効率的なスケジュール管理方法は？テレワークでもOKなおすすめツールを紹介
コロナ禍を背景に、多くの企業でテレワークや在宅勤務などの導入が進んでいます。そのような環境下では、自分自身のスケジュール管理はもちろんのこと、部下やチームの抜け漏れのないスケジュール管理をこれまで以上にうまく進めなければなりません。
本記事では、基本的なスケジュール管理のコツや方法をあらためて確認するとともに、今こそ導入すべきスケジュール管理ツールについても解説します。
記事の内容
1．基本的なスケジュール管理のコツとは？
まずは、効率の良いスケジュール管理をするための基本的なコツについて解説します。
自分自身のスケジュール管理と、部下・チーム内のスケジュール管理に分けて確認していきましょう。
自分自身のスケジュール管理のコツ
自分自身のスケジュール管理のコツは、大きく分けて2つあります。
・かかる時間とともにタスクを洗い出す
スケジュールを作成・管理していくためには、やるべきことをすべて洗い出す必要があります。「いつまでに」「何を」完了させなければならないのかを考えながら、その日に取り組むべきタスクをかかる時間とともに書き出していきましょう。タスクを洗い出したら優先順位を決め、実際にスケジュールを作成していきます。
仮に1日あたりの業務時間が8時間なら、1日にこなせるタスクの量は合計8時間分以内となるため、それぞれのタスクにかかる時間を考慮して組み立ててください。ただし、ぴったり8時間分のタスクを詰め込むのではなく、想定外の事態に備えて、ある程度余裕を持ったスケジュールにすることが大切です。
上記の内容を踏まえて1日分のスケジュール作成が完了したら、週、月と長期的な見通しも立てておきましょう。
・タスク完了の都度スケジュールを見直す
スケジュールは、一度決めたら終わりではありません。予定通りに進まないことや変更が生じることはあって当たり前という意識を持ち、1つのタスクが完了するたびにスケジュールを見直しましょう。この作業には、スケジュールの軌道修正をする目的のほか、「Aというタスクには本来このくらいの時間がかかるのか」と自分の想像とのズレを明確にする目的があります。
スケジュールの見直しを繰り返すことで、以後のスケジュール管理の精度が高くなるでしょう。
部下・チーム内のスケジュール管理のコツ
続いて、部下やチーム内のスケジュール管理のコツを2点ご紹介します。
・お互いのスケジュールを定期的に確認する
上司が部下のスケジュールを定期的に確認しておくことは、部下の業務の抜け漏れを防ぐ観点から欠かせません。とはいえ、上司1人で複数人の部下のスケジュールを管理するのは難しい面もあります。
そこで重要なのが、チームメンバー同士がお互いのスケジュールを定期的に把握しておくことです。それぞれが抱えている業務やその進捗状況を共有することで、業務の抜け漏れに早めに気付くことが可能となるだけでなく、状況に応じてほかの人に業務をパスするなど、チーム内で臨機応変に仕事を進められるようになります。
・進捗状況を一歩手前で報告してもらう
部下から業務がすべて完成したあとに報告を受けるのではなく、8割程度進んだ段階で一度報告を受けるようにしてください。もしくは、本来の締め切りより前に特定の期日を定め、その時点での進捗状況を報告してもらう方法でもよいでしょう。
一歩手前で進捗状況を把握することで、部下が時間をかけるべきでない箇所に必要以上に時間を費やしていたり、業務の方向性が間違っていたりしていた場合に、軌道修正がしやすくなります。
2． 3つのスケジュール管理方法
スケジュール管理を行う代表的な手段として、「手帳」「エクセル」「ツール・アプリ」の3つが挙げられます。以下では、それぞれのスケジュール管理方法を、特徴やメリット・デメリットを含めて解説します。
手帳での管理
最もアナログなスケジュール管理方法が手帳です。プライベートのスケジュール管理に手帳を使っている方も多いのではないでしょうか。
手帳でのスケジュール管理のメリットは、誤操作などでデータを消してしまうリスクが少ない点です。
一方で、手帳自体を紛失してしまう可能性があり、外部への情報漏えいにつながる危険性は否定できないでしょう。また、スケジュールの書き直しの際に手間がかかるほか、他人とのスケジュール共有も困難な点がデメリットといえます。
エクセルでの管理
エクセルが提供しているテンプレートを活用するなどして、スケジュール管理する方法もあります。すでにエクセルを導入しているなら、カスタマイズすればすぐに使い始められるため、エクセルを使い慣れている方にとっては便利でしょう。
しかし、スマートフォンやタブレットなどでは操作性が悪く、あくまでパソコンでのスケジュール管理に限られます。加えて、スケジュール管理専用のツールのように、特別な機能は付いていない点もデメリットの一つです。
スケジュール管理ツールやアプリでの管理
3つのスケジュール管理方法のなかで最もおすすめなのが、専用のツールやアプリを活用してスケジュール管理する方法です。
