラムをご覧ください。

グループウェアに搭載されている機能を大まかに分類するならば、社内コミュニケーションを促進する機能、全社的な情報共有・蓄積を行う機能、各種申請業務を行う機能に分けられるでしょう。

製品によっては、ビジネスチャットをはじめ、次の見出し以降でご紹介するツールが搭載されているものもあり、それぞれの機能同士が使いやすいように連携されています。

個々のツールを導入するのか、グループウェアとして一括導入するのかは、自社に合うほうを選択するとよいでしょう。

グループウェアの具体的な活用方法や選定ポイントについては、以下のコラムも併せて参考にしてください。

3−2.ビジネスチャットツール

テレワークには、お互いが何をしているかが見えにくいという課題がありますが、クローズドなやり取りも含めて可視化できるのがビジネスチャットツールです。

ビジネスチャットでは、従業員同士のやり取りや、チーム内のやり取りをリアルタイムで確認できます。加えて、時系列で記録の振り返りができる点もメリットです。

チャットツール自体は数多く存在しますが、企業で利用する場合は、ビジネス向けに特化したものを選びましょう。

3−3.Web会議システム

Web会議システムとは、テレワークでも顔を見ながら遠隔会議ができるシステムのことです。専用機器などは基本的に不要で、資料や画面を共有しながら会議をすることもできます。

前述したビジネスチャットツールだと細かいニュアンスを伝えきれない場合や、資料や画面を共有しながら話を進めたい場合は、Web会議システムを利用するのがおすすめです。

また、Web会議システムを常時接続し、コミュニケーション拠点として活用している企業もあります。

3−4.勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、従業員の出勤・退勤時間の記録や、休暇申請、シフトの作成、さらには各種データ集計もできるシステムを指します。

クラウド型の勤怠管理システムなら、テレワークでもメンバーの勤務状況を簡単に把握でき、テレワークでありがちな「だらだらと残業をしてしまう」「休日に仕事をしてしまう」という事態を防ぐのに役立つでしょう。

給与ソフトとの連携や位置情報を使った営業履歴の記録など、付加機能はサービスによってさまざまです。 

3−5.オンラインストレージ

オンラインストレージとは、簡単にいうと「インターネット上のデータ保管場所」のことです。テレワークを導入する場合、オフィスの外からデータにアクセスしなければならないので、クラウド上でデータを管理できるツールは必須といえます。

オンラインストレージに保管したデータは、クラウド上で編集もできるほか、更新内容の自動保存や端末同士の自動同期もできます。

また、容量の大きいデータの一時保管や、各種データのバックアップ場所としても役立つでしょう。

3−6.営業支援ツール

営業支援ツールには、営業活動を効率化する「SFA(セールス・フォース・オートメーション)」や、リード獲得をサポートする「MA(マーケティング・オートメーション)」などがあります。SFAには、顧客管理・案件管理・商談管理・問い合わせ管理などの機能が、MAには、見込み顧客管理・メール配信・Webアクセス解析・スコアリングなどの機能が搭載されています。

また、SFA単独のシステムもあれば、SFAとMA両方の機能を併せ持つシステムもあるなど、選択肢も豊富です。

テレワークだけでなく、外勤が多い営業部門には欠かせないツールといえるでしょう。

3−7.ナレッジ共有ツール

ナレッジ共有ツールとは、その名のとおり、一人ひとりの知識や経験を蓄積し共有するためのツールです。ケースによっては、社外のステークホルダーなどとのナレッジ共有にも役立ちます。

また、ナレッジ共有ツールがあれば、テレワークという離れた環境でも「検索→自己解決」が可能なため、一人で悩む時間を減らせます。

加えて、従業員の教育コストも大幅に削減できるでしょう。

 

4.  【テレワーク対応】クラウドサービス「ジョブマネ」でテレワーク導入を成功させよう


 テレワークの実施を予定しているなら、グループウェア&業務管理ツールの「ジョブマネ」がおすすめです。

以下では、ジョブマネのおもなポイントをご紹介します。

【ポイント1】グループウェア、営業支援(SFA)、顧客管理(CRM)、基幹システム(ERP)がデータ連携しているオールインワン型

ジョブマネには、以下の17の機能が搭載されています。

<機能一覧>

スケジュール/ToDo/電話メモ/工数管理/経費精算/ワークフロー/掲示板/共有資料/商談履歴/顧客管理/見積管理/案件管理/原価管理/請求書発行/入金登録/問い合わせ管理/レポート

【ポイント2】抜群の使いやすさ

初めてクラウドツールを利用する企業様でも、直感的に使いこなせるシンプルな設計です。

【ポイント3】初期費用やサポート料金は一切かからない

一定の月額料金のみで利用できるため、テレワークを負担なく導入・運用しやすいとともに、かかる費用も明確です。

【ポイント4】1ユーザーから利用可能

特に、利用者が20〜30名未満の中小企業様や、部門単位でのご利用に適しています。

【ポイント5】30日間の無料トライアル

無料トライアル期間中は、ジョブマネの全機能を試すことが可能です。

 

5.  まとめ


場所や時間にとらわれずに利用でき、データ共有や共同作業もスムーズに実施可能なクラウドサービスは、テレワークを導入するうえで必須です。

今回は、テレワーク実施のために必要なクラウドサービスの代表例として、次の7つをご紹介しました。

1.グループウェア
2.ビジネスチャットツール
3.Web会議システム
4.勤怠管理システム
5.オンラインストレージ
6.営業支援ツール
7.ナレッジ共有ツール

これからテレワークの実施を検討している方は、今回ご紹介したツール「ジョブマネ」の無料トライアルを活用してみてはいかがでしょうか。オンラインサポートやオンラインチャットなどのフォロー体制も整っているので、ぜひお気軽にご相談ください。


著者:松田
新卒で都内の営業支援会社にて新規開拓営業に従事し、大企業向けにwebチャットツールの提案営業を行う。
沖縄に帰郷後、salesforceの代理店にて中小企業向けの業務改善に従事。
現在は自社開発業務改善ツール「ジョブマネ」のwebマーケティングに従事し、少しでも多くの中小・零細企業の業務改善ができるよう日々奮闘中。

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