他人とのスケジュール共有が簡単なほか、ツールやアプリの多くは、単にスケジュールを入力・確認する以外にもさまざまな機能が付いています。
また、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットでもスケジュール管理ができるため、時間や場所を問わずスケジュール管理ができるメリットもあります
3．効率的なスケジュール管理ならツール・アプリの活用が最適
テレワークや在宅勤務などの働き方が浸透している今、ビジネスの場面でのスケジュール管理には、手帳やエクセルよりも専用ツール・アプリの活用が効率的です。
以下では、スケジュール管理においてツールやアプリの活用が最適といえる理由を解説します。
お互いのスケジュールを共有しやすい
共有機能が使えるツールを選べば、部下やチームメンバーのスケジュールを容易に共有しやすくなります。テレワークや在宅勤務など全員が必ずしも出社するとは限らない環境下でも、ツールさえ確認すれば一目で誰が・いつ・どのような状態にいるのかがわかるため、スケジュール管理を効率化させられるでしょう。
ミーティングなど複数人のスケジュール調整もこれまでよりスムーズに行えるため、無駄なコストの削減にもつながります。
いつでも・どこでもスケジュール管理ができる
スケジュール管理ツール・アプリでは、職場はもちろん、自宅や出張先などでも、スケジュールの入力や確認、修正などが簡単に行えます。手帳と異なり、出張先でスケジュールのデータを紛失するというリスクもありません。パソコンやスマートフォン、タブレットなど状況に応じてデバイスを使い分ければ、スケジュール管理作業に必要以上に時間を取られることがないため、仕事全体の効率化を図れます。
情報を可視化し抜け漏れを予防につながる
現在そして過去の自分の状況をわかりやすく可視化するのにも、ツールは有効です。
例えば「以前同じような業務をした際は、どのようなスケジュール感で進めただろうか」などと過去のデータを遡ったり、必要な情報を探したりすることも容易なため、理想的なスケジュールの作成・運用ができるようになります。
また、他人の進捗状況を可視化できることで、スケジュールの抜け漏れ予防につながるでしょう。
4．おすすめのスケジュール管理ツール「ジョブマネ」
スケジュール管理ツールは、さまざまな種類・特徴のものが存在します。
そのなかでも特におすすめなのがクラウド型業務管理ツールの「ジョブマネ」です。
以下では、ジョブマネの特徴や強みについて解説します。
ジョブマネとは
ジョブマネとは、ジョブマネ株式会社が運営する、クラウド型のオールインワン（※）業務管理ツールです。スケジュール管理ツールのほかにも、誰でも簡単に使える合計17の機能を備えています。
面倒なカスタマイズ作業も不要で、設定画面から必要な機能を選ぶだけで即日導入ができます。また、初期費用もかからないため、ツール導入の負担を減らしたいとお考えの方にも最適です。
※オールインワンはビジネスプランのみとなっています。
【ポイント1】誰が何をしているか一目で把握
ジョブマネのスケジュール管理機能では、月・週・日ごとにスケジュール表示を切り替えられます。個人はもちろん、部署やグループ単位のスケジュールも期間ごとに一目で把握でき、スケジュール共有の手間もかかりません。
スケジュールの種類は自由に追加・色分けも可能です。また、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットでも見やすく操作性が高いため、自宅や出張先などでもスケジュールの入力・確認が行えます。
そのような操作性の高さから、定着率は96％を誇っています。
【ポイント2】会議室・設備の予約も可能
従業員のスケジュール以外にも、会議室や設備・備品のスケジュール管理が可能です。
ダブルブッキングを防げるほか、テレワークや在宅勤務などの環境下で「今すぐ会議室を予約したいけれどオフィスにいないのでできない」などといった状況も避けられます。なお、会議室や設備などの項目は自由に追加できます。
ジョブマネを導入すれば、スケジュール管理のみならず業務全体の効率化が可能となります。
スケジュール機能の詳細はこちらから
5．まとめ
基本的なスケジュール管理のコツは、以下のとおりです。
・かかる時間とともにタスクを洗い出す
・タスク完了の都度スケジュールを見直す
・お互いのスケジュールを定期的に確認する
・進捗状況を一歩手前で報告してもらう
さらにスケジュール管理を効率的に進めるには、適切なスケジュール管理ツールを選ぶことが重要です。できればトライアルなどを活用し、スケジュール管理のしやすさや、業務やチームとの相性を確認するとよいでしょう。
今回ご紹介したスケジュール管理ツール「ジョブマネ」では、30日間の無料トライアルを実施しています。スケジュール管理にお悩みの方や、テレワーク・在宅勤務下でもビジネスを継続的に成長させたいとお考えの方は、この機会に無料トライアルを申し込んでスケジュール管理してみてはいかがでしょうか。
